Menyusun Job Description? Jangan Lupakan Poin Terpenting Berikut

Setiap organisasi atau perusahaan dibangun berdasarkan visi dan misi tertentu yang disepakati sejak awal. Untuk bisa bergerak secara teratur, suatu organisasi memerlukan adanya struktur. Berdasarkan struktur itulah, kemudian perlu ada job description atau uraian pekerjaan sesuai dengan jabatan atau divisinya. Meskipun banyak orang sudah biasa mendengar atau menyebutnya, tapi apakah semua orang sudah memahami tentang manfaat dari job description? Lalu bagaimana cara menyusun job description yang praktis dan mudah?

Hal Terpenting Sebelum Menyusun Job Description

Job description merupakan uraian daftar atau catatan yang memuat peran, tugas, dan tanggung jawab untuk sebuah posisi dalam perusahaan. Sebelum menyusun job description, sebaiknya HR perusahaan melakukan analisis dahulu untuk membuat uraian lebih baik dan juga memudahkan orang-orang yang akan menerapkannya. Pada saat tahap rekrutmen, penjelasan job description yang baik akan menarik kandidat yang kompeten.

Dalam membuat job description, memang ada beragam cara yang bisa diterapkan oleh perusahaan. Perusahaan bisa menyampaikannya dengan sangat terperinci atau lebih ringkas saja sesuai kebutuhan. Tapi, yang penting adalah kejelasan dari daftar pekerjaan yang memang perlu dilakukan. Untuk menghasilkan kejelasan itu, seringkali yang dibutuhkan adalah penjelasan yang sederhana. Isi yang harus dicantumkan dalam job description bisa beragam karena tergantung pada jenis posisinya, tapi ada poin-poin yang pada umumnya perlu dicantumkan untuk menyusun job description yang mudah dipahami dan diterapkan.

Inilah Poin yang Penting di Dalam Job Description

1.Jelaskan Spesifikasi Setiap Pekerjaan

Langkah pertama yang perlu dilakukan saat menyusun job description yaitu mencantumkan spesifikasi pekerjaan. Spesifikasi dibuat agar lebih mudah untuk dimengerti orang yang mungkin belum banyak berkecimpung secara teknis di dalamnya. Setidaknya harus ada judul atau nama posisi beserta keterangan singkat tentang posisi tersebut. Dijelaskan juga di dalamnya apa tanggung jawab dan aktivitas yang membedakannya dengan jabatan lain.

2.Beri Gambaran Singkat tentang Perusahaan

Sama pentingnya tentang spesifikasi pekerjaan, gambarang singkat tentang perusahaan juga perlu dicantumkan sejak proses rekrutmen. Gambaran singkat perusahaan bisa mencantumkan tentang bidang yang dikerjakan, layanan yang diberikan, lokasi, capaian saat ini, dan hal lain yang dibutuhkan.

Khususnya perusahaan yang menerapkan sistem remote working, deskripsi perusahaan akan meningkatkan reputasi perusahaan. Untuk memberi info kepada calon kandidat, beri informasi lain seperti tahun berdirinya, berapa jumlah karyawan yang aktif, info cabang bila ada. Pemilik perusahaan bisa cantumkan apa saja yang bersifat branding pada bagian ini.

3.Cantumkan Tujuan dari Pekerjaannya

Setelah memberi keterangan nama posisi dan spesifikasi pekerjaan, cantumkan juga tujuan yang diinginkan dari adanya posisi terkait. Bukan hanya penting untuk memberi gambaran jelas ke karyawan, tapi juga calon kandidat yang baru berminat ingin apply suatu pekerjaan. Untuk calon karyawan, mereka juga lebih matang pertimbangannya sebelum mengirim lamaran. Tidak perlu panjang-panjang, tujuan bisa diberikan dalam sebaris awal deskripsi pekerjaan. Terlihat sederhana, tapi poin ini akan membuat tim jadi lebih punya kesadaran tentang makna pekerjaannya.

4.Jelaskan Tanggung Jawabnya

Kewajiban atau tanggung jawab dalam pekerjaan juga hal yang wajib ada dalam job description. Uraian tanggung jawab harus ditulis secara detail tapi mudah untuk dimengerti. Penjelasan lengkap dan bahasa yang lugas bisa membantu para karyawan memahami dan melaksanakan tugasnya dengan baik.

Tanggung jawab dalam hal ini juga menyangkut tentang tim yang bersangkutan, karena suatu pekerjaan tidak bisa berdiri sendiri. Ada supervisor atau atasan yang akan memeriksanya dan memberi masukan. Hal itu bisa menjadi bahan pertimbangan penilaian pada akhir tahun.

5.Pastikan Adanya Akuntabilitas

Poin selanjutnya adalah akuntabilitas dalam job description yang disusun. Akuntabilitas merupakan bentuk tanggung jawab atau kewajiban mempertanggungjawabkan pencapaian organisasi. Dalam hal ini adalah berhasil atau gagalnya pelaksanaan untuk mencapai target ditetapkan.

Pertanggungjawaban bisa dilakukan secara periodik yang disesuaikan dengan kebijakan di perusahaan, produk atau layanan, serta keputusan yang diambil oleh manajemen. Karena itulah akuntabilitas termasuk unsur yang penting untuk menyusun job description yang baik. Apakah di perusahaan Anda sudah menerapkan akuntabilitas?

6.Menyusun Job Description Juga Harus Adil

Terlepas dari hal teknis yang harus disepakati, menyusun job description juga harus memperhatikan kondisi manusianya. Setiap orang yang memberi pekerjaan harus menerapkan sistem yang adil sejak proses rekrutmen. Sebisa mungkin hindari bias dalam job posting dan job description karyawan. Kesempatan kerja harus adil untuk semua orang, sesuai dengan kompetensi atau ketrampilannya.

Job description yang adil bisa memberi dampak positif untuk bisnis, misalnya untuk menurunkan angka turnover dan tentu saja mendukung produktivitas kerja, semangat, kreativitas, dan juga inovasi. Setiap perusahaan yang adil kepada setiap timnya akan meningkatkan branding atau reputasi sebagai perusahaan terbaik. Jika di atas sudah disebutkan tentang poin yang harus ada dalam job description, ada juga hal-hal yang tidak disarankan untuk dicantumkan yaitu hal yang menyinggung SARA, bias gender, atau kepentingan tertentu.

7.Pastikan untuk Memberdayakan Semua Karyawan

Adanya job description yang spesifik akan membantu perusahaan mengalokasikan SDM dengan tepat. Jika di dalam prosesnya ada anggota tim yang belum mampu untuk mengerjakan tugas seperti ketentuan, maka peflu dicari penyebabnya. Setelah mengetahui kelebihan dan kekurangan karyawan, bisa juga ditanyakan kepada mereka apa saja  yang ia alami selama ini dan juga hal-hal apa yang bisa membuatnya bekerja lebih cepat. Dengan begitu, pemetaan dan alokasi SDM menyesuaikan minat dan bakat agar lebih produktif di perusahaan. Lebih dari mengerjakan job description, karyawan yang prdoduktif sepenuh hati bisa jadi aset berharga yang seharusnya dipertahankan perusahaan.

Kesimpulan

Job description idealnya disusun untuk memudahkan perusahaan untuk mengalokasikan sumber daya sesuai kebutuhan. Untuk menyusunnya dengan adil, ada hal yang disarankan di dalamnya. Ada juga hal yang tidak seharusnya dicantumkan. Tahapannya bisa berbeda-beda untuk setiap perusahaan, mulai dari penjelasan spesifikasi pekerjaan sampai pertangungjawaban. Harus dipastikan setiap karyawan menjalankan job description sesuai ketentuan yang berlaku. Dengan demikian maka pertumbuhan perusahaan bisa terus terukur.

Dalam setiap pelaksanaan kerja, semestinya dibuat sepraktis mungkin sesuai dengan kebutuhan. Hal yang bisa dijalankan lebih efisien, tidak perlu menjadi lebih rumit. Begitu juga tim Anda yang menjalankan job description setiap harinya. Alangkah lebih praktis jika semuanya terkelola secara terpusat dengan teknologi yang aman. Tentu saja hemat. Aplikasi Kerjoo bisa memudahkan sistem absensi serta pengelolaan data karyawan dengan ringkas. Hubungi kami untuk mendapatkan layanan lengkap.