Contoh Notulen Rapat: Format, Tips, dan Cara Penulisannya

Notulen rapat adalah catatan ringkas hasil rapat yang sebenarnya tidak harus dibuat oleh staf administrasi. Hal ini karena ketika kamu memasuki dunia professional, kamu pasti akan lebih sering ikut serta dalam rapat. 

Nah, disitulah kamu akan membutuhkan contoh notulen rapat untuk membuat hasil rapat menjadi lebih tertata dan terdokumentasi dengan baik. Sebab, beberapa perusahaan terkadang tidak memiliki format notulen rapat yang baku, jadi tidak ada salahnya kamu mencari tahu template notulen rapat yang umum digunakan. 

Sebagai panduan, Kerjoo akan membantumu cara membuat notulen rapat, disertai contoh notulen rapat perusahaan yang dapat kamu gunakan dalam berbagai jenis rapat. Simak sampai akhir ya!

Definisi Notulen Rapat dan Fungsinya

Definisi notulen menurut KBBI berasal dari kata notula yang berarti catatan singkat dari jalannya persidangan atau rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Artinya, notulen rapat adalah dokumentasi penting yang mencatat keseluruhan hasil rapat, termasuk keputusan yang diambil. 

Penulisan notulen rapat yang baik dapat dilakukan bahkan sebelum berlangsung, kamu dapat mempersiapkan hal-hal penting seperti agenda, topik pembahasan, keputusan, serta tindak lanjut. 

Hal ini karena fungsi notulensi rapat rapat adalah untuk memudahkan peserta untuk mengingat kembali hasil rapat, juga membantu memastikan bahwa keputusan yang diambil benar-benar dijalankan.

Untuk itu kamu setidaknya perlu mempelajari contoh notulen rapat yang tersistematis, demi menghindari misinformasi yang kerap terjadi ketika seseorang membaca notulen rapat yang kita buat. 

Struktur Dasar Notulen Rapat yang Baik

Cara membuat notulen rapat yang sistematis dan terstruktur dapat dimulai dengan menentukan struktur dasar notulen rapat, terutama apabila perusahaan tempat dimana kamu bekerja tidak memiliki template notulen rapat yang baku. 

Ker juga akan membantu menentukan struktur dasar notulen rapat yang baik. Berikut ini adalah bagian-bagian utama dalam notulen rapat yang baik.

Kepala Notulen

Notulen rapat organisasi sebaiknya diawali dengan bagian kepala notulen. Pada beberapa contoh notulen rapat, bagian ini berisi judul rapat seperti nama atau topik utama yang dibahas dalam rapat.

Untuk memudahkan pengarsipan notulen rapat, kamu dapat mencantumkan waktu dan tempat rapat, mulai dari tanggal, hari, jam mulai dan selesai rapat, serta lokasi pelaksanaan.

Format notulen rapat yang terstruktur juga diawali oleh daftar nama lengkap peserta yang hadir, daftar peserta yang berhalangan hadir, nama orang yang memimpin jalannya rapat dan nama notulis.  

Pokok Bahasan

Penulisan notulen rapat yang baik juga harus disertai oleh pokok bahasan rapat. Kamu dapat mengawali bagian ini dengan kata sambutan atau pembukaan rapat. 

Apabila perusahaan kamu tidak memiliki template notulen rapat, kamu dapat menulis bagian pembahasan mulai dari ringkasan diskusi, pendapat, dan pertimbangan yang disampaikan peserta rapat.

Kemudian kamu dapat mencantumkan hasil akhir dari setiap pembahasan yang berupa kesepakatan atau tindakan yang harus dilakukan. Pada beberapa contoh notulen rapat, kamu juga akan melihat bagaimana notulen rapat memuat handover, atau penunjukan orang yang bertanggung jawab atas tugas-tugas yang telah ditetapkan.

Penutup

Bagian ini cukup berisi waktu penutupan atau jam selesai rapat dan tanda tangan pimpinan rapat dan notulis.

Contoh Notulen Rapat untuk Berbagai Jenis Pertemuan

Notulen rapat mingguan perusahaan

Notulen rapat tahunan dengan pemegang saham

Notulen rapat proyek atau tim kerja

Notulen rapat organisasi atau komunitas

Tips Membuat Notulen Rapat yang Efektif dan Jelas

Tujuan utama notulen rapat adalah agar setiap penerima notulen, baik yang mengikuti maupun tidak dapat memiliki pemahaman yang sama terkait hasil akhir keputusan rapat. 

Notulen bukan hanya sekadar catatan, tetapi juga alat komunikasi yang membantu dalam menjaga koordinasi tugas-tugas yang perlu diselesaikan. Oleh karena itu, format notulen rapat harus ditulis dengan efektif dan jelas agar informasi yang disampaikan dapat dengan mudah dipahami. Berikut adalah tips: 

Gunakan Bahasa yang Singkat, Padat, dan Jelas

Hindari penggunaan kalimat panjang yang bertele-tele. Sebaliknya, gunakan bahasa yang singkat, padat, dan langsung pada intinya. Tujuannya agar notulen mudah dibaca dan dipahami oleh semua pihak.

Fokus pada Poin-Poin Penting

Saat menulis notulen rapat, pastikan kamu hanya mencatat fokus inti pembicaraan, keputusan yang diambil, dan tindakan lanjut yang harus dilakukan. Tidak semua percakapan dalam rapat perlu dicatat, melainkan hanya hal-hal penting yang berpengaruh pada tindak lanjut rapat.

Hindari Verbatim (Mencatat Kata per Kata)

Untuk membuat notula rapat yang rapi, kamu tidak perlu mencatat setiap kata yang diucapkan dalam rapat. Sebaliknya, rangkum poin-poin utama dari setiap pembahasan. Ini akan membuat notulen rapat lebih ringkas dan langsung ke pokok masalah.

Pastikan Keputusan Memiliki Tindakan Lanjut

Setiap keputusan yang diambil dalam rapat harus memiliki tindak lanjut yang jelas. Pastikan kamu mencatat siapa yang bertanggung jawab atas tindak lanjut tersebut dan kapan tenggat waktu pelaksanaannya.

Kesalahan yang Harus Dihindari dalam Penulisan Notulen

Sebagai notulis pemula, kamu mungkin akan sedikit kerepotan apabila tidak mencari tahu terlebih dahulu cara mencatat notulen rapat secara profesional. Sebab sebenarnya masih ada kesalahan-kesalahan umum yang sering dilakukan ketika menulis notulen rapat, sehingga mengurangi efektivitas catatan rapat.

Berikut beberapa kesalahan yang perlu dihindari:

Kesalahan dalam Mencatat Detail Terlalu Banyak

Kesalahan umum yang jarang disadari ketika menulis notulen rapat adalah mencatat terlalu banyak detail yang tidak relevan sehingga membuat notulen menjadi panjang dan sulit dipahami. Sebalikya, cukup tuliskan poin-poin bahasa penting.

Tidak Mencatat Nama Penanggung Jawab Atau Tenggat Waktu Tindakan.

Penulisan notulen rapat yang baik harus menyertakan tidak laut dari bahasa rapat. Dengan tidak mencatat nama penanggung jawab atau tenggat waktu tindakan, kamu akan mempersulit proses penyerahan tugas dan pengambil keputusan strategis. 

Terlambat membagikan notulen kepada peserta rapat.

Ketika kamu terlambat membagikan  notulen rapat, kamu dapat menyebabkan beberapa kendala karena peserta rapat mungkin sudah melupakan detail diskusi dan keputusan yang diambil.

Kamu juga bisa menyebabkan kesalahpahaman dan kesalahan dalam pelaksanaan tugas, atau misinformasi. 

Format Notulen yang Terstruktur dan Rapi

Apabila kamu ingin membuat format notulen profesional yang terstruktur dan rapi. Kamu dapat memilih template tule dengan heading dan subheading. Bagian ini penting untuk meng highlight setiap bagian penting dari rapat, seperti agenda, diskusi, dan keputusan. 

Hal itu akan memudahkan pembaca untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan dengan cepat. Setelah itu, kamu dapat menyimpan notulen rapat secara kronologis sesuai urutan pembahasan dalam rapat. Ini membuat catatan lebih mudah diikuti dan lebih masuk akal bagi pembaca.

Cara Mengarsipkan dan Membagikan Notulen Rapat

Selain sebagai catatan, fungsi notulen rapat juga dapat digunakan untuk mengecek sejauh mana hasil keputusan rapat sudah dilaksanakan oleh peserta rapat. Supaya lebih terstruktur, kamu dapat mengarsipkan dan membagikan notulen rapat dengan cara sebagai berikut.

1. Buat folder-folder terpisah untuk setiap proyek, departemen, atau jenis rapat.Berikan nama file yang jelas dan konsisten (misalnya, Notulen Rapat Tim Marketing_12 Mei 2023.pdf). Tambahkan metadata seperti tanggal, peserta, dan topik utama untuk memudahkan pencarian.
2. Kamu juga dapat menggunakan Google Drive atau email untuk membagikan notulen. Simpan file digital di cloud storage seperti Google Drive, Dropbox, atau OneDrive untuk akses yang mudah dari mana saja.
3. Terakhir, Hindari membagikan notulen sensitif di platform yang tidak aman.

Kesimpulan

Notulen rapat adalah dokumen penting yang merekam hasil diskusi, keputusan, dan tindakan yang perlu diambil setelah sebuah rapat. Suatu notulen yang baik dan efektif harus disusun dengan format yang jelas, mudah dipahami, dan lengkap.

Dengan membuat notulen rapat yang baik, dapat dipastikan bahwa hasil rapat terhindar dari miskomunikasi, dan memastikan tindak lanjut berjalan lancar. Pastikan untuk selalu mencatat secara jelas dan membagikan notulen segera setelah rapat selesai.