Di awal tahun 2026 ini, Kerjoo kembali menghadirkan pembaruan penting pada sistem HR digital, yaitu Fitur Approval Bertingkat untuk Pengajuan Jadwal Lembur Karyawan. Fitur ini memungkinkan perusahaan menjalankan proses persetujuan lembur secara berurutan sesuai struktur organisasi. Dengan hadirnya fitur ini, proses lembur menjadi lebih teratur, transparan, dan mudah dipantau baik oleh HR, atasan, maupun karyawan.
Fitur ini juga memperkuat posisi Kerjoo sebagai platform HRIS yang fokus mengotomatisasi proses HR, sekaligus meningkatkan efisiensi organisasi tanpa mengorbankan kendali dan akurasi data.
Apa yang Dimaksud Approval Bertingkat pada Pengajuan Jadwal Lembur?
Approval bertingkat adalah alur persetujuan yang dilakukan secara bertahap dimulai dari tingkat pertama (misalnya Supervisor) kemudian diteruskan ke tingkat berikutnya (misalnya HR). Hanya setelah level sebelumnya menyetujui, permintaan dapat maju ke level berikutnya.
Contohnya:
Karyawan → Supervisor Divisi → HR
Proses berjenjang seperti ini banyak digunakan perusahaan yang memiliki struktur formal dan ingin memastikan kebijakan lembur tidak dilakukan secara sembarangan atau tanpa otorisasi.
Kenapa Fitur Ini Penting Bagi Perusahaan?
Di banyak perusahaan, lembur bukan hanya soal penambahan jam kerja, tetapi juga berkaitan dengan:
- Biaya operasional
- Efisiensi divisi
- Pengendalian anggaran
- Pengaturan shift
- Kebutuhan produksi
- Kepatuhan kebijakan HR
- Penghitungan payroll
Tanpa sistem approval yang baik, sering muncul masalah seperti:
- Lembur dilakukan tanpa izin
- HR tidak tahu realisasi lembur sebenarnya
- payroll tidak memiliki data yang akurat
- supervisor tidak bisa mengontrol jam lembur bawahan
- karyawan harus bolak-balik tanya status approval
Dengan fitur baru Kerjoo ini, masalah tersebut dapat diminimalisir karena proses sudah terstruktur dan terdokumentasi langsung di sistem.
Paket yang Bisa Menggunakan Fitur Ini
Fitur approval bertingkat untuk lembur tersedia mulai Paket Pro Kerjoo. Ini wajar karena fitur ini termasuk ke dalam kategori fitur lanjutan yang biasanya diperlukan oleh perusahaan dengan struktur dan proses HR yang lebih kompleks.
Cara Mengatur Approval Bertingkat di Kerjoo
Kerjoo merancang fitur ini agar mudah diatur oleh admin HR. Berikut langkah-langkahnya:
Mengakses Menu Pengaturan Alur Persetujuan
Admin dapat membuka menu:
Pengaturan → Alur Persetujuan
Lalu klik:
Tambah Aturan Persetujuan
Di sini, admin dapat menentukan siapa saja yang menjadi Approver Level 1, Level 2, dan seterusnya.
Menentukan Level Persetujuan Sesuai Struktur Perusahaan
Struktur approval dapat disesuaikan, misalnya:
- Level 1: Supervisor Divisi
- Level 2: HR
- Level 3: Finance (opsional, tergantung kebijakan lembur)
Hal ini membuat sistem Kerjoo fleksibel mengikuti kebutuhan perusahaan, bukan sebaliknya.
Mengatur Pencegahan Lembur Pada Divisi
Untuk mencegah karyawan yang tidak terjadwal melakukan presensi lembur, aktifkan opsi Cegah presensi lembur tanpa jadwal pada menu Divisi.
Pengajuan Jadwal Lembur dari Perspektif Karyawan
Proses dimulai ketika karyawan mengajukan permohonan jadwal lembur melalui Kerjoo. Karyawan hanya perlu mengisi:
- Tanggal
- Durasi lembur
- Catatan (opsional)
Setelah pengajuan terkirim, karyawan dapat melihat status permohonan secara real-time.
Peran Supervisor dan HR dalam Proses Persetujuan
Berikut alur approval:
Level Pertama: Supervisor
Supervisor menerima notifikasi pengajuan lembur dari bawahannya. Supervisor dapat:
✔ Menyetujui✔ Menolak✔ Menambahkan catatan (opsional)
Jika disetujui, status akan otomatis diteruskan ke Level 2.
Level Kedua: HR
Setelah supervisor menyetujui, giliran HR melakukan pengecekan. HR berperan sebagai kontrol akhir terkait kebutuhan lembur dan kebijakan perusahaan.
Hal menariknya adalah:
Jika dalam satu jabatan terdapat beberapa orang, cukup 1 orang saja yang approve atau reject
Ini sangat membantu divisi HR yang biasanya terdiri dari beberapa staf.
Proses Setuju dari Sisi Approver
- Login sebagai approver tingkat pertama (SPV Divisi Karyawan)
Pada notifikasi terdapat permohonan cuti dari karyawan, kemudian klik permohonan tersebut.
Approver dapat klik setuju ataupun tolak pada permohonan ini. Klik tombol setuju jika menyetujui permohonan ini. Untuk catatan sifatnya opsional.
Tampilan alur persetujuan tingkat 1
Pada mobile dapat dilihat pada Alur Persetujuan yang letaknya ada di atas menu. Apabila approver tingkat 1 telah menyetujui, maka akan terdapat label berwarna hijau. Dan icon centang pada nama karyawan tersebut.
Pada web admin tampilan status persetujuan di tingkat pertama akan tampil dengan label berwarna hijau seperti ini. Akan tertera disetujui oleh siapa serta tanggal nya.
- Login sebagai approver tingkat kedua (HRD)
Bagaimana Jika Pengajuan Ditolak?
Jika salah satu level menolak, proses tidak akan dilanjutkan ke level selanjutnya. Status akan langsung menjadi:
Ditolak
Prinsip ini sama seperti proses pada fitur cuti dan izin di Kerjoo.
Tampilan Status Approval yang Transparan
Salah satu keunggulan fitur Kerjoo adalah visual tracking yang memudahkan semua pihak melihat status persetujuan.
Di Mobile
Pengguna dapat melihat alur persetujuan di bagian atas halaman. Status disertai ikon centang dan label berwarna hijau jika sudah disetujui.
Di Web Admin
Admin dapat melihat detail lengkap status persetujuan, termasuk:
- Level persetujuan
- Siapa yang menyetujui
- Tanggal persetujuan
Dengan status real-time seperti ini, karyawan tidak perlu lagi bertanya:
“Sudah disetujui belum?”atau“Masih di HR atau masih di atasan?” Semua sudah jelas di sistem.
Manfaat Approval Bertingkat untuk Perusahaan
Berikut manfaat utama yang langsung dirasakan perusahaan:
1. Pengendalian Lembur Lebih Terarah
Lembur memiliki dampak finansial, sehingga kontrol berjenjang membantu menjaga budget perusahaan.
2. Efisiensi Proses HR
Tanpa fitur ini, HR harus:
- Menghubungi atasan
- Menanyakan persetujuan
- Mendesak konfirmasi
- Merekam data manual
Dengan Kerjoo, semuanya sudah terpusat dan otomatis.
3. Data Lembur Lebih Akurat
Data lembur menjadi lebih rapi dan siap sinkron untuk payroll.
4. Meningkatkan Transparansi
Karyawan dapat mengikuti status pengajuan tanpa bertanya-tanya.
5. Meminimalkan Miskomunikasi
Karena sistem memiliki jejak persetujuan yang jelas.
Contoh Kasus Penggunaan
Untuk lebih mudah dipahami, berikut contoh sederhana:
Seorang karyawan event marketing mengajukan lembur untuk persiapan acara. Supervisor menyetujui karena kegiatan relevan. HR meninjau dan menyetujui karena masih dalam batas kuota. Payroll kemudian menghitung lembur berdasarkan data dari Kerjoo.
Semua berjalan tanpa chat tambahan, tanpa kertas, dan tanpa miskomunikasi.
Siapa yang Membutuhkan Fitur Ini?
Fitur ini sangat cocok untuk:
- HR Manager
- HR Admin
- Supervisor / Team Leader
- Owner Perusahaan
- Perusahaan dengan shift
- Perusahaan dengan SOP lembur
- Perusahaan yang ingin digitalisasi HR
Sektor yang paling sering membutuhkan:
- Manufaktur
- Logistik
- Startup
- Hospitality
- Retail
- Agency
- IT Development
Kerjoo dan Digitalisasi HR di 2026
Melalui fitur approval bertingkat ini, Kerjoo terus menunjukkan bahwa digitalisasi HR bukan hanya soal absensi dan payroll, tetapi juga menyangkut bagaimana perusahaan mengatur proses kerja secara end-to-end.
Kerjoo membantu perusahaan untuk:
- mempercepat proses administratif
- meningkatkan efisiensi
- memperkuat transparansi
- mengurangi pekerjaan manual HR
- menyediakan data yang dapat dipertanggungjawabkan
Kesimpulan
Fitur Approval Bertingkat untuk Pengajuan Jadwal Lembur merupakan salah satu inovasi penting dari Kerjoo yang membantu perusahaan menjalankan proses lembur secara lebih terkontrol, transparan, dan efisien. Dengan proses persetujuan yang lebih terstruktur, HR dan supervisor dapat bekerja lebih optimal tanpa mengorbankan kualitas informasi dan data payroll.
Fitur ini juga semakin memperjelas peran Kerjoo sebagai sistem HR digital yang relevan dengan kebutuhan perusahaan modern.
