Rahasia Alur Kerja yang Efisien dan Langkah Penyusunannya

Alur kerja yang efisien adalah kunci berhasilnya suatu pekerjaan dalam jangka panjang. Setiap pekerjaan di perusahaan Anda tentu saja memerlukan alur kerja atau workflow yang dimengerti oleh semua tim.

Setiap langkah dalam alur kerja memiliki tujuan spesifik dari langkah pertama hingga terakhir.

Workflow suatu bisnis memainkan peran penting pada organisasi mana pun. Aspek ini bisa memaksimalkan pertumbuhan tim yang efisien atau justru sebaliknya. Jika Anda ingin menyusun langkah alur kerja yang efektif, maka harus pahami dulu kebutuhan tim Anda.

Lalu bagaimana perusahaan Anda dapat memastikan bahwa saat ini prosesnya sudah efisien? Kali ini, Anda dapat mencermati apa rahasia alur kerja yang efisien dan bagaimana cara menyusunnya secara bertahap.

Alur Kerja yang Efisien, Apa Saja Kuncinya?

Efisiensi dalam alur kerja bisa berhasil dicapai melalui beberapa faktor utama. Berikut adalah beberapa kuncinya yang terpenting agar pekerjaan Anda lebih efisien.

- Ada Tujuan dan Prioritas yang Jelas

Dengan tujuan dan sasaran yang jelas, maka semua yang terlibat dalam rencana kerja akan memahami kepentingan dan urgensinya. Ini akan membantu mempertahankan fokus dan mengalokasikan sumber daya yang ada secara efektif.

- Proses yang Didefinisikan dengan Baik

Proses yang jelas dan terdefinisi dengan baik adalah kunci penting selanjutnya dalam alur kerja. Di dalamnya ada keterangan langkah-langkah yang terlibat, pedoman, dan standar operasional prosedur (SOP).

Selain memastikan konsistensi, ini juga mengurangi kesalahan atau pengerjaan ulang.

- Melalui Komunikasi yang Efektif

Rahasia alur kerja yang efisien harus menumbuhkan saluran komunikasi yang terbuka dan efektif di antara anggota tim. Komunikasi yang jelas membantu menghindari kesalahpahaman, penundaan, dan pengulangan kerja.

Perlu dipastikan bahwa tim memahami cara memanfaatkan alat dan teknologi seperti perangkat lunak manajemen proyek, aplikasi absensi karyawan dan berbagai software untuk membantu komunikasi.

- Fokus pada Otomasi dan Teknologi

Memanfaatkan otomatisasi dan teknologi bisa merampingkan tugas yang berulang dan memakan waktu. Penting juga untuk untuk mengotomatiskan proses manual, seperti entri data, pembuatan laporan, atau pengingat tugas.

Anda dapat memanfaatkan alat manajemen alur kerja, platform kolaborasi, dan aplikasi produktivitas untuk meningkatkan efisiensi.

Yang perlu diingat, efisiensi dalam alur kerja adalah proses yang berkelanjutan. Prosesnya perlu dipantau, disesuaikan, dan disempurnakan untuk memenuhi perubahan kebutuhan dan produktivitas yang optimal.

Langkah Efisiensi Alur Kerja

Memahami rahasia alur kerja yang efisien sejak awal dapat meningkatkan, memantau, dan memastikan efisiensi proses jangka panjang.

Lalu, seperti apa caranya Anda menyusun panduan workflow yang efisien untuk tim Anda Berikut ini adalah langkah-langkah menyusun alur kerja yang efisien;

1. Analisis Proses Anda Saat Ini

Beberapa hal yang memicu pemborosan waktu terbesar dalam pekerjaan, antara lain; tugas-tugas yang tidak jelas, pekerjaan rutin yang tidak perlu, dan menghabiskan waktu dalam rapat yang terlalu lama. Dengan prosedur alur kerja yang tepat, Anda dapat mengurangi pemborosan waktu ini.

Sebelum Anda dapat melakukan hal lain, Anda perlu menganalisis proses alur kerja yang sudah Anda jalani.

Ini termasuk mencari umpan balik dari tim tentang bagaimana prosedur bekerja sebagaimana adanya. Intinya adalah untuk menentukan apa yang berhasil dan apa yang belum setelah pekerjaan dijalankan seperti sekarang.

Anda perlu menganalisis alur kerja saat ini berdasarkan peran yang berbeda. Ini akan membantu Anda menentukan cara mengoptimalkan prosedur ini untuk bekerja lebih baik.

2. Prioritaskan Proyek Berdasarkan Kepentingannya

Setelah Anda memahami proses Anda saat ini, selanjutnya Anda perlu mengurutkan berdasarkan kepentingannya terhadap keseluruhan rencana kerja.

Tentukan urutan tugas yang dibutuhkan dalam menyelesaikan berbagai proyek atau memberikan layanan. Misalnya termasuk tugas yang berkaitan dengan manajemen proyek, komunikasi, dokumentasi, persetujuan, dan banyak lagi.

Poinnya adalah untuk menjadwalkan setiap tugas dalam sebuah proyek berdasarkan seberapa penting untuk menyelesaikan setiap proyek.

Mungkin saja Anda membutuhkan tools yang tepat untuk melacak pekerjaan yang sedang dikerjakan karyawan Anda.

3. Petakan Alur Kerja

Selanjutnya, visualisasikan dan dokumentasikan proses alur kerja menggunakan bagan alir, diagram, atau alat pemetaan proses. Uraikan dengan jelas setiap langkah, poin keputusan, dan dependensi.

Media seperti diagram alir (flowchart) dan peta proses (process map) digunakan untuk memvisualisasikan langkah-langkah yang dibutuhkan dalam suatu proses dan urutannya.

Diagram alir menggunakan simbol dan panah geometris sederhana untuk menentukan hubungan sebab akibat.

Peta proses terlihat serupa, tapi mungkin juga menyertakan informasi dukungan yang mendokumentasikan sumber daya yang dibutuhkan setiap langkah dalam proses bisnis.

4. Identifikasi Siapa Saja yang Bertanggung Jawab

Tetapkan dengan jelas peran dan tanggung jawab individu atau tim yang terlibat dalam setiap proses.

Identifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk memulai, melaksanakan, meninjau, menyetujui, atau menyelesaikan tugas tertentu. Kejelasan ini memastikan akuntabilitas dan meminimalkan kebingungan.

5. Standarisasi Prosedur

Tetapkan prosedur standar untuk setiap proses. Dokumentasikan petunjuk langkah demi langkah, praktik terbaik, dan panduan atau kebijakan apa pun yang relevan. Konsistensi ini membantu dalam mencapai efisiensi dan mengurangi kesalahan atau variasi.

Identifikasi area di mana persetujuan diperlukan dan sederhanakan proses persetujuan. Tentukan apakah semua langkah diperlukan, atau mungkin ada yang dapat dihilangkan atau diotomatisasi.

Tentukan dengan jelas kriteria untuk persetujuan dan tunjuk individu atau tim yang tepat yang bertanggung jawab untuk setiap tingkat persetujuan.

6. Minimalkan Interupsi yang Tidak Perlu

Untuk mendapatkan hasil maksimal dari waktu karyawan Anda, Anda harus mengurangi gangguan yang tidak perlu. Ini termasuk mengurangi komunikasi yang tidak perlu, termasuk rapat yang membuang-buang waktu.

Anda juga perlu mengurangi tugas atau tugas yang tidak perlu diberikan kepada orang yang salah. Ini juga termasuk menempatkan batas waktu pada setiap proyek. Sangat penting untuk mengoptimalkan waktu semua orang.

7. Mengatur Waktu secara Efisien

Dengan menjaga efisiensi alur kerja berarti mengatur proyek dan jadwal, sehingga semua orang tahu apa yang dibutuhkan. Anda perlu memiliki proses untuk melacak produktivitas karyawan.

Anda juga perlu memiliki jadwal untuk mengikuti waktu yang dihabiskan karyawan untuk proyek. Memiliki proses ketepatan waktu yang baik sangat penting untuk mengatur waktu secara efisien.

8. Otomatisasi Proses

Menemukan alat otomasi yang dapat bekerja sama akan membantu proses berjalan lancar. Anda mungkin memiliki proses ERP tetapi akan membutuhkan alat yang dapat diintegrasikan untuk membuat informasi dapat diakses.

Ada banyak aspek dari proses alur kerja yang dapat Anda otomatisasi. Ketepatan waktu dan penggajian adalah aspek penting yang mungkin tidak terpikirkan untuk diotomatisasi. Proses pelaporan dan pelacakan juga merupakan area yang dapat Anda otomatisasi.

9. Lakukan Monitoring dan Evaluasi

Tinjau panduan alur kerja secara teratur dan sertakan saran untuk perbaikan. Pantau keefektifan panduan alur kerja dan lakukan penyesuaian seperlunya.

Dokumentasikan panduan alur kerja yang diselesaikan dalam format yang mudah diakses. Pastikan bahwa dokumen diperbarui secara berkala untuk mencerminkan setiap perubahan dalam proses, peran, atau alat.

Komunikasikan pembaruan kepada semua karyawan dan berikan pelatihan jika diperlukan.

Kesimpulan

Masalah efisiensi adalah salah satu tantangan terbesar yang dihadapi perusahaan, tidak hanya berlaku untuk karyawan dan pelanggan mereka, tapi juga kondisi keuangan. Tidak ada bisnis yang dapat tumbuh dan maju jika tidak memiliki efisiensi.

Bagaimana cara Anda meningkatkan alur kerja yang efisien, itu akan dipengaruhi banyak faktor. Salah satunya adalah seberapa efisien sistem pengelolaan karyawan.

Dengan aplikasi Kerjoo, HRD atau supervisor kini jaug lebih mudah dalam mengatur jadwal kerja karyawan secara harian maupun shift dengan adanya fitur import excel. Karyawan juga bisa melakukan tukar shift secara mandiri melalui aplikasi absensi.