Arti Follow Up: Tujuan dan Manfaatnya dalam Bisnis

Follow up adalah proses tindak lanjut dalam menyelesaikan suatu kegiatan. Jika menyangkut bisnis, terutama saat perusahaan perlu mendapatkan pelanggan baru, ini berarti mengubah prospek menjadi pelanggan.

Perusahaan memerlukan sistem follow up yang dapat digunakan secara konsisten untuk menggerakkan prospek dan pelanggan.

Follow up sangat diperlukan apabila perusahaan bergerak dalam bisnis yang mengandalkan pelanggan baru, pelanggan tetap, dan referensi pelanggan.

Setelah memahami bagaimana proses bisnis, pemasaran, penjualan perusahaan, dan masalah apa yang sebenarnya dihadapi, setelah itu apa?

Inilah waktu untuk menyusun tindak lanjut yang dapat Anda gunakan untuk mendapatkan lebih banyak pelanggan dan juga mendapatkan lebih banyak referensi.

Salah satu tujuan utama dari pertemuan dengan pelanggan saat ini atau calon pelanggan adalah follow up-nya.

Ini memungkinkan Anda untuk mengukur kepuasan pelanggan, membuat pelanggan tetap terlibat, dan memungkinkan perusahaan untuk dapat mengumpulkan informasi apa pun yang berpotensi terlewatkan.

Apa Arti Follow Up dan Apa Saja yang Harus Diperhatikan?

Follow up memastikan bahwa perusahaan mendapatkan hasil maksimal dari pertemuan dan memberikan pengalaman terbaik untuk klien perusahaan. Berikut hal yang perlu diperhatikan saat follow up:

1. Ukur Kepuasan Pelanggan

Menindaklanjuti dengan seseorang memungkinkan Anda untuk mengukur kepuasan mereka dengan pertemuan tersebut.

Ini memberi Anda kesempatan untuk mendapatkan perspektif lain, memungkinkan lebih banyak wawasan tentang bagaimana pertemuan itu berlangsung.

Umpan balik juga dapat membantu menentukan area yang dapat Anda tingkatkan, untuk memastikan bahwa Anda berhasil dalam melayani klien Anda ke depan.

Mengukur kepuasan klien juga memberi Anda kesempatan untuk bertanya kepada individu tersebut apakah mereka memiliki kekhawatiran atau permintaan lebih lanjut untuk membekali diri Anda dengan informasi yang diperlukan agar berhasil maju.

2. Selalu Ingatkan Rapat

Ketekunan adalah kunci jika Anda ingin kesempatan untuk bergerak maju, dan follow up dengan klien Anda memungkinkan Anda untuk gigih dengan cara yang produktif.

Setiap orang sibuk dan kemungkinan setelah pertemuan, Anda dan klien Anda terus menjalani hari-hari Anda masing-masing, semakin menipiskan topik yang dibahas dalam pertemuan.

Dengan menghubungi klien tersebut setelah pertemuan, Anda memicu ingatan mereka, membuat topik yang Anda diskusikan segar dalam ingatan mereka.

Sangat mudah bagi peluang baru untuk jatuh melalui celah jadwal yang sibuk, dan meluangkan waktu untuk menindaklanjuti dengan klien menunjukkan bahwa Anda berinvestasi untuk bergerak maju, sekaligus menjaga rapat tetap di pikiran mereka.

3. Kumpulkan Informasi yang Mungkin Terlewatkan

Sepertinya tidak semua informasi tercakup dalam rapat, membuat follow up bermanfaat karena memungkinkan Anda mengumpulkan detail yang mungkin terlewatkan.

Follow up juga memungkinkan Anda untuk meninjau informasi yang dibahas dalam rapat dan memberi Anda kesempatan untuk meminta klarifikasi tentang apa pun yang tidak jelas.

Mengumpulkan informasi yang terlewatkan, mendapatkan klarifikasi dan meninjau topik utama dengan klien Anda memungkinkan Anda untuk lebih siap untuk pertemuan berikutnya, atau apa pun yang mungkin menjadi langkah selanjutnya menuju kesuksesan dengan peluang Anda.

Memasukkan follow up ke dalam kebiasaan pasca rapat Anda menunjukkan bahwa Anda peduli dengan kebutuhan klien Anda, dan ingin memastikan bahwa Anda melakukan segala daya Anda untuk melayani mereka sebaik mungkin.

Ini juga memungkinkan Anda meninjau poin dari rapat dan mengumpulkan informasi apa pun yang tertinggal.

Pada akhirnya, bisnis adalah tentang menciptakan peluang dan membentuk hubungan, dan menindaklanjuti dengan individu adalah cara utama untuk memastikan bahwa hubungan Anda berhasil dan bertahan lama.

Pentingnya Follow Up dengan Pelanggan

Berikut beberapa hal yang menunjukkan seberapa pentingnya melakukan follow up dengan konsumen:

1. Pemenuhan harapan

Saat perusahaan berusahaa menindaklanjuti pelanggan, Anda dapat mengetahui preferensi mereka dan apa yang mereka harapkan dari Anda.

Ketika Anda dapat memahami apa yang diinginkan pelanggan Anda, Anda juga dapat memberi mereka produk yang berkualitas. Yang memberi mereka lebih banyak alasan untuk mendapatkan produk Anda.

2. Pelanggan bertahan

Menindaklanjuti pelanggan memberi kesan bahwa Anda peduli dengan pelanggan Anda dan tersedia untuk mereka. Itulah mengapa pelanggan bertahan dengan bisnis Anda untuk jangka waktu yang lebih lama karena Anda selalu tersedia.

3. Membuat pelanggan merasa istimewa

Semua orang pasti akan merasa istimewa jika mendapat perlakuan khusus. Menjadi pelanggan saya menikmati mendapatkan semua perhatian dan diperlakukan seperti individu yang istimewa.

Setiap kali umpan balik saya diminta, itu membuat saya merasa dihargai dan saya berasumsi demikian halnya dengan Anda. Jadi follow up membuat pelanggan merasa istimewa dan karena itu meningkatkan proses keandalan bagi pelanggan.

4. Membawa pemasaran selangkah lebih maju

Pelanggan akan mengingat Anda dalam waktu yang lama, karena memberikan layanan pelanggan yang hebat. Layanan pelanggan merupakan parameter untuk menentukan pilihan merek dan juga loyalitas mereka terhadap merek tersebut.

Karena "follow up" termasuk dalam layanan pelanggan, pelanggan Anda pasti membicarakannya dengan orang lain. Oleh karena itu, ada kemungkinan besar bahwa merek perusahaan Anda dapat menyebar di antara orang lain tanpa Anda mengetahuinya. Dengan demikian, pemasaran menjadi lebih mudah.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa perusahaan perlu melakukan follow up dengan pelanggan:

1. Follow up yang dilakukan secara reguler kepada pelanggan akan memberikan kesempatan untuk mendengar dan terlibat secara efektif.

2. Follow up juga dapat menjadi sumber yang bagus untuk bertanya kepada pelanggan, "Apa yang mereka inginkan/harapkan selanjutnya."

3. Pelanggan umumnya menginginkan media untuk berhubungan dengan perusahaan. Oleh karena itu, sistem follow up  dapat meningkatkan komunikasi ini.

4. Panggilan untuk follow up selalu diperlukan setelah melakukan kampanye pemasaran kepada orang-orang yang sudah bertanya. Anda mungkin saja mendapat petunjuk!

5. Pelanggan lama perusahaan yang menerima follow up lebih cenderung memilih produk baru daripada yang tidak.

Cara Follow Up Pelanggan

Meskipun ada banyak alasan pentingnya tindak lanjut dengan pelanggan, tidak masalah proses apa yang Anda jalankan untuk mempertahankan pelanggan Anda.

Memang, tindak lanjut pelanggan adalah seni dan butuh waktu, strategi, dan kemauan untuk melayani pelanggan dengan lebih baik untuk menguasai seni ini.

Umumnya, ketika kita berbicara tentang tindak lanjut dengan pelanggan, kita cenderung berhubungan dengan tindak lanjut melalui email atau pesan. Tapi, apakah kemungkinan pesan atau email yang dikirim, akan dibaca pada saat itu juga?

Bisa dikatakan bahwa panggilan telepon merupakan salah satu media terbaik dalam hal menindaklanjuti pelanggan Anda yang sudah ada.

Data statistik juga mengatakan bahwa 61% pelanggan lebih memilih panggilan telepon sebagai saluran untuk menindaklanjuti.

Ide sederhana yang bekerja di baliknya adalah, tidak memakan waktu dan membantu dalam percakapan satu lawan satu, tanpa penundaan dalam memberikan atau menerima informasi.