Cara HR Siapkan Transformasi Digital Perusahaan

Dunia kerja berubah lebih cepat daripada sebelumnya. Cara karyawan bekerja, berkomunikasi, mencatat kehadiran, mengajukan cuti, hingga mengelola administrasi perusahaan ikut mengalami perubahan.

Kalau dulu banyak proses HR cukup dilakukan melalui dokumen, spreadsheet, dan pesan singkat, kini perusahaan dituntut memiliki sistem yang lebih cepat, terintegrasi, dan mudah diakses.

Perubahan tersebut bukan sekadar mengikuti tren teknologi. Bagi HR, digitalisasi bisa menjadi cara untuk mengurangi pekerjaan administratif yang berulang sehingga waktu dan energi dapat dialihkan ke aktivitas yang lebih strategis.

Badan Pusat Statistik (BPS) mencatat bahwa 72,78% penduduk Indonesia telah mengakses internet pada 2024, meningkat dari 69,21% pada 2023. Angka ini menunjukkan semakin luasnya penggunaan teknologi digital dalam kehidupan sehari-hari.

Namun, perusahaan tidak bisa langsung membeli berbagai perangkat lunak lalu menganggap proses digitalisasi selesai.

Ada persiapan yang perlu dilakukan agar teknologi benar-benar menyelesaikan masalah, bukan malah menambah pekerjaan baru.

Sebelum masuk ke pembahasan, baca artikel ini sampai selesai. Anda akan menemukan langkah praktis mulai dari mengidentifikasi masalah HR, menyiapkan data, memilih teknologi, sampai mengevaluasi hasil implementasi agar proses digitalisasi tidak berhenti hanya sebagai proyek teknologi.

Mengapa HR Perlu Bersiap Menghadapi Perubahan Digital?

HR saat ini tidak lagi hanya bertugas mengurus administrasi karyawan. HR juga dituntut memahami data, mendukung produktivitas, menjaga pengalaman karyawan, serta membantu perusahaan mengambil keputusan terkait tenaga kerja.

Karena itu, transformasi digital HR perlu dipandang sebagai perubahan cara kerja, bukan sekadar mengganti dokumen kertas menjadi aplikasi.

Teknologi memang menjadi bagian penting, tetapi manusia tetap menjadi pusatnya. Deloitte dalam 2024 Global Human Capital Trends melakukan survei terhadap lebih dari 14.000 pemimpin bisnis dan HR di 95 negara.

Salah satu temuan pentingnya adalah organisasi perlu bergerak dari sekadar mengetahui perubahan menuju tindakan nyata yang mampu menghasilkan dampak bagi manusia dan bisnis.

Artinya, HR perlu mulai bertanya:

Proses apa yang paling banyak menghabiskan waktu?
Data apa yang sulit ditemukan ketika dibutuhkan?
Pekerjaan administratif apa yang sebenarnya bisa diotomatisasi?
Apakah karyawan kesulitan menggunakan proses HR yang sekarang?
Apakah pimpinan mendapatkan informasi yang cukup untuk mengambil keputusan?

Pertanyaan tersebut menjadi titik awal yang jauh lebih sehat daripada langsung memilih teknologi.

Tantangan yang Sering Muncul dalam Proses Digitalisasi HR

Digitalisasi HR terdengar sederhana sampai perusahaan benar-benar menjalankannya. Di lapangan, ada beberapa tantangan yang sering membuat proses ini tersendat.

1. Proses masih terlalu manual

Pengelolaan kehadiran, lembur, cuti, data karyawan, penggajian, dan laporan pekerjaan dapat membutuhkan banyak pekerjaan administratif apabila dilakukan secara terpisah.

Masalahnya bukan hanya waktu. Semakin banyak proses manual, semakin besar pula peluang terjadi kesalahan input, data ganda, atau informasi yang terlambat diperbarui.

2. Data tersebar di banyak tempat

Data karyawan bisa berada di spreadsheet, dokumen, pesan instan, email, hingga perangkat berbeda. Ketika HR membutuhkan informasi tertentu, proses pencarian dapat menjadi cukup melelahkan.

Situasi ini membuat data sulit digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.

3. Karyawan belum terbiasa dengan teknologi baru

Perubahan sistem juga berarti perubahan kebiasaan. Sebagian karyawan mungkin merasa sistem lama lebih mudah karena sudah terbiasa menggunakannya.

Jika perusahaan tidak memberikan penjelasan yang cukup, teknologi baru justru dapat dianggap sebagai tambahan pekerjaan.

4. Fokus terlalu besar pada teknologi

Kesalahan yang cukup umum adalah memilih perangkat lunak berdasarkan banyaknya fitur, bukan berdasarkan kebutuhan.

Padahal, sistem yang memiliki puluhan fitur belum tentu cocok dengan alur kerja perusahaan.

Mulai dari Audit Proses HR yang Berjalan

Salah satu langkah mempersiapkan transformasi digital HR yang paling penting adalah melakukan audit terhadap proses yang sudah berjalan.

Jangan mulai dari pertanyaan, “Aplikasi apa yang harus digunakan?”

Mulailah dari, “Masalah apa yang ingin diselesaikan?”

Petakan seluruh proses HR, mulai dari perekrutan, onboarding, administrasi karyawan, kehadiran, cuti, lembur, penggajian, hingga evaluasi kinerja.

Kemudian, kelompokkan proses tersebut menjadi tiga kategori:

HR Process Audit

Petakan Proses HR Berdasarkan Prioritas

Kategori	Contoh Proses	Prioritas
Manual & memakan waktu	Rekap data kehadiran	Tinggi
Sering menimbulkan kesalahan	Perhitungan komponen gaji	Tinggi
Sudah berjalan baik	Penyimpanan dokumen digital	Sedang

Insight: Fokuskan digitalisasi terlebih dahulu pada proses yang paling banyak menghabiskan waktu atau paling sering menimbulkan kesalahan.

Dari sini, HR dapat mengetahui bagian mana yang perlu mendapatkan perhatian terlebih dahulu.

Jangan mencoba mengubah semuanya sekaligus. Fokus pada masalah yang dampaknya paling terasa bagi HR dan karyawan.

Tentukan Prioritas dan Tujuan Digitalisasi

Setelah mengetahui masalahnya, tentukan tujuan yang jelas.

Tujuan digitalisasi sebaiknya tidak berhenti pada kalimat “ingin lebih modern”. Buat tujuan yang dapat diamati atau diukur.

Misalnya:

Mengurangi waktu rekap administrasi.
Meminimalkan kesalahan pencatatan.
Mempercepat akses terhadap data karyawan.
Membuat proses persetujuan lebih terstruktur.
Menyediakan laporan yang lebih mudah dipahami.
Membantu HR mengurangi pekerjaan administratif berulang.

Tujuan tersebut nantinya menjadi dasar untuk menentukan teknologi sekaligus indikator keberhasilan.

Dengan begitu, perusahaan tidak mudah tergoda membeli sistem hanya karena sedang populer.

Siapkan Data dan Infrastruktur HR

Teknologi yang bagus tetap membutuhkan data yang rapi.

Sebelum melakukan implementasi, HR perlu memastikan data karyawan sudah memiliki struktur yang jelas. Periksa data identitas, jabatan, divisi, status kerja, informasi penggajian, hingga riwayat administrasi yang masih digunakan.

Lakukan pula pembersihan data.

Data karyawan yang sudah tidak aktif, informasi ganda, atau format yang tidak konsisten sebaiknya diperbaiki terlebih dahulu. Proses ini mungkin terasa membosankan, tetapi sangat penting.

Bayangkan Anda memindahkan lemari berantakan ke ruangan baru tanpa merapikannya terlebih dahulu. Ruangannya memang baru, tetapi isinya tetap berantakan.

Hal serupa dapat terjadi dalam digitalisasi HR.

Selain data, perhatikan juga perangkat, koneksi internet, hak akses, keamanan, dan kebijakan privasi. Deloitte menemukan bahwa penggunaan teknologi untuk mengumpulkan data tenaga kerja semakin luas, tetapi peningkatan akses terhadap data juga membawa tantangan terkait transparansi dan kepercayaan.

Karena itu, perusahaan perlu menentukan siapa yang boleh mengakses data tertentu dan untuk tujuan apa.

Libatkan Karyawan Sejak Awal

Digitalisasi bukan proyek milik HR saja.

Karyawan adalah pengguna yang akan berinteraksi langsung dengan sistem. Karena itu, masukan mereka sangat penting.

Sebelum implementasi, HR dapat melakukan survei sederhana atau diskusi singkat untuk mengetahui pengalaman karyawan terhadap proses saat ini.

Tanyakan hal-hal seperti:

Bagian administrasi apa yang paling merepotkan?
Proses apa yang paling sering mengalami kendala?
Informasi apa yang sulit diakses?
Fitur apa yang akan membantu pekerjaan sehari-hari?
Apa kekhawatiran mereka terhadap sistem baru?

Pendekatan ini membuat perubahan terasa lebih inklusif.

Deloitte juga menekankan pentingnya membangun kepercayaan ketika perusahaan menggunakan data tenaga kerja dan teknologi. Transparansi mengenai data yang dikumpulkan, alasan penggunaannya, serta pihak yang dapat mengaksesnya menjadi bagian penting dari proses tersebut.

Jadi, jangan hanya mengumumkan bahwa perusahaan akan menggunakan sistem baru. Jelaskan alasan, manfaat, dan perubahan yang akan dirasakan karyawan.

Pilih Teknologi yang Sesuai Kebutuhan

Setelah masalah, tujuan, dan kebutuhan pengguna jelas, barulah HR memilih teknologi.

Salah satu pendekatan yang bisa digunakan adalah membuat daftar kebutuhan berdasarkan prioritas.

Misalnya:

Wajib ada

Pengelolaan data karyawan.
Pencatatan kehadiran.
Pengelolaan cuti dan lembur.
Penggajian.
Laporan.

Nilai tambah

Integrasi perangkat kehadiran.
Pengajuan melalui perangkat seluler.
Persetujuan bertingkat.
Pengelolaan kunjungan kerja.
Laporan yang dapat disesuaikan.

Dalam konteks ini, aplikasi absensi online sebaiknya tidak dipilih hanya karena menawarkan fitur pencatatan kehadiran. Perhatikan juga bagaimana data tersebut dapat mendukung proses HR lain.

Sistem yang baik seharusnya membantu mengurangi perpindahan data secara manual dan memberikan informasi yang lebih mudah digunakan.

Untuk perusahaan yang membutuhkan pengelolaan HR secara lebih menyeluruh, pendekatan HRIS juga dapat dipertimbangkan agar proses administrasi karyawan tidak berjalan secara terpisah-pisah.

Implementasikan Secara Bertahap

Digitalisasi tidak harus langsung dilakukan dalam skala besar.

Justru, implementasi bertahap sering kali lebih mudah dikendalikan.

Perusahaan dapat memulai dari proses yang paling sederhana tetapi memiliki dampak besar. Misalnya, pencatatan kehadiran dan pengelolaan cuti terlebih dahulu, kemudian dilanjutkan ke penggajian, laporan, dan proses HR lainnya.

Gunakan pendekatan pilot project dengan melibatkan kelompok pengguna tertentu.

Selama masa percobaan, perhatikan:

Apakah sistem mudah digunakan?
Apakah data masuk dengan benar?
Apakah proses menjadi lebih cepat?
Apakah ada kendala teknis?
Apakah karyawan memahami cara menggunakannya?

Pada tahap ini, jangan takut menemukan masalah.

Justru, masalah yang muncul saat pilot project dapat menjadi kesempatan untuk memperbaiki sistem sebelum digunakan oleh seluruh perusahaan.

Untuk membantu administrasi menjadi lebih praktis, Kerjoo dapat menjadi salah satu contoh solusi yang menggabungkan kebutuhan pengelolaan karyawan dalam satu sistem, termasuk proses kehadiran dan administrasi terkait. Pendekatan seperti ini dapat membantu HR mengurangi proses yang sebelumnya harus dikerjakan secara terpisah.

Ukur Hasil dan Lakukan Evaluasi

Implementasi tidak berhenti ketika sistem sudah digunakan.

HR perlu melihat apakah teknologi benar-benar menghasilkan perubahan.

Salah satu strategi transformasi digital HR agar administrasi lebih efisien adalah menentukan indikator sebelum implementasi dimulai.

Contohnya:

Contoh Target Evaluasi Digitalisasi HR

Gunakan indikator yang terukur untuk melihat apakah sistem benar-benar memberikan dampak.

Indikator	Sebelum	Target
Waktu rekap administrasi	4 jam	1 jam
Kesalahan input	10 kasus/bulan	<3 kasus
Waktu mencari data	15 menit	<3 menit
Proses persetujuan	1–2 hari	<1 hari

Catatan

Angka pada tabel merupakan contoh target internal, bukan hasil survei. Sesuaikan indikator dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan Anda.

Angka pada tabel tersebut merupakan contoh target internal, bukan angka hasil survei. Perusahaan dapat menyesuaikannya dengan kondisi masing-masing.

Selain mengukur efisiensi, jangan lupa mengukur pengalaman pengguna.

Sistem mungkin mampu menghemat waktu HR, tetapi jika karyawan kesulitan menggunakannya, berarti masih ada bagian yang perlu diperbaiki.

Deloitte mencatat bahwa 53% responden dalam riset 2024 mereka sedang berada pada tahap awal dalam mengidentifikasi cara yang lebih baik untuk mengukur kinerja dan nilai pekerja, sementara hanya 8% yang merasa organisasinya sudah berada pada tahap terdepan.

Ini menunjukkan bahwa pengukuran bukan perkara sederhana. Perusahaan perlu terus mengevaluasi apakah indikator yang digunakan benar-benar mencerminkan tujuan organisasi.

Jangan Lupakan Sisi Elemen Manusianya

Pada akhirnya, digitalisasi HR bukan tentang membuat semua pekerjaan manusia hilang.

Justru sebaliknya.

Tujuan utamanya adalah mengurangi pekerjaan repetitif agar HR memiliki lebih banyak ruang untuk mengerjakan hal yang membutuhkan empati, komunikasi, analisis, dan pengambilan keputusan.

Teknologi dapat membantu HR menemukan data lebih cepat. Namun, keputusan mengenai pengembangan karyawan tetap membutuhkan pemahaman terhadap manusia.

Teknologi dapat membantu proses administrasi menjadi lebih rapi. Namun, membangun lingkungan kerja yang sehat tetap membutuhkan komunikasi.

Jadi, semakin digital proses HR, semakin penting pula kemampuan manusia di dalamnya.

Deloitte bahkan menyebut bahwa organisasi yang mampu menjembatani kesenjangan antara mengetahui perubahan dan benar-benar mengambil tindakan memiliki peluang lebih besar untuk mencapai hasil bisnis sekaligus hasil bagi manusia yang lebih baik.

Kesimpulan

Menyiapkan perusahaan menghadapi perubahan digital tidak harus dimulai dengan langkah yang besar. Anda bisa memulainya dari hal yang paling dekat dengan pekerjaan HR sehari-hari: memahami masalah, merapikan data, menentukan prioritas, memilih teknologi yang sesuai, lalu menerapkannya secara bertahap.

Yang paling penting, jangan sampai digitalisasi hanya menjadi proyek membeli teknologi baru. Pastikan setiap perubahan benar-benar membuat proses kerja lebih sederhana, data lebih mudah digunakan, dan pengalaman karyawan menjadi lebih baik.

Perusahaan juga dapat mulai menggunakan sistem yang membantu mengurangi pekerjaan administratif berulang, seperti Kerjoo, sehingga HR dapat memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada pekerjaan yang lebih strategis dan berdampak bagi organisasi.

Kalau Anda sedang mempersiapkan perubahan sistem HR di perusahaan, mulai dari satu proses terlebih dahulu. Evaluasi hasilnya, dengarkan masukan karyawan, lalu kembangkan ke proses berikutnya.

Ingin memahami lebih banyak tentang pengelolaan HR, teknologi kerja, dan strategi membangun administrasi yang lebih efisien? Baca juga artikel lainnya di blog Kerjoo untuk mendapatkan insight dunia kerja dan HR yang relevan dengan kebutuhan perusahaan saat ini!