Cara Membuat Daftar Hadir Online untuk Karyawan

Di setiap kegiatan formal, tentu penyelenggara akan membuat daftar hadir.
Begitu juga kegiatan di kantor, daftar kehadiran atau presensi karyawan harus selalu tercatat.

Dengan catatan yang akurat tentang siapa yang hadir dan yang tidak, manajemen perusahaan dapat menemukan pola kehadiran pada periode tertentuu.

Ada beberapa cara membuat daftar hadir mulai dari cara manual pakai kertas sampai cara praktis secara online.

Apa yang Dimaksud Daftar Hadir?

Daftar hadir adalah dokumen yang dibuat dan dipakai untuk mencatat kehadiran atau partisipasi seseorang di dalam suatu kegiatan.

Informasi di Dalamnya

Beberapa informasi yang ada pada dokumen daftar hadir adalah:

• Nama kegiatan yang diadakan.
• Tanggal dan waktu pelaksanaan kegiatan.
• Nama peserta yang diundang atau diharapkan hadir.
• Kolom tanda tangan untuk menandakan kehadiran.
• Catatan tambahan, bisa berupa catatan keterlambatan, alasan absen, atau catatan lain yang relevan.

Format Daftar Hadir

Cara membuat daftar hadir dapat dilakukan dengan berbagai format, misalnya:

• Buku daftar hadir yang berisi tabel dengan kolom nama, tanggal, dan tanda tangan.
• Formulir online yang diisi oleh peserta melalui website atau aplikasi, misalnya absensi Google Form.
• Kartu yang dibagikan kepada peserta dan ditandai saat mereka hadir.
• Melalui aplikasi absensi online yang bisa dipantau melalui satu dashboard.

Perbedaan Daftar Hadir dan Presensi

‘Daftar hadir’ dan ‘presensi’ adalah dua istilah yang sering dipakai dalam konteks yang sama. Meski keduanya berkaitan dengan kehadiran seseorang, ada perbedaan kecil dalam penggunaan keduanya:

Daftar Hadir

Daftar hadir adalah daftar yang berisi nama-nama individu yang hadir pada suatu acara, seperti rapat, pertemuan, gathering, kelas, atau kursus.

Biasanya, daftar hadir disiapkan sebelum kegiatan dimulai sebagai referensi untuk memastikan bahwa semua orang yang diharapkan hadir telah hadir.

Presensi

Presensi adalah aktivitas untuk mencatat atau menandai kehadiran seseorang pada suatu kegiatan atau acara, termasuk aktivitas bekerja. Umumnya, presensi mencakup pencatatan waktu kedatangan dan/atau waktu keberangkatan setiap individu.

Proses presensi dapat dilakukan dengan berbagai cara, mulai dari cara manual, memberi tanda pada daftar hadir, hingga menggunakan sistem digital atau aplikasi yang secara otomatis mencatat kehadiran.

Apakah Daftar Hadir Mempengaruhi Penilaian Kinerja?

Daftar hadir memang dapat memengaruhi penilaian kinerja dalam berbagai konteks, khususnya dalam lingkungan kerja dan pendidikan formal.

- Ketepatan Waktu

Daftar hadir juga mencatat ketepatan waktu seseorang. Karyawan atau siswa yang selalu hadir tepat waktu dianggap lebih diandalkan dan dihargai karena menunjukkan kedisiplinan, yang dapat berdampak pada penilaian kinerja.

- Partisipasi

Daftar hadir dapat mencerminkan tingkat partisipasi seseorang dalam kegiatan atau proyek tertentu. Partisipasi aktif dan konstruktif sering kali dihargai dalam penilaian kinerja.

KesesuaianDalam beberapa kasus, daftar hadir juga bisa mencerminkan tingkat kesesuaian seseorang dengan kebutuhan pekerjaan atau tugas di kelas. Kehadiran yang konsisten dengan tujuan dan tanggung jawab yang ditetapkan sering kali dianggap positif.

- Tanggung Jawab

Daftar hadir juga dapat menunjukkan tingkat tanggung jawab seseorang terhadap tim, proyek, atau tugas tertentu. Kehadiran yang konsisten dapat menunjukkan komitmen terhadap pekerjaan atau studi.

Cara Membuat Daftar Hadir Online yang Praktis

Ada beberapa rekomendasi cara membuat daftar hadir online yang praktis dan efektif seperti berikut.

1. Menggunakan Google Forms

Layanan Google Forms dapat Anda gunakan secara gratis untuk membuat formulir online yang dapat diakses oleh peserta.

Dalam formulir ini, bisa disertakan info nama, tanggal, dan opsi kehadiran (misalnya, hadir, izin, atau absen). Respons yang dikumpulkan secara otomatis tersimpan dalam spreadsheet Google Sheets yang terhubung.

2. Aplikasi untuk Manajemen Kelas

Ada banyak aplikasi atau software manajemen kelas yang bisa membantu membuat daftar hadir online, khususnya dalam aktivitas pembelajaran.

Beberapa contohnya yaitu Google Classroom, Schoology, dan Moodle. Anda dapat membuat sesi kelas dan mengelola daftar kehadiran, menyimpan catatan, dan melacak kehadiran peserta.

3. Aplikasi Manajemen Proyek

Mungkin Anda sedang mengerjakan proyek khusus, pegguna aplikasi manajemen proyek juga sekaligus dapat menjadi catatan kehadiran.

Melalui aplikasi manajemen proyek seperti Asana, Monday.com, dan Trello, daftar tugas setiap peserta sekaligus bisa untuk menandai kehadiran mereka.

4. Membuat Daftar Hadir dengan Aplikasi Absensi Online

Cara membuat daftar hadir yang jauh lebih praktis dan aman dari risiko salah rekap bisa gunakan teknologi aplikasi absensi online dengan fitur lengkap.

Bukan sekadar daftar kehadiran saja, tapi aplikasi absensi online juga bisa membantu memantau dan mengukur performa karyawan perusahaan secara berkala.

Cara ini juga dapat mencegah kesalahan HR saat mencatat kehadiran tim. Saatnya mencoba aplikasi absensi yang akan merekam data kehadiran secara otomatis.

Kesimpulan

Pada intinya, dokumen daftar kehadiran mencantumkan nama-nama orang yang diharapkan hadir. Cara membuat daftar hadir online bisa dilakukan dengan beberapa cara, tinggal sesuaikan dengan kebutuhan tim Anda.

Ketika tim Anda semakin banyak dan data yang diinput semakin lengkap, maka sistem rekap data kehadiran juga harus lebih sistematis.

Dengan fitur Performa Kehadiran di aplikasi Kerjoo, Anda bisa mengetahui rincian catatan kehadiran, jadwal kerja, dan pelaporan kegiatan harian.