Karyawan Lupa Benefit? Ini Faktanya!

Pernah merasa sudah memberikan berbagai fasilitas untuk karyawan, tetapi ternyata mereka masih bertanya, “Memangnya perusahaan punya benefit itu?”

Kalau pernah, Anda tidak sendirian.

Perusahaan bisa mengeluarkan banyak biaya untuk menyediakan tunjangan, fasilitas kesehatan, cuti, program kesejahteraan, hingga berbagai employee perks. Namun, semua fasilitas tersebut tidak otomatis dipahami atau bahkan dimanfaatkan oleh karyawan.

Sebelum masuk lebih jauh, baca artikel ini sampai selesai karena ada beberapa fakta menarik yang mungkin membuat Anda melihat program benefit perusahaan dari sudut pandang yang berbeda.

Fenomena Karyawan yang Lupa Benefit Perusahaan

Dalam dunia kerja, employee benefits sering dianggap sebagai salah satu bagian penting dari total rewards. Artinya, apa yang diterima karyawan bukan hanya gaji bulanan, tetapi juga berbagai fasilitas dan keuntungan lain yang diberikan perusahaan.

Bentuknya bisa sangat beragam.

Mulai dari BPJS, asuransi kesehatan, tunjangan transportasi, tunjangan makan, cuti, bonus, program kesehatan mental, fasilitas olahraga, pelatihan, sampai fleksibilitas kerja.

Masalahnya, memberikan benefit dan membuat karyawan memahami benefit adalah dua hal yang berbeda.

Bayangkan sebuah perusahaan menyediakan fasilitas konsultasi kesehatan gratis. Informasinya sudah pernah disampaikan ketika onboarding, dimasukkan ke dalam dokumen kebijakan, bahkan tersedia di intranet.

Namun, enam bulan kemudian, seorang karyawan membutuhkan layanan tersebut dan tidak tahu bahwa fasilitasnya tersedia.

Bagi perusahaan, benefit sudah diberikan.

Bagi karyawan, benefit tersebut seperti tidak pernah ada.

Inilah salah satu fenomena menarik dalam pengelolaan sumber daya manusia: nilai sebuah benefit tidak hanya ditentukan oleh apa yang perusahaan berikan, tetapi juga seberapa baik karyawan mengetahui, memahami, dan mampu menggunakannya.

Gallup bahkan pernah menyoroti bahwa banyak karyawan tidak menyadari atau tidak mengingat seluruh fasilitas dan perks yang sebenarnya tersedia bagi mereka. Salah satu penyebabnya adalah informasi yang terlalu banyak, terlalu umum, atau hanya disampaikan dalam bentuk dokumen panjang.

Jadi, kalau karyawan lupa, belum tentu mereka tidak menghargai perusahaan.

Bisa jadi cara komunikasinya memang belum relate dengan kebutuhan mereka.

Kenapa Karyawan Bisa Lupa Benefit yang Sudah Diberikan?

Ada beberapa alasan yang cukup masuk akal mengapa karyawan tidak memahami atau melupakan fasilitas yang sudah diberikan perusahaan.

1. Informasi hanya diberikan sekali

Salah satu kesalahan paling umum adalah menganggap bahwa informasi benefit cukup disampaikan ketika karyawan pertama kali bergabung.

Padahal, manusia memang mudah lupa.

Informasi yang disampaikan pada minggu pertama bekerja bisa saja tenggelam oleh puluhan informasi lain yang diterima karyawan setelahnya.

Apalagi jika informasi tersebut berkaitan dengan kebijakan yang tidak langsung mereka butuhkan.

Misalnya, seorang karyawan baru belum membutuhkan informasi mengenai klaim kesehatan. Ketika enam bulan kemudian ia membutuhkannya, informasi tersebut mungkin sudah terlupakan.

Karena itu, komunikasi benefit sebaiknya tidak berhenti setelah onboarding.

2. Bahasa yang digunakan terlalu formal

Dokumen benefit sering kali menggunakan bahasa yang sangat formal dan penuh istilah teknis.

Bagi HR, mungkin semuanya jelas.

Namun, bagi karyawan, belum tentu.

Ada perbedaan besar antara mengatakan:

“Perusahaan memberikan fasilitas reimbursement berdasarkan ketentuan yang berlaku.”

dengan:

“Biaya pemeriksaan kesehatan bisa Anda ajukan untuk penggantian sesuai batas dan ketentuan perusahaan.”

Pesannya sama, tetapi tingkat keterbacaannya berbeda.

Semakin mudah informasi dipahami, semakin kecil kemungkinan karyawan melewatkannya.

3. Informasi terlalu banyak dalam satu waktu

Perusahaan kadang ingin menjelaskan semuanya sekaligus.

Hasilnya? Dokumen menjadi panjang.

Presentasi menjadi penuh.

Karyawan akhirnya membaca beberapa bagian pertama, lalu berhenti.

Fenomena ini bukan sekadar asumsi. Penelitian yang dirangkum Gallup menunjukkan bahwa komunikasi yang terlalu umum dan terlalu banyak detail dapat membuat karyawan kewalahan dan akhirnya mengabaikan informasi tersebut.

Gallup merekomendasikan komunikasi yang lebih sering, terarah, dan disesuaikan dengan kebutuhan karyawan.

4. Karyawan tidak merasa benefit tersebut relevan

Tidak semua benefit memiliki relevansi yang sama bagi setiap orang.

Karyawan yang masih lajang mungkin belum terlalu memperhatikan fasilitas terkait keluarga. Sementara karyawan yang sudah memiliki anak mungkin justru menganggap fasilitas tersebut sangat penting.

Karena itu, perusahaan perlu memahami bahwa kebutuhan karyawan tidak selalu seragam.

Benefit yang bagus tetapi tidak dikomunikasikan sesuai konteks bisa kehilangan daya tariknya.

5. Tidak tahu cara menggunakannya

Mengetahui bahwa sebuah benefit tersedia belum berarti karyawan tahu cara memanfaatkannya.

Pertanyaan berikutnya biasanya:

“Daftarnya di mana?”

“Harus menghubungi siapa?”

“Dokumen apa yang diperlukan?”

“Bisa digunakan kapan?”

“Berapa batasnya?”

Kalau pertanyaan-pertanyaan tersebut tidak terjawab, karyawan mungkin memilih untuk tidak menggunakan benefit tersebut.

Benefit Banyak, tetapi Belum Tentu Dipahami

Ada fakta yang cukup menarik dari penelitian SHRM mengenai komunikasi benefit.

HR Trivia

Karyawan Ternyata Belum Sepenuhnya Paham Benefit

HR profesional mengatakan karyawan mereka sangat mengetahui benefit yang tersedia.

73%

Menilai karyawan mereka hanya cukup mengetahui benefit yang diberikan.

Artinya? Menyediakan benefit saja belum cukup. Perusahaan juga perlu memastikan karyawan memahami apa yang tersedia dan bagaimana cara menggunakannya.

Sumber: Society for Human Resource Management (SHRM), Strategic Benefits—Communicating Benefits.

Dalam penelitian yang melibatkan profesional HR, hanya 9% responden yang mengatakan bahwa karyawan mereka sangat memahami benefit yang tersedia.

Sebanyak 73% menilai karyawannya hanya cukup memahami. Pada saat yang sama, hanya 22% responden yang sangat setuju bahwa komunikasi benefit di organisasinya benar-benar efektif.

Angka tersebut menunjukkan adanya celah antara “perusahaan sudah menyediakan” dan “karyawan benar-benar memahami”.

Celah inilah yang sering tidak terlihat.

Perusahaan merasa sudah melakukan kewajibannya karena fasilitas tersedia. Namun, karyawan menilai dari pengalaman mereka sendiri: apakah mereka tahu benefit tersebut, apakah mereka memahami cara menggunakannya, dan apakah prosesnya terasa mudah?

Bahkan dalam survei Aon 2024 yang mencakup profesional benefit dari 31 negara, 73% responden mengatakan peningkatan komunikasi dan persepsi terhadap benefit merupakan prioritas. Namun, hanya 38% yang menyebut memastikan benefit benar-benar dihargai karyawan sebagai tujuan utama tim benefit.

Artinya, komunikasi benefit bukan sekadar pekerjaan administratif.

Ini adalah bagian dari pengalaman karyawan.

Fakta Menarik tentang Employee Benefits di Tempat Kerja

Kalau Anda mengira masalah awareness hanya terjadi pada karyawan lama, ternyata tidak sesederhana itu.

Generasi yang lebih muda justru bisa membutuhkan komunikasi benefit yang lebih relevan dan personal.

Menurut data MetLife yang dikutip SHRM, 53% karyawan Gen Z mengatakan ada bagian dari paket benefit yang belum sepenuhnya mereka pahami. Sebanyak 54% juga berharap mendapatkan informasi yang lebih baik mengenai benefit yang ditawarkan perusahaan.

Menariknya lagi, 68% Gen Z menginginkan komunikasi mengenai benefit tetap dilakukan setelah mereka memilih atau mengikuti program benefit, bukan hanya ketika periode pendaftaran tahunan.

Gen Z Insight

Benefit Ada, Tapi Gen Z Masih Butuh Penjelasan

Benefit belum sepenuhnya dipahami 53%

Ingin lebih banyak informasi benefit 54%

Ingin komunikasi setelah memilih benefit 68%

Insight: komunikasi benefit tidak harus berhenti setelah *onboarding* atau periode pendaftaran. Karyawan, khususnya Gen Z, tetap membutuhkan informasi yang relevan setelahnya.

Sumber: MetLife 2023 Employee Benefit Trends Study, dikutip oleh SHRM.

Ini menunjukkan satu hal penting:

Komunikasi benefit tidak seharusnya dianggap sebagai acara tahunan.

Karyawan membutuhkan pengingat ketika informasi tersebut relevan.

Contohnya, informasi mengenai fasilitas kesehatan dapat dikomunikasikan kembali ketika perusahaan memasuki program pemeriksaan kesehatan. Informasi mengenai cuti dapat muncul menjelang periode libur panjang. Program pelatihan dapat diperkenalkan ketika ada kebutuhan pengembangan keterampilan.

Dengan begitu, informasi terasa lebih kontekstual dan tidak seperti pesan massal yang datang tanpa alasan.

Apa Dampaknya bagi Perusahaan?

Lalu, apakah masalah karyawan lupa benefit benar-benar penting?

Jawabannya: iya.

Pertama, perusahaan berisiko mengeluarkan biaya untuk fasilitas yang tidak dimanfaatkan secara maksimal.

Kedua, karyawan bisa memiliki persepsi bahwa perusahaan tidak menyediakan cukup benefit, padahal sebenarnya fasilitasnya tersedia.

Ketiga, kesempatan perusahaan untuk membangun employee experience menjadi kurang optimal.

Bayangkan Anda menyediakan program yang sebenarnya bernilai tinggi, tetapi karyawan tidak mengetahuinya.

Dari perspektif karyawan, nilai program tersebut hampir sama dengan nol.

Hal ini juga dapat memengaruhi persepsi terhadap kepedulian perusahaan.

Gallup menemukan bahwa karyawan tidak hanya melihat benefit dari sisi nominal. Mereka juga mempertimbangkan apakah perusahaan memahami kebutuhan dan kondisi mereka. Bahkan fasilitas yang menarik sekalipun dapat kehilangan nilai jika karyawan merasa tidak mampu menggunakannya karena beban kerja atau kurangnya informasi.

Jadi, persoalannya bukan selalu “benefit perusahaan kurang”.

Bisa jadi komunikasinya yang kurang terasa.

Cara Meningkatkan Awareness terhadap Benefit Karyawan

Kabar baiknya, masalah ini sebenarnya bisa diperbaiki tanpa harus langsung menambah banyak fasilitas baru.

1. Buat informasi lebih sederhana

Hindari membuat karyawan membaca dokumen puluhan halaman hanya untuk mengetahui cara menggunakan satu benefit.

Gunakan format yang mudah dipindai seperti:

Nama benefit
Siapa yang bisa menggunakannya
Apa yang ditanggung
Cara menggunakannya
Batas atau ketentuannya
Siapa yang harus dihubungi

Tujuannya sederhana: karyawan bisa menemukan jawaban tanpa harus bertanya berkali-kali.

2. Jangan hanya mengandalkan email

Email memang penting, tetapi jangan menjadikannya satu-satunya saluran.

Perusahaan dapat menggunakan berbagai media seperti grup komunikasi internal, dashboard, intranet, video singkat, FAQ, atau sesi komunikasi bersama.

SHRM mencatat bahwa materi pendaftaran secara daring maupun cetak merupakan salah satu metode komunikasi benefit yang paling banyak digunakan, disusul komunikasi kelompok bersama perwakilan organisasi.

Artinya, perusahaan tidak harus terpaku pada satu format.

3. Komunikasikan benefit sepanjang tahun

Tidak perlu mengirim seluruh informasi sekaligus.

Gunakan pendekatan bertahap.

Misalnya:

Januari: informasi cuti dan kebijakan kerjaMaret: fasilitas kesehatanMei: program pengembangan karyawanJuli: kesejahteraan finansialOktober: fasilitas kesehatan dan perlindungan keluarga

Dengan cara ini, informasi lebih mudah dicerna.

4. Gunakan contoh kasus

Daripada hanya menjelaskan “karyawan mendapatkan fasilitas kesehatan”, berikan contoh:

“Jika Anda melakukan pemeriksaan kesehatan tertentu, biaya dapat diajukan melalui prosedur berikut…”

Contoh konkret membuat informasi terasa lebih dekat.

5. Berikan ruang untuk bertanya

Jangan menganggap karyawan akan bertanya jika mereka bingung.

Buat jalur pertanyaan yang jelas.

Misalnya, HR menyediakan sesi konsultasi, formulir pertanyaan, atau kanal khusus untuk informasi benefit.

Dengan begitu, karyawan tidak perlu menebak-nebak harus bertanya kepada siapa.

6. Ukur apakah komunikasi benar-benar berhasil

Komunikasi benefit tidak berhenti ketika informasi dikirim.

HR perlu melihat apakah karyawan memahami informasi tersebut.

Caranya bisa sederhana.

Buat survei singkat seperti:

Apakah Anda mengetahui benefit yang tersedia?
Benefit apa yang paling sering Anda gunakan?
Benefit apa yang masih membingungkan?
Informasi apa yang ingin Anda ketahui lebih lanjut?
Bagaimana cara komunikasi benefit yang paling nyaman bagi Anda?

Jawaban dari pertanyaan tersebut dapat menjadi bahan evaluasi.

Masalah	Yang Terjadi	Solusi HR
Informasi hanya sekali	Karyawan lupa ketika benefit dibutuhkan.	Buat pengingat dan komunikasi berkala.
Bahasa terlalu rumit	Karyawan tahu ada benefit, tetapi tidak memahami ketentuannya.	Gunakan bahasa sederhana dan contoh kasus.
Informasi terlalu banyak	Karyawan kewalahan dan akhirnya melewatkan informasi penting.	Pecah informasi menjadi konten yang lebih singkat.
Tidak tahu cara menggunakan	Benefit tersedia, tetapi tidak dimanfaatkan.	Sertakan panduan langkah demi langkah.
Tidak relevan bagi kebutuhan karyawan	Benefit kurang menarik meskipun nilainya cukup besar.	Lakukan survei kebutuhan dan evaluasi secara berkala.

Peran Teknologi dalam Membantu Pengelolaan Benefit

Ketika jumlah karyawan semakin banyak, mengandalkan spreadsheet dan dokumen yang tersebar di berbagai tempat mulai terasa melelahkan.

Di titik ini, perusahaan membutuhkan sistem yang membantu data karyawan lebih terorganisasi.

Pengelolaan data kehadiran, cuti, lembur, payroll, hingga informasi karyawan dapat dilakukan secara lebih terstruktur menggunakan HRIS.

Namun, teknologi tetap bukan pengganti komunikasi.

Sistem hanya membantu membuat proses lebih rapi.

Yang tetap menentukan adalah bagaimana perusahaan menyampaikan informasi dengan bahasa yang mudah dipahami dan memastikan karyawan tahu harus melakukan apa.

Dengan pendekatan tersebut, teknologi menjadi pendukung pengalaman karyawan, bukan sekadar alat administrasi.

Kesimpulan

Karyawan lupa benefit bukan selalu berarti mereka tidak menghargai fasilitas yang diberikan perusahaan.

Kadang, masalahnya jauh lebih sederhana: informasinya terlalu banyak, disampaikan hanya sekali, bahasanya terlalu rumit, atau karyawan tidak tahu kapan benefit tersebut relevan bagi mereka.

Karena itu, perusahaan tidak selalu harus buru-buru menambah fasilitas baru.

Coba lihat kembali benefit yang sudah ada.

Apakah karyawan tahu benefit tersebut? Apakah mereka memahami cara menggunakannya? Apakah informasinya mudah ditemukan ketika dibutuhkan?

Kalau jawabannya belum, mungkin yang perlu diperbaiki bukan paket benefitnya, tetapi cara mengomunikasikannya.

Perusahaan juga dapat mulai membangun sistem kerja yang lebih terstruktur agar pengelolaan karyawan, data kehadiran, cuti, lembur, hingga administrasi lainnya menjadi lebih praktis.

Salah satu solusi yang bisa dipertimbangkan adalah menggunakan aplikasi absensi online seperti Kerjoo agar pengelolaan administrasi karyawan dapat dilakukan dengan lebih efisien dan transparan.

Pada akhirnya, benefit yang baik bukan hanya tentang seberapa banyak fasilitas yang perusahaan berikan.

Benefit yang benar-benar bernilai adalah benefit yang diketahui, dipahami, dan bisa dimanfaatkan oleh karyawan ketika mereka membutuhkannya.

Jadi, sebelum menambah satu benefit baru, coba tanyakan dulu kepada tim Anda: “Mereka sudah tahu belum semua benefit yang sebenarnya sudah kita punya?”

Jawabannya mungkin akan cukup mengejutkan.

Kalau Anda ingin mendapatkan lebih banyak insight tentang dunia kerja, HR, pengelolaan karyawan, dan tren tempat kerja yang relevan dengan kondisi saat ini, baca juga artikel lainnya di blog kami!