Pelajari Cara Penggunaan Fitur Cuti Setengah Hari di Kerjoo

Pemenuhan jam kerja, termasuk kebutuhan izin dan cuti merupakan salah satu hal yang perlu Anda perhatikan pada saat mengelola karyawan.

Kerjoo menghadirkan Fitur Cuti Setengah Hari untuk mendukung fleksibilitas karyawan dalam memenuhi jam kerja dan meningkatkan produktivitas mereka di kantor. 

Fitur ini memungkinkan Anda untuk mengakomodasi kebutuhan karyawan yang memerlukan waktu istirahat singkat tanpa harus mengambil cuti penuh. 

Artikel ini akan memandu Anda, para profesional HR, dalam memahami dan mengimplementasikan fitur cuti setengah hari di Kerjoo secara optimal.

Apa Itu Fitur Cuti Setengah Hari?

Fitur Cuti Setengah Hari memungkinkan karyawan mengambil cuti tahunan dalam durasi setengah hari, baik di pagi (hingga siang) maupun di siang (hingga sore). 

Fitur ini tersedia di semua paket Kerjoo, tanpa biaya tambahan. Terdapat dua opsi cuti yang dapat digunakan, yaitu 

1. Cuti Setengah Hari Pagi (pagi hingga siang)
2. Cuti Setengah Hari Siang  (siang hingga sore)

Beberapa keuntungan dapat dirasakan dengan fitur ini:

• Karyawan tidak dianggap terlambat ataupun tidak hadir apabila mengambil cuti dan melakukan presensi masuk setelah batas waktu ditentukan. 
• Karyawan tidak dianggap pulang lebih cepat jika mengambil cuti siang dan melakukan presensi keluar setelah batas waktu yang ditentukan.
• Tidak ada pengurangan jam kerja akibat cuti setengah hari.
• Fitur ini hanya berlaku untuk karyawan non-shift

Cara Mengatur Fitur Cuti Setengah Hari

Agar fitur ini dapat digunakan oleh karyawan, Anda perlu mengaktifkan dan mengatur jadwalnya terlebih dahulu.

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda lakukan. 

Login ke Admin Panel Kerjoo

• Masuk ke akun ke akun admin panel Kerjoo melalui https://app.kerjoo.com/#/login
• Masuk ke menu Pengaturan > Pilih opsi Cuti Setengah Hari

Aktifkan Fitur Cuti Setengah Hari

• Aktifkan fitur dengan menggeser Toggle Button
• Sesuaikan aturan cuti untuk pagi dan siang dengan kebijakan perusahaan.

Pengaturan Waktu Presensi

Setelah mengaktifkan, Anda perlu menyesuaikan batas waktu presensi berdasarkan kebutuhan perusahaan:

Presensi Masuk Cuti Setengah Hari Pagi

Apabila karyawan mengajukan cuti setengah hari pagi (hingga siang), Anda perlu memperhatikan beberapa hal, seperti:

• Batas waktu presensi masuk maksimal, misalnya pukul 13.00 WIB.
• Apabila karyawan melakukan presensi setelah pukul 13:00, maka akan dianggap terlambat dan bisa dikenakan sanksi keterlambatan sesuai kebijakan perusahaan.
• Sebaliknya, apabila presensi dilakukan sebelum pukul 13:00, maka tidak dianggap terlambat.

Cuti Setengah Hari Siang

Apabila karyawan mengajukan cuti setengah hari siang (hingga sore), Anda perlu memperhatikan beberapa hal, seperti:

• Menentukan batas waktu presensi keluar paling cepat, misalnya pukul 12:00 WIB
• Jika karyawan melakukan presensi keluar sebelum pukul 12:00, maka akan dianggap kekurangan jam kerja.
• Jika karyawan mengajukan cuti setengah hari siang secara mendadak setelah melakukan presensi masuk, maka ia harus melakukan presensi keluar terlebih dahulu sebelum mengajukan cuti.

Cara Mengajukan Cuti Setengah Hari di Aplikasi Kerjoo

Berikut langkah-langkah untuk karyawan apabila mengajukan cuti setengah hari melalui aplikasi Kerjoo:

1. Masuk ke menu Cuti > Tekan +Cuti, kemudian pilih opsi Cuti Setengah Hari dan tanggal cuti yang diinginkan

2. Setelah itu, pilih tanggal > opsi Cuti Pagi atau Siang > Isikan alasan cuti, dan Kirim Permintaan.

Contoh Pengajuan Cuti Setengah Hari

Di bawah ini adalah contoh pengajuan cuti setengah hari yang mungkin dapat membantu Anda memahami fitur ini. 

Cuti Setengah Hari Pagi Presensi Tepat Waktu

Karyawan Rani sebelumnya sudah mengajukan Cuti Setengah Hari Pagi (08.00-12.00 WIB), kemudian melakukan presensi masuk pada pukul 12.32 WIB seperti gambar di bawah ini: 

Maka, sistem Kerjoo tetap menghitung total jam kerja dari 13:00 - 17:00, sesuai aturan cuti setengah hari.

Karena Rani melakukan presensi masuk sebelum batas waktu 13:00 (yaitu pukul 12:32), maka ia dianggap tepat waktu dan tidak terkena keterlambatan, 

Kehadiran Rani juga dianggap sah oleh sistem dan dianggap tetap memenuhi total jam kerja. Sistem Kerjoo juga secara otomatis akan mencatat cuti setengah hari sebagai bagian dari cuti tahunan. 

Cuti Setengah Hari Namun Terlambat Presensi

Karyawan Nindy telah mengajukan Cuti Setengah Hari Pagi, yang berarti seharusnya mulai presensi pada pukul 13.00 WIB. 

Namun, karyawan Nindy baru melakukan presensi masuk pada pukul 13:31, terlambat 31 menit 21 detik dari batas waktu yang telah ditetapkan, seperti gambar di bawah ini.

Dengan demikian, sistem akan mencatat kehadiran karyawan Nindy sebagai terlambat dan terkena sanksi berupa denda keterlambatan yang telah Anda tetapkan. 

Demikian pada Ringkasan Kehadiran, karena Nindy baru melakukan presensi masuk pukul 13:31 dan keluar tepat waktu pukul 17:00, maka sistem mencatat jam kerja aktifnya hanya 3 jam 29 menit (seharusnya 4 jam). 

Namun sistem tetap akan mencatat saldo cuti tahunan Nindy sebesar 0,5 hari yang dapat Anda akses melalui panel Ringkasan Kehadiran

Karena presensi masuknya melewati batas waktu yang ditentukan, sistem akan menghitung denda keterlambatan sebesar 31 menit 21 detik dan secara otomatis akan masuk ke dalam Potongan Gaji Nindy. 

Cuti Setengah Hari Siang Tetapi Presensi Keluar Sebelum Waktunya

Karyawan Nanda telah mengajukan Cuti Setengah Hari Siang dengan jam kerja 08.00-12.00 WIB. 

Namun, karyawan Nanda melakukan presensi keluar lebih awal pada pukul 11.30 WIB seperti yang tercatat pada Ringkasan Kehadiran di bawah ini:

Akibatnya, sistem akan mencatat kehadiran karyawan Nanda sebagai kurang jam kerja dan terkena sanksi jam kerja tidak terpenuhi yang telah Anda terapkan. 

Sama dengan yang lainnya, sistem tetap akan memotong saldo cuti tahunan Nanda sebesar 0,5 hari yang dapat Anda lihat melalui panel Ringkasan Kehadiran

Karena jam kerja tidak terpenuhi, sistem akan menerapkan pemotongan gaji sesuai kebijakan perusahaan. Dalam kasus ini, sistem menghitung pengurangan gaji akibat kekurangan 30 menit jam kerja.

Cuti Setengah Hari Siang Pada Saat Jam Istirahat

Karyawan Windah dengan jadwal jam kerja 08.00-17.00 dan jam istirahat 12.00-13.00 mengajukan cuti setengah hari siang dan melakukan presensi keluar pada pukul 12.30 WIB. 

Pada situasi tersebut, Windah melakukan presensi keluar setelah batas waktu minimal cuti setengah hari siang, yaitu pukul 12:00. 

Maka  sistem mencatat bahwa jam kerja sudah terpenuhi, seperti pada Ringkasan Kehadiran di bawah ini: 

Tidak ada pengurangan jam kerja atau denda karena presensi keluar dilakukan dengan benar. Sistem secara otomatis mengurangi saldo cuti tahunan sebesar 0,5 hari sesuai dengan kebijakan cuti setengah hari.

Cuti Setengah Hari Tetapi Jadwal Kerja Tidak Lengkap

Apabila pengaturan Cuti Setengah Hari perusahaan mengikuti default, yaitu sesuai jam istirahat seperti gambar di bawah ini

Maka perusahaan wajib menginputkan jam istirahat di jadwal kerja terlebih dahulu untuk menghindari kegagalan pengajuan cuti. 

Cuti Setengah Hari Setelah Presensi Masuk Pagi

Apabila karyawan mengajukan Cuti Setengah Hari Pagi setelah presensi masuk di pagi hari (misalnya pukul 08.00 WIB), sistem secara otomatis akan menolak pengajuan. Ini dikarenakan karyawan telah tercatat hadir pada sesi pagi.

Untuk melanjutkan pengajuan, Anda perlu membatalkan presensi masuk terlebih dahulu sebelum mengajukan Cuti Setengah Hari Pagi.

Tidak Melakukan Presensi Setelah Cuti Setengah Hari Berakhir

Jika karyawan mengajukan Cuti Setengah Hari Pagi, tetapi tidak melakukan presensi sama sekali pada sisa jam kerja sore, maka sistem akan mencatat jam kerja kosong dan tidak terhitung dalam Ringkasan Kehadiran. 

Apabila karyawan benar-benar tidak bisa bekerja di sisa jam kerja, disarankan untuk mengajukan izin jam agar sistem mencatatnya dengan benar dan tidak terkena potongan gaji. 

Pengaruh Jam Istirahat pada Perhitungan Jam Kerja  Karyawan Cuti 

Selain contoh pengajuan Cuti Setengah Hari, berikut adalah simulasi pengaruh jam istirahat terhadap perhitungan jam ketika karyawan Anda mengajukan Cuti Setengah Hari. 

Cuti Setengah Hari Pagi dengan Jam Istirahat di Tengah Jam Kerja

Karyawan memiliki jadwal kerja dari 13.00 WIB hingga 17.00 WIB dengan jam istirahat antara 14.00 WIB dan 15.00 WIB. 

Dalam kasus ini, jika karyawan mengambil Cuti Setengah Hari Pagi, total jam kerja efektif yang dihitung oleh sistem adalah 3 jam. Hal ini karena sistem tidak memasukkan waktu istirahat ke dalam perhitungan jam kerja.

Dengan demikian, karyawan tidak perlu melakukan presensi pada saat jam istirahat dan hanya perlu melakukan presensi pada saat jam masuk kerja, dan jam pulang kerja, sesuai dengan waktu kerja yang telah ditetapkan.

Cuti Setengah Hari Siang dengan Jam Istirahat di Akhir Waktu Kerja

Karyawan memiliki jam kerja dari 08.00 WIB hingga 13.01 WIB dengan jam istirahat antara 12.00 WIB dan 13.00 WIB. 

Sistem akan tetap menghitung total jam kerja karyawan Anda sebanyak 4 jam 1 menit. Hal ini karena waktu istirahat tidak termasuk dalam perhitungan jam kerja efektif.

Kesimpulan

Fitur Cuti Setengah Hari di Kerjoo memberikan fleksibilitas bagi karyawan dalam mengatur waktu cuti tanpa mengganggu kelancaran operasional perusahaan.

Dengan fitur ini, karyawan tetap bisa menjalankan kewajiban kerja meskipun hanya bekerja setengah hari, sementara perusahaan tetap memiliki kontrol penuh atas jadwal dan kebijakan cuti yang diterapkan.

Agar fitur ini berjalan optimal, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh admin HR:

• Lengkapi jadwal kerja karyawan agar sistem dapat menghitung waktu cuti dengan akurat.
• Tetapkan batas waktu pengajuan cuti yang jelas, apakah mengikuti jam istirahat atau input manual, untuk menghindari kendala pengajuan cuti.
• Sosialisasikan kebijakan cuti setengah hari kepada seluruh karyawan agar mereka memahami syarat dan prosedur pengajuannya.
• Tindak lanjuti pengajuan cuti dengan cepat, terutama jika perusahaan menerapkan sistem approval bertingkat. 

Dengan memahami dan mengelola fitur ini dengan baik, HR dapat memastikan bahwa pengelolaan cuti lebih efisien, akurat, dan transparan, sehingga baik karyawan maupun perusahaan dapat menikmati manfaatnya secara maksimal.

FAQ Cuti Setengah Hari

Di bawah ini terdapat beberapa pertanyaan yang mungkin ditanyakan terkait Fitur Setengah Hari

1. Apakah fitur ini mendukung sistem approval bertingkat?

Ya, fitur Cuti Setengah Hari mendukung sistem approval bertingkat. Perusahaan dapat mengatur siapa saja yang berwenang menyetujui pengajuan cuti karyawan.

2. Bagaimana jika karyawan sudah mengajukan cuti setengah hari tetapi belum diapprove pada hari H cuti?

Jika pengajuan cuti setengah hari belum disetujui hingga hari H, maka status cuti tetap tertunda dan karyawan masih dianggap masuk kerja sesuai aturan presensi yang berlaku.

Oleh karena itu, disarankan bagi admin atau atasan untuk segera memproses persetujuan sebelum hari H.

4. Apakah Cuti Setengah Hari dapat diajukan secara mendadak di hari yang sama? 

Bisa, namun karyawan perlu melakukan presensi keluar sesuai Jadwal Kerja terlebih dahulu, misalnya 12.00 jika jadwal kerja pagi mereka 08.00-12.00.

Langkah ini diperlukan agar sistem dapat mencatat kehadiran karyawan dengan akurat

5. Apakah karyawan shift bisa mengajukan cuti setengah hari?

Tidak bisa. Fitur Cuti Setengah Hari hanya berlaku untuk karyawan non-shift.