Memproses gaji karyawan bukan sekadar rutinitas bulanan. Di balik angka-angka dan nominal, ada rasa tanggung jawab, ada kepercayaan, dan ada harapan yang harus dijaga. Menjawab kebutuhan tersebut, Kerjoo menghadirkan Fitur Disbursement sebagai solusi pembayaran gaji terintegrasi langsung dari sistem payroll ke mitra payment gateway resmi.

Fitur ini memungkinkan perusahaan mentransfer gaji karyawan secara langsung melalui integrasi dengan Midtrans dan Nicepay. Seluruh proses dilakukan dalam satu platform, lengkap dengan sistem approval bertingkat sebelum transaksi benar-benar diproses. Hasilnya? Proses payroll jadi lebih praktis, terpusat, transparan, dan tetap dalam kontrol penuh perusahaan. Mari kita bahas tentang fitur baru Kerjoo ini!

Apa Itu Fitur Disbursement?

Fitur Disbursement merupakan solusi pembayaran gaji dari Kerjoo yang terintegrasi langsung dengan layanan pihak ketiga, yaitu Midtrans dan Nicepay . Artinya, setelah proses hitung gaji selesai, perusahaan tidak perlu lagi berpindah platform atau melakukan transfer manual satu per satu melalui internet banking.

Semua dilakukan dalam satu alur sistem yang rapi dan terdokumentasi.

Karakteristik Fitur Disbursement

Sebelum masuk ke alur penggunaan, ada dua hal penting yang perlu dipahami:

  • Fitur ini merupakan custom feature, bukan add-ons terpisah.
  • Fitur Disbursement tersedia minimal pada paket Master.

Dengan kata lain, fitur ini bukan sekadar tambahan kecil, tetapi bagian dari sistem yang dirancang untuk perusahaan yang membutuhkan kontrol dan efisiensi lebih dalam proses pembayaran gaji.

Paket ini dirancang untuk perusahaan yang membutuhkan pengelolaan payroll lebih komprehensif, termasuk proses approval bertingkat dan integrasi payment gateway.

Jika perusahaan Anda memiliki kebutuhan:

  • Volume karyawan besar
  • Struktur approval berlapis
  • Standar kontrol keuangan yang ketat
  • Kebutuhan audit dan dokumentasi lengkap

Dengan kata lain, fitur ini bukan sekadar tambahan kecil, tetapi bagian dari sistem yang dirancang untuk perusahaan yang membutuhkan kontrol dan efisiensi lebih dalam proses pembayaran gaji.

Alur Disbursement

Agar proses pembayaran gaji berjalan lancar, berikut tahapan yang perlu dilakukan:

1. Pembuatan Akun Disbursement

Tim Kerjoo akan membantu perusahaan membuat akun Disbursement di Midtrans atau Nicepay terlebih dahulu.

Setelah akun berhasil dibuat, perusahaan akan mendapatkan:

  • API Key
  • Secret Key

Credential ini menjadi kunci integrasi antara sistem payroll dan payment gateway.

2. Pengaturan API Key dan Secret Key di Sistem

API Key dan Secret Key tersebut kemudian diatur dan disimpan pada interface Kerjoo.

Langkah pengaturannya:

  1. Masuk ke menu Pengaturan
  2. Pilih Payroll
  3. Buka tab Disbursement
  4. Pilih payment gateway yang digunakan (Midtrans atau Nicepay)
  5. Masukkan API Key dan Secret Key
  6. Klik Simpan

Berikut tampilan akun Midtrans yang berhasil diaktifkan.

Jika konfigurasi berhasil, fitur Disbursement akan aktif dan siap digunakan.

3. Top Up Saldo Disbursement

Penting untuk dicatat: Kerjoo tidak mengelola maupun menyimpan dana perusahaan.

Perusahaan perlu melakukan top up saldo langsung ke akun Midtrans atau Nicepay masing-masing. Untuk mempermudah, tersedia tombol Isi Ulang Saldo yang mengarahkan ke panduan pengisian saldo.

Dana tetap berada di akun payment gateway milik perusahaan.

Pengaturan Approval

Salah satu kekuatan utama fitur Disbursement adalah sistem approval bertingkat.

Pengaturan dilakukan melalui tab Alur Persetujuan:

  1. Klik Tambah Approver
  2. Masukkan nama dan email approver
  3. Simpan

Sistem otomatis mengirim email aktivasi (berlaku 24 jam).

Di halaman ini, admin dapat:

  • Mengirim ulang email aktivasi
  • Reset PIN approver
  • Mengatur urutan approval
  • Menghapus approver

Setiap pengiriman ulang email atau reset PIN akan menghasilkan tautan baru yang juga berlaku 24 jam.

Dengan sistem ini, tidak ada pembayaran yang diproses tanpa verifikasi pihak berwenang.

Proses Transaksi Gaji Menggunakan Disbursement

Sekarang masuk ke bagian yang paling dinanti: proses pembayaran gaji.

Langkah Awal

  1. Masuk ke menu Hitung Gaji
  2. Pilih filter tanggal periode pembayaran
  3. Pilih karyawan
  4. Klik Siap Bayar

Aksi ini juga bisa dilakukan secara massal:

  • Klik Aksi Massal
  • Pilih target karyawan
  • Pilih aksi Siap Bayar

Tab Siap Bayar

Setelah klik Siap Bayar, proses berpindah ke tab Siap Bayar.

Di sini admin dapat melihat:

  • Jumlah karyawan yang siap dibayar
  • Total nominal gaji

Admin bisa memilih:

  • Bayar
  • Bayar & Transfer

Bisa difilter berdasarkan:

  • Divisi
  • Nama karyawan
  • Seluruh data yang tampil

Konfirmasi Bayar & Transfer

Jika saldo mencukupi, sistem menampilkan pop-up konfirmasi yang berisi:

  • Saldo disbursement saat ini
  • Total nominal pembayaran

Admin juga bisa memilih tindakan lanjutan setelah pembayaran berhasil:

  • Mengosongkan potongan manual
  • Mengosongkan bonus manual
  • Mengirim email slip gaji

Klik Bayar & Transfer untuk lanjut, atau Nanti dulu untuk batal.

Status pembayaran akan berubah menjadi Menunggu Persetujuan.

Proses Approval Pembayaran

Setelah klik Bayar & Transfer, sistem mengirim permintaan persetujuan kepada approver sesuai urutan di tab Alur Persetujuan.

Approver akan:

  1. Klik Lihat & Setujui Pembayaran dari email
  1. Masukkan PIN Approval

Pilih Setujui Pembayaran atau Tolak Pembayaran

Untuk menyetujui pembayaran, approver pertama diminta memasukkan PIN Approval, kemudian klik Lanjutkan Persetujuan.

Setelah PIN berhasil diverifikasi, proses persetujuan akan diteruskan ke approver berikutnya sesuai alur approval yang telah ditetapkan.

Pada halaman Pembayaran Gaji, status approval akan diperbarui dan persetujuan dari approver pertama akan ditampilkan sebagai Disetujui.

Apabila seluruh approver telah memberikan persetujuan:

  1. Status pembayaran akan berubah dari Menunggu Persetujuan menjadi Disetujui 
  2. Status transfer akan menjadi Diproses.

Pada status Diproses, sistem sedang melakukan proses transfer gaji kepada karyawan. Setelah proses transfer selesai, status pembayaran akan diperbarui menjadi Berhasil.

Setelah proses transfer gaji selesai, karyawan akan menerima notifikasi pada aplikasi Kerjoo bahwa gaji telah dibayarkan.

Setelah pembayaran gaji selesai dilakukan, admin dapat melihat riwayat transaksi disbursement pada tab Riwayat Transaksi.

Jika Pembayaran Ditolak

Jika memilih Tolak Pembayaran:

  • Approver wajib mengisi alasan
  • Memasukkan PIN
  • Status berubah menjadi Ditolak

Transaksi tidak dapat dilanjutkan dan harus diajukan ulang dari awal.

Proses Transaksi Pembayaran Lain

Fitur Disbursement juga mendukung Pembayaran Lain, seperti bonus atau insentif.

Langkahnya:

  1. Masuk ke menu Pembayaran Lain
  2. Klik Tambah Pembayaran Lain
  3. Impor file Excel sesuai template
  4. Klik Bayar & Transfer

Selanjutnya, alur approval sama seperti proses pembayaran gaji reguler.

Apabila seluruh proses approval selesai dan transfer berhasil dilakukan, Status Transfer akan berubah menjadi Berhasil.

Jika seluruh approver menyetujui dan transfer berhasil, karyawan menerima notifikasi pembayaran.

Tampilan Fitur Disbursement (di Web Admin)

Pada Web Admin, fitur Disbursement terintegrasi langsung di dalam modul Payroll. Admin dapat dengan mudah berpindah dari:

  • Hitung Gaji
  • Tab Siap Bayar
  • Menu Pembayaran Gaji
  • Tab Riwayat Transaksi
  • Pengaturan Disbursement
  • Alur Persetujuan

Tampilan dibuat ringkas namun informatif, sehingga HR dapat memantau nominal, jumlah penerima, status approval, hingga status transfer dalam satu dashboard yang terstruktur.

Contoh Kasus Penggunaan: Siapa yang Membutuhkan Fitur Ini?

Bayangkan perusahaan dengan 300 karyawan. Setiap akhir bulan, tim HR harus:

  • Rekap payroll
  • Cek ulang nominal
  • Transfer satu per satu
  • Screenshot bukti transfer
  • Kirim slip gaji manual

Melelahkan? Tentu.

Fitur Disbursement sangat cocok untuk:

  • Perusahaan dengan banyak karyawan
  • Perusahaan dengan struktur approval berlapis
  • Tim HR yang ingin efisiensi operasional
  • Manajemen yang membutuhkan kontrol penuh
  • Perusahaan yang sering melakukan pembayaran bonus/insentif terpisah

Dengan sistem terintegrasi, proses menjadi cepat tanpa kehilangan kontrol.

Manfaat Fitur Disbursement untuk Perusahaan

1. Mempercepat Arus Pembayaran

Gaji dapat dikirim lebih cepat tanpa proses manual berulang. Efisiensi meningkat, karyawan menerima haknya tepat waktu.

2. Mengurangi Risiko Salah Transfer Gaji

Kesalahan input nominal, rekening, atau data karyawan bisa berdampak besar.

Dengan sistem terintegrasi:

  • Data diambil dari payroll final
  • Melalui approval terlebih dahulu
  • Minim risiko human error

Kepercayaan karyawan pun tetap terjaga.

3. Proses Lebih Aman dengan Sistem Approval

Tidak ada transaksi tanpa persetujuan.

Sistem approval bertingkat memberi kontrol penuh dan mencegah pembayaran tidak sesuai prosedur.

4. Fleksibel Mengatur Tanggal Pembayaran

Jika tanggal gajian jatuh di hari libur, perusahaan bisa menyesuaikan jadwal dengan lebih terstruktur dan terdokumentasi.

5. Riwayat Transaksi Tersimpan dan Terdokumentasi

Setiap transaksi tercatat rapi.

Memudahkan:

  • Audit
  • Rekonsiliasi
  • Pelaporan internal

Semua bisa diakses kapan saja saat dibutuhkan.

Kesimpulan

Mengelola payroll bukan hanya soal angka, tetapi tentang tanggung jawab dan kepercayaan. Fitur Disbursement dari Kerjoo hadir sebagai solusi pembayaran gaji online yang terintegrasi, aman, dan terkontrol.

Dengan integrasi payment gateway, sistem approval bertingkat, serta dokumentasi transaksi yang lengkap, perusahaan dapat memproses transfer gaji dengan lebih percaya diri.

Karena pada akhirnya, ketenangan HR dan kepastian bagi karyawan adalah hal yang tidak ternilai. Dan proses yang rapi, aman, serta transparan adalah fondasi dari keduanya.

Ingin tahu apakah fitur Disbursement cocok untuk kebutuhan perusahaan Anda? Hubungi tim Kerjoo sekarang dan konsultasikan kebutuhan payroll Anda!