Mengelola pengajuan cuti dan izin hari karyawan bukan hanya tentang menerima permohonan, memeriksa data, lalu memberikan persetujuan. Dalam prosesnya, HR dan supervisor terkadang perlu meminta informasi tambahan, mengonfirmasi keperluan karyawan, atau memastikan bahwa ketidakhadiran tersebut sudah dikoordinasikan dengan tim terkait.
Masalahnya, komunikasi sering kali berlangsung melalui beberapa saluran sekaligus. Pengajuan tercatat di sistem, tetapi pertanyaan dan jawaban justru dikirim melalui WhatsApp atau aplikasi percakapan lainnya. Ketika informasi dibutuhkan kembali, HR harus mencari riwayat percakapan secara terpisah.
Situasi ini dapat membuat proses administrasi kurang praktis, terutama ketika perusahaan menangani banyak pengajuan dari karyawan.
Untuk membantu kebutuhan tersebut, Kerjoo menghadirkan fitur Diskusi pada pengajuan cuti dan izin hari. Fitur ini memungkinkan karyawan, supervisor (SPV), dan Admin/HR yang memiliki hak akses untuk bertukar informasi langsung pada pengajuan terkait.
Dengan begitu, percakapan tidak lagi harus terpisah dari data pengajuan. Informasi yang dibutuhkan dapat dilihat dalam satu halaman, bersama detail permohonan dan status persetujuannya.
Apa Itu Fitur Diskusi pada Pengajuan Cuti dan Izin Hari?
Fitur Diskusi adalah kolom komentar yang tersedia pada setiap pengajuan cuti dan izin hari di Kerjoo. Melalui fitur ini, pengguna yang memiliki hak akses dapat membaca percakapan, mengajukan pertanyaan, memberikan penjelasan, serta menambahkan informasi pendukung terkait pengajuan.
Setiap percakapan tersimpan pada pengajuan masing-masing. Artinya, diskusi mengenai pengajuan cuti tertentu akan tetap berada pada pengajuan tersebut, bukan tercampur dengan percakapan dari pengajuan lainnya.
Fitur ini tersedia melalui dua halaman pada Web Panel Admin, yaitu:
- Detail Permohonan Cuti, untuk melihat informasi dan riwayat diskusi terkait pengajuan cuti.
- Detail Permohonan Izin Hari, untuk melihat informasi dan riwayat diskusi terkait pengajuan izin hari.
Kedua halaman tersebut menampilkan informasi pengajuan, status persetujuan, lampiran, dan kolom Diskusi dalam satu tempat.
Bagi perusahaan yang menggunakan fitur pengajuan cuti karyawan Kerjoo, pembaruan ini melengkapi proses administrasi dengan ruang komunikasi yang terhubung langsung ke pengajuan.
4 Manfaat Fitur Diskusi untuk Karyawan, SPV, dan HR
1. Komunikasi Terkait Pengajuan Lebih Terarah
Ketika ada informasi yang perlu dikonfirmasi, pengguna dapat menyampaikannya langsung melalui kolom Diskusi pada pengajuan terkait.
Misalnya, supervisor ingin memastikan apakah karyawan sudah mengoordinasikan pekerjaan yang perlu diselesaikan sebelum cuti. Pertanyaan tersebut dapat disampaikan melalui Diskusi sehingga pembahasannya tetap berkaitan dengan pengajuan yang sedang diperiksa.
Cara ini membantu mengurangi kebutuhan untuk mencari percakapan di aplikasi lain.
2. Riwayat Percakapan Tersimpan Bersama Pengajuan
Percakapan yang berkaitan dengan pengajuan sering kali dibutuhkan kembali ketika HR melakukan pemeriksaan atau mencari informasi tertentu.
Dengan fitur Diskusi, komentar tersimpan pada pengajuan masing-masing. Pengguna yang memiliki akses dapat melihat kembali percakapan tersebut melalui halaman detail pengajuan.
Riwayat ini membantu menjaga konteks komunikasi agar informasi tidak mudah terlepas dari permohonan yang dibahas.
3. Informasi Pengajuan Lebih Mudah Diperiksa
HR tidak hanya perlu membaca komentar, tetapi juga memahami konteks pengajuan yang sedang dibahas.
Melalui halaman detail, informasi pengajuan, status persetujuan, lampiran, dan riwayat Diskusi tersedia dalam satu tempat. Pengguna dapat memeriksa informasi tersebut tanpa harus berpindah-pindah halaman untuk melihat konteks permohonan.
Dengan informasi yang lebih terpusat, proses pemeriksaan pengajuan dapat dilakukan secara lebih terarah.
4. Mendukung Koordinasi dalam Proses Persetujuan
Dalam kondisi tertentu, pengajuan cuti atau izin hari membutuhkan penjelasan tambahan sebelum diproses lebih lanjut. Kolom Diskusi dapat digunakan untuk menyampaikan pertanyaan atau informasi yang diperlukan sesuai dengan hak akses pengguna.
Meskipun demikian, fitur Diskusi tidak menggantikan proses persetujuan yang berlaku di perusahaan. Keputusan untuk menyetujui atau menolak pengajuan tetap mengikuti alur dan kewenangan yang telah ditentukan.
Siapa Saja yang Bisa Menggunakan Fitur Diskusi?
Fitur Diskusi dapat digunakan oleh beberapa kelompok pengguna, dengan ketentuan akses yang berbeda.
Admin dan Sub-Admin
Admin atau Sub-Admin dapat membuka halaman detail dan berpartisipasi dalam Diskusi apabila memiliki hak akses untuk melihat menu Cuti atau Izin Hari. Pengaturan akses tersebut dapat diperiksa melalui menu Kelola Role.
Sementara itu, tindakan seperti menyetujui, menolak, membatalkan, atau menghapus pengajuan hanya tersedia apabila pengguna memiliki hak akses yang sesuai.
Supervisor (SPV)
SPV dapat membaca dan menulis komentar pada pengajuan milik karyawan yang berada di bawah tanggung jawabnya selama pengajuan tersebut tidak menggunakan alur persetujuan bertingkat (multi approval).
Karyawan
Karyawan dapat membaca dan membalas Diskusi pada pengajuan cuti atau izin hari miliknya sendiri.
Peninjau pada Multi Approval
Jika perusahaan menggunakan persetujuan bertingkat, hak partisipasi dalam Diskusi mengikuti tingkat persetujuan yang sedang berjalan. Hanya peninjau pada tingkat tersebut yang dapat berpartisipasi. Peninjau pada tingkat lainnya belum dapat mengikuti diskusi sebelum tingkat persetujuannya berjalan.
Ketentuan ini membantu memastikan bahwa akses Diskusi tetap mengikuti alur persetujuan yang digunakan perusahaan.
Cara Menggunakan Fitur Diskusi Cuti dan Izin Hari di Kerjoo
Pengguna dapat mengakses Diskusi melalui aplikasi mobile Kerjoo maupun Web Panel Admin sesuai dengan hak akses yang dimiliki.
Melalui Aplikasi Mobile Kerjoo
Berikut langkah-langkah untuk membuka dan menggunakan Diskusi melalui aplikasi mobile.
- Buka aplikasi mobile Kerjoo menggunakan akun Anda.
- Masuk ke menu Permohonan Cuti atau Permohonan Izin Hari sesuai pengajuan yang ingin diperiksa.
- Pilih pengajuan untuk membuka halaman detail.
- Buka tab Diskusi untuk melihat percakapan yang sudah ada.
- Ketik pesan pada kolom komentar untuk memberikan tanggapan atau menyampaikan informasi tambahan.
- Jika diperlukan, tambahkan file pendukung melalui ikon lampiran.
- Kirim komentar setelah pesan dan lampiran siap.
Komentar yang berhasil dikirim akan muncul pada bagian Diskusi di pengajuan tersebut.
Melalui Web Panel Admin
Admin atau pengguna lain yang memiliki hak akses juga dapat membuka halaman detail pengajuan melalui Web Panel Admin.
- Masuk ke Web Panel Admin Kerjoo.
- Buka menu Permohonan Cuti atau Permohonan Izin Hari.
- Cari pengajuan yang ingin diperiksa.
- Pilih opsi Diskusi atau buka halaman detail melalui opsi yang tersedia.
- Periksa informasi pengajuan, status persetujuan, dan riwayat percakapan.
- Tulis komentar pada kolom Diskusi jika ingin memberikan tanggapan.
- Tambahkan lampiran apabila diperlukan, kemudian kirim komentar.
Untuk mempelajari penggunaan fitur Kerjoo lainnya, Anda dapat mengunjungi halaman panduan penggunaan aplikasi Kerjoo.
Ketentuan Komentar dan Lampiran yang Perlu Diketahui
Agar fitur Diskusi dapat digunakan dengan baik, terdapat beberapa aturan yang perlu diperhatikan.
Ketentuan komentar:
- Komentar tidak boleh kosong.
- Komentar hanya dapat diedit atau dihapus oleh penulisnya sendiri. Admin juga tidak dapat mengubah atau menghapus komentar milik pengguna lain.
- Komentar yang sudah dihapus tidak dapat dikembalikan melalui halaman Diskusi.
Ketentuan lampiran:
- Maksimal lima file dalam satu komentar.
- Format file yang diperbolehkan adalah JPG, JPEG, PNG, PDF, DOC, dan DOCX.
- Ukuran maksimal setiap file adalah 5 MB.
- Komentar belum dapat dikirim selama masih ada file yang sedang diunggah.
Jika file tidak memenuhi ketentuan, sistem akan menampilkan pesan kesalahan yang sesuai. Apabila perlu melampirkan lebih dari lima file, pengguna dapat mengirimkannya melalui beberapa komentar terpisah.
Optimalkan Pengelolaan Cuti dan Izin Hari dengan Kerjoo
Pengelolaan cuti dan izin hari yang baik membutuhkan proses administrasi yang jelas sekaligus komunikasi yang terarah. Ketika informasi pengajuan dan percakapan tersimpan secara terpisah, HR berpotensi menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencari konteks sebelum mengambil tindakan.
Melalui fitur Diskusi, Kerjoo menyediakan ruang komunikasi langsung pada pengajuan cuti dan izin hari. Karyawan, supervisor, dan Admin/HR yang memiliki hak akses dapat bertukar informasi serta melihat kembali riwayat percakapan sesuai ketentuan yang berlaku.
Fitur ini melengkapi proses digitalisasi administrasi karyawan melalui aplikasi HRIS dan absensi online Kerjoo. Selain mendukung pengelolaan pengajuan cuti dan izin hari, Kerjoo juga menyediakan fitur presensi online, penjadwalan shift, pengelolaan payroll, serta berbagai kebutuhan administrasi HR lainnya.
Dengan proses yang lebih terpusat, perusahaan dapat membangun alur kerja yang lebih terstruktur, menjaga konteks komunikasi, dan membantu tim HR mengelola administrasi karyawan secara lebih praktis.
Ingin mengetahui bagaimana Kerjoo membantu menyederhanakan pengelolaan HR di perusahaan Anda? Kunjungi halaman fitur Kerjoo untuk mengenal solusi yang tersedia sesuai kebutuhan bisnis Anda.
