General Affair Adalah: Tugas dan Perannya di Perusahaan

General affair atau GA adalah posisi penting yang masih jarang dikenali. Singkatnya, GA bertanggung jawab atas aspek operasional perusahaan.

General affair adalah posisi penting di perusahaan. Apabila Anda sedang mempertimbangkan posisi ini, Kerjoo akan sedikit membantu agar Anda memiliki gambaran terkait tugas dan perannya di perusahaan.

Yuk ikuti sampai akhir!

Definisi General Affair

General affair adalah departemen bagian umum yang berperan melancarkan proses operasional perusahaan. Untuk itu, departemen ini memiliki tingkat mobilitas paling tinggi dibanding lainnya.

Meskipun general affair tidak berhubungan langsung dengan produk atau layanan, namun departemen ini ibarat tulang punggung yang memastikan operasional perusahaan berjalan lancar.

Tugas lain yang dikelola general affair adalah meliputi pemeliharaan fasilitas, pengelolaan aset, administrasi perkantoran, dan pengadaan inventaris.

Tugas General Affair

Pengelolaan Fasilitas dan Aset Perusahaan

Salah satu tugas utama general affair adalah pengelolaan fasilitas dan aset perusahaan.

Departemen GA bertugas memastikan semua fasilitas dan aset perusahaan dalam kondisi optimal untuk mendukung kelancaran operasional.

Administrasi Perkantoran

Selain mengelola fasilitas fisik, General Affair juga bertanggung jawab atas administrasi perkantoran.

Pengadaan dan Pengelolaan Inventaris

Tugas General Affair juga mencakup pengadaan dan pengelolaan inventaris. GA akan memastikan perusahaan memiliki cukup perlengkapan operasional.

Manajemen Keamanan dan Kebersihan

General affair adalah posisi bagian umum, jadi manajemen keamanan dan kebersihan masih menjadi tanggung jawab mereka.

Departemen ini akan bertanggung jawab atas pengelolaan keamanan CCTV, pengaturan akses, dan mengawasi kebersihan kantor.

Koordinasi dengan Divisi Lain

Sebagai departemen yang berpartner dengan HR, General Affair juga melakukan koordinasi dengan divisi lain. GA berperan memastikan komunikasi terkait kebutuhan tiap departemen berjalan lancar.

Fungsi Strategis General Affair dalam Perusahaan

General  Affair  mempunyai fungsi strategi yang membantu operasional perusahaan, diantaranya adalah sebagai berikut:

Mendukung Operasional Sehari-hari

General Affair memiliki fungsi strategis untuk mengelola kebutuhan operasional sehari-hari, termasuk kebutuhan akan saluran komunikasi.

Departemen GA akan menangani tugas harian seperti pemeliharaan fasilitas, administrasi, dan keamanan. Divisi ini memastikan bahwa operasional perusahaan berjalan tanpa hambatan.

Meningkatkan Efisiensi Perusahaan

Prinsip kerja general affair adalah meminimalkan waktu henti dengan memastikan kebutuhan tiap departemen selalu terpenuhi.

Hal ini tentu akan berperan terhadap peningkatan efisiensi operasional perusahaan.

Menjaga Lingkungan Kerja yang Aman dan Nyaman

Fungsi strategis adanya GA mungkin tidak banyak disadari, namun ada nya GA membantu lingkungan kerja lebih kondusif karena pengelolaan keamanan dan kebersihan, sehingga karyawan dapat fokus bekerja tanpa terganggu.

Contoh Pekerjaan dalam Divisi General Affair

Sebagai departemen yang dikenal bagian umum, ada berbagai contoh pekerjaan dalam divisi general affair, diantaranya sebagai berikut.

Pengelolaan Ruang Kerja

Siapa sangka bahwa pengelolaan ruang kera adalah contoh pekerjaan divisi general affair? Pekerjaan ini mencakup pengaturan tata letak kantor, perbaikan fasilitas, dan penyediaan kebutuhan kerja.

Jadi, bukan mengherankan apabila kualifikasi pekerjaan ini adalah ketelitian terhadap pekerjaan.

Manajemen Keamanan Kantor

Contoh pekerjaan general affair juga meliputi manajemen keamanan kantor. Departemen ini akan bertugas memantau CCTV dan penanganan insiden keamanan.

Pengelolaan Kendaraan Karyawan

Selain keamanan, General Affair juga mengatur dan memelihara kendaraan perusahaan dalam keadaan baik dan selalu siap digunakan dalam kondisi prima.

Penanganan Kebutuhan Karyawan

Contoh pekerjaan general affair juga memastikan terpenuhinya kebutuhan operasional karyawan.

Peran General Affair dalam Mendukung Kepatuhan dan Regulasi

Pemenuhan Standar Keselamatan dan Kesehatan Kerja

Selain memastikan kelancaran operasional perusahaan, peran general affair adalah memastikan perusahaan telah mematuhi standar keselamatan dan kesehatan kerja yang berlaku.

Pengelolaan Izin dan Lisensi Operasional

Departemen ini juga bertanggung jawab atas pengelolaan izin dan lisensi operasional perusahaan dengan memastikan semua izin telah sesuai dengan regulasi yang berlaku.

Audit Internal dan Eksternal

Dalam mendukung audit internal dan eksternal, General Affair menyediakan dokumen dan informasi yang diperlukan. Divisi ini memastikan bahwa perusahaan siap menghadapi audit kapanpun diperlukan.

Tantangan yang Dihadapi General Affair

Apabila Anda tertarik berkarir di posisi general affair, ada beberapa tantangan yang perlu Anda ketahui seperti:

1. Pengelolaan Anggaran yang Terbatas, salah satu tantangan utama general affair adalah mengelola anggaran operasional yang sering kali terbatas.
2. Menangani Permintaan Beragam, general affair juga harus siap menangani berbagai permintaan dari karyawan dan manajemen yang seringkali membutuhkan solusi cepat.
3. Adaptasi terhadap Teknologi Baru,  di era digital general affair harus beradaptasi dengan penggunaan teknologi baru terutama perusahaan menggunakan software tertentu seperti aplikasi absensi online untuk efisiensi operasional.

Tips untuk Meningkatkan Efektivitas Divisi General Affair

General affair adalah posisi krusial yang berfungsi untuk mengoptimalkan operasional perusahaan. Penting bagi perusahaan memahami bagaimana meningkatkan keberadaan General Affair sebagai berikut.

1. Gunakan Teknologi Manajemen Fasilitas, pemanfaatan teknologi, seperti software manajemen fasilitas dapat membantu general affair dalam mengelola aset dan fasilitas perusahaan dengan lebih efisien.
2. Pengembangan Kompetensi Karyawan General Affair, dengan keterampilan yang tepat, karyawan dapat menjalankan tugasnya dengan lebih baik dan responsif terhadap perubahan.
3. Menerapkan Sistem Pelaporan yang Efektif, gunakan sistem yang memungkinkan identifikasi masalah lebih cepat dan penyelesaian yang lebih efisien.

FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

Apa bedanya General Affair dengan HRD?

HRD lebih fokus pada manajemen sumber daya manusia, seperti rekrutmen, pelatihan, dan pengembangan karyawan. Sementara itu, General Affair lebih fokus pada pengelolaan fasilitas, administrasi perkantoran, dan aspek-aspek operasional lainnya.

Apa saja keterampilan yang dibutuhkan untuk bekerja di divisi General Affair?

Keterampilan yang dibutuhkan antara lain manajemen fasilitas, administrasi, komunikasi, dan kemampuan multitasking. Karyawan di divisi ini juga harus memiliki kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan dan menyelesaikan masalah dengan cepat.

Bagaimana General Affair berkontribusi terhadap keberhasilan perusahaan?

General Affair berkontribusi terhadap keberhasilan perusahaan dengan memastikan operasional berjalan lancar, efisien, dan sesuai dengan regulasi. Divisi ini juga menciptakan lingkungan kerja yang aman dan nyaman, yang pada akhirnya meningkatkan produktivitas karyawan.

General affair adalah departemen yang memiliki peran krusial dalam mendukung operasional perusahaan.

Melalui tugas-tugas seperti pengelolaan fasilitas, administrasi, keamanan, dan kepatuhan terhadap regulasi, general affair akan memastikan bahwa perusahaan dapat beroperasi dengan lancar dan efisien.