Memahami Konsep Kaizen, Filosofi Bisnis dari Jepang

Kaizen adalah konsep perubahan berkelanjutan yang dilakukan untuk meningkatkan efisiensi bisnis. Sebagai sebuah konsep bisnis, istilah Jepang ini mengacu pada perbaikan yang bersifat bertahap.

Ini adalah filosofi populer yang mendasari praktik bisnis modern yang ramping dan tangkas. Kaizen mendorong individu dan tim untuk terus mencari cara untuk meningkatkan proses kerja mereka.

Selain itu, Kaizen juga membantu menyederhanakan operasional bisnis dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. Jadi, tidak ada lagi pemborosan dan langkah-langkah yang tidak perlu.

Apa Itu Kaizen?

Kata ‘kaizen’ berasal dari kai dan zen. ‘Kai’ berarti perubahan dan ‘zen’ berarti baik, yang jika digabung keduanya menjadi ‘perubahan menjadi lebih baik’.

Kaizen adalah pendekatan pengorganisasian kegiatan berdasarkan disiplin diri, ketertiban, dan ekonomi. Metode Kaizen berkontribusi dan menjadi bagian mendasar dari model proses produksi dalam lean manufacturing.

Kaizen juga dikenal dengan continuous improvement. Hal ini berlaku untuk pengembangan profesional dan usaha pribadi.

Sekilas Sejarah Kaizen

Sejarah konsep Kaizen berawal dari kelompok pekerja di Jepang pasca Perang Dunia II. Kalangan pekerja ini fokus pada pencegahan cacat produksi di Toyota.

Hal ini dikembangkan sebagian sebagai tanggapan terhadap konsultan manajemen dan produktivitas Amerika yang mengunjungi negara tersebut. Terutama W. Edwards Deming, yang berpendapat bahwa pengendalian kualitas harus lebih langsung diserahkan kepada pekerja lini.

Setelah itu, masyarakat barat mengenal konsep tersebut karena dipopulerkan oleh Masaaki Imai melalui bukunya Kaizen: The Key to Japan's Competitive Success (1986).

Penyesuaian dilakukan untuk operasional yang lebih baik setiap saat dengan perbaikan langkah kecil bersifat holistik. Fokusnya diarahkan pada proses, produk, lingkungan kerja, dan individu di tempat kerja.

Daripada mengambil satu ‘langkah besar’ sekaligus, filosofi ini adalah tentang membuat perubahan kecil demi kebaikan yang lebih besar.

Elemen atau Prinsip Kaizen

Menurut Kaizen Institute, ada 5 prinsip kaizen, yaitu:

1. Know Your Customer

Kenali Pelanggan Anda (know your customer). Ini adalah tentang kepada siapa Anda menjual produk atau layanan, agar bisa menciptakan nilai lebih.

Penting bagi perusahaan untuk mengidentifikasi minat pelanggannya untuk meningkatkan pengalaman mereka.

2. Let It Flow

Hal ini berlaku untuk target pencapaian zero waste. Ini mungkin merupakan tujuan yang tidak mudah, tetapi itulah kaizen bagi Anda.

Oleh karena itu, setiap orang di organisasi berupaya menghilangkan segala pemborosan dari sudut bisnis mereka sambil juga dalam proses menciptakan nilai.

3. Go to Gemba

Terjemahan literal untuk Gemba adalah 'tempat yang sebenarnya'. Dalam konteks ini, ini tentang kepemimpinan dan mengetahui apa yang terjadi di setiap tingkat organisasi.

4. Empower People

Prinsip ini ditujukan pada tim dan mengaturnya sedemikian rupa sehingga mendukung prinsip kaizen.

Oleh karena itu, pimpinan harus menetapkan tujuan timnya yang tidak bertentangan. Mereka harus menawarkan sistem dan alat untuk membantu tim mencapai tujuan tersebut.

5. Be Transparent

Data adalah faktor penentu yang paling kuat. Ini adalah metrik yang mengukur kesuksesan. Oleh karena itu, kinerja dan peningkatan harus dilacak dengan data yang transparan.

Dengan menerapkan prinsip-prinsip ini, organisasi dapat mendorong efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan kualitas, yang pada akhirnya mengarah pada peningkatan kepuasan pelanggan dan daya saing.

Kaizen dan Filosofi 5s

Selain itu, penerapan di berbagai industri juga dikenal dengan filosofi 5s. Istilah 5s dijelaskan dalam bahasa Inggris dan bahasa Jepang.

Sort, Straighten, Sweep, Standardize, dan Sustain atau Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke.

Definisi 5S adalah metodologi yang menghasilkan tempat kerja yang bersih, rapi, aman, dan terorganisir dengan baik untuk membantu mengurangi limbah dan mengoptimalkan produktivitas.

Prinsip ini dirancang untuk membantu membangun lingkungan kerja yang berkualitas, baik secara fisik maupun mental.

Filosofi 5S berlaku di area kerja mana pun yang cocok untuk kontrol visual dan produksi ramping. Kondisi 5S di suatu area kerja sangat penting bagi karyawan dan menjadi dasar kesan pertama pelanggan.

Seiri (Sort)

Seiri atau sort adalah memilah apa saja yang berguna dan yang tidak berguna. Sortir semua barang yang tidak dibutuhkan dari tempat kerja. Untuk yang masih berguna disimpan, sedangkan yang tidak berguna disingkirkan.

Ketika tempat kerja rapi dan efisien, serta tidak dipenuhi barang-barang yang tidak berguna, maka tempat kerja lebih nyaman untuk bekerja.

Seiton (Set in order)

Seiton adalah memilah-milah barang agar lebih aman dan lebih mudah ditemukan. Fokusnya yaitu meletakkan barang-barang berguna dengan rapi dan teratur, lalu beri keterangan.

Keterangannya adalah nama barang, lokasi, dan jumlah barang agar mudah diakses saat akan digunakan. Proses ini disebut dengan signboard strategy untuk mengatasi pemborosan waktu mencari barang yang tidak pada tempatnya.

Seiso (Shine)

Seiso adalah membersihkan barang yang telah tertata rapi. Misalnya ruang kerja, operasional mesin, dan tempat maintenance.

Tempat kerja memang harus diatur sebersih mungkin sampai bersinar (shining) agar enak dipandang. Saat tempat kerja tertata, motivasi kerja pun meningkat.

Seiketsu (Standardize)

Seiketsu adalah menerapkan standar lingkungan kerja yang sudah tertata rapi dan bersih. Hal yang berhasil diwujudkan sebelumnya harus diberi standar spesifik. Standarnya harus mudah dimengerti dan diterapkan oleh anggota tim di perusahaan.

Shitsuke (Sustain)

Shitsuke berarti kesadaran diri soal etika kerja (work ethics), termasuk disiplin dengan standar pekerjaan, saling menghormati, mencegah pelanggaran, dan membuat perbaikan. Shitsuke bertujuan untuk mencapai perbaikan berkelanjutan (sustainable).

Tools untuk Menerapkan Kaizen

Metodologi kaizen menggunakan alat (tools) yang berbeda-beda, tergantung tujuannya. Contohnnya;

5s

5S sering digunakan dalam lean manufacturing dan untuk memastikan tempat kerja efisien, produktif, dan aman.

JIT dan Kanban

Just In Time dan Kanban digunakan untuk pengendalian persediaan.

The Five Ways

The five whys (what, when, where, why, who) adalah alat yang digunakan untuk mengungkapkan akar penyebab suatu masalah.

Value Stream Mapping

Ini adalah alat analitik yang digunakan untuk mengidentifikasi tempat untuk menghilangkan pemborosan.

Kesimpulan

Kaizen adalah filosofi manajemen dan bisnis dari Jepang yang berfokus pada perbaikan berkelanjutan. Prinsip utamanya adalah melakukan perubahan kecil secara konsisten untuk meningkatkan efisiensi, kualitas, dan produktivitas.

Pastikan untuk mengomunikasikan dengan anggota tim Anda tentang manfaat dan cara menerapkan prinsip-prinsip ini dalam pekerjaan mereka sehari-hari.

Dengan melakukan ini, Anda dapat menciptakan budaya perbaikan berkelanjutan yang akan mendorong kemajuan organisasi Anda.

Anda juga dapat memaksimalkan efisiensi tim Anda dengan aplikasi absensi online yang bisa mendukung kemandirian karyawan.

Aplikasi Kerjoo akan terus mendukung bisnis Anda dengan berbagai solusi unggulan yang mengoptimalkan produktivitas tim Anda.