Begini Cara Pembuatan Manpower Planning SDM Agar Tim Produktif

Manpower planning adalah salah satu hal menentukan dalam kemajuan perusahaan karena berkaitan secara langsung dengan manusia. Memang aspek sumber daya manusia (SDM) adalah unsur yang sangat penting untuk setiap perusahaan atau organisasi.

Nilai-nilai yang disepakati di dalamnya juga dibuat oleh tim yang profesional dengan memperhatikan kondisi psikologis manusia.

Dalam mencapai target apapun di perusahaan, usaha manusia adalah faktor penentu sebelum hal teknis seperti mesin dan teknologi. Keberlanjutan perusahaan juga tergantung pada usaha manusia yang bekerjasama.

Jika dilihat dari segi biaya operasional, sebenarnya aspek SDM juga bisa menjadi pengeluaran yang terbesar di suatu perusahaan. Setiap perusahaan memang ingin memiliki SDM yang optimal performanya dengan biaya yang efisien.

Dengan begitu, maka target lebih muda dicapai. Untuk bisa mewujudkannya, dibutuhkan proses perencanaan matang dari segi manusianya.

Untuk merencanakan hal-hal yang terkait SDM menjadi tanggung jawab divisi HR, sehingga penting sekali untuk setiap praktisi HR memahami cara pembuatan manpower planning.

Hal tersebut bisa membantu manajemen perusahaan dalam menjalankan fungsinya dalam jangka panjang.

Apa Itu Manpower Planning dan Bagaimana Caranya?

Manpower planning juga disebut sebagai perencanaan tenaga kerja. Ini adalah proses untuk merencanakan, memperkirakan, atau mengalokasikan terkait kebutuhan tenaga kerja sebuah perusahaan.

Dikutip dari buku Personnel and Industrial Relation oleh John B. Miner dan Mary Green Miner, manpower planning adalah proses yang menjamin jumlah dan jenis karyawan yang tepat, tersedia di tempat yang tepat, pada waktu yang tepat, dan mampu menjalankan hal-hal yang dibutuhkan supaya organisasi dapat terus mencapai tujuannya.

Ini adalah proses untuk memperkirakan jumlah optimal anggota tim yang dibutuhkan untuk bisa menyelesaikan suatu tugas selama waktu tertentu, jadi goals perusahaan bisa tercapai.

Proses perencanaan adalah salah satu fungsi manajerial yang paling penting, kompleks dan berkelanjutan. Karena SDM termasuk aset yang berharga untuk jalannya operasional di perusahaan, untuk perencanaan dan penempatan setiap orangnya pun tidak bisa sembarangan.

Ketika penempatannya tidak tepat, bisa saja terjadi efek negatif pada operasional perusahaan. Lalu bagaimana cara untuk membuat manpower planning yang efektif? Inilah langkah-langkahnya.

1. Menentukan Tujuan dari Manpower Planning

Sebelum terlalu jauh merencanakan hal teknis, tentu yang terpenting adalah menentukan tujuan atau sasaran. Tujuan ini bisa membuat semua tim menjadi lebih jelas arah geraknya.

Tujuannya pun bisa dilengkapi dengan standar yang terukur jelas, agar kemajuannya bisa diketahui bersama dari waktu ke waktu.  Adalah hal krusial untuk menentukan bagaimana sumber daya manusia dapat dikelola untuk mencapai tujuan tersebut.

Ketika tujuan telah ditentukan, perencanaannya juga harus diintegrasikan sepenuhnya ke dalam perencanaan keuangan yang realistis.

2. Membuat Analisis Beban Kerja

Analisis Beban Kerja bisa dilakukan agar bisa mengetahui jumlah SDM optimal yang dibutuhkan dalam suatu unit kerja.

Dengan memperhitungkan jumlah optimalnya, tentu lebih memudahkan HR untuk menjalankan proses selanjutnya. Menganalisis beban kerja juga menjadi satu dalam strategi bisnis.

Strategi bisnis inilah yang dijadikan arahan untuk menentukan dari program yang dibuat agar target tercapai. HR bisa bekerjasama dengan ahli yang bisa membantu memberi pelatihan atau konsultasi terkait Analisis Beban Kerja yang sesuai kebutuhan perusahaan.

3. Membuat Analisis Sumber Daya Manusia

Untuk membuat perencanaan SDM yang tepat, pastikan untuk melakukan analisis tentang kondisi yang ada, sebelum nantinya menganalisis seperti apa SDM yang dibutuhkan.

Semuanya dilakukan berdasarkan data yang akurat. Data terkait SDM bisa meliputi jumlah karyawan, umur, jenis kelamin, pengalaman kerja, skill, dan info lainnya yang relevan dari setiap individu.

Dengan adanya data tersebut, perusahaan bisa mengetahui kelebihan atau kekurangan SDM yang ada, memperkirakan struktur organisasi dan kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang. Tentu juga bisa mengembangkan karyawan juga bisa lebih efektif.

4. Merumuskan Kesepakatan dan Program Kerja

Pada saat sudah selesai menganalisis tim, maka pembuatan manpower planning selanjutnya adalah merumuskan kesepakatan tentang kebutuhan SDM.

Berdasarkan produktivitas di tahun sebelumnya, bisa diperkirakan indeks tahun ini berdasarkan rasio dari pertumbuhan juga target yang ditetapkan. Dengan demikian, diperolah kesepakatan tentang jumlah SDM nya yang perlu dipersiapkan HRD.

Ketika kesepakan sudah dibuat, maka yang harus dimatangkan berikutnya adalah program kerja yang bisa dalam bentuk seleksi, rekrutmen, rencana untuk penempatan, atau juga bisa berupa program pensiun jika terjadi kelebihan tenaga kerja setelah dianalisis.

5. Mendesain Program Pelatihan Karyawan

Sebagai penunjang produktivitas, maka HRD perlu membuat suatu program secara berkala. Program ini adalah pelatihan karyawan yang bisa mengasah keterampilan dan kemampuan profesional.

Bukan hanya untuk jangka pendek, tapi juga mempersiapkan kompetensi timnya pada masa mendatang.

Secara umum, terdapat tiga tahapan terpenting dalam membuat pelatihan karyawan yang efektif, yaitu persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi. Formula ideal untuk menyusun materinya berupa teori dan praktik yang seimbang.

6. Adakan Evaluasi Manpower Planning

Ketika semua tahapan yang sebelumnya sudah dilakukan, saatnya lakukan evaluasi yang menyeluruh. Apakah manpower planning yang dibuat sudah efektif dan efisien.

Ada sejumlah faktor yang menjadi landasan evaluasi pada sebuah perusahaan, misalnya hasil kerja yang bisa diukur dengan angka, loyalitas dan motivasi karyawan, sampai respons dari user atau pelanggan.

Hal yang paling penting dalam setiap evaluasi kinerja SDM adalah pendekatan yang jujur dan netral. Jika evaluasi telah dijalankan, maka bisa diperoleh hasil yang menunjukkan apa perencanaannya sudah baik atau masih bisa ditingkatkan kembali.

Jika Ada Kendala, Segera Atasi dengan Cara yang Bijak

Terkadang dalam pembuatan manpower planning terjadi kendala ketika ternyata belum optimal untuk memanfaatkan SDM yang ada. Kendalanya bisa jadi karena masalah-masalah seperti;

• Ada yang merasa terkena diskriminasi
• Ketidaksesuaian dalam menempatkan orang
• Masalah jadwal cuti yang tidak teratur
• Training yang masih belum efektif
• Tim kurang terampil karena kekurangan motivasi
• Kurangnya produktivitas kerja yang dilakukan

Masalah dan tantangan lain pun bisa muncul secara tidak terencana. Itulah mengapa HR selalu perlu mengontrol dan mereview performa kerja yang sudah dihasilkan.

Terlepas dari kendala fundamental seperti skill karyawan, mungkin saja masalahnya adalah faktor kedisiplinan ketika ketidakhadiran karyawan menjadi masalah baru.

Kalau sudah menemui kendala di perusahaan Anda, pastikan untuk segera mengatasi dengan bijak seperti mendengarkan aspirasi dari tim dan tidak sembarangan untuk memberi solusi.

Kesimpulan

Setiap divisi HR pasti selalu memerlukan kebijakan tertentu untuk mengelola tenaga kerja dalam waktu yang tersedia supaya bisa mendapatkan hasil maksimal. Itulah mengapa manpower planning menjadi proses yang berkelanjutan.

Untuk mendukung proses efisiensi di perusahaan Anda, Kerjoo siap membantu dalam hal menyediakan aplikasi absensi online yang bisa dilakukan dari mana saja hanya dengan smartphone. Dengan demikian, tim Anda bisa lebih produktif dalam bekerja.