Intermezzo

Quotation: Pengertian, Jenis, Komponen, & Bedanya dengan Invoice

Pahami apa itu quotation, jenisnya, komponen penting, bedanya dengan invoice, dan tips membuatnya efektif.

Tim Penulis Kerjoo

Jul 18, 2024 • 4 min read

Daftar Isi

Pernahkah Anda melakukan aktivitas yang berkaitan dengan penawaran harga? Jika pernah, pasti Anda tak asing lagi dengan apa itu quotation. Dalam berbagai transaksi bisnis, kita akan mengenal berbagai jenis quotation.

Akan tetapi, apa perbedaan quotation dengan invoice? Anda bisa segera temukan jawabannya pada ulasan berikut ini.

Apa itu Quotation? Definisi dan Penjelasannya

Definisi Quotation

Sebelum mempelajari dan mempraktikkan kegunaan quotation, terlebih dahulu kita pahami dulu apa definisinya. Kami telah merangkum definisi dalam beberapa versi.

Quotation adalah dokumen yang diberikan penjual kepada pembeli untuk menawarkan barang atau jasa dengan harga tertentu, dalam kondisi tertentu.

Juga dikenal dengan istilah sales quotes, quotation digunakan untuk memberi tahu calon pembeli potensial tentang harga barang atau jasa sebelum mereka akhirnya memutuskan untuk membeli.

Pada umumnya, penjual dan pembeli belum terikat karena quotation, kecuali jika sudah ada kontrak resmi antara keduanya.

Menurut Cambridge Dictionary, yang disebut quotation (dalam konteks transaksi bisnis) adalah 'the price that a person or company says they will charge to do a piece of work' (terjemah bahasa Indonesia: Harga yang ditetapkan oleh seseorang atau perusahaan untuk melakukan suatu pekerjaan).

Bagaimana Penggunaan Quotation?

Dalam kegiatan bisnis dan transaksi, ada beberapa ketentuan penggunaan quotation yang perlu dimengerti oleh penjual dan pembeli.

Quotation biasanya dikirimkan atas permintaan calon pembeli/pelanggan yang ingin mengetahui lebih lanjut tentang produk atau layanan tertentu sebelum akhirnya mereka melakukan pembelian.

Sebaiknya tidak menunda-nunda mengirimkan quotation karena calon pembeli sering membandingkan dan meminta penawaran dari beberapa bisnis lainnya, mungkin kompetitor Anda.

Walaupun penawaran harganya tidak bersifat mengikat, sebaiknya hindari untuk mengirimkan penawaran harga yang sebenarnya tidak dapat Anda penuhi.

Mengapa Harus Ada Quotation?

Sekarang saatnya memahami lebih dalam tentang pentingnya quotation sebagai dokumen penawaran harga.

Saat Anda menjalankan bisnis dan sudah tahu ke mana harus menjual, Anda perlu memberi tahu calon pelanggan tentang berapa banyak mereka harus membayar untuk produk/layanan Anda.

Caranya adalah melalui quotation yang Anda kirimkan tersebut. Baru kemudian, setelah melihat quotation, mereka memutuskan.

Jenis-jenis Quotation

Quotation Penjualan (Sales Quotation)

Sales quotation adalah dokumen yang memungkinkan calon pembeli/pelanggan melihat biaya atau harga pembelian produk/layanan tertentu.

Dokumen ini biasanya digunakan untuk menawarkan produk atau jasa kepada pelanggan potensial. Dengan sales quotation inilah seringkali vendor atau penjual untuk transaksi bisnis.

Contoh penggunaan sales quotation :

Misalnya di industri manufaktur, sales quotation berguna untuk memberi info lebih lanjut kepada calon buyer tentang spesifikasi mesin, peralatan, atau komponen lain beserta harganya.
Calon buyer atau customer bisa membandingkan kualitas produk, harga, dan layanan yang diberikan sebelum akhirnya memutuskan untuk membeli atau tidak.
Menjadi dokumen pendukung untuk memenangkan sebuah tender proyek konstruksi, karena di dalamnya tercantum biaya material, tenaga kerja, dan peralatan.

Quotation Pembelian (Purchase Quotation)

Di dalam bisnis, penjualan dan pembelian produk terdiri dari dua aspek, yaitu dari sisi vendor dan dari sisi pelanggan. Saat pelanggan berminat, mereka mengirimkan permintaan proposal ke para vendor.

Purchase quotation adalah proposal keuangan tertulis yang diterima pelanggan dari vendor sehubungan dengan permintaan yang diajukan.

Contoh penggunaan purchase quotation :

Perusahaan yang butuh suatu produk/layanan dan jumlahnya besar, mereka mengirimkan purchase quotation terlebih dahulu ke beberapa vendor untuk menentukan yang paling sesuai.
Purchase quotation digunakan untuk memastikan apakah produk/layanan tersedia dengan jumlah dan spesifikasi yang diinginkan.
Digunakan untuk memulai negosiasi tentang harga, jumlah pembelian, dan persyaratan.

Komponen Penting dalam Quotation

Agar bisa digunakan sebagaimana mestinya, di dalam quotation setidaknya memuat komponen-komponen berikut ini;

1. Informasi Kontak Penjual dan Pembeli

Dengan adanya info kontak penjual dan pembeli, maka quotation lebih terjamin untuk tidak salah kirim. Pihak mana saja yang terlibat transaksi juga terlihat jelas.

2. Nomor dan Tanggal Quotation

Sebagai pihak yang mengirim maupun yang menerima penawaran, tentu harus tahu kapan penawaran dibuat. Bahkan terkadang untuk kebutuhan tertentu juga perlu melacak dokumen yang ada. Itulah kenapa, dalam quotation wajib ada nomor dan tanggal.

3. Deskripsi Produk atau Jasa yang Ditawarkan

Bagian ini berisi gambaran umum tentang produk atau layanan yang ditawarkan ke calon customer. Cara penulisannya singkat saja, tapi memuat hal terpenting yang calon customer wajib tahu.

4. Harga Satuan dan Total

Dengan mencantumkan harga satuan dan harga total, calon pembeli bisa lebih yakin untuk membayar, karena sudah ada list apa saja yang masuk dalam penawaran.

5. Syarat Pembayaran dan Pengiriman

Selain menjadi bentuk kredibilitas, info tentang syarat pembayaran dan pengiriman ini bisa menghindari risiko salah paham antar kedua pihak.

6. Masa Berlaku Quotation

Adanya keterangan masa berlaku atau expired date di quotation akan membantu calon customer mempertimbangkan untuk menerima penawaran. Keterangan harga yang dicantumkan juga sesuai dengan periode tersebut.

7. Tanda Tangan dan Stempel

Poin ini sebenarnya tidak wajib, tapi Anda bisa menambahkannya jika dibutuhkan. Tujuannya adalah sebagai bentuk legalitas dokumen dan memperlihatkan bahwa penawaran dilakukan secara profesional.

Perbedaan Quotation dengan Invoice

Untuk lebih memahami perbedaan keduanya, Anda bisa cek pada tabel berikut ini.

Tabel 1. Perbedaan Quotation dan Invoice

Tips Membuat Quotation yang Efektif

- Gunakan Format yang Jelas dan Profesional

Kita semua pernah mendengar tentang betapa pentingnya kesan pertama saat melihat sesuatu. Begitu juga dengan quotation yang dikirim ke calon pelanggan. Seperti apa formatnya? Apakah formatnya jelas dan profesional?

- Cantumkan Informasi yang Lengkap dan Akurat

Selain jelas dan profesional, informasi yang dicantumkan juga harus lengkap dan akurat. Memang informasinya lengkap, tapi bukan berarti terlalu panjang dan malah jadi bertele-tele.

- Sesuaikan dengan Kebutuhan Pelanggan

Kenyataannya, calon pelanggan tidak begitu peduli dengan 'apa yang kita tawarkan', tapi mereka mencari 'apa yang bisa memenuhi kebutuhan mereka'.

Jika isi quotation belum sesuai dengan apa yang mereka butuhkan, dengan mudah mereka akan mencari yang lain.

- Berikan Penawaran yang Kompetitif

Menyambung poin sebelumnya, calon customer hanya rela melakukan transaksi jika itu ada kecocokan dengan kebutuhan atau keinginannya.

Maka dari itu, buatlah quotation yang menarik dan kompetitif. Apa kriterianya?

Yang pasti harus jelas di bagian deskiripsi produk/layanan yang ditawarkan, apa keunggulannya, apakah bergaransi, berapa harganya, adakah diskon untuk pembelian sejumlah besar, berapa lama prosesnya, dan adakah testimoni dari customer lainnya?

- Tindak Lanjuti Quotation dengan Cepat

Ketika quotation yang dikirim sudah mendapat respons yang baik dari calon pelanggan, segera follow up dan jangan menunda-nunda. Ini adalah kesempatan yang tepat untuk membangun hubungan baik dengan pelanggan.