7 Tanda Bisnis Anda Sudah Siap Menggunakan HRIS, Jangan Tunggu Sampai Operasional Berantakan!

Pernah merasa mengelola karyawan semakin melelahkan seiring bisnis berkembang?

Awalnya mungkin semua masih terasa mudah. Data karyawan disimpan di Excel, absensi dicatat secara manual, pengajuan cuti cukup lewat chat, dan perhitungan gaji masih bisa dikerjakan dalam beberapa jam.

Namun, ketika jumlah karyawan bertambah, cabang mulai bertambah, atau aktivitas operasional semakin kompleks, cara lama perlahan mulai menunjukkan celahnya.

Data menjadi tersebar di banyak file, proses administrasi memakan waktu lebih lama, bahkan kesalahan kecil bisa berdampak pada produktivitas perusahaan.

Sayangnya, banyak pemilik bisnis baru menyadari masalah tersebut setelah operasional mulai kewalahan.

Padahal, ada beberapa sinyal yang sebenarnya bisa dikenali sejak awal. Dengan memahami indikator perusahaan membutuhkan HRIS, Anda dapat mengambil keputusan lebih cepat sebelum masalah menjadi semakin besar.

Menurut laporan PwC Global Workforce Hopes & Fears Survey 2024, lebih dari 60% perusahaan menyatakan bahwa digitalisasi proses kerja menjadi prioritas utama untuk meningkatkan efisiensi dan pengalaman karyawan.

Sementara itu, survei Deloitte Global Human Capital Trends juga menunjukkan bahwa perusahaan yang mengadopsi teknologi HR memiliki proses pengambilan keputusan yang lebih cepat dibandingkan perusahaan yang masih mengandalkan sistem manual.

Artinya, penggunaan HRIS bukan lagi sekadar mengikuti tren. Kini, HRIS menjadi investasi yang membantu perusahaan bertumbuh dengan sistem yang lebih rapi, efisien, dan siap menghadapi perkembangan bisnis.

Jangan buru-buru menyimpulkan bahwa HRIS hanya dibutuhkan perusahaan besar.

Di artikel ini, Anda akan menemukan 7 tanda yang paling sering muncul ketika sebuah bisnis mulai membutuhkan HRIS, risiko jika terus bertahan dengan sistem manual, hingga langkah awal memilih solusi yang tepat untuk perusahaan.

Siapa tahu, tanpa disadari, bisnis Anda sebenarnya sudah berada di tahap tersebut.

Mengapa Banyak Bisnis Terlambat Menggunakan HRIS?

Tidak sedikit pemilik usaha berpikir bahwa HRIS baru diperlukan ketika perusahaan memiliki ratusan karyawan.

Padahal kenyataannya, tantangan administrasi SDM bisa muncul jauh lebih awal. Bahkan bisnis dengan 20–50 karyawan sering mulai mengalami kesulitan mengelola data apabila seluruh proses masih dilakukan secara manual.

Berdasarkan data Badan Pusat Statistik (BPS) dalam Statistik E-Commerce 2024, semakin banyak pelaku usaha di Indonesia yang mulai memanfaatkan teknologi digital untuk meningkatkan efisiensi operasional.

Hal ini menunjukkan bahwa digitalisasi bukan lagi kebutuhan perusahaan besar saja, tetapi juga menjadi langkah penting bagi bisnis yang sedang berkembang.

Karena itulah, memahami indikator perusahaan membutuhkan HRIS sejak dini dapat membantu Anda mengambil keputusan yang lebih tepat sebelum pekerjaan administratif menghambat pertumbuhan bisnis.

1. Jumlah Karyawan Terus Bertambah

Tanda pertama yang paling mudah dikenali adalah jumlah karyawan yang terus meningkat.

Saat bisnis masih memiliki lima hingga sepuluh orang karyawan, pengelolaan administrasi biasanya masih terasa sederhana. Namun, ketika jumlah tersebut bertambah menjadi puluhan orang, beban administrasi ikut meningkat.

HR harus mengelola data pribadi karyawan, kontrak kerja, jadwal kerja, cuti, izin, lembur, hingga proses penggajian.

Semakin banyak data yang harus dicatat, semakin besar pula kemungkinan terjadi kesalahan.

Misalnya saja:

• Data karyawan tersimpan di beberapa file berbeda.
• Riwayat cuti sulit dilacak.
• Informasi kontrak sering terlambat diperbarui.
• Dokumen penting tersebar di berbagai perangkat.

Kondisi seperti ini membuat tim HR lebih banyak menghabiskan waktu untuk pekerjaan administratif daripada aktivitas yang benar-benar berdampak pada perkembangan perusahaan.

Inilah salah satu tanda bisnis berkembang membutuhkan software HRIS yang paling sering dialami perusahaan.

2. Proses Administrasi HR Semakin Memakan Waktu

Pernah merasa satu hari kerja habis hanya untuk mengurus administrasi?

Mulai dari merekap kehadiran, mengecek izin, memperbarui data karyawan, hingga menghitung lembur.

Jika setiap proses masih dilakukan secara manual, pekerjaan sederhana bisa berubah menjadi aktivitas yang menghabiskan waktu berjam-jam.

Akibatnya, tim HR menjadi kesulitan fokus pada pekerjaan yang lebih strategis seperti:

• meningkatkan employee engagement,
• mengembangkan kompetensi karyawan,
• memperbaiki proses rekrutmen,
• hingga menyusun strategi pengembangan SDM.

Padahal, fungsi HR saat ini bukan lagi sekadar mengurus administrasi, melainkan menjadi mitra strategis yang mendukung pertumbuhan bisnis.

Apabila sebagian besar waktu masih tersita untuk pekerjaan administratif, bisa jadi inilah saatnya mengevaluasi sistem kerja yang digunakan.

3. Kesalahan Input Data Mulai Sering Terjadi

"Human error" memang tidak bisa dihindari sepenuhnya.

Namun, jika kesalahan input mulai sering terjadi, Anda perlu melihat apakah penyebab utamanya berasal dari sistem kerja yang masih manual.

Contohnya seperti:

• Perhitungan lembur yang tidak sesuai.
• Data kehadiran berbeda dengan laporan HR.
• Kesalahan memasukkan nomor rekening.
• Riwayat cuti yang tidak sinkron.
• Data karyawan ganda.

Kesalahan-kesalahan tersebut mungkin terlihat kecil.

Namun jika terjadi berulang, dampaknya bisa sangat besar. Mulai dari turunnya kepercayaan karyawan, keterlambatan proses administrasi, hingga munculnya konflik internal yang sebenarnya dapat dicegah.

Menurut Gartner, otomatisasi proses administrasi mampu mengurangi kesalahan pekerjaan manual secara signifikan sekaligus meningkatkan akurasi data untuk pengambilan keputusan bisnis.

Karena itu, sebelum masalah semakin sering muncul, penting bagi pemilik usaha untuk mulai mengevaluasi apakah sistem yang digunakan masih relevan dengan kebutuhan perusahaan saat ini.

4. Pengelolaan Kehadiran Sudah Sulit Dipantau

Seiring bertambahnya jumlah karyawan, memantau kehadiran bukan lagi sekadar melihat siapa yang datang dan siapa yang terlambat.

HR juga perlu memastikan jam masuk, jam pulang, keterlambatan, lembur, jadwal kerja, hingga izin dan cuti tercatat dengan akurat. Apalagi jika perusahaan sudah menerapkan sistem hybrid, memiliki karyawan lapangan, atau membuka lebih dari satu cabang.

Jika proses tersebut masih mengandalkan pencatatan manual, risiko terjadinya ketidaksesuaian data akan semakin besar.

Beberapa tanda yang sering muncul antara lain:

• Rekap kehadiran membutuhkan waktu berjam-jam setiap akhir bulan.
• HR harus mengecek data dari berbagai sumber sebelum menghitung payroll.
• Karyawan sering mempertanyakan data kehadiran mereka.
• Proses persetujuan izin dan cuti masih dilakukan melalui chat sehingga mudah terlewat.

Semakin lama kondisi ini dibiarkan, semakin besar pula waktu yang terbuang hanya untuk memastikan data administrasi sudah benar.

Padahal, sistem yang terintegrasi dapat membantu seluruh data kehadiran tercatat secara otomatis sehingga HR tidak perlu lagi melakukan pengecekan berulang.

5. Pemilik Bisnis Kesulitan Mendapatkan Data untuk Mengambil Keputusan

Pernah merasa ingin mengetahui kondisi tim, tetapi harus menunggu HR membuat laporan terlebih dahulu?

Ini menjadi salah satu masalah yang sering dialami bisnis yang sedang berkembang.

Sebagai pemilik usaha, Anda tentu membutuhkan data untuk menjawab berbagai pertanyaan penting, misalnya:

• Berapa tingkat keterlambatan karyawan bulan ini?
• Divisi mana yang paling sering lembur?
• Berapa tingkat penggunaan cuti setiap departemen?
• Siapa saja karyawan dengan tingkat kehadiran terbaik?
• Berapa biaya tenaga kerja setiap bulan?

Sayangnya, jika seluruh data masih tersebar di berbagai file, proses penyusunan laporan bisa memakan waktu berhari-hari.

Akibatnya, keputusan bisnis juga menjadi lebih lambat karena tidak didukung data yang real-time.

Menurut Deloitte Human Capital Trends, perusahaan yang memanfaatkan data SDM secara optimal mampu mengambil keputusan lebih cepat dan memiliki tingkat produktivitas yang lebih tinggi dibandingkan perusahaan yang masih bergantung pada proses manual.

Di era bisnis yang bergerak cepat seperti sekarang, keputusan yang terlambat bisa berarti kehilangan peluang.

6. HR Lebih Sibuk Mengurus Administrasi daripada Mengembangkan Karyawan

Idealnya, tim HR tidak hanya bertugas mengurus dokumen dan administrasi.

Mereka juga berperan dalam membangun budaya kerja yang sehat, meningkatkan pengalaman karyawan, menyusun program pelatihan, hingga membantu perusahaan mempertahankan talenta terbaik.

Namun, kenyataannya masih banyak HR yang menghabiskan sebagian besar waktunya untuk pekerjaan yang berulang.

Misalnya:

• Merekap data kehadiran setiap hari.
• Menghitung lembur secara manual.
• Memperbarui data karyawan satu per satu.
• Mencocokkan data cuti dengan payroll.
• Menjawab pertanyaan administratif yang sama setiap minggu.

Jika situasi ini terasa familiar, kemungkinan besar perusahaan sudah memasuki fase ketika sistem manual mulai menghambat produktivitas.

Padahal, semakin banyak proses administratif yang dapat diotomatisasi, semakin besar pula kesempatan HR untuk fokus pada hal-hal yang benar-benar berdampak pada pertumbuhan perusahaan.

Saatnya Beralih ke Sistem yang Mendukung Pertumbuhan Bisnis

Jika Anda mulai mengangguk saat membaca beberapa tanda di atas, jangan khawatir. Banyak perusahaan mengalami fase yang sama ketika bisnis mulai berkembang.

Yang membedakan adalah bagaimana perusahaan merespons perubahan tersebut.

Alih-alih terus menambah pekerjaan manual atau membuat semakin banyak file spreadsheet, banyak bisnis kini mulai beralih ke sistem HRIS yang mampu mengintegrasikan berbagai proses administrasi dalam satu platform.

Melalui Kerjoo, misalnya, perusahaan dapat mengelola data karyawan, cuti, izin, jadwal kerja, payroll, hingga absensi online secara terintegrasi. Dengan begitu, tim HR tidak lagi direpotkan oleh pekerjaan administratif yang berulang dan dapat lebih fokus pada pengembangan karyawan maupun strategi bisnis.

Bagi pemilik usaha, manfaatnya juga terasa lebih luas. Anda dapat memantau kondisi perusahaan melalui laporan yang lebih cepat, akurat, dan mudah dipahami sehingga pengambilan keputusan menjadi lebih percaya diri.

Namun, sebelum memutuskan menggunakan HRIS, masih ada satu tanda penting yang sering menjadi penentu bahwa sebuah bisnis benar-benar siap bertransformasi.

7. Operasional Semakin Kompleks, tetapi Sistem Masih Sama

Tanda terakhir sering kali menjadi titik balik bagi banyak pemilik bisnis.

Bisnis mungkin sudah berkembang pesat. Jumlah karyawan bertambah, divisi semakin banyak, bahkan perusahaan mulai membuka cabang baru. Namun, sistem yang digunakan masih sama seperti ketika bisnis baru dirintis.

Akibatnya, pekerjaan yang dulu terasa sederhana kini menjadi semakin rumit.

Sebagai contoh:

• HR harus membuka banyak file hanya untuk mencari satu data karyawan.
• Persetujuan cuti memerlukan beberapa tahapan yang dilakukan secara manual.
• Laporan kehadiran harus digabungkan dari berbagai sumber.
• Pemilik bisnis kesulitan memantau kondisi operasional tanpa meminta laporan dari HR.

Jika kondisi ini terus berlangsung, pertumbuhan bisnis justru bisa melambat karena operasional tidak lagi mampu mengimbangi perkembangan perusahaan.

Inilah saatnya Anda mengevaluasi kembali sistem yang digunakan. Jangan sampai bisnis sudah berkembang, tetapi proses kerjanya masih tertinggal.

Risiko Menunda Penggunaan HRIS

Sebagian pemilik bisnis berpikir, "Nanti saja ketika perusahaan sudah lebih besar."

Padahal, semakin lama proses digitalisasi ditunda, semakin besar pula tantangan yang akan dihadapi di kemudian hari.

Berikut beberapa risiko yang perlu Anda pertimbangkan.

1. Produktivitas Tim Menurun

Pekerjaan administratif yang seharusnya selesai dalam hitungan menit bisa memakan waktu berjam-jam jika masih dilakukan secara manual.

Akibatnya, tim HR kehilangan banyak waktu untuk mengerjakan pekerjaan yang lebih strategis.

2. Kesalahan Data Semakin Sulit Dikendalikan

Semakin banyak karyawan, semakin besar pula kemungkinan terjadi human error.

Kesalahan kecil seperti data kehadiran yang tidak sinkron atau perhitungan lembur yang kurang tepat dapat berdampak pada kepuasan karyawan dan kredibilitas perusahaan.

3. Keputusan Bisnis Menjadi Lambat

Bisnis yang berkembang membutuhkan data yang cepat dan akurat.

Jika laporan masih harus dibuat secara manual, proses pengambilan keputusan juga akan ikut melambat.

Padahal, menurut McKinsey & Company, organisasi yang memanfaatkan data secara efektif memiliki peluang lebih besar untuk meningkatkan produktivitas dan menciptakan keunggulan kompetitif dibandingkan perusahaan yang belum terdigitalisasi.

4. Pengalaman Karyawan Menurun

Karyawan modern mengharapkan proses kerja yang praktis, transparan, dan cepat.

Mulai dari pengajuan cuti, melihat riwayat kehadiran, hingga memperoleh informasi administrasi, semuanya diharapkan dapat diakses dengan mudah.

Jika perusahaan masih mengandalkan proses manual, pengalaman karyawan pun berpotensi menurun dan berdampak pada tingkat kepuasan maupun retensi talenta.

Langkah Awal Memilih HRIS yang Tepat

Setelah mengenali berbagai tanda di atas, langkah berikutnya adalah memilih HRIS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Berikut beberapa hal yang sebaiknya menjadi pertimbangan sebelum memutuskan.

Pilih sistem yang mudah digunakan

Teknologi seharusnya mempermudah pekerjaan, bukan justru membuat tim membutuhkan waktu lama untuk beradaptasi.

Pastikan tampilan sistem sederhana, mudah dipahami, dan dapat digunakan oleh HR maupun karyawan tanpa proses yang rumit.

Sesuaikan dengan kebutuhan bisnis

Tidak semua perusahaan membutuhkan fitur yang sama.

Pilih HRIS yang dapat mendukung proses administrasi perusahaan saat ini sekaligus mampu mengikuti perkembangan bisnis di masa depan.

Pastikan data terintegrasi

Semakin sedikit proses yang dilakukan secara manual, semakin kecil pula risiko terjadinya kesalahan data.

Karena itu, pilih sistem yang mampu mengintegrasikan data karyawan, kehadiran, cuti, payroll, hingga pelaporan dalam satu platform.

Perhatikan layanan dan pengembangan produk

HRIS bukan sekadar perangkat lunak, tetapi investasi jangka panjang.

Pastikan penyedia layanan memiliki dukungan pelanggan yang responsif serta terus menghadirkan pembaruan fitur sesuai kebutuhan dunia kerja yang terus berkembang.

Kelola Administrasi HR Lebih Mudah Bersama HRIS dan Absensi Online Kerjoo

Apabila sebagian besar tanda dalam artikel ini mulai Anda rasakan, mungkin sekarang bukan lagi saatnya bertanya apakah perusahaan membutuhkan HRIS, melainkan kapan waktu terbaik untuk mulai menggunakannya.

Kerjoo hadir sebagai solusi HRIS yang membantu bisnis mengelola administrasi SDM secara lebih praktis, mulai dari data karyawan, cuti dan izin, payroll, penjadwalan kerja, hingga aplikasi absensi online yang terintegrasi dalam satu platform.

Dengan sistem yang saling terhubung, perusahaan dapat mengurangi pekerjaan administratif yang berulang, meningkatkan akurasi data, serta memperoleh laporan yang lebih cepat untuk mendukung pengambilan keputusan.

Anda juga dapat menyesuaikan penggunaan fitur sesuai kebutuhan bisnis, baik untuk UMKM yang sedang berkembang maupun perusahaan dengan operasional yang semakin kompleks.

Kesimpulan

Bisnis yang berkembang bukan hanya ditandai dengan meningkatnya penjualan atau bertambahnya jumlah karyawan. Di balik pertumbuhan tersebut, ada kebutuhan akan sistem kerja yang lebih rapi, efisien, dan mampu mengikuti perkembangan perusahaan.

Melalui tujuh tanda yang telah dibahas, Anda kini dapat mengenali apakah bisnis sudah memasuki fase yang membutuhkan transformasi digital dalam pengelolaan SDM. Semakin cepat Anda menyadari sinyal tersebut, semakin mudah pula perusahaan mempersiapkan proses operasional yang lebih efektif di masa depan.

Mulailah dari langkah sederhana, yaitu mengevaluasi proses administrasi yang masih dilakukan secara manual dan mengidentifikasi bagian mana yang paling banyak menyita waktu tim.

Di sisi lain, perusahaan juga dapat mempercepat proses tersebut dengan menggunakan HRIS seperti Kerjoo yang membantu pengelolaan karyawan menjadi lebih efisien, transparan, dan terintegrasi dalam satu sistem.

Jika Anda ingin operasional bisnis berjalan lebih terarah, produktivitas tim meningkat, dan proses HR menjadi lebih praktis, sekarang adalah waktu yang tepat untuk mencoba demo Kerjoo dan melihat bagaimana HRIS dapat mendukung pertumbuhan bisnis Anda.

Jangan berhenti sampai di sini. Baca juga artikel-artikel lainnya di Blog Kerjoo untuk mendapatkan insight terbaru seputar HR, pengelolaan SDM, dan strategi mengembangkan bisnis yang relevan dengan tantangan dunia kerja saat ini.

Referensi

Badan Pusat Statistik (BPS). Statistik E-Commerce Indonesia 2024.

PwC. Global Workforce Hopes and Fears Survey 2024.

Deloitte. Global Human Capital Trends 2024.

Gartner. HR Technology and Digital Transformation Insights.

McKinsey & Company. The State of Organizations 2024.