Mengatur jadwal karyawan shift bukan sekadar membagi siapa masuk pagi, siang, atau malam. Di balik jadwal yang terlihat sederhana, ada banyak hal yang perlu diperhatikan, mulai dari jumlah karyawan yang masuk setiap hari, pembagian hari libur, rotasi shift, hingga waktu istirahat antarshift.
Belum lagi kalau tiba-tiba ada karyawan yang sakit dan tidak bisa masuk. HR atau admin harus mencari pengganti yang tepat tanpa membuat beban kerja karyawan lain menjadi tidak seimbang.
Situasi seperti ini tentu bisa menjadi cukup merepotkan jika seluruh proses masih dilakukan secara manual.
Menjawab kebutuhan tersebut, Kerjoo menghadirkan AI Shift, fitur yang membantu perusahaan mengelola berbagai kebutuhan terkait jadwal kerja karyawan shift dengan lebih praktis dan teratur.
AI Shift tidak hanya membantu membuat jadwal, tetapi juga membantu mencari karyawan pengganti dan mengecek kelayakan pertukaran shift.
Menariknya, AI Shift juga dapat memahami aturan tambahan yang ditulis menggunakan bahasa sehari-hari. Jadi, Anda tidak harus memahami format atau rumus khusus untuk memberikan aturan penjadwalan.
Lalu, bagaimana AI Shift bekerja dan apa saja yang bisa dilakukan dengan fitur ini? Mari simak selengkapnya!
Apa Itu AI Shift?
AI Shift adalah fitur Kerjoo yang membantu admin mengelola jadwal karyawan dengan sistem kerja shift.
Melalui fitur ini, admin dapat melakukan beberapa aktivitas yang sebelumnya membutuhkan proses manual, seperti membuat jadwal untuk satu divisi, mencari karyawan pengganti ketika ada yang berhalangan, hingga mengecek apakah pertukaran shift antara dua karyawan dapat dilakukan.
AI Shift adalah fitur berbasis Artificial Intelligence yang membantu admin dalam menyusun, mengatur, dan mengoptimalkan jadwal shift karyawan secara otomatis.
Melalui fitur ini, admin dapat melakukan berbagai aktivitas yang sebelumnya membutuhkan proses manual untuk menghasilkan pembagian shift yang lebih optimal secara lebih cepat, dengan mempertimbangkan jadwal kerja, hari libur, beban kerja, serta constraint atau aturan tertentu dari masing-masing karyawan.
AI Shift menyediakan tiga fitur utama, yaitu:
- Generate Jadwal, untuk membuat jadwal shift secara otomatis.
- Cari Pengganti, untuk menemukan rekomendasi karyawan yang dapat menggantikan rekan kerja yang berhalangan.
- Tukar Shift, untuk menganalisis kelayakan pertukaran shift antara dua karyawan.
Dengan begitu, pengelolaan jadwal shift tidak harus dilakukan satu per satu secara manual.
AI Shift membantu mempertimbangkan aturan jadwal, waktu istirahat, pembagian hari libur, serta kondisi jadwal karyawan sesuai kebutuhan dari fitur yang digunakan.
Catatan: AI Shift hanya tersedia untuk divisi yang menggunakan sistem kerja shift dan hanya dapat digunakan oleh admin yang memiliki izin untuk mengatur jadwal shift.
Kenapa Pengelolaan Jadwal Shift Membutuhkan Sistem yang Lebih Fleksibel?
Jadwal shift memiliki karakteristik yang berbeda dengan jadwal kerja reguler.
Dalam satu hari, misalnya, perusahaan dapat memiliki beberapa pola shift seperti Pagi, Siang, dan Malam. Artinya, admin tidak cukup hanya memastikan semua karyawan mendapatkan jadwal.
Ada beberapa kondisi yang juga perlu diperhatikan.
Misalnya:
- Jangan sampai karyawan bekerja terlalu banyak hari berturut-turut.
- Pembagian hari libur perlu tetap diperhatikan.
- Karyawan yang selesai shift malam membutuhkan waktu istirahat yang cukup sebelum kembali bekerja.
- Jumlah karyawan pada setiap shift harus tetap mencukupi kebutuhan operasional.
- Ketika ada karyawan berhalangan, penggantinya sebaiknya tidak sedang memiliki beban kerja yang terlalu tinggi.
- Pertukaran shift tidak boleh membuat waktu istirahat karyawan menjadi terlalu singkat.
Jika semua kondisi tersebut harus diperiksa secara manual, proses penyusunan jadwal tentu bisa menjadi semakin kompleks.
Karena itu, sistem yang dapat membantu membaca aturan dan memberikan rekomendasi menjadi semakin penting, terutama bagi perusahaan yang memiliki banyak karyawan dengan sistem kerja shift.
Tiga Fitur Utama AI Shift
AI Shift hadir dengan tiga fungsi utama yang dapat membantu kebutuhan pengelolaan jadwal sehari-hari.
1. Generate Jadwal
Membuat jadwal shift untuk satu divisi dalam periode tertentu bisa menjadi pekerjaan yang cukup memakan waktu, terutama jika jumlah karyawan semakin banyak.
Melalui Generate Jadwal, admin dapat membuat jadwal secara otomatis berdasarkan pola shift dan aturan yang ditentukan.
Anda cukup menentukan:
- Divisi.
- Tanggal mulai dan tanggal selesai.
- Pola shift yang digunakan.
- Jumlah minimal karyawan yang masuk setiap hari jika diperlukan.
- Aturan tambahan sesuai kebutuhan perusahaan.
Setelah itu, sistem akan membuat pratinjau jadwal.
Yang menarik, jadwal belum langsung disimpan ketika proses generate selesai. Anda dapat terlebih dahulu memeriksa hasilnya sebelum memilih untuk menerapkan jadwal.
Bagaimana dengan aturan jadwal?
AI Shift sudah memiliki beberapa aturan standar yang otomatis diterapkan oleh sistem.
Di antaranya:
- Setiap karyawan mendapatkan satu jadwal per hari, yaitu satu shift atau libur.
- Karyawan tidak bekerja lebih dari 6 hari berturut-turut.
- Hari libur dibagi dengan mempertimbangkan pemerataan.
- Jumlah karyawan pada setiap pola shift diupayakan tetap seimbang.
- Jeda istirahat antarshift minimal 10 jam.
- Shift malam maksimal 2 hari berturut-turut.
- Rotasi shift diatur dengan mempertimbangkan waktu istirahat.
Jadi, admin tidak perlu menuliskan seluruh aturan dasar tersebut setiap kali membuat jadwal.
Menariknya, Anda Bisa Menulis Aturan dengan Bahasa Sehari-hari
Setiap perusahaan bisa memiliki kebutuhan penjadwalan yang berbeda.
Misalnya, ada karyawan tertentu yang hanya diperbolehkan bekerja pada shift Pagi. Ada juga karyawan yang harus mendapatkan shift tertentu pada hari tertentu.
AI Shift memungkinkan Anda menambahkan aturan menggunakan bahasa yang lebih natural.
Contohnya:
“Sari hanya boleh shift pagi.”
Artinya, Sari hanya dapat memperoleh shift Pagi, tetapi masih bisa mendapatkan jadwal libur.
Atau:
“Budi harus masuk malam tanggal 10.”
Artinya, Budi wajib mendapatkan shift Malam pada tanggal 10.
Anda juga dapat menentukan hari libur tertentu, misalnya:
“Rina selalu libur hari Minggu.”
Aturan seperti ini membantu admin memberikan instruksi sesuai kebutuhan operasional tanpa harus menggunakan format rumus yang rumit.
Namun, ada satu hal penting yang perlu diperhatikan.
“Hanya boleh” berbeda dengan “harus” atau “wajib”.
“Hanya boleh shift pagi” berarti karyawan hanya dapat memperoleh shift Pagi, tetapi masih bisa mendapatkan hari libur.
Sementara itu, “harus shift pagi” berarti karyawan wajib masuk dengan shift Pagi pada hari yang dimaksud.
Contoh Hasil Generate Jadwal
Hasil jadwal menunjukkan pembagian shift dan hari libur yang cukup merata, dengan batas maksimal 6 hari kerja berturut-turut tetap terjaga serta pergantian shift Malam ke shift berikutnya juga memperhatikan waktu istirahat.
2. Cari Pengganti
Bagaimana jika jadwal sudah dibuat, tetapi tiba-tiba ada karyawan yang sakit?
Inilah situasi yang sering membuat admin harus kembali membuka jadwal satu per satu untuk mencari siapa yang paling memungkinkan menggantikan.
Melalui fitur Cari Pengganti, proses tersebut dapat dilakukan dengan lebih praktis.
Admin cukup memilih:
- Karyawan yang berhalangan.
- Tanggal yang membutuhkan pengganti.
- Alasan jika diperlukan, misalnya sakit.
Setelah itu, klik Cari Pengganti.
Sistem akan menampilkan shift yang perlu digantikan sekaligus memberikan rekomendasi kandidat dari divisi yang sama.
Bagaimana sistem menentukan kandidat?
Rekomendasi tidak diberikan secara acak.
Karyawan yang sedang libur pada tanggal tersebut akan diprioritaskan. Setelah itu, sistem mempertimbangkan karyawan dengan jumlah hari kerja paling sedikit pada minggu tersebut.
Tujuannya sederhana: membantu menjaga pembagian beban kerja agar tetap lebih adil.
Untuk shift malam, sistem juga memperhatikan jadwal pada hari berikutnya.
Jika seorang kandidat memiliki jadwal kerja pada pagi hari setelah shift malam, kandidat tersebut tidak direkomendasikan karena waktu istirahatnya dianggap tidak mencukupi.
Dengan begitu, admin tidak hanya mendapatkan daftar karyawan, tetapi juga informasi yang membantu mempertimbangkan apakah kandidat tersebut memang sesuai.
Contoh Hasil Generate Cari Pengganti
3. Tukar Shift
Selain mencari pengganti, ada situasi lain yang cukup sering terjadi: dua karyawan ingin bertukar shift.
Misalnya, karyawan A mendapatkan shift Pagi, sedangkan karyawan B mendapatkan shift Malam. Keduanya ingin bertukar karena kebutuhan tertentu.
Secara sederhana, pertukaran tersebut mungkin terlihat aman.
Namun, bagaimana jika setelah bertukar ternyata salah satu karyawan selesai bekerja pada malam hari dan harus kembali bekerja pada pagi berikutnya?
Di sinilah fitur Tukar Shift membantu.
Admin dapat memilih dua karyawan dan tanggal pertukaran, kemudian menjalankan Analisis.
Sistem akan menampilkan:
- Status apakah pertukaran disarankan atau tidak.
- Jadwal masing-masing karyawan sebelum pertukaran.
- Shift setelah pertukaran.
- Jadwal pada hari berikutnya.
- Jeda istirahat sebelum dan setelah pertukaran.
- Peringatan jika terdapat kondisi yang perlu diperhatikan.
Dengan informasi tersebut, admin dapat mengetahui konsekuensi pertukaran sebelum pengajuan dilakukan.
Jika sudah sesuai, pengajuan dapat dilanjutkan melalui Ajukan Tukar Shift.
Pengajuan akan masuk ke status Menunggu (Pending) dan mengikuti alur persetujuan yang berlaku. Jadwal baru akan berubah setelah pengajuan disetujui.
Kapan Tukar Shift Tidak Disarankan?
Salah satu hal penting yang diperiksa sistem adalah waktu istirahat karyawan.
Pertukaran shift tidak disarankan jika setelah pertukaran salah satu karyawan memiliki waktu istirahat kurang dari 10 jam.
Contohnya:
Karyawan menyelesaikan shift Malam pada malam hari, kemudian harus masuk shift Pagi pada hari berikutnya.
Jika jeda antara kedua shift tersebut kurang dari 10 jam, sistem akan memberikan peringatan.
Selain waktu istirahat, sistem juga dapat memberikan catatan lain, misalnya terkait kewajaran beban kerja setelah pertukaran.
Jadi, keputusan untuk bertukar shift tidak hanya dilihat dari “apakah shift bisa ditukar”, tetapi juga apa dampaknya terhadap jadwal karyawan setelah pertukaran tersebut.
Contoh Hasil Generate Tukar Shift
AI Membantu Memahami Aturan
Ada satu hal yang penting untuk dipahami mengenai AI Shift.
Apakah AI yang menyusun seluruh jadwal karyawan?
Jawabannya: tidak.
Jadwal disusun menggunakan algoritma sistem yang dirancang untuk menerapkan aturan standar penjadwalan.
Sementara itu, AI digunakan untuk membantu memahami aturan tambahan yang ditulis menggunakan bahasa sehari-hari.
Contohnya, ketika admin menulis:
“Andi minta shift pagi tiap Kamis.”
AI membantu menerjemahkan instruksi tersebut agar dapat dipahami oleh sistem.
Jadi, penggunaan AI di sini lebih berfokus pada membantu sistem memahami kebutuhan khusus pengguna, bukan menggantikan algoritma utama dalam menyusun jadwal.
Hal ini membuat proses input aturan menjadi lebih fleksibel tanpa menghilangkan aturan dasar yang sudah diterapkan oleh sistem.
Aturan Jadwal Tetap Memperhatikan Waktu Istirahat
Pengelolaan shift bukan hanya soal memastikan semua posisi terisi.
Waktu istirahat juga menjadi bagian penting yang perlu diperhatikan.
Karena itu, AI Shift menerapkan aturan standar seperti:
- Maksimal 6 hari kerja berturut-turut.
- Minimal 10 jam jeda istirahat antarshift.
- Shift malam maksimal 2 hari berturut-turut.
- Rotasi shift mempertimbangkan waktu istirahat.
Hal ini juga berlaku ketika admin menggunakan fitur Cari Pengganti maupun Tukar Shift.
Artinya, sistem tidak hanya melihat apakah seorang karyawan tersedia, tetapi juga mempertimbangkan kondisi jadwal yang berkaitan dengan waktu kerja dan istirahat.
Batas Penggunaan AI Shift
AI Shift memiliki kuota penggunaan harian untuk setiap perusahaan.
Kuota minimal adalah 10 kali penggunaan per hari dan dapat bertambah sesuai dengan jumlah divisi yang menggunakan sistem shift.
Jika kuota telah tercapai, sistem akan menampilkan pesan:
“Batas penggunaan AI Shift harian telah tercapai.”
Kuota akan tersedia kembali pada hari berikutnya.
Beberapa aktivitas yang menggunakan kuota AI Shift antara lain:
- Cari Pengganti
- Analisis Tukar Shift
- Generate Jadwal yang menggunakan aturan tambahan.
Sementara itu, Generate Jadwal yang hanya menggunakan aturan standar tidak menggunakan kuota AI.
Begitu pula dengan aktivitas seperti menerapkan jadwal, menerapkan pengganti, dan mengajukan tukar shift.
Kelola Jadwal Shift Lebih Praktis dengan Kerjoo
Semakin kompleks operasional perusahaan, semakin banyak pula hal yang perlu dipertimbangkan dalam membuat jadwal karyawan.
Mulai dari pembagian shift, hari libur, rotasi kerja, penggantian karyawan, hingga pertukaran jadwal.
Jika seluruh proses tersebut dilakukan secara manual, HR atau admin tentu membutuhkan waktu lebih banyak untuk memastikan setiap jadwal sudah sesuai.
Melalui AI Shift, Kerjoo membantu menyederhanakan proses tersebut dalam satu sistem.
Bukan hanya untuk membuat jadwal, tetapi juga membantu admin mengambil keputusan ketika terjadi perubahan di tengah periode kerja.
Dengan adanya Generate Jadwal, Cari Pengganti, dan Tukar Shift, pengelolaan karyawan shift dapat dilakukan dengan lebih terstruktur tanpa harus memeriksa seluruh jadwal secara manual setiap kali terjadi perubahan.
Kesimpulan
Mengelola karyawan dengan sistem shift memang membutuhkan perhatian lebih. Satu perubahan kecil pada jadwal bisa berdampak pada karyawan lain, terutama jika berkaitan dengan pengganti, rotasi shift, atau waktu istirahat.
Karena itu, dibutuhkan sistem yang tidak hanya membantu membuat jadwal, tetapi juga dapat membantu mempertimbangkan berbagai kondisi yang mungkin terjadi.
AI Shift dari Kerjoo hadir dengan tiga fitur utama yaitu Generate Jadwal, Cari Pengganti, dan Tukar Shift.
Dengan dukungan algoritma penjadwalan dan kemampuan AI untuk memahami aturan tambahan menggunakan bahasa sehari-hari, proses pengelolaan jadwal shift dapat dilakukan dengan lebih praktis dan terstruktur.
Jadi, tidak perlu lagi menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menyusun jadwal dari awal atau mengecek satu per satu ketika terjadi perubahan.
Ingin tahu bagaimana AI Shift dapat membantu pengelolaan jadwal karyawan di perusahaan Anda? Coba Kerjoo dan rasakan kemudahan mengelola HR dalam satu platform.
