Contoh Jadwal Kerja 3 Shift dan Deskripsi Tugasnya

Adanya jam kerja shift menjadi solusi bagi perusahaan agar operasional berjalan efisien, bahkan di luar jam kerja. Dengan jadwal kerja yang berbeda-beda, perusahaan dapat memastikan layanan bisnis tetap optimal.

Untuk beberapa perusahaan dengan layanan 24/7, dibutuhkan 3 shift agar beban kerja terkelola dengan adil. Yang terpenting, total jam kerja harian, mingguan, atau bulanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

Selain menyusun jadwal kerja shift, HR perusahaan juga perlu menyusun job description untuk setiap karyawan. Simak contoh jadwal kerja 3 shift dan deskripsi tugasnya.

Tapi, sebelumnya ketahui juga macam-macam industri yang perlu mengatur jadwal kerja shift. Apa saja perusahaan yang harus mengatur jadwal kerja shift?

Perusahaan yang Membutuhkan Jadwal Kerja Shift

Ada beberapa jenis perusahaan yang umumnya menerapkan jam kerja shift untuk mengakomodasi kebutuhan operasional mereka. Berikut adalah beberapa contoh perusahaan yang biasanya menerapkan jam kerja shift:

1. Perusahaan Manufaktur

Perusahaan manufaktur, seringkali beroperasi selama 24 jam setiap hari. Oleh karena itu, memerlukan jadwal kerja shift untuk menjaga produksi berjalan terus-menerus.

Selain menjalankan pekerjaan rutin, karyawan shift juga memastikan fasilitas dan peralatan kerja tetap berfungsi secara optimal.

2. Pabrik Garmen

Industri garmen seringkali memiliki jadwal produksi yang ketat dan pesanan yang harus dipenuhi tepat waktu.

Dengan menggunakan tiga shift, pabrik garmen dapat menjalankan mesin dan peralatan produksi secara terus menerus sepanjang hari.

3. Rumah Sakit dan Layanan Kesehatan

Rumah sakit, pusat medis, dan layanan kesehatan lainnya biasanya beroperasi 24 jam setiap hari untuk memberikan perawatan kepada pasien.

Mereka membutuhkan jadwal kerja 4 shift, khususnya untuk perawat atau para staf medis agar selalu siap sedia.

4. Rumah Makan

Restoran, rumah makan, kafe, atau industri layanan makanan lainnya seringkali buka selama berjam-jam sampai malam hari karena gaya hidup masyarakat. Khususnya di perkotaan yang butuh nongkrong sampai tengah malam.

Karena itu, dibutuhkan jadwal kerja shift untuk melayani pelanggan pada waktu makan siang, makan malam, dan bahkan larut malam.

5. Industri Transportasi dan Logistik

Pelanggan di industri transportasi dan logistik membutuhkan pelayanan yang konsisten dan cepat.

Perusahaan transportasi dan logistik yang mengoperasikan armada bus, truk, atau layanan pengiriman biasanya memerlukan jadwal kerja shift untuk jam operasional yang berkelanjutan.

6. Industri Perhotelan

Hotel, resor, dan fasilitas perhotelan lainnya adalah termasuk industri hospitality. Hospitality memerlukan jadwal kerja shift untuk menutupi berbagai layanan seperti penerimaan tamu, layanan kamar, dan kebersihan.

Contoh Jadwal Kerja 3 Shift

Berikut ini adalah contoh jadwal kerja 3 shift di pabrik garmen, yaitu shift pagi, shift siang, dan shift malam. Untuk masing-masing shift juga dilengkapi penjelasan deskripsi pekerjaan.

Shift Pagi (08.00 - 17.00)

Untuk shift pagi dimulai dengan presensi masuk pukul 08.00, istirahat pukul 12.00, dan presensi keluar pukul 17.00.

Job Description

• Melakukan pemeriksaan awal terhadap mesin dan peralatan kerja.
• Menyiapkan dan mengatur mesin jahit sesuai dengan instruksi produksi.
• Mengoperasikan mesin jahit dan peralatan lainnya untuk memproduksi pakaian sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan.
• Memastikan bahwa produk akhir juga memenuhi standar keamanan dan kualitas yang ditetapkan.
• Melakukan pemeriksaan kualitas selama proses produksi dan memperbaiki kesalahan atau kekurangan yang terdeteksi.
• Melaporkan masalah operasional atau peralatan kepada supervisor.

Shift Siang (11.00 - 20.00)

Untuk shift siang, dimulai pukul 11.00, istirahat pukul 14.00, dan 18.00 masing-masing 30 menit. Kemudian presensi keluar pukul 20.00. Karyawan shift siang bisa beririsan dengan shift pagi, karena saat shift siang dimulai, shift pagi belum selesai.

Job Description

• Melanjutkan sebagian tugas dari shift pagi, termasuk mengoperasikan mesin jahit dan memantau proses produksi.
• Memastikan kelancaran aliran kerja (workflow) dan mengatasi masalah produksi yang mungkin terjadi.
• Melakukan perubahan setup mesin jika diperlukan untuk menyesuaikan dengan pesanan produksi berikutnya.
• Memastikan pengaturan dan penyelesaian produksi sesuai dengan target waktu yang ditetapkan.
• Membantu dalam pemeliharaan rutin mesin jahit dan peralatan lainnya.
• Melakukan pemeriksaan akhir terhadap produk sebelum dikirim ke tahap berikutnya dalam rantai produksi.

Shift Malam (23.00 - 08.00)

Shift malam dimulai setelah shift pagi dan siang selesai semua, yaitu pukul 23.00 dan berakhir pada pukul 08.00 pagi hari.

Job Description

• Bertanggung jawab atas kegiatan produksi selama jadwal shift malam.
• Melakukan pemeriksaan awal terhadap peralatan dan mesin untuk memastikan kesiapan operasional.
• Memastikan keamanan dan keamanan area kerja selama shift malam.
• Mengawasi proses produksi untuk memastikan kualitas produk dan efisiensi operasional.
• Menangani masalah produksi atau keamanan yang mungkin timbul selama shift malam.
• Melakukan laporan kerja shift malam secara perinci tentang aktivitas produksi dan masalah yang dihadapi kepada supervisor atau manajemen.

Itulah contoh jadwal kerja 3 shift yang bisa diatur perusahaan, khususnya di industri manufaktur atau pabrik.

Contoh Timesheet Kerja Harian Karyawan Paling Efektif

Banyak hal penting dan urgen saat mencatat waktu kerja karyawan, mulai dari presensi masuk, istirahat, lembur, dan waktu pulang. Secara khusus, perusahaan perlu menyediakan timesheet kerja atau formulir pencatatan waktu.

Timesheet akan mendukung sistem presensi karyawan sampai dengan kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan karyawan.

Kali ini akan kita bahas tentang timesheet kerja, yaitu sebuah dokumen yang digunakan untuk mencatat jam kerja pada setiap hari kerja.

Ada beberapa contoh timesheet, misalnya timesheet harian, timesheet mingguan, timesheet berbasis proyek, dan timesheet fleksibel. Khususnya timesheet harian, ada beberapa detail yang perlu diperhatikan.

Berikut ini bisa Anda temukan contoh timesheet kerja harian karyawan yang efektif. Sebelumnya, pahami juga tentang apa perbedaan timesheet dan jadwal kerja, serta bagaimana timesheet yang efektif.

Penjelasan tentang Timesheet Kerja Harian dan Jadwal Kerja

Ada beberapa perbedaan antara timesheet dan jadwal seperti berikut ini.

Timesheet Kerja

Timesheet kerja adalah dokumen atau file yang mencatat waktu yang sebenarnya dihabiskan untuk melakukan pekerjaan tertentu.

Isinya mencakup informasi tentang waktu mulai kerja, waktu selesai kerja, waktu istirahat, lembur, atau waktu tambahan lain yang dihabiskan untuk tugas atau proyek tertentu.

Tujuan pembuatan timesheet adalah untuk melacak waktu yang dihabiskan karyawan dalam melakukan pekerjaan, menghitung waktu kerja yang efektif, dan melakukan penilaian kinerja karyawan.

Pada periode tertentu, timesheet kerja harian yang diakumulasikan memungkinkan perusahaan bisa  mengelola budget pelatihan karyawan dan mengatasi masalah soal gaji dan kompensasi.

Jadwal Kerja

Jadwal kerja adalah rencana yang menentukan jam kerja yang ditetapkan untuk karyawan pada suatu periode waktu tertentu. Poin dan formatnya mungkin bisa sama seperti timesheet kerja.

Tujuan pembuatan jadwal kerja adalah untuk memberi panduan untuk karyawan tentang kapan mereka harus bekerja dan agar karyawan lebih disiplin dan melakukan manajemen waktu dengan sebaik mungkin.

Jadi, timesheet akan merekam waktu yang sebenarnya digunakan karyawan dalam melakukan pekerjaan sesuai jadwal yang sudah diatur.

Sementara itu, jadwal kerja akan memberi kerangka waktu kerja karyawan sesuai perencanaan dan sesuai posisi masing-masing.

Seperti Apa Timesheet Kerja Harian Karyawan yang Efektif?

Timesheet kerja harian yang efektif seharusnya dirancang untuk memudahkan pencatatan waktu kerja yang akurat dan efisien.

1. Format Timesheet Kerja Mudah Dipahami

Dokumen timesheet kerja biasanya disusun dengan format tabel. Ada kolom untuk mencatat waktu masuk, waktu pulang, waktu istirahat, dan total jam kerja setiap hari.

Sebisa mungkin, format timesheet kerja harus mudah dipahami, mudah digunakan, dan mudah diatur sesuai kebutuhan. Jadi, karyawan dapat dengan mudah mengisi informasi yang diperlukan tanpa kebingungan.

2. Memiliki Keterangan yang Jelas dan Lengkap

Timesheet kerja harian harus mencakup keterangan yang jelas dan lengkap, termasuk kolom untuk mencatat waktu masuk, waktu pulang, waktu istirahat, dan lembur.

Jika diperlukan, tambahkan juga kolom tambahan berupa keterangan untuk setiap divisi yang mungkin memiliki pembagian jam kerja berbeda.

3. Fleksibel dan Mudah Diakses

Timesheet kerja dapat menyesuaikan berbagai jenis jadwal kerja dan pola kerja karyawan, termasuk jadwal kerja fleksibel dari jarak jauh.

Apapun platform yang digunakan, timesheet harus mudah diakses oleh karyawan, baik itu dalam bentuk cetak maupun dalam bentuk digital (misalnya, aplikasi atau situs web).

4. Telah Melalui Proses Validasi dan Verifikasi

Adanya validasi dan verifikasi memastikan catatan waktu kerja yang akurat, transaparan, dan sesuai beban kerja. Sistem ini bisa berupa persetujuan atasan langsung atau fitur otomatis yang memeriksa data karyawan secara real time.

5. Ada Pengingat Waktu

Manajemen perusahaan dapat melengkapinya dengan pengingat atau notifikasi untuk mengingatkan karyawan agar mereka menyelesaikan setiap project tepat waktu.

Bentuknya bisa berupa memo yang ditulis oleh atasan untuk memberi feedback yang dibutuhkan tim.

6. Dukungan Teknologi

Jika memungkinkan, timesheet kerja karyawan harian bisa dibuat dengan memanfaatkan teknologi terbaru. Jadi, tidak harus terpaku pada sistem manual yang membutuhkan waktu kerja lebih lama.

Akan lebih hemat waktu jika perusahaan menggunakan timesheet berbasis teknologi seperti software atau aplikasi manajemen yang dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi pencatatan waktu kerja.

7. Mendukung Evaluasi Produktivitas

Timesheet harus memungkinkan penggunaan data yang tercatat untuk membuat laporan kinerja, analisis produktivitas, atau kebutuhan manajerial lainnya.

Contoh Timesheet Kerja Harian

Berikut adalah contoh timesheet kerja karyawan yang bisa menjadi acuan Anda.

Contoh 1

Format di atas adalah bentuk timesheet kerja harian sesuai project yang berjalan selama dua pekan. Kelebihan dari format seperti di atas adalah Anda bisa menganalisis pola kerja tim Anda.

Contoh 2

Contoh berikutnya dibagi per karyawan per hari dalam satu pekan. Format timesheet ini bisa meningkatkan semangat kerja dan kompetisi yang sehat antar karyawan.

Contoh 3

Format yang ini sama seperti daily planner atau rencana harian dan dapat diisi dengan realisasi kerja yang dilakukan.

Contoh 4

Untuk membuat timesheet kerja harian yang efektif bisa ditambah dengan daily reminder atau pengingat harian, sehingga setiap individu bisa melakukan tugasnya dengan tepat waktu.

Kesimpulan

Masing-masing jadwal shift diatur sesuai beban kerja dan kapasitas para karyawan sendiri. Jadi, apakah perusahaan Anda perlu mengatur sistem jadwal kerja 3 shift?

Sistematika penulisan jadwal bisa Anda buat dengan Excel, Spreadsheet, atau tabel sederhana. Mana yang lebih praktis dan sistematis?

Agar lebih sistematis, jadwal kerja shift bisa diatur melalui satu aplikasi. Fitur penjadwalan shift karyawan lebih mudah dan akurat dengan aplikasi Kerjoo.

Adanya timesheet kerja harian karyawan yang detail dan efektif dapat membantu manajer atau departemen HR untuk melacak jam kerja karyawan dan mengevaluasi produktivitas individu atau tim secara menyeluruh.

Untuk melacak waktu kerja yang dilakukan karyawan, perusahaan memiliki banyak pilihan.

Gunakan fitur pengaturan jadwal kerja dalam aplikasi HR untuk membuat jadwal kerja yang jelas dan terstruktur bagi setiap karyawan. Manfaatkan fitur analisis dan laporan dalam aplikasi absensi online Kerjoo untuk menganalisis data waktu kerja karyawan secara menyeluruh.