20 Contoh Surat Dinas, Apa Saja Jenisnya?

Surat dinas adalah jenis surat resmi dari instansi atau lembaga dengan tujuan yang terkait kepentingan kedinasan. Contoh surat dinas berlaku di instansi pemerintah ataupun perusahaan swasta.

Secara umum, penulisan surat dinas menggunakan bahasa baku dengan sistematika tertentu, lengkap dengan kop surat instansi terkait.

Beberapa contoh surat dinas antara lain surat perintah perjalanan dinas, surat undangan rapat, surat pemberitahuan kenaikan gaji, surat perintah tugas, dan masih banyak lagi.

Pada artikel kali ini kami bagikan penjelasan cara penulisan surat dinas dan contoh surat dinas dari berbagai instansi.

Contoh Surat Dinas Beserta Poin-poinnya

Ada banyak contoh surat dinas yang isinya menyesuaikan kepentingan antara kedua pihak. Sebelumnya, ketahui dulu poin-poin penting yang terdapat dalam surat dinas.

1. Kop Surat atau Kepala Surat Dinas

Bagian kop surat atau kepala surat dinas berisi nama lembaga, instansi, atau perusahaan. Tambahkan informasi lain seperti alamat, logo, dan nomor kontak resmi pada kop surat.

2. Nomor Surat

Nomor surat dinas adalah memberikan identifikasi yang unik pada setiap surat. Tulis kode surat, tanggal, bulan, dan tahun sebagai identitas dan untuk memastikan kebenaran surat.

Perlu diketahui bahwa sistem penomoran surat bisa berbeda-beda antar lembaga, instansi, atau organisasi. Sebagian organisasi menggunakan sistem penomoran yang kompleks dan spesifik, tapi organisasi lain lebih simpel.

3. Tanggal Surat

Berisi keterangan waktu, kapan surat dinas dikirim. Adanya tanggal surat dinas memudahkan pengarsipan.

Ketika mencari surat di masa depan, maka adanya tanggal surat akan membantu menemukan dokumen dengan cepat. Tanggal surat bisa membantu ketertiban dan kedisiplinan urusan pengelolaan surat-menyurat.

4. Lampiran

Lampiran di dalam surat dinas berisi dokumen pendukung yang melengkapi dokumen utama isi surat dinas. Isi lampirannya bisa bervariasi tergantung tujuan dan konteks suratnya.

5. Perihal

Perihal atau hal dalam surat dinas adalah keterangan tentang isi surat yang ditulis secara singkat. Melalui perihal, penerima surat akan langsung memahami isi utama tanpa perlu membaca seluruhnya.

Contoh perihal dalam surat dinas: Pemberitahuan Perubahan Jadwal Rapat, Pengumuman Pelatihan Pegawai, Peminjaman Alat, dan lain-lain.

6. Tujuan Surat

Alamat atau tujuan penerima surat dinas berisi posisi jabatan, nama lembaga atau instansi, serta daerah atau alamat tujuan penerima.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka adalah kata-kata pembukaan sebelum isi surat dinas. Salam pembuka surat dinas umumnya mengikuti tingkat formalitas dan kebijakan yang berlaku di organisasi atau lembaga.

Contoh salam pembuka yang paling sering digunakan dalam surat dinas berbahasa Indonesia adalah "Dengan hormat".

8. Paragraf Pembuka

Isi paragraf pembuka dalam surat dinas dengan tujuan atau alasan mengapa surat tersebut dikirim.

Contoh paragraf pembuka surat dinas misalnya "Melalui surat ini kami sampaikan bahwa..."

9. Isi Surat

Berisi isi surat atau hal inti yang akan disampaikan melalui surat tersebut kepada penerima.

10. Paragraf Penutup

Paragraf penutup berisi ucapan terima kasih dan kalimat penutup lain yang diperlukan.

Contoh paragraf penutup;

• Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih
• Terima kasih atas waktu dan perhatian Bapak/Ibu. Kami sangat menghargai kerjasama dan partisipasi dalam menjalankan program ini.
• Demikian surat ini kami sampaikan, dan kami mengucapkan terima kasih atas kerjasama dan perhatian Bapak/Ibu dalam hal ini.

11. Salam Penutup

Sebagaimana halnya salam pembuka, bagian salam penutup berfungsi untuk menutup pembicaraan. Contoh: Hormat kami.

12. Nama dan Tanda Tangan

Setelah salam penutup, bagian surat dinas selanjutnya adalah tanda tangan dan nama pengirim yang bertanggung jawab atas isi surat. Nama dan tanda tangan memastikan bahwa surat tersebut sah.

Berikut ini adalah contoh-contoh surat dinas dari berbagai lembaga atau instansi.

1. Surat Perintah Perjalanan Dinas

Surat perintah perjalanan dinas adalah contoh surat dinas yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang atau atasan di perusahaan untuk memberi izin pada pegawai atau karyawan untuk melaksanakan perjalanan dinas.

2. Surat Undangan Rapat Dinas

Jenis surat ini dibuat untuk mengundang anggota atau peserta rapat dinas.

3. Surat Keputusan Kenaikan Gaji

Surat keputusan kenaikan gaji memberikan informasi resmi terkait kenaikan gaji kepada karyawan.

4. Surat Pemberitahuan

Untuk memberikan informasi penting kepada pihak terkait.

5. Surat Perintah Tugas

Ini adalah contoh surat dinas untuk memberikan tugas atau perintah kepada seseorang untuk keperluan dinas.

6. Surat Kuasa

Surat kuasa memberikan wewenang kepada seseorang untuk mewakili atau melakukan sesuatu atas nama instansi atau perusahaan.

7. Surat Keputusan

Untuk mengumumkan atau memberikan keputusan tertentu yang berkaitan dengan kebijakan atau keputusan manajemen.

8. Surat Pemberitahuan Mutasi

Surat pemberitahuan mutasi memberikan informasi mengenai perpindahan atau mutasi pegawai.

9. Surat Perjanjian Kerjasama Bisnis

Sesuai namanya, surat perjanjian kerjasama bisnis adalah dokumen resmi yang mendokumentasikan kesepakatan kerjasama antara dua pihak atau lebih.

10. Surat Penawaran

Digunakan dalam proses lelang atau pengadaan barang/jasa untuk memberikan penawaran resmi.

11. Surat Pengantar

Surat pengantar dibuat untuk menyertakan dokumen atau barang yang dikirimkan ke pihak lain.

12. Surat Pemberitahuan Pelatihan

Surat pemberitahuan pelatihan memberikan informasi tentang pelatihan yang akan diikuti.

13. Surat Peminjaman Barang

Surat peminjaman barang dibuat untuk meminjam barang atau fasilitas dari pihak lain, seperti lembaga, perusahaan, atau organisasi lain.

14. Surat Permohonan Pengunduran Diri

Jenis surat ini dibuat untuk memberitahukan pimpinan atau atasan tentang pengunduran diri pegawai.

15. Surat Peringatan

Surat peringatan (SP) adalah surat resmi untuk memberikan peringatan resmi terkait pelanggaran atau ketidakpatuhan.

16. Surat Edaran tentang Jenis Tata Naskah Dinas

17. Surat Edaran Beasiswa

18. Surat Pemberhentian/Pensiun

19. Surat Keterangan Kinerja Baik

20. Surat Pemberitahuan Jadwal Kerja

Kesimpulan

Itulah 20 contoh surat dinas yang bisa menjadi referensi Anda membuat surat untuk kepentingan di kantor Anda.

Setiap surat dinas memiliki format dan gaya penulisan tertentu sesuai dengan keperluan dan norma-norma formal yang berlaku.

Ikuti update terbaru dari blog Kerjoo. Temukan berbagai informasi bermanfaat, panduan, serta update layanan fitur Kerjoo yang dibutuhkan perusahaan Anda.