8 Alasan Perusahaan Anda Harus Menggunakan Absensi Online

Ada banyak alasan mengapa perusahaan beralih ke absensi online dibanding mesin absensi fingerprint atau sistem manual lainnya.

Apa manfaat menggunakan presensi online? Apa kegunaan aplikasi attendance online? Itulah yang mungkin Anda tanyakan sebelum menerapkan solusi baru.

Di era perusahaan yang menerapkan gaya kerja jarak jauh dan hybrid, proses pengelolaan SDM manual tidak lagi berkelanjutan.

Di sisi lain sistem manajemen kehadiran berbasis cloud telah menjadi alat bantu bagi banyak organisasi, karena banyaknya solusi strategis yang ditawarkan sistem ini.

Keuntungan Absensi Online Berbasis Cloud

Untuk Anda yang baru mengenal sistem pelacakan kehadiran berbasis cloud, Anda mungkin ingin mengetahui lebih banyak keuntungan absensi online berbasis cloud.  

Dengan begitu, Anda bisa lebih yakin dengan sistem yang layak untuk diinvestasikan. Berikut ini adalah daftar keuntungan untuk Anda cermati.

1. Memastikan Data yang Akurat

Karena seluruh proses dilakukan secara otomatis, pelacakan kehadiran secara online memastikan Anda memiliki data yang akurat.

Yang perlu dilakukan karyawan Anda hanya membuka aplikasi mobile, sedangkan admin atau HR perusahaan sudah bisa langsung menerima data yang masuk.

Kapan mereka presensi masuk, mulai kerja, dan kapan mereka selesai kerja. Laporan kerja secara detail pun bisa diakses HR dengan transparan.

Semua data akan disimpan secara otomatis di dalam sistem. Karena prosesnya tidak melibatkan mesin manual, pengelolaan data karyawan minim kesalahan.

2. Tingkat Keamanan Tinggi

Data kehadiran adalah salah satu aspek utama yang diperlukan perusahaan. Bukan hanya untuk kebutuhan administrasi tapi juga memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan.

Itulah mengapa, tingkat keamanan sangat dibutuhkan. Aplikasi absensi online pelacak kehadiran berbasis cloud menawarkan tingkat keamanan tertinggi.

Anda dapat menggunakan fitur seperti autentikasi dua faktor dan perlindungan kata sandi untuk memastikan bahwa hanya karyawan bersangkutan yang memiliki akses ke sistem.

Anda juga dapat mengatur identifikasi wajah sehingga hanya orang tertentu yang memiliki akses ke data kehadiran. Selain itu, Anda mengakses data kehadiran setiap saat, asalkan Anda memiliki perangkat yang didukung koneksi internet.

3. Mudah Terintegrasi dengan Sistem Lain

Manajemen kehadiran saling terkait dengan beberapa fungsi lainnya. Dengan melakukan proses absensi secara online, Anda dapat mengintegrasikannya dengan sistem lain. Misalnya sistem HRIS, HRMS, dan HCM.

Jika Anda sudah memiliki sistem biometrik, Anda dapat mengintegrasikan dengan pelacak kehadiran online untuk menangkap dan menyimpan data.

Demikian pula untuk penggajian karyawan. Karena data kehadiran sangat penting untuk pemrosesan penggajian, Anda dapat secara otomatis memasukkan data kehadiran ke sistem manajemen penggajian Anda dengan mengintegrasikannya.

Jika karyawan tidak menandai kehadiran mereka pada hari tertentu, hal ini dapat diubah menjadi ketidakhadiran dan dikirim ke pelacak cuti online Anda secara otomatis.

4. Menghemat Banyak Waktu

Jika Anda memiliki banyak karyawan di organisasi Anda, satu tantangannya adalah mengelola sumber daya secara efisien, khususnya dari segi waktu.

Kegiatan melacak kehadiran secara manual dapat berdampak buruk pada produktivitas tim HR Anda. Pernahkah Anda mengalaminya?

Kenyataannya, mengumpulkan data kehadiran karyawan melalui timesheet dan menginputnya secara manual dapat membuat keseluruhan proses menjadi lebih merepotkan.

Dengan beralih ke aplikasi absensi online berbasis cloud, Anda tidak hanya menyederhanakan dan mengotomatiskan seluruh proses kehadiran tetapi juga menghemat banyak kertas.

Pelacak kehadiran online memusatkan semua data kehadiran di satu dashboard. Pihak yang menjadi admin mendapatkan izin akses data tersebut dari mana saja.

Anda dan karyawan Anda tidak perlu bolak-balik menulis email jika mereka gagal menandai kehadirannya. Jika dibutuhkan, karyawan bisa melakukan revisi kehadiran dan memperbarui entri setelah disetujui.

5. Meningkatkan Produktivitas Karyawan

Memiliki sistem kehadiran terpusat dapat meningkatkan produktivitas karyawan. Dengan absensi online berbasis cloud, manajer dapat memperoleh gambaran yang jelas tentang siapa di tim yang masuk dan siapa yang keluar.

Hal ini memungkinkan mereka mengalokasikan pekerjaan dengan lebih baik. Sistem ini juga dilengkapi dengan berbagai laporan intuitif yang membantu Anda memahami pola kehadiran di organisasi Anda.

Dengan cara ini, Anda dapat mengidentifikasi berbagai masalah karyawan di jam kerja. Termasuk ketidakhadiran yang tidak terjadwal dan entri yang terlewat, sebelum masalah tersebut mulai berdampak ke organisasi Anda.

Ketika Anda memiliki proses yang tepat untuk melacak kehadiran, karyawan akan menjadi lebih akuntabel dan produktif.

6. Pembaruan Secara Real-Time

Informasi absensi dapat diperbarui secara real-time, memungkinkan manajemen untuk mendapatkan pemahaman yang lebih cepat dan akurat tentang kehadiran karyawan. Ini juga dapat membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih tepat waktu.

Sistem absensi online dapat terhubung langsung ke database karyawan yang menyimpan informasi seperti nama, jabatan, dan jam kerja. Dengan demikian, pembaruan data karyawan langsung terlihat dalam sistem absensi.

7. Bisa Menyesuaikan Sistem Kerja yang Berlaku

Untuk karyawan yang masuk di hari kerja maupun shift, aplikasi absensi online sangat mudah untuk digunakan. Bahkan untuk perusahaan yang sedang transisi dari mesin fingerprint ke presensi online.

Misalnya sedang tidak terkoneksi dengan internet pun, aplikasi absensi online tetap bisa digunakan. Anda bisa menerapkan solusi dari Pintu Kerjoo yang mana para karyawan bisa direkap kehadirannya melalui satu device dari perusahaan.

8. Lebih Menghemat Biaya

Tanpa perlu perangkat khusus atau infrastruktur fisik, absensi online berbasis cloud dapat mengurangi biaya pengelolaan sistem absensi. Selain itu, penggunaan kertas dan pencetakan dapat diminimalkan.

Hal ini juga dapat mengurangi biaya perjalanan dan waktu yang diperlukan untuk hadir secara fisik di tempat kerja. Efisiensi ini dapat berdampak positif pada produktivitas karyawan dan menghemat biaya perjalanan.

Kesimpulan

Segala macam sistem yang berlaku di tempat kerja Anda tentu memiliki fungsi dan tujuan khusus. Khususnya tentang pengelolaan data kehadiran karyawan, Anda bisa mendapatkan keuntungan dari aplikasi absensi online berbasis cloud.

Seperti Kerjoo yang terintegrasi dengan fitur HRIS yang membantu tim HR mengelola dan meningkatkan produktivitas karyawan. Sudah ribuan pengguna Kerjoo berhasil menghemat waktu dan biaya. Kapan giliran Anda?