Benchmarking Adalah: Pengertian, Jenis, dan Manfaatnya

Benchmarking adalah metode sistematis yang bertujuan untuk mengevaluasi performa bisnis, baik dari internal maupun eksternal seperti pesaing atau industri lain.

Maksud dari benchmarking adalah mengetahui performa produk ataupun layanan tertentu yang dianggap lebih unggul, baik dari internal maupun kompetitor.

Ini karena benchmarking bertujuan untuk memahami dan meningkatkan kualitas kinerja perusahaan supaya lebih berkembang dan beradaptasi dengan tuntutan pasar.

Kali ini, aplikasi absensi online Kerjoo akan membantu Anda untuk mencapai efisiensi kinerja melalui brenchmarking.

Tidak usah berlama-lama lagi, mari kita bahas ulasan lengkapnya.

Mengapa Benchmarking Penting untuk Bisnis?

Benchmarking adalah cara untuk mengidentifikasi celah atau kekurangan dalam proses bisnis. Terutama posisi perusahaan Anda di lingkungan bisnis saat ini.

Jadi, sudah terbayangkan? Alasan benchmarking penting untuk bisnis? Alasan lain mengapa metode ini penting yaitu kemampuannya untuk membantu bisnis tetap kompetitif.

Dengan mengetahi kekurangan proses bisnis, benchmarking dapat memberikan panduan bagi perusahaan untuk memahami kinerja mereka dengan kompetitor.

Benchmarking tidak hanya membantu bisnis tetap kompetitif, tetapi juga merespons perubahan dengan lebih cepat.

Jenis-Jenis Benchmarking

Selain tidak terbatas pada satu industri, jenis-jenis benchmarking juga beragam. Mulai dari internal, kompetitif, fungsional, dan generik.

Berikut adalah penjelasannya.

1) Benchmarking Internal

Benchmarking internal melibatkan proses evaluasi yang melibatkan perbandingan antar departemen ataupun unit di dalam satu perusahaan.

Contoh bechmarking internal yaitu: divisi pemasaran mungkin akan dibandingkan dengan penjualan untuk melihat gaya kerja mana yang lebih efektif.

Jenis benchmarking ini berguna untuk menciptakan standar yang seragam dan meningkatkan efisiensi operasional.

2) Benchmarking Kompetitif

Benchmarking kompetitif dilakukan dengan membandingkan kinerja mereka dengan kompetitor di industri yang sama.

Tujuannya adalah untuk menilai posisi mereka dalam pasar dan menemukan strategi untuk unggul.

3) Benchmarking Fungsional

Jenis benchmarking fungsional dilakukan dengan melibatkan perbandingan proses tertentu dengan perusahaan di industri lain yang dinilai lebih unggul pada fungsi tersebut.

Contoh benchmarking fungsional yaitu: ketika industri penerbangan mempelajari sistem inventori dari sektor ritel yang terkenal efektif untuk menemukan cara memperbaiki aliran barang dan persediaan.

4) Benchmarking Generik

Benchmarking generik adalah perbandingan yang lebih luas di mana perusahaan melihat proses umum yang dimiliki oleh sebagian besar bisnis.

Ini melibatkan proses-proses seperti pengelolaan keuangan atau layanan pelanggan. Dan mengadopsi proses yang paling efisien untuk diaplikasikan ke berbagai sektor.

Langkah-Langkah Melakukan Benchmarking yang Efektif

Bencmarking adalah upaya untuk menemukan metode terbaik dalam efisiensi kinerja perusahaan.

Jadi, untuk melakukan benchmarking, Anda mungkin membutuhkan langkah-langkah berikut agar lebih optimal.

1. Tentukan aspek yang akan di-benchmark, ini bisa berupa aspek operasional, layanan pelanggan, atau kinerja finansial.
2. Identifikasi standar brenchmark yang sesuai untuk membantu perusahaan mengetahui seberapa jauh perbedaan kinerja mereka dengan standar tersebut.
3. Kumpulkan data dan analisis kinerja saat ini, data ini bisa berasal dari laporan internal, survei pelanggan, atau wawancara dengan staf..
4. Bandingkan hasil dan identifikasi celah kekurangan dalam mencapai efisiensi kinerja perusahaan.
5. Terakhir, buat strategi perubahan dari hasil brenchmark. Strategi ini perlu melibatkan tim, alokasi sumber daya, dan timeline pencapaian target.

Brenchmarking adalah strategi untuk meningkatkan atau memperbaiki proses.

Kemampuan mengamati dan ketelitian sangat dibutuhkan untuk keberhasilan brenchmark.

Metode Benchmarking yang Dapat Digunakan

Benchmarking bisa dilakukan dengan berbagai metode yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, yaitu:

• Metode Benchmarking Kuantitatif, adalah proses brenchmark menggunakan data numerik seperti laporan keuangan, produktivitas, dan penjualan. Metode ini dapat digunakan untuk mengukur efisiensi produksi apabila dibandingkan dengan perusahaan lain.
• Benchmarking Kualitatif, adalah proses brenchmark yang dilakukan berdasarkan analisa proses, pengalaman, atau standar kualitas. Misalnya, mengevaluasi proses pelayanan pelanggan dalam industri perhotelan dibandingkan dengan standar yang digunakan di industri restoran.

Cara Mengumpulkan Data untuk Benchmarking

Sumber Data Internal

Brenchmarking adalah proses pengumpulan data yang dapat dilakukan melalui sumber internal perusahaan, seperti laporan keuangan, KPI, ataupun laporan manajemen lainnya.

Sumber Data Eksternal

Selain data internal, brenchmarking juga memungkinkan untuk dianalisa dengan sumber data eksternal. Misalnya, laporan industri, publikasi kompetitor, dan riset pasar.

Data eksternal ini akan memberikan informasi tren dan standar yang berlaku di industri, sehingga memungkinkan untuk menjadi sumber data brenchmark.

Tantangan dalam Melakukan Benchmarking

Salah satu tantangan utama dalam benchmarking adalah memperoleh data yang akurat dari kompetitor terkait.

Sebab, data hasil kinerja seringkali bersifat rahasia dan tidak dipublikasikan. Anda dapat mengatasi tantangan brenchmarking ini dengan memanfaatkan publikasi resmi seperti laporan tahunan atau konferensi pers.

Alternatif lainnya adalah berkolaborasi dengan perusahaan di luar industri untuk melakukan benchmarking fungsional atau generik, yang bisa memberikan perspektif baru tanpa harus berfokus pada kompetitor.

Tantangan brenchmarking lainnya adalah berisiko kehilangan peluang inovasi karena terlalu fokus mengikuti standar industri yang ada.

Penting untuk diingat bahwa brenchmarking adalah strategi untuk menjadi lebih kompetitif dengan tidak menutup peluang inovasi.

Manfaat Benchmarking bagi Perusahaan

Terdapat dua manfaat utama brenchmarking bagi perusahaan. Pertama meningkatkan efisiensi operasional, dan kedua adalah mendukung proses pengambilan keputusan.

Sebab, dengan mengetahui standar efisiensi kinerja dalam industri, Anda dapat menyesuaikan operasional dengan standar tersebut, atau bahkan meningkatkannya.

Benchmarking adalah proses mengevaluasi strategi, jadi bukan mengherankan apabila cara ini dapat membantu perusahaan Anda mengambil keputusan.

Misalnya, jika dari hasil brenchmarking menunjukkan adanya biaya pemasaran lebih tinggi dibandingkan dengan perusahaan lain di industri, manajemen bisa mempertimbangkan untuk mengevaluasi strategi dan menyesuaikannya.

Benchmarking vs Best Practice: Apa Bedanya?

Best practice adalah metode atau proses yang diakui sebagai standar tertinggi di industri. Sering kali, best practice ditetapkan berdasarkan hasil yang telah terbukti efektif di beberapa perusahaan terkemuka.

Sementara benchmarking adalah proses membandingkan kinerja perusahaan dengan standar tertentu, best practice lebih berfokus pada adopsi metode yang terbukti efektif.

Dalam benchmarking, perusahaan mungkin melihat ke perusahaan lain untuk menemukan di mana posisi mereka saat ini, sedangkan best practice adalah tentang mengadopsi cara-cara terbaik yang sudah teruji.

Menggabungkan best practice dan benchmarking adalah langkah strategis. Dengan benchmarking, perusahaan bisa mengetahui di mana posisi mereka saat ini dibandingkan dengan kompetitor, sementara best practice membantu mereka langsung mengadopsi strategi yang efektif.

Tips Sukses dalam Melakukan Benchmarking

Menentukan Fokus Benchmarking yang Spesifik dan Relevan

Kesuksesan benchmarking sangat bergantung pada pemilihan fokus yang tepat. Fokus ini bisa berupa area seperti layanan pelanggan, kualitas produk, atau efisiensi operasional. Menentukan fokus yang relevan membantu perusahaan untuk mendapatkan hasil yang lebih spesifik dan terukur.

Melibatkan Tim Lintas Fungsi untuk Perspektif yang Lebih Luas

Benchmarking yang sukses biasanya melibatkan tim lintas fungsi. Dengan melibatkan berbagai departemen, perusahaan bisa mendapatkan perspektif yang lebih luas dan membuat rencana yang lebih komprehensif. Misalnya, dalam benchmarking untuk efisiensi produksi, tim dari bagian pemasaran dan keuangan juga bisa memberikan wawasan yang berguna.

Menetapkan Tolok Ukur yang Realistis dan Dapat Dicapai

Tolok ukur atau target benchmarking harus realistis agar perusahaan bisa mencapainya. Target yang terlalu tinggi justru dapat menyebabkan demotivasi dalam tim. Perusahaan sebaiknya menetapkan target yang ambisius tetapi masih dapat dicapai dengan upaya yang wajar.

Kesimpulan

Benchmarking adalah alat yang efektif dalam meningkatkan performa perusahaan. Dengan melakukan benchmarking, perusahaan bisa mengetahui posisi mereka di industri, menemukan peluang perbaikan, dan mengadopsi praktik terbaik untuk efisiensi dan kualitas yang lebih tinggi.

Agar benchmarking berhasil, penting untuk melakukannya secara berkelanjutan dan fleksibel, sehingga perusahaan dapat beradaptasi dengan perubahan dan mempertahankan keunggulan kompetitif di pasar.

FAQ

1. Apa tujuan utama dari benchmarking? Tujuan utama benchmarking adalah untuk memahami posisi perusahaan dalam industri dan menemukan peluang untuk meningkatkan performa.
2. Apa perbedaan antara benchmarking dan best practice? Benchmarking membandingkan kinerja dengan standar tertentu, sedangkan best practice adalah adopsi metode yang sudah terbukti efektif di industri.
3. Bagaimana cara mengatasi kesulitan mendapatkan data dari kompetitor? Perusahaan bisa menggunakan data industri umum atau kolaborasi dengan perusahaan di luar industri untuk mendapatkan informasi relevan.
4. Mengapa perlu melibatkan tim lintas fungsi dalam benchmarking? Tim lintas fungsi memberikan perspektif yang lebih luas dan membantu dalam menciptakan rencana yang komprehensif untuk perbaikan.
5. Apakah benchmarking hanya untuk perusahaan besar? Tidak. Benchmarking bisa dilakukan oleh perusahaan dari berbagai ukuran untuk memahami dan meningkatkan kinerja mereka di pasar.