Cara Menentukan KPI HR agar Kinerja Tim Lebih Terukur

Pernah merasa sudah melakukan evaluasi karyawan, tetapi hasilnya tetap terasa abu-abu?

Ada karyawan yang dianggap sangat produktif karena selalu terlihat sibuk. Ada pula yang pekerjaannya sebenarnya berdampak besar, tetapi kurang terlihat karena tidak banyak berinteraksi dengan tim. Kalau penilaian hanya berdasarkan kesan, kondisi seperti ini sangat mudah menimbulkan subjektivitas.

Di sinilah indikator kinerja dibutuhkan.

Bagi HR, menentukan indikator yang tepat bukan sekadar membuat daftar target lalu memberikan angka pada setiap karyawan. Indikator harus membantu perusahaan memahami apakah pekerjaan yang dilakukan benar-benar memberikan kontribusi terhadap tujuan organisasi.

Sebelum masuk ke pembahasan, baca artikel ini sampai selesai karena Anda akan menemukan cara menentukan indikator yang lebih relevan, contoh KPI untuk HR, kesalahan yang sering terjadi, sampai tips agar evaluasi kinerja tidak terasa seperti sekadar formalitas.

Apa Itu KPI?

KPI atau Key Performance Indicator adalah indikator yang digunakan untuk mengukur tingkat keberhasilan seseorang, tim, atau organisasi dalam mencapai tujuan tertentu.

Sederhananya, KPI menjawab pertanyaan:

“Bagaimana kita tahu bahwa pekerjaan yang dilakukan sudah menghasilkan sesuatu yang sesuai dengan target?”

Dalam pengelolaan SDM, indikator kinerja dapat digunakan untuk melihat berbagai aspek, seperti efektivitas rekrutmen, tingkat retensi, ketepatan administrasi, kecepatan pemenuhan kebutuhan tenaga kerja, hingga keberhasilan program pengembangan karyawan.

Namun, ada satu hal yang sering terlupakan: tidak semua hal harus dijadikan indikator.

Jumlah rapat yang dihadiri, jumlah pesan yang dibalas, atau berapa lama seseorang terlihat aktif di depan komputer belum tentu menunjukkan kontribusi nyata terhadap perusahaan.

Indikator yang baik justru harus membantu HR mengukur hasil dan dampak, bukan sekadar kesibukan.

Hal ini semakin penting karena kejelasan ekspektasi ternyata memiliki hubungan kuat dengan keterlibatan dan performa karyawan. Dalam penelitian Gallup, hanya sekitar 46% karyawan pada 2024 yang mengatakan bahwa mereka benar-benar mengetahui apa yang diharapkan dari mereka di tempat kerja.

Artinya, sebelum meminta karyawan mencapai target, perusahaan harus memastikan bahwa target tersebut memang jelas.

Mengapa KPI HR Penting bagi Pengelolaan SDM?

Tanpa indikator yang jelas, evaluasi kinerja bisa berubah menjadi penilaian berdasarkan perasaan.

Karyawan yang dekat dengan atasan mungkin terlihat lebih menonjol. Sebaliknya, karyawan yang bekerja dengan tenang tetapi memberikan hasil konsisten bisa saja kurang mendapatkan apresiasi.

Kondisi tersebut bukan hanya tidak adil bagi karyawan. Bagi perusahaan, keputusan yang dibuat berdasarkan data yang kurang tepat juga dapat berdampak pada promosi, bonus, pengembangan kompetensi, bahkan keputusan terkait kebutuhan tenaga kerja.

Penggunaan indikator yang tepat membantu HR mendapatkan beberapa manfaat berikut.

1. Membuat ekspektasi lebih jelas

Karyawan perlu tahu apa yang harus dicapai dan bagaimana keberhasilannya akan diukur.

Target seperti “tingkatkan produktivitas” terlalu umum.

Target seperti “menurunkan rata-rata waktu pemenuhan posisi dari 45 hari menjadi 35 hari dalam satu kuartal” jauh lebih jelas karena memiliki ukuran, periode, dan arah pencapaian.

2. Membuat evaluasi lebih objektif

Data membantu mengurangi penilaian yang hanya berdasarkan kesan pribadi.

Bukan berarti penilaian manusia menjadi tidak penting. Justru data menjadi dasar diskusi agar atasan dan karyawan dapat membahas performa dengan lebih konkret.

3. Menyelaraskan pekerjaan dengan tujuan bisnis

HR bukan hanya mengurus administrasi karyawan. HR juga berperan memastikan pengelolaan SDM mendukung kebutuhan bisnis.

Jika perusahaan sedang fokus melakukan ekspansi, misalnya, indikator HR dapat diarahkan pada kecepatan perekrutan, kualitas kandidat, kesiapan tenaga kerja, dan retensi karyawan baru.

4. Membantu menemukan masalah lebih cepat

Ketika indikator dipantau secara berkala, HR tidak perlu menunggu akhir tahun untuk mengetahui ada masalah.

Misalnya, tingkat turnover mulai meningkat selama tiga bulan berturut-turut. Data tersebut bisa menjadi sinyal bahwa HR perlu mencari tahu penyebabnya sebelum kehilangan lebih banyak talenta.

Kesalahan Umum Saat Menentukan KPI HR

Membuat indikator kinerja terlihat mudah. Tantangannya adalah membuat indikator yang benar-benar berguna.

Berikut beberapa kesalahan yang sebaiknya dihindari.

Terlalu Banyak Indikator

Semakin banyak indikator bukan berarti semakin baik.

Jika satu posisi memiliki 20–30 indikator, karyawan justru dapat kehilangan fokus karena terlalu banyak hal yang harus dikejar.

Lebih baik memiliki beberapa indikator utama yang benar-benar mewakili prioritas pekerjaan.

Hanya Mengukur Aktivitas

Ini salah satu jebakan paling umum.

Contohnya, HR menetapkan target “melakukan 50 wawancara kandidat dalam satu bulan”.

Angka tersebut memang mudah dihitung. Namun, apakah 50 wawancara otomatis berarti rekrutmen berhasil?

Belum tentu.

Lebih relevan jika perusahaan juga melihat rasio kandidat yang lolos, kualitas kandidat, time to hire, atau keberhasilan karyawan baru melewati masa percobaan.

Target Tidak Bisa Dikendalikan Karyawan

Indikator harus berada dalam ruang kendali pihak yang dinilai.

Misalnya, HR bertanggung jawab atas proses rekrutmen, tetapi keputusan akhir penerimaan kandidat ada di tangan manajer pengguna. Maka, HR tidak seharusnya sepenuhnya dinilai hanya berdasarkan jumlah kandidat yang diterima.

Tidak Memiliki Batas Waktu

Target tanpa periode akan sulit dievaluasi.

“Menurunkan tingkat absensi” jauh lebih lemah dibandingkan “menurunkan tingkat absensi tidak terencana sebesar 10% dalam enam bulan”.

Tidak Pernah Ditinjau Ulang

Kondisi bisnis bisa berubah.

Target yang masuk akal pada awal tahun belum tentu relevan enam bulan kemudian. Karena itu, indikator sebaiknya ditinjau secara berkala agar tetap sesuai dengan prioritas organisasi.

Gallup juga menemukan bahwa 56% karyawan dalam risetnya hanya melakukan peninjauan target secara formal setahun sekali atau bahkan lebih jarang. Padahal, peninjauan target secara berkala dapat membantu menjaga relevansi dan rasa keadilan dalam proses manajemen kinerja.

Cara Menentukan KPI HR yang Tepat

Lalu, bagaimana cara menentukan KPI HR yang benar-benar relevan?

Gunakan pendekatan berikut.

1. Mulai dari Tujuan Bisnis

Jangan langsung bertanya, “Apa indikator untuk HR?”

Mulailah dengan pertanyaan:

“Apa yang sedang ingin dicapai perusahaan?”

Misalnya perusahaan ingin meningkatkan penjualan. HR mungkin perlu memastikan perusahaan memiliki jumlah tenaga penjualan yang cukup, proses rekrutmen berjalan cepat, dan tingkat retensi tenaga penjualan tetap sehat.

Dari tujuan bisnis tersebut, barulah HR menentukan indikator yang relevan.

Dengan begitu, indikator HR tidak berdiri sendiri.

2. Tentukan Area HR yang Paling Strategis

HR memiliki banyak fungsi. Tidak semuanya harus dijadikan prioritas dalam satu periode.

Beberapa area yang dapat dipertimbangkan antara lain:

• Rekrutmen.
• Retensi karyawan.
• Kehadiran.
• Pengembangan kompetensi.
• Pengalaman karyawan.
• Administrasi SDM.
• Penggajian.
• Produktivitas.
• Hubungan industrial.
• Perencanaan tenaga kerja.

Pilih area yang paling berpengaruh terhadap tujuan perusahaan saat itu.

3. Gunakan Prinsip SMART

Indikator dapat dibuat menggunakan prinsip SMART, yaitu Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan Time-bound.

Contohnya:

Kurang tepat:“Meningkatkan kualitas rekrutmen.”

Lebih tepat:“Meningkatkan persentase karyawan baru yang mencapai standar performa setelah tiga bulan menjadi 85% pada akhir tahun.”

Target kedua lebih mudah dievaluasi karena memiliki ukuran dan batas waktu yang jelas.

4. Pastikan Ada Sumber Data

Indikator yang bagus tetapi datanya tidak tersedia akan menyulitkan HR.

Sebelum menetapkan target, pastikan Anda mengetahui:

• Data berasal dari mana.
• Siapa yang bertanggung jawab mengumpulkannya.
• Seberapa sering data diperbarui.
• Bagaimana cara menghitungnya.
• Siapa yang akan menggunakan hasilnya.

Jika proses pengumpulan data terlalu rumit, indikator tersebut mungkin perlu disederhanakan.

5. Libatkan Atasan dan Karyawan

KPI bukan dokumen rahasia milik HR.

Atasan perlu memahami alasan indikator dibuat, sedangkan karyawan perlu mengetahui bagaimana target tersebut berhubungan dengan pekerjaannya.

Dalam riset Gallup, karyawan yang dilibatkan manajer dalam penetapan target dilaporkan 2,3 kali lebih mungkin menganggap target performanya realistis.

Jadi, diskusi sebelum target ditetapkan bukan sekadar formalitas.

6. Tentukan Bobot Berdasarkan Prioritas

Tidak semua indikator memiliki tingkat kepentingan yang sama.

Misalnya:

Dengan sistem bobot, HR dapat memberikan penilaian yang lebih proporsional.

Contoh KPI HR yang Bisa Digunakan

Berikut beberapa contoh indikator yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Rekrutmen

Time to Hire

Mengukur rata-rata waktu yang dibutuhkan sejak proses rekrutmen dimulai hingga kandidat menerima penawaran.

Quality of Hire

Mengukur kualitas karyawan baru berdasarkan performa setelah periode tertentu.

Offer Acceptance Rate

Mengukur persentase kandidat yang menerima penawaran kerja dibandingkan total penawaran yang diberikan.

Retensi

Employee Turnover Rate

Mengukur tingkat pergantian karyawan dalam periode tertentu.

New Hire Retention Rate

Mengukur persentase karyawan baru yang masih bertahan setelah periode tertentu, misalnya enam atau dua belas bulan.

Pengembangan Karyawan

Training Completion Rate

Mengukur persentase peserta yang menyelesaikan program pelatihan.

Namun, jangan berhenti pada jumlah peserta.

HR juga dapat mengukur perubahan kompetensi atau penerapan hasil pelatihan dalam pekerjaan.

Kehadiran

HR dapat memantau tingkat kehadiran, keterlambatan, atau absensi tidak terencana.

Tetapi hati-hati: kehadiran tinggi tidak otomatis berarti performa tinggi.

Karyawan bisa hadir setiap hari, tetapi belum tentu menghasilkan pekerjaan yang berkualitas. Karena itu, indikator kehadiran sebaiknya dipandang sebagai salah satu bagian dari penilaian, bukan satu-satunya ukuran performa.

Employee Experience

HR juga dapat menggunakan indikator seperti tingkat kepuasan karyawan, employee engagement score, atau tingkat partisipasi dalam survei internal.

Hal ini relevan karena keterlibatan karyawan memiliki hubungan dengan berbagai hasil organisasi. Meta-analisis Gallup terhadap lebih dari 180.000 tim menunjukkan unit kerja dengan tingkat keterlibatan lebih tinggi memiliki peluang keberhasilan yang lebih besar, dengan perbedaan median 23% pada profitabilitas dan 18% pada produktivitas penjualan antara unit kuartil atas dan bawah.

Angka tersebut menunjukkan bahwa pengelolaan manusia bukan sekadar urusan administratif. Cara perusahaan mengelola karyawan dapat berkaitan dengan hasil bisnis.

Jangan Jadikan KPI sebagai Alat untuk “Menghukum” Karyawan

Ini bagian yang sering luput.

Ketika indikator hanya digunakan untuk mencari siapa yang gagal, karyawan bisa merasa bahwa KPI adalah alat pengawasan.

Padahal, tujuan utama pengukuran kinerja seharusnya membantu karyawan memahami posisi mereka, menemukan hambatan, dan mengetahui apa yang perlu diperbaiki.

Karena itu, ketika hasil indikator berada di bawah target, pertanyaannya jangan langsung:

“Kenapa Anda tidak mencapai target?”

Coba ubah menjadi:

“Apa yang membuat target ini belum tercapai?”

Mungkin target terlalu tinggi. Mungkin sumber daya kurang. Mungkin ada proses internal yang lambat. Bisa juga karyawan membutuhkan pelatihan atau dukungan dari atasannya.

Pendekatan ini membuat evaluasi terasa lebih manusiawi tanpa kehilangan objektivitas.

Bahkan, Gallup menemukan bahwa hanya sebagian kecil karyawan yang merasa sistem manajemen performa di tempat kerjanya benar-benar memotivasi mereka untuk menghasilkan pekerjaan terbaik.

Artinya, HR perlu memastikan sistem pengukuran tidak hanya measurable, tetapi juga membantu orang berkembang.

Bagaimana Teknologi Membantu Pengukuran Kinerja HR?

Semakin banyak karyawan yang dikelola, semakin sulit bagi HR mengandalkan spreadsheet dan pencatatan manual untuk seluruh kebutuhan SDM.

Data kehadiran, jadwal kerja, lembur, cuti, payroll, hingga informasi karyawan perlu dikelola dengan rapi agar dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.

Pada tahap ini, penggunaan sistem digital dapat membantu HR mengurangi pekerjaan administratif yang berulang. Salah satu contohnya adalah penggunaan HRIS yang memungkinkan berbagai data terkait karyawan dikelola dalam sistem yang lebih terintegrasi.

Untuk kebutuhan administrasi seperti kehadiran dan data kerja, sistem seperti ini juga dapat membantu HR memperoleh data yang lebih konsisten sebelum menghubungkannya dengan indikator kinerja yang relevan.

Namun, teknologi tetap bukan pengganti keputusan HR.

Sistem dapat membantu menyediakan data. HR tetap perlu membaca konteks di balik angka tersebut.

Langkah-Langkah Menyusun KPI HR yang Relevan untuk Meningkatkan Efektivitas Pengelolaan SDM

Menyusun indikator kinerja tidak cukup hanya dengan menentukan angka target. HR perlu memastikan setiap indikator punya tujuan yang jelas, dapat diukur, realistis, dan benar-benar berkaitan dengan kebutuhan perusahaan.

Agar tidak terasa rumit, Anda bisa mengikuti beberapa langkah berikut.

1. Pahami Dulu Target Utama Perusahaan

Jangan langsung membuat indikator dari sisi HR.

Mulailah dengan melihat apa yang sedang menjadi prioritas perusahaan. Apakah perusahaan sedang mengejar pertumbuhan? Membuka cabang baru? Mengurangi biaya operasional? Meningkatkan produktivitas? Atau justru sedang berusaha mempertahankan karyawan terbaik?

Jawaban dari pertanyaan tersebut akan menentukan fokus indikator HR.

Misalnya, perusahaan menargetkan ekspansi ke tiga kota baru dalam satu tahun. HR tentu perlu memastikan kebutuhan tenaga kerja di lokasi baru dapat terpenuhi.

Dari sini, indikator HR dapat diarahkan pada:

• kecepatan pemenuhan posisi;
• jumlah posisi yang berhasil dipenuhi;
• persentase karyawan baru yang memenuhi standar kompetensi;
• tingkat retensi karyawan baru; dan
• biaya rekrutmen per posisi.

Dengan begitu, pekerjaan HR tidak berjalan sendiri, tetapi memiliki hubungan langsung dengan tujuan bisnis.

2. Identifikasi Masalah HR yang Paling Berdampak

Setelah mengetahui target perusahaan, lihat kondisi internal HR.

Tidak semua masalah harus diselesaikan sekaligus. Tentukan masalah mana yang paling berdampak terhadap operasional dan pencapaian bisnis.

Misalnya, perusahaan memiliki masalah:

• tingkat turnover tinggi;
• proses rekrutmen terlalu lama;
• banyak karyawan baru tidak bertahan selama masa percobaan;
• tingkat keterlambatan meningkat;
• pelatihan karyawan belum efektif; atau
• data administrasi karyawan sering tidak akurat.

Jangan langsung menjadikan semuanya sebagai indikator.

Cari tahu terlebih dahulu masalah mana yang paling mendesak dan memiliki dampak terbesar.

Contohnya, jika banyak karyawan keluar dalam tiga bulan pertama, HR dapat memprioritaskan indikator new hire retention rate daripada sekadar mengejar jumlah karyawan yang berhasil direkrut.

3. Tentukan Area yang Ingin Diukur

Setelah masalah ditemukan, tentukan area HR yang ingin diukur.

Beberapa area yang umum digunakan antara lain:

Pemilihan area ini harus disesuaikan dengan kondisi perusahaan.

Jika masalah utama perusahaan adalah tingginya turnover, jangan sampai sebagian besar indikator justru berfokus pada administrasi yang tidak berkaitan langsung dengan masalah tersebut.

4. Tentukan Indikator yang Benar-Benar Relevan

Nah, di tahap ini Anda mulai menentukan indikator.

Gunakan pertanyaan sederhana:

“Kalau angka ini membaik, apakah kondisi perusahaan juga ikut membaik?”

Jika jawabannya iya, indikator tersebut kemungkinan relevan.

Contohnya, perusahaan ingin mempercepat proses rekrutmen.

Indikator yang dapat digunakan adalah time to hire.

Namun, jangan hanya mengukur seberapa cepat posisi terisi. Jika HR hanya mengejar kecepatan, proses seleksi berisiko menjadi terlalu terburu-buru.

Karena itu, indikator dapat dikombinasikan dengan quality of hire.

Dengan demikian, HR tidak hanya mengejar:

“Seberapa cepat kita mendapatkan karyawan?”

Tetapi juga:

“Apakah karyawan yang kita dapatkan memang berkualitas dan sesuai kebutuhan?”

5. Tentukan Rumus atau Cara Menghitungnya

Indikator harus memiliki metode pengukuran yang jelas.

Jangan sampai HR dan atasan memiliki cara menghitung yang berbeda.

Misalnya perusahaan ingin mengukur employee turnover rate.

Salah satu rumus sederhananya adalah:

Dengan rumus yang jelas, hasil evaluasi menjadi lebih konsisten.

6. Tentukan Target Berdasarkan Data, Bukan Tebakan

Ini bagian yang sering dianggap sepele.

Jangan menentukan target hanya karena angka tersebut terlihat bagus.

Misalnya tingkat turnover perusahaan saat ini 15%. Menetapkan target menjadi 2% mungkin terdengar sangat ideal, tetapi belum tentu realistis.

Lebih baik lihat data sebelumnya.

Misalnya:

• Tahun sebelumnya: 18%
• Tahun berjalan: 15%
• Target berikutnya: 12%

Target 12% dapat menjadi sasaran yang lebih masuk akal karena perusahaan memiliki dasar historis untuk membandingkannya.

Jika data belum tersedia, gunakan benchmark industri sebagai salah satu referensi, lalu sesuaikan dengan kondisi internal perusahaan.

7. Pastikan Target Mengikuti Prinsip SMART

Agar tidak terlalu umum, gunakan prinsip SMART:

Contohnya:

Kurang tepat:“Meningkatkan kualitas rekrutmen.”

Lebih tepat:“Meningkatkan persentase karyawan baru yang mencapai standar performa setelah tiga bulan menjadi minimal 85% pada akhir tahun.”

Target kedua lebih mudah dipahami karena jelas apa yang diukur, berapa targetnya, dan kapan harus dicapai.

8. Tentukan Sumber Data

Indikator tanpa sumber data yang jelas hanya akan menjadi angka di atas kertas.

HR perlu menentukan dari mana data diperoleh.

Misalnya:

• Data kehadiran berasal dari sistem presensi.
• Data karyawan keluar berasal dari database HR.
• Data rekrutmen berasal dari sistem rekrutmen.
• Data pelatihan berasal dari catatan program learning and development.
• Data kepuasan berasal dari survei karyawan.

Hal ini penting karena kualitas evaluasi sangat bergantung pada kualitas data yang digunakan.

Jika HR masih mencatat data secara manual di banyak file, proses pengumpulan dan validasi data bisa memakan waktu. Sistem digital dapat membantu mengurangi pekerjaan administratif tersebut sehingga HR dapat lebih fokus pada analisis.

9. Tentukan Bobot Setiap Indikator

Tidak semua indikator memiliki tingkat kepentingan yang sama.

Karena itu, Anda dapat memberikan bobot berdasarkan prioritas.

Misalnya:

Dalam contoh tersebut, quality of hire mendapatkan bobot terbesar karena perusahaan lebih mementingkan kualitas karyawan daripada sekadar kecepatan perekrutan.

Dengan sistem bobot, HR dapat menunjukkan mana indikator yang benar-benar menjadi prioritas.

10. Komunikasikan KPI kepada Karyawan

Setelah indikator dibuat, jangan langsung memasukkannya ke dalam sistem penilaian.

Komunikasikan terlebih dahulu kepada pihak yang akan menjalankannya.

Karyawan perlu mengetahui:

• apa yang harus dicapai;
• bagaimana cara menghitungnya;
• mengapa target tersebut dibuat;
• kapan target akan dievaluasi;
• dukungan apa yang diberikan perusahaan; dan
• apa konsekuensi jika target tidak tercapai.

Komunikasi ini penting agar KPI tidak terasa seperti “angka yang tiba-tiba muncul” ketika evaluasi berlangsung.

Jika karyawan memahami alasan di balik target, mereka akan lebih mudah melihat hubungan antara pekerjaan sehari-hari dan tujuan perusahaan.

11. Lakukan Monitoring Secara Berkala

Jangan menunggu akhir tahun untuk melihat apakah target tercapai.

Monitoring dapat dilakukan secara bulanan atau kuartalan, tergantung jenis indikatornya.

Misalnya, HR menetapkan target time to hire maksimal 35 hari.

Jika pada bulan pertama rata-ratanya 38 hari, HR masih memiliki kesempatan untuk mencari penyebabnya.

Namun, jika evaluasi baru dilakukan pada akhir tahun dan ternyata rata-ratanya sudah mencapai 50 hari, masalahnya sudah terlanjur menumpuk.

Monitoring berkala memungkinkan HR melakukan tindakan korektif lebih cepat.

12. Evaluasi dan Sesuaikan Jika Diperlukan

KPI bukan sesuatu yang harus dipertahankan selamanya.

Jika kondisi perusahaan berubah, indikator juga bisa perlu disesuaikan.

Misalnya perusahaan awalnya sedang melakukan ekspansi besar-besaran sehingga fokus HR adalah rekrutmen. Setelah ekspansi selesai, fokus dapat bergeser menjadi retensi, produktivitas, dan pengembangan karyawan.

Artinya, indikator yang relevan tahun ini belum tentu relevan tahun depan.

Yang penting, perubahan indikator tetap memiliki alasan yang jelas dan dikomunikasikan kepada pihak terkait.

Alur Sederhana Menyusun KPI HR

Jika dirangkum, prosesnya dapat dibuat menjadi alur berikut:

Dengan alur tersebut, HR tidak lagi menentukan indikator hanya berdasarkan apa yang mudah dihitung.

Setiap indikator memiliki alasan, sumber data, target, dan hubungan dengan kebutuhan bisnis.

Pada akhirnya, indikator kinerja yang baik bukan yang paling banyak atau paling rumit. Indikator yang baik adalah indikator yang membantu perusahaan mengambil keputusan dengan lebih tepat dan membantu karyawan memahami apa yang perlu dicapai.

Bagaimana Mengetahui KPI HR Sudah Tepat?

Ada beberapa pertanyaan sederhana yang dapat digunakan HR untuk melakukan pengecekan.

Apakah indikator ini berhubungan dengan tujuan bisnis?

Jika jawabannya tidak, pertimbangkan untuk menghapus atau menggantinya.

Apakah karyawan memahami apa yang harus dicapai?

Jika tidak, berarti indikator belum dikomunikasikan dengan baik.

Apakah hasilnya bisa diukur secara konsisten?

Jika setiap bulan menggunakan metode perhitungan berbeda, hasil evaluasi akan sulit dibandingkan.

Apakah karyawan memiliki kendali terhadap hasil tersebut?

Jika sebagian besar hasil ditentukan oleh faktor di luar kendali karyawan, indikator perlu ditinjau kembali.

Apakah indikator mendorong perilaku yang benar?

Ini yang paling penting.

Jangan sampai karyawan mengejar angka, tetapi justru mengorbankan kualitas pekerjaan.

Contohnya, jika HR hanya mengejar jumlah kandidat yang direkrut, proses seleksi bisa menjadi terlalu terburu-buru. Akibatnya, perusahaan memang berhasil memenuhi jumlah posisi, tetapi mendapatkan karyawan yang tidak sesuai kebutuhan.

Indikator yang baik harus membuat orang bergerak ke arah yang benar, bukan sekadar mengejar angka.

Kesimpulan

Menentukan KPI HR yang benar bukan tentang membuat sebanyak mungkin target. Intinya adalah memilih indikator yang benar-benar membantu perusahaan memahami apakah pengelolaan SDM sudah berjalan menuju tujuan yang diharapkan.

Mulailah dari tujuan bisnis, tentukan area HR yang paling strategis, buat indikator yang spesifik dan terukur, pastikan datanya tersedia, lalu komunikasikan target kepada karyawan secara terbuka.

Jangan lupa melakukan evaluasi secara berkala. Dunia kerja berubah, kebutuhan perusahaan berubah, dan target pun mungkin perlu ikut berubah.

Yang tidak kalah penting, jangan menjadikan KPI sebagai alat untuk mencari kesalahan. Gunakan data sebagai bahan percakapan untuk menemukan masalah, memberikan dukungan, dan membantu karyawan berkembang.

Di sisi lain, perusahaan juga bisa mendukung pengelolaan karyawan melalui sistem kerja yang lebih efisien dan transparan, misalnya dengan menggunakan HRIS untuk membantu pengelolaan data karyawan secara lebih optimal.

Kalau Anda ingin membangun sistem HR yang lebih terarah, berbasis data, dan tidak lagi bergantung pada pencatatan manual yang melelahkan, sekarang saatnya mulai beralih ke cara kerja yang lebih modern.

Baca juga artikel lainnya di blog Kerjoo untuk mendapatkan insight seputar dunia kerja, HR, pengelolaan karyawan, dan strategi pengembangan SDM yang relevan dengan kebutuhan perusahaan saat ini!

Referensi

Gallup. U.S. Employee Engagement Sinks to 10-Year Low.

Gallup. Q12 Meta-Analysis: The Relationship Between Engagement at Work and Organizational Outcomes.

Gallup. 2% of CHROs Think Their Performance Management System Works.

Gallup. Do Your Managers Know How to Improve Work-Life Balance?

Badan Pusat Statistik. Produktivitas Tenaga Kerja.