Menilai kinerja karyawan merupakan salah satu proses penting dalam pengelolaan sumber daya manusia. Melalui proses evaluasi yang tepat, perusahaan dapat mengetahui pencapaian setiap karyawan, memberikan umpan balik yang membangun, hingga menyusun strategi pengembangan kompetensi di masa mendatang.

Sayangnya, proses penilaian kinerja masih sering dilakukan secara manual menggunakan spreadsheet atau dokumen terpisah. Cara ini tidak hanya memakan waktu, tetapi juga berisiko menimbulkan inkonsistensi dalam penilaian, terutama jika perusahaan memiliki banyak divisi dengan indikator evaluasi yang berbeda.

Untuk membantu perusahaan melakukan proses evaluasi secara lebih terstruktur, Kerjoo menghadirkan Fitur Penilaian Kinerja (KPI). Fitur ini memungkinkan perusahaan mengelola seluruh proses penilaian dalam satu sistem, mulai dari menentukan aspek penilaian, mengatur periode evaluasi, menunjuk peninjau, hingga menyimpan hasil penilaian sebagai dasar pengembangan karyawan. Seluruh proses dapat dilakukan secara lebih praktis tanpa harus berpindah-pindah platform.

Apa Itu Fitur Penilaian Kinerja (KPI)?

Fitur Penilaian Kinerja (KPI) merupakan fitur terbaru di Kerjoo yang dirancang untuk membantu perusahaan melakukan evaluasi kinerja karyawan berdasarkan aspek penilaian yang telah ditentukan.

Melalui fitur ini, perusahaan dapat melakukan proses penilaian secara lebih objektif karena setiap karyawan dinilai menggunakan indikator yang telah disepakati sebelumnya. Selain menghasilkan nilai akhir, hasil evaluasi juga dapat dimanfaatkan sebagai acuan dalam mengukur performa, memberikan masukan yang lebih terarah, hingga mendukung pengambilan keputusan terkait pengembangan karyawan.

Dengan sistem yang terintegrasi, seluruh data penilaian tersimpan dalam satu platform sehingga lebih mudah dipantau oleh HR maupun atasan yang bertanggung jawab melakukan evaluasi.

Fitur Penilaian Kinerja (KPI) dapat digunakan oleh perusahaan yang telah berlangganan Paket PRO.

Melalui paket ini, perusahaan dapat memanfaatkan seluruh kemampuan fitur untuk menyusun proses evaluasi yang lebih sistematis, mulai dari membuat aspek penilaian, menentukan periode evaluasi, hingga melakukan penilaian dan melihat hasilnya secara terpusat.

Apa Saja yang Bisa Dilakukan dengan Fitur Penilaian Kinerja Kerjoo?

Fitur Penilaian Kinerja (KPI) dirancang untuk mendukung seluruh alur evaluasi karyawan, bukan hanya proses pemberian nilai. Dalam satu sistem, perusahaan dapat mengelola setiap tahapan penilaian dengan lebih mudah sesuai kebutuhan organisasi.

Beberapa hal yang dapat dilakukan melalui fitur ini antara lain:

  • Menentukan Aspek Penilaian sebagai indikator evaluasi karyawan.
  • Membuat Periode Penilaian lengkap dengan Periode Data dan Periode Menilai.
  • Menyesuaikan aspek penilaian untuk setiap divisi agar proses evaluasi lebih relevan.
  • Mengatur Bobot pada setiap aspek penilaian sesuai kebijakan perusahaan.
  • Menentukan Peninjau yang bertanggung jawab melakukan evaluasi pada masing-masing divisi.
  • Memberikan Rating, Catatan, Pencapaian Target, Rencana Pengembangan, serta Catatan Supervisor dalam satu proses penilaian.
  • Melihat seluruh hasil penilaian dalam satu halaman dan mencetak hasil evaluasi apabila diperlukan.
  • Mengatur apakah hasil penilaian dapat ditampilkan kepada karyawan melalui aplikasi Kerjoo Mobile.

Dengan alur yang terintegrasi, proses Penilaian Kinerja menjadi lebih konsisten karena seluruh pihak yang terlibat menggunakan indikator, periode, dan mekanisme penilaian yang sama. Hal ini juga membantu perusahaan mengurangi proses administrasi manual sekaligus memastikan setiap hasil evaluasi terdokumentasi dengan baik.

Mengapa Perusahaan Perlu Menggunakan Penilaian Kinerja yang Terstruktur?

Setiap perusahaan tentu memiliki cara masing-masing dalam mengevaluasi karyawannya. Namun, tanpa sistem yang terstruktur, proses penilaian sering kali menjadi kurang objektif karena bergantung pada penilaian subjektif atau data yang tidak terdokumentasi dengan baik.

Melalui Fitur Penilaian Kinerja (KPI) di Kerjoo, perusahaan dapat membangun proses evaluasi yang lebih transparan dan terukur. Aspek penilaian dapat disesuaikan dengan karakteristik masing-masing divisi, penilai dapat memberikan evaluasi berdasarkan data performa yang tersedia, sementara hasil penilaian tersimpan dalam satu sistem sehingga mudah ditinjau kembali saat dibutuhkan.

Selain membantu proses evaluasi, fitur ini juga dapat menjadi dasar dalam menyusun target pengembangan karyawan, memberikan umpan balik yang lebih terarah, hingga mendukung pengambilan keputusan terkait pembinaan maupun pengembangan karier.

Pada bagian berikutnya, kita akan membahas cara menggunakan Fitur Penilaian Kinerja (KPI) di Kerjoo, mulai dari menyiapkan Aspek Penilaian, membuat Periode Penilaian, hingga melakukan proses evaluasi melalui aplikasi web maupun Kerjoo Mobile.

Cara Menggunakan Fitur Penilaian Kinerja (KPI) di Kerjoo

Setelah memahami manfaat yang ditawarkan, langkah berikutnya adalah menyiapkan Fitur Penilaian Kinerja (KPI) agar dapat digunakan dalam proses evaluasi karyawan. Seluruh konfigurasi dilakukan melalui menu Penilaian Kinerja yang tersedia pada website Kerjoo.

Di dalam menu ini, terdapat dua submenu utama, yaitu Aspek Penilaian dan Periode Penilaian. Keduanya saling berkaitan dan perlu dikonfigurasi sebelum proses penilaian dapat dilakukan.

1. Menyiapkan Aspek Penilaian

Langkah pertama adalah menentukan Aspek Penilaian yang akan menjadi indikator dalam mengevaluasi kinerja karyawan. Dengan adanya aspek penilaian yang jelas, perusahaan dapat memastikan setiap karyawan dinilai berdasarkan kriteria yang relevan dengan tanggung jawab pekerjaannya.

Pada halaman Aspek Penilaian, Kerjoo menyediakan dua jenis aspek, yaitu:

  • Core, yaitu aspek penilaian bawaan yang menjadi standar sistem. Aspek ini tidak dapat dihapus, namun masih dapat diedit apabila diperlukan.
  • Custom, yaitu aspek penilaian yang dapat dibuat sesuai kebutuhan perusahaan. Admin dapat menambah, mengubah, mengaktifkan atau menonaktifkan, hingga menghapus aspek ini kapan saja.

Apabila perusahaan membutuhkan aspek penilaian tambahan, proses pembuatannya pun cukup sederhana.

Langkah-langkah menambahkan Aspek Penilaian:

  1. Klik Tambah Aspek Penilaian.
  2. Isi informasi yang diperlukan, meliputi:
    • Nama
    • Deskripsi
    • Bobot Default (opsional)
  3. Klik Simpan.

Setelah berhasil disimpan, aspek penilaian akan muncul pada daftar Aspek Penilaian dan siap digunakan dalam proses evaluasi karyawan.

2. Membuat Periode Penilaian

Setelah Aspek Penilaian selesai disiapkan, langkah berikutnya adalah membuat Periode Penilaian. Pengaturan ini berfungsi untuk menentukan rentang waktu data yang akan dievaluasi sekaligus waktu pelaksanaan proses penilaian.

Untuk membuat Periode Penilaian, admin perlu mengisi beberapa informasi berikut:

  • Nama
  • Deskripsi
  • Periode Data
  • Periode Menilai

Perlu dipahami bahwa Periode Data merupakan rentang waktu data performa karyawan yang akan dijadikan dasar evaluasi. Sementara itu, Periode Menilai adalah rentang waktu ketika peninjau mulai melakukan penilaian.

Agar hasil evaluasi lebih akurat, Periode Menilai harus dimulai setelah Periode Data berakhir. Dengan begitu, seluruh data performa karyawan telah lengkap dan siap digunakan sebagai dasar penilaian.

3. Mengatur Konfigurasi Periode Penilaian

Setelah Periode Penilaian berhasil dibuat, sistem akan mengarahkan admin ke halaman konfigurasi. Pada tahap ini terdapat tiga pengaturan utama yang perlu diselesaikan sebelum proses penilaian dimulai.

Menentukan Aspek Penilaian

Pilih Aspek Penilaian yang akan digunakan pada periode tersebut dengan mencentang aspek yang diinginkan.

Apabila setiap divisi memiliki kebutuhan penilaian yang berbeda, admin juga dapat mengatur cakupan penggunaan aspek melalui tombol Atur Divisi.

Tersedia tiga pilihan cakupan:

  • Semua Divisi, aspek penilaian berlaku untuk seluruh divisi.
  • Kecuali, aspek penilaian berlaku untuk semua divisi kecuali divisi tertentu.
  • Hanya, aspek penilaian hanya berlaku pada divisi yang dipilih.

Pengaturan ini memberikan fleksibilitas bagi perusahaan untuk menerapkan indikator penilaian yang berbeda sesuai karakteristik masing-masing divisi. Sebagai contoh, aspek Leadership dapat diterapkan khusus pada divisi tertentu, sedangkan aspek Attendance dapat digunakan oleh seluruh divisi.

Mengatur Bobot Penilaian

Selain menentukan aspek yang digunakan, admin juga dapat mengatur Bobot untuk setiap aspek penilaian.

Bobot dapat diisi langsung pada halaman konfigurasi atau menggunakan Bobot Default yang sebelumnya telah ditentukan saat membuat Aspek Penilaian.

Dalam penggunaannya, terdapat dua ketentuan yang perlu diperhatikan:

  • Apabila seluruh field Bobot dikosongkan, sistem akan menganggap semua aspek memiliki bobot yang sama (equal weight).
  • Apabila menggunakan Bobot, maka seluruh aspek yang dipilih wajib memiliki nilai bobot.

Untuk membantu memahami hasil perhitungan, Kerjoo juga menampilkan Contoh Perhitungan Overall Rating sebagai ilustrasi nilai akhir berdasarkan bobot yang telah ditentukan.

4. Menentukan Peninjau

Tahap berikutnya adalah menentukan Peninjau, yaitu pihak yang bertugas melakukan Penilaian Kinerja pada masing-masing divisi.

Secara default, sistem akan menetapkan Supervisor sebagai Peninjau. Namun, apabila dalam satu divisi terdapat lebih dari satu supervisor, admin perlu memilih salah satu supervisor secara manual.

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

  1. Klik tombol Tetapkan atau Ubah.
  2. Pilih Supervisor yang akan bertugas sebagai Peninjau.
  3. Pastikan setiap divisi telah memiliki Peninjau yang sesuai.

Setelah seluruh Peninjau ditetapkan, klik Simpan & Lanjutkan untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.

5. Mengatur Status Penilaian

Langkah terakhir adalah mengatur Status pada Periode Penilaian.

Melalui pengaturan ini, admin dapat menentukan apakah hasil Penilaian Kinerja akan ditampilkan kepada karyawan atau tidak.

Untuk menyelesaikan konfigurasi:

  1. Pilih status sesuai kebutuhan perusahaan.
  2. Tentukan apakah hasil penilaian akan ditampilkan kepada karyawan.
  3. Klik Simpan.

Perlu diperhatikan bahwa Periode Penilaian yang telah dibuat belum tentu langsung dapat digunakan. Selama belum memasuki Periode Menilai, sistem akan menampilkan status "Akan otomatis aktif pada periode ini" dan Peninjau belum dapat melakukan evaluasi.

Ketika Periode Menilai dimulai, status akan berubah menjadi "Peninjau dapat menilai pada periode ini", yang menandakan proses Penilaian Kinerja sudah dapat dilakukan sesuai periode yang telah ditentukan.

Pada bagian berikutnya, kita akan membahas proses Penilaian Kinerja oleh Peninjau, baik melalui website Kerjoo maupun aplikasi Kerjoo Mobile, serta cara melihat hasil penilaian setelah proses evaluasi selesai.

Untuk melihat hasil Penilaian Kinerja pada suatu periode, klik tombol Semua Penilaian. Melalui halaman ini, admin dapat melihat daftar hasil penilaian, membuka detail setiap karyawan, serta mencetak hasil penilaian sesuai kebutuhan. 

Melakukan Penilaian Kinerja dengan Mudah melalui Web dan Mobile

Setelah seluruh konfigurasi selesai, proses Penilaian Kinerja dapat mulai dilakukan oleh Peninjau sesuai dengan Periode Menilai yang telah ditentukan.

Untuk memastikan proses evaluasi tidak terlewat, Kerjoo juga mengirimkan email dan in-app notification kepada Peninjau saat Periode Menilai dimulai.

Selain itu, sistem akan mengirimkan pengingat 3 hari sebelum periode penilaian berakhir apabila masih terdapat karyawan yang belum direview, sehingga proses evaluasi dapat diselesaikan tepat waktu. 

Kerjoo menyediakan fleksibilitas dalam proses penilaian dengan mendukung akses melalui website maupun aplikasi Kerjoo Mobile. Media yang digunakan bergantung pada peran pengguna yang ditetapkan sebagai Peninjau.

  • Jika Peninjau merupakan Supervisor, proses penilaian dapat dilakukan melalui website maupun aplikasi Kerjoo Mobile menggunakan akun yang dimiliki.
  • Jika Peninjau bukan Supervisor, proses penilaian hanya dapat dilakukan melalui aplikasi Kerjoo Mobile menggunakan akun karyawan yang telah ditetapkan sebagai Peninjau.

Proses Penilaian melalui Kerjoo Mobile

Bagi Peninjau yang menggunakan aplikasi Kerjoo Mobile, proses penilaian dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut:

  • Buka aplikasi Kerjoo Mobile, kemudian pilih menu Penilaian Kinerja.
  • Klik Penilaian Kinerja Karyawan.
  • Pilih Periode Penilaian yang berstatus Aktif atau telah memasuki Periode Menilai.
  • Pilih karyawan yang akan dinilai.

Pada halaman ini, sistem akan menampilkan berbagai informasi pendukung, seperti Periode Data, Periode Menilai, status periode, serta progres penilaian. Peninjau juga hanya akan melihat daftar karyawan yang menjadi tanggung jawabnya sesuai pengaturan yang telah dibuat oleh admin. Status penilaian, seperti Belum Dimulai atau Terkirim, turut ditampilkan sehingga progres penilaian setiap karyawan dapat dipantau dengan lebih mudah.

Selanjutnya, buka Form Penilaian. Pada halaman ini tersedia Data Performa karyawan selama periode penilaian yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam memberikan evaluasi. Peninjau juga dapat mengatur Target Periode Ini dengan mengklik tombol Ubah untuk menambahkan maupun memperbarui target yang ingin dicapai pada periode tersebut.

Untuk memberikan penilaian:

  • Berikan Rating pada setiap Aspek Penilaian dengan memilih ikon bintang (★).
  • Tambahkan Catatan apabila diperlukan sebagai penjelasan atau masukan pada setiap aspek.
  • Lengkapi bagian Pencapaian Target, Rencana Pengembangan, dan Catatan Supervisor sebagai bahan evaluasi sekaligus tindak lanjut pengembangan karyawan.

Sebelum menyelesaikan proses penilaian, tentukan Tanggal Penilaian. Secara default sistem akan menggunakan tanggal saat ini, namun apabila diperlukan, tanggal tersebut dapat diubah ke tanggal sebelumnya (backdate). Perlu diperhatikan bahwa tanggal penilaian tidak dapat diatur ke tanggal yang akan datang.

Apabila seluruh data telah terisi, pilih salah satu opsi berikut:

  • Klik Simpan Draft apabila penilaian masih ingin dilanjutkan atau diedit di lain waktu.
  • Klik Kirim Penilaian apabila seluruh proses evaluasi telah selesai dan siap dikirim ke sistem.

Pastikan seluruh Aspek Penilaian telah diisi sebelum mengirim penilaian agar hasil evaluasi tersimpan secara lengkap.

Proses Penilaian melalui Website Kerjoo

Selain melalui aplikasi mobile, Peninjau juga dapat melakukan proses penilaian melalui website Kerjoo.

Langkah-langkahnya meliputi:

  1. Masuk ke halaman Dashboard, kemudian pilih menu Penilaian Kinerja dan klik Periode Penilaian.
  1. Pilih Periode Penilaian yang berstatus Aktif atau telah memasuki Periode Menilai.
  1. Atur target karyawan melalui tombol Lihat/Edit Target apabila diperlukan.
  1. Klik Mulai Menilai untuk memulai proses evaluasi.

Pada versi website, Kerjoo juga menyediakan fitur Salin Target Dari... yang memungkinkan Peninjau menyalin target dari karyawan lain. Fitur ini membantu menghemat waktu, terutama ketika beberapa karyawan memiliki target kerja yang serupa.

Saat proses penilaian dimulai, sistem akan menampilkan Data Performa karyawan sebagai referensi. Selanjutnya, Peninjau dapat memberikan Rating, melengkapi Pencapaian Target, Rencana Pengembangan, dan Catatan Supervisor, kemudian mengklik Kirim Penilaian untuk menyimpan hasil evaluasi.

Karyawan Dapat Melihat Hasil Penilaian

Setelah proses Penilaian Kinerja selesai, hasil evaluasi dapat dilihat oleh karyawan melalui aplikasi Kerjoo Mobile, sesuai dengan pengaturan yang telah ditentukan administrator pada tahap Status saat membuat Periode Penilaian.

  • Jika administrator memilih Tampilkan ke Karyawan, hasil penilaian akan tersedia pada menu Penilaian Saya.
  • Jika administrator memilih Jangan Tampilkan ke Karyawan, hasil penilaian tidak akan ditampilkan meskipun proses evaluasi telah selesai.

Apabila hasil penilaian diaktifkan, karyawan dapat melihatnya dengan langkah berikut:

  1. Login ke aplikasi Kerjoo Mobile menggunakan akun karyawan.
  2. Buka menu Penilaian Kinerja.
  3. Pilih Penilaian Saya.
  4. Pilih Periode Penilaian yang ingin dilihat.

Selanjutnya, sistem akan menampilkan detail hasil Penilaian Kinerja sesuai periode yang dipilih.

Manfaat Fitur Penilaian Kinerja (KPI) untuk Perusahaan

Hadirnya Fitur Penilaian Kinerja (KPI) tidak hanya membantu perusahaan melakukan evaluasi karyawan, tetapi juga membuat seluruh proses penilaian menjadi lebih terstruktur, objektif, dan mudah dikelola.

Beberapa manfaat yang dapat diperoleh perusahaan antara lain:

1. Penilaian Karyawan Menjadi Lebih Objektif

Setiap karyawan dinilai berdasarkan Aspek Penilaian yang telah ditentukan sebelumnya. Dengan indikator yang jelas, perusahaan dapat mengurangi penilaian yang bersifat subjektif dan menciptakan proses evaluasi yang lebih konsisten antar divisi.

2. Fleksibel untuk Berbagai Divisi

Tidak semua divisi memiliki indikator keberhasilan yang sama. Melalui pengaturan Aspek Penilaian dan cakupan divisi, perusahaan dapat menerapkan KPI yang berbeda sesuai karakteristik masing-masing tim tanpa perlu membuat sistem penilaian terpisah.

3. Seluruh Proses Evaluasi Terpusat

Mulai dari penyusunan aspek penilaian, penentuan peninjau, pemberian rating, hingga hasil evaluasi tersimpan dalam satu sistem. HR tidak lagi perlu mengelola banyak file atau melakukan rekapitulasi secara manual.

4. Mempermudah Monitoring Progres Penilaian

Admin maupun Peninjau dapat melihat progres pelaksanaan penilaian secara langsung, termasuk mengetahui karyawan yang belum dinilai maupun yang sudah menyelesaikan proses evaluasi. Hal ini membantu memastikan seluruh proses penilaian selesai tepat waktu.

5. Mendukung Pengembangan Karyawan

Selain memberikan nilai akhir, fitur ini juga menyediakan bagian Pencapaian Target, Rencana Pengembangan, dan Catatan Supervisor. Informasi tersebut dapat menjadi dasar dalam menyusun program pembinaan, pelatihan, maupun pengembangan kompetensi karyawan pada periode berikutnya.

Dampak Jika Penilaian Kinerja Masih Dilakukan Secara Manual

Masih banyak perusahaan yang melakukan Penilaian Kinerja menggunakan spreadsheet, dokumen terpisah, atau formulir manual. Cara ini memang dapat digunakan, tetapi akan semakin sulit dikelola seiring bertambahnya jumlah karyawan dan kompleksitas organisasi.

Beberapa tantangan yang sering dihadapi antara lain:

  • Proses penilaian memerlukan waktu lebih lama karena dilakukan secara manual.
  • Indikator penilaian berpotensi berbeda antar divisi sehingga hasil evaluasi menjadi kurang konsisten.
  • Sulit memantau progres penilaian, terutama jika melibatkan banyak peninjau.
  • Data evaluasi tersebar di berbagai dokumen sehingga menyulitkan proses pencarian maupun rekapitulasi.
  • Riwayat penilaian tidak terdokumentasi dengan baik sebagai acuan pengembangan karyawan pada periode berikutnya.

Melalui Fitur Penilaian Kinerja (KPI), seluruh proses tersebut dapat dikelola dalam satu sistem yang terintegrasi. Perusahaan dapat mengatur aspek penilaian, menentukan peninjau, memantau progres evaluasi, hingga melihat hasil penilaian secara lebih praktis tanpa harus berpindah-pindah platform.

Kelola Penilaian Kinerja Karyawan Lebih Terstruktur dengan Kerjoo

Melakukan Penilaian Kinerja (KPI) tidak hanya bertujuan untuk memberikan nilai kepada karyawan, tetapi juga menjadi langkah penting dalam mengukur performa, memberikan umpan balik yang konstruktif, serta menyusun strategi pengembangan sumber daya manusia secara berkelanjutan.

Melalui Fitur Penilaian Kinerja (KPI), Kerjoo membantu perusahaan mengelola seluruh proses evaluasi dalam satu platform yang terintegrasi. Mulai dari menentukan Aspek Penilaian, mengatur Periode Penilaian, menetapkan Peninjau, hingga melihat hasil evaluasi, seluruh proses dapat dilakukan dengan lebih praktis, terstruktur, dan terdokumentasi dengan baik.

Jika perusahaan Anda telah menggunakan Paket PRO, kini saatnya memanfaatkan Fitur Penilaian Kinerja (KPI) untuk menciptakan proses evaluasi karyawan yang lebih objektif, transparan, dan efisien.

Belum menggunakan Kerjoo? Kelola tidak hanya Penilaian Kinerja (KPI), tetapi juga absensi online, pengelolaan data karyawan, cuti dan izin, payroll, hingga berbagai kebutuhan administrasi HR lainnya dalam satu sistem HRIS yang terintegrasi.

Yuk, coba Kerjoo sekarang dan rasakan kemudahan mengelola proses HR secara lebih efektif!