Application letter merupakan salah satu dokumen yang dapat membantu Anda memperkenalkan diri kepada perekrut saat melamar pekerjaan. Surat ini memberikan kesempatan untuk menjelaskan kualifikasi, pengalaman, dan alasan Anda tertarik dengan posisi yang ditawarkan.
Dalam proses rekrutmen, Anda mungkin juga menemukan istilah cover letter. Keduanya memiliki tujuan yang berkaitan dan dalam banyak konteks digunakan untuk menyebut surat pengantar lamaran kerja. Namun, penggunaannya dapat berbeda bergantung pada perusahaan, negara, dan format lamaran yang diminta.
Baca selengkapnya artikel aplikasi absensi online Kerjoo yang telah merangkum contoh application letter bahasa inggris, ataupun bahasa indonesia, dan surat lamaran untuk posisi magang.
Pengertian Application Letter
Application letter adalah surat lamaran kerja yang digunakan untuk mengajukan diri pada posisi tertentu di sebuah perusahaan. Surat ini berisi informasi mengenai identitas pelamar, kualifikasi, pengalaman yang relevan, serta alasan melamar pekerjaan tersebut.
Berbeda dengan CV yang menyajikan riwayat pendidikan dan pengalaman secara ringkas, application letter memungkinkan Anda menjelaskan mengapa latar belakang dan kemampuan yang dimiliki sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Dokumen ini dapat digunakan oleh fresh graduate, kandidat yang sudah berpengalaman, maupun pelamar magang. Isinya perlu disesuaikan dengan persyaratan posisi dan informasi yang ingin disampaikan kepada perekrut.
Apa Perbedaan Application Letter dan Cover Letter?
Application letter dan cover letter sering digunakan secara bergantian dalam proses melamar pekerjaan. Keduanya sama-sama dapat berfungsi sebagai surat pengantar yang menjelaskan ketertarikan kandidat terhadap suatu posisi dan relevansi kualifikasinya.
Meski demikian, terdapat perbedaan penekanan dalam penggunaannya. Application letter cenderung merujuk pada surat lamaran formal, sedangkan cover letter sering menekankan fungsi surat sebagai pengantar CV atau dokumen lamaran.
| Aspek | Application Letter | Cover Letter |
|---|---|---|
| Pengertian | Surat yang digunakan untuk mengajukan lamaran pada posisi tertentu. | Surat pengantar yang memperkenalkan kandidat dan menjelaskan relevansi kualifikasinya. |
| Fokus isi | Tujuan melamar, identitas, kualifikasi, dan pengalaman yang sesuai. | Motivasi melamar, keterampilan relevan, pengalaman, dan kontribusi yang dapat diberikan. |
| Tujuan | Menyampaikan lamaran secara formal kepada perusahaan. | Memberikan konteks pada CV atau dokumen lamaran dan menarik perhatian perekrut. |
| Format | Dapat mengikuti format surat lamaran formal sesuai ketentuan perusahaan. | Umumnya ringkas, persuasif, dan disesuaikan dengan posisi yang dilamar. |
| Konteks penggunaan | Sering digunakan sebagai istilah surat lamaran kerja. | Sering digunakan sebagai istilah surat pengantar CV, terutama dalam proses rekrutmen berbahasa Inggris. |
Perlu dipahami bahwa perbedaan tersebut tidak mutlak. Dalam sejumlah konteks, application letter dan cover letter dapat merujuk pada dokumen yang sama. Karena itu, selalu periksa instruksi lowongan dan gunakan format yang diminta perusahaan.
Struktur Application Letter yang Baik
Struktur application letter yang rapi membantu perekrut menemukan informasi penting tanpa harus membaca paragraf yang terlalu panjang. Secara umum, surat ini terdiri dari bagian kepala surat, salam pembuka, isi, dan penutup.
1. Heading atau Kepala Surat
Bagian pertama, atau heading adalah struktur application letter yang menurut Novoresume berisi informasi atau detail kontak dan terdiri dari:
- Nama lengkap pelamar.
- Alamat atau domisili jika diperlukan.
- Nomor telepon dan alamat email aktif.
- Tanggal penulisan surat.
- Nama penerima, jabatan, nama perusahaan, dan alamat perusahaan jika formatnya memerlukan informasi tersebut.
Jika surat dikirim melalui email, informasi dapat disesuaikan dengan format pengiriman. Pastikan subjek email juga mencantumkan tujuan dengan jelas, misalnya Application for Digital Marketing Specialist – Nama Pelamar.
2. Salam Pembuka
Gunakan salam pembuka yang sopan dan profesional. Jika mengetahui nama perekrut, Anda dapat menyebutkannya secara langsung.
Contoh bahasa Indonesia:
Yth. Bapak/Ibu Tim Rekrutmen PT XYZ,
Contoh bahasa Inggris:
Dear Hiring Manager,
Jika nama penerima tidak diketahui, gunakan sapaan profesional yang sesuai. Hindari sapaan terlalu santai yang tidak sesuai dengan konteks lamaran kerja.
3. Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka menjelaskan tujuan surat dan posisi yang dilamar. Anda juga dapat menyebutkan sumber informasi lowongan jika relevan.
Hindari pembukaan yang terlalu umum. Sebaiknya, langsung sampaikan posisi yang dituju dan alasan singkat mengapa Anda tertarik.
Contoh:
“Melalui surat ini, saya bermaksud mengajukan lamaran untuk posisi Digital Marketing Specialist di PT XYZ. Saya tertarik dengan kesempatan ini karena pengalaman saya dalam pengelolaan konten digital dan optimasi mesin pencari relevan dengan kebutuhan posisi tersebut.”
4. Isi Surat
Bagian isi merupakan kesempatan untuk menjelaskan kualifikasi yang paling relevan dengan pekerjaan. Anda dapat mencantumkan:
- Latar belakang pendidikan.
- Pengalaman kerja, magang, atau organisasi yang relevan.
- Keterampilan teknis dan interpersonal.
- Pencapaian yang dapat mendukung kualifikasi.
- Kontribusi yang ingin diberikan kepada perusahaan.
Pilih informasi yang paling sesuai dengan deskripsi pekerjaan. Anda tidak perlu menyalin seluruh isi CV ke dalam surat karena tujuan application letter adalah menjelaskan relevansi pengalaman, bukan mengulang semua riwayat secara terperinci.
Jika memiliki pencapaian terukur, gunakan angka yang dapat dipertanggungjawabkan untuk memperjelas kontribusi Anda.
5. Paragraf Penutup
Akhiri surat dengan menyampaikan apresiasi atas waktu perekrut dan harapan untuk melanjutkan proses seleksi.
Contoh bahasa Indonesia:
“Besar harapan saya untuk memperoleh kesempatan mengikuti wawancara dan menjelaskan lebih lanjut mengenai kualifikasi yang saya miliki. Terima kasih atas waktu dan pertimbangan Bapak/Ibu.”
Contoh bahasa Inggris:
“Thank you for your time and consideration. I would welcome the opportunity to discuss how my skills and experience could contribute to your team.”
6. Salam Penutup dan Nama Lengkap
Gunakan salam penutup yang sesuai dengan bahasa surat.
Contoh bahasa Indonesia:
Hormat saya,
[Nama Lengkap]
Contoh bahasa Inggris:
Sincerely,
[Full Name]
Jika surat berbentuk dokumen formal, tanda tangan dapat dicantumkan sesuai kebutuhan. Untuk surat yang dikirim melalui email, nama lengkap dan informasi kontak yang jelas umumnya sudah membantu mengidentifikasi pengirim.
Contoh Application Letter
Application letter sebaiknya dibuat berdasarkan posisi dan kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan pemberi kerja.
Ini bertujuan untuk membuat Anda lebih unggul dan sesuai dengan kualifikasi perusahaan dibandingkan kandidat lainnya.
Contoh application letter masih dibuat secara umum dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
Contoh Application Letter Bahasa Indonesia
Contoh application letter ini dapat digunakan untuk melamar pekerjaan di bidang pemasaran digital.
Tidak hanya itu, surat lamaran kerja berikut dapat disesuaikan untuk posisi entry level ataupun yang sudah berpengalaman.
Pastikan setiap poin surat lamaran sesuai dengan posisi yang Anda lamar sebagaimana contoh application leter bahasa indonesia di bawah ini.
Fokuskan pada pencapaian relevan dan hindari susunan kalimat yang berbelit-belit atau terlalu panjang.
Contoh Application Letter Bahasa Inggris
Tidak jauh berbeda dengan contoh application letter Bahasa Indonesia yang sudah disusun sebelumnya, contoh application letter Bahasa Inggris ini ditulis dalam format umum yang dapat disesuaikan.
Anda dapat menggunakan software tambahan untuk membuat application letter dengan Bahasa Inggris seperti Grammarly untuk cek grammar, dan Canva untuk memilih template yang sesuai.
Sebaiknya, gunakan template yang tidak memuat banyak elemen grafis dan sederhana seperti contoh application letter bahasa inggris di bawah ini.
Contoh Application Letter untuk Magang di Perusahaan Startup
Untuk contoh application letter khusus magang, fokuskan pada pengalaman organisasi relevan dengan kualifikasi perusahaan.
Setelah itu, fokuskan pada pencapaian yang dapat mendukung kontribusi untuk perusahaan dan sampaikan ketertarikan karier di bidang tersebut.
Berikut adalah contoh surat lamaran magang yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
Tips Membuat Application Letter
Dari contoh application letter yang sudah ditampilkan sebelumnya oleh Kerjoo, ada beberapa tips untuk menulis surat lamaran kerja supaya dapat memperkuat kesan pertama perekrut.
Gunakan gaya bahasa profesional, namun tetap santai sehingga tidak meninggalkan kesan 'kaku' ataupun kurang 'ramah.'
Berikut adalah tips membuat application letter dengan gaya bahasa formal namun tetap santai dan profesional.
1. Gunakan Format yang Rapi dan Jelas
Pastikan surat lamaran kerja Anda memiliki format yang rapi.
Gunakan margin yang cukup, jenis font profesional seperti Times New Roman atau Arial, dan ukuran font 11-12.
Susun surat dengan struktur yang jelas, meliputi:
- Salam pembuka
- Paragraf pengantar
- Isi surat
- Penutup
Hindari paragraf yang terlalu panjang agar application letter mudah dibaca.
2. Alamatkan Surat kepada Orang yang Tepat
Jika memungkinkan, cari tahu kepada siapa surat lamaran Anda ditujukan. Sebutkan nama perekrut atau kepala departemen dalam salam pembuka.
Contoh:
"Yth. [Nama Perekrut], Kepala Departemen Sumber Daya Manusia PT XYZ."
Hal ini menunjukkan bahwa Anda telah melakukan riset dan memiliki perhatian terhadap detail.
3. Mulai dengan Kalimat Pembuka yang Menarik
Gunakan kalimat pembuka yang menarik namun tetap menunjukkan kesan profesional.
Hindari pembukaan yang terlalu generik seperti, "Dengan hormat, saya ingin melamar pekerjaan di perusahaan Anda."
Sebagai gantinya, tuliskan alasan spesifik mengapa Anda tertarik dengan posisi atau perusahaan tersebut.
Contohnya:
Saya tertarik bergabung dan memperkuat citra PT XYZ melalui posisi Marketing Specialist di PT XYZ di bidang inovasi produk digital.
4. Tampilkan Kualifikasi Utama Anda
Di bagian isi surat, jelaskan kualifikasi Anda yang paling relevan dengan posisi yang dilamar. Sebutkan pengalaman kerja, keterampilan, atau pencapaian yang mendukung.
Contoh:
Selama tiga tahun terakhir, saya bekerja sebagai Digital Marketing Specialist di ABC Corp, di mana saya berhasil meningkatkan engagement media sosial perusahaan hingga 40%.
5. Sampaikan Motivasi dan Minat Anda
Selain menjelaskan kualifikasi, tunjukkan motivasi Anda untuk bergabung dengan perusahaan tersebut.
Misalnya:
Saya terinspirasi oleh visi PT XYZ dalam mendukung keberlanjutan lingkungan, dan saya percaya pengalaman saya dapat berkontribusi pada misi perusahaan.
6. Gunakan Bahasa yang Profesional namun Santai
Pilih kata-kata yang sopan dan formal, namun tetap mudah dipahami. Hindari penggunaan jargon atau istilah yang terlalu teknis. Tulis dengan nada percaya diri tanpa terkesan sombong.
7. Akhiri dengan Penutup yang Kuat
Tutup surat dengan ucapan terima kasih dan harapan untuk langkah selanjutnya.
Contoh:
Saya sangat menghargai kesempatan ini dan berharap dapat berdiskusi lebih lanjut mengenai kontribusi yang dapat saya berikan kepada PT XYZ.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
8. Periksa dan Revisi Surat Anda
Sebelum mengirimkan surat lamaran, pastikan tidak ada kesalahan penulisan atau tata bahasa.
Baca ulang surat Anda, atau minta bantuan teman untuk memeriksa. Surat yang bebas dari kesalahan menunjukkan profesionalisme Anda.
9. Sertakan Informasi Kontak yang Jelas
Jangan lupa mencantumkan informasi kontak seperti nomor telepon dan email di bagian akhir surat. Pastikan informasi tersebut mudah diakses oleh perekrut.
10. Sesuaikan dengan Lowongan yang Dilamar
Setiap lowongan kerja memiliki kebutuhan yang berbeda. Oleh karena itu, sesuaikan isi surat lamaran Anda dengan posisi yang dilamar.
Hindari menggunakan template yang sama untuk semua lowongan.
Cara Menulis Cover Letter yang Menarik
Setelah memahami struktur application letter, Anda dapat menerapkan prinsip penulisan cover letter untuk membuat surat lebih relevan dan meyakinkan. Fokus utamanya bukan membuat surat sepanjang mungkin, melainkan menunjukkan hubungan antara kualifikasi Anda dan kebutuhan perusahaan.
1. Sesuaikan Isi dengan Lowongan
Pelajari deskripsi pekerjaan sebelum menulis surat. Identifikasi keterampilan, pengalaman, dan tanggung jawab yang paling diprioritaskan perusahaan, lalu pilih informasi yang relevan untuk disampaikan.
Jika perusahaan mencari kandidat yang memiliki pengalaman SEO, misalnya, jelaskan pengalaman riset kata kunci, optimasi konten, atau analisis performa yang benar-benar pernah Anda lakukan.
2. Buat Pembukaan yang Spesifik
Hindari pembukaan yang hanya menyatakan bahwa Anda ingin melamar pekerjaan. Jelaskan posisi yang dituju dan alasan profesional Anda tertarik pada kesempatan tersebut.
Contoh:
“I am interested in the Content Writer position because my experience in SEO content creation aligns with your team's focus on developing useful, search-optimized content.”
Pembukaan yang spesifik membantu perekrut memahami relevansi lamaran Anda sejak awal.
3. Tonjolkan Keterampilan dan Pengalaman yang Relevan
Pilih satu atau dua pengalaman yang paling mendukung posisi yang dilamar. Jelaskan apa yang Anda kerjakan, keterampilan yang digunakan, dan hasil yang dicapai jika tersedia.
Untuk kandidat yang belum berpengalaman, proyek akademik, magang, kegiatan organisasi, atau pekerjaan lepas dapat digunakan selama berkaitan dengan kebutuhan posisi.
4. Jelaskan Alasan Tertarik pada Perusahaan
Selain menjelaskan kemampuan, tunjukkan bahwa Anda memahami perusahaan dan posisi yang dituju. Anda dapat menghubungkan minat profesional dengan produk, bidang usaha, proyek, atau tujuan perusahaan.
Hindari alasan yang terlalu umum dan tidak berkaitan dengan pekerjaan. Pilih alasan yang autentik serta dapat dijelaskan secara konkret.
5. Gunakan Bahasa Profesional dan Ringkas
Gunakan kalimat yang mudah dipahami dan langsung pada inti pembahasan. Hindari jargon yang tidak diperlukan, pengulangan informasi dari CV, atau pernyataan berlebihan mengenai kemampuan diri.
Untuk surat berbahasa Inggris, perhatikan tata bahasa, pilihan kata, dan konsistensi penggunaan tense. Pastikan gaya bahasa tetap sopan tanpa terdengar kaku.
6. Sertakan Pencapaian yang Terukur Jika Tersedia
Pencapaian yang didukung data dapat membantu perekrut memahami kontribusi Anda secara lebih konkret.
Contohnya, Anda dapat menjelaskan peningkatan trafik organik, pertumbuhan audiens, penyelesaian proyek, atau efisiensi proses kerja. Gunakan angka yang benar-benar dapat Anda pertanggungjawabkan.
7. Gunakan Template sebagai Panduan, Bukan untuk Disalin Sepenuhnya
Template dapat membantu Anda memahami struktur surat, tetapi isi akhirnya perlu disesuaikan dengan profil dan posisi yang dilamar.
Hindari mengirimkan surat yang sama persis ke setiap perusahaan. Penyesuaian kecil pada pembukaan, pengalaman yang ditonjolkan, dan alasan melamar dapat membuat surat terasa lebih relevan.
8. Periksa Kembali Sebelum Mengirim
Sebelum mengirimkan surat, periksa kembali beberapa hal berikut:
- Nama perusahaan dan posisi yang dilamar sudah benar.
- Informasi pengalaman dan kualifikasi sesuai dengan CV.
- Tidak terdapat kesalahan ejaan atau tata bahasa.
- Informasi kontak masih aktif.
- CV, portofolio, dan dokumen pendukung yang diminta sudah dilampirkan.
- Nama file dan format dokumen sesuai dengan instruksi lowongan.
Pemeriksaan akhir membantu menjaga profesionalisme dan mengurangi kesalahan administratif yang sebenarnya dapat dihindari.
Contoh Cover Letter Bahasa Indonesia
Contoh Cover Letter Bahasa Inggris
Kesalahan yang Perlu Dihindari Saat Membuat Application Letter
Beberapa kesalahan dapat membuat surat lamaran kurang efektif, meskipun kandidat memiliki kualifikasi yang sesuai.
1. Menggunakan isi yang terlalu umum. Surat yang tidak menyebutkan posisi atau kebutuhan perusahaan akan sulit menunjukkan kecocokan kandidat.
2. Mengulang seluruh isi CV. Gunakan surat untuk menjelaskan relevansi pengalaman, bukan menyalin seluruh riwayat pendidikan dan pekerjaan.
3. Melebih-lebihkan kemampuan. Cantumkan keterampilan dan pencapaian yang dapat dijelaskan atau dibuktikan jika perekrut meminta informasi lebih lanjut.
4. Menggunakan bahasa yang terlalu panjang. Paragraf yang bertele-tele dapat menyulitkan perekrut menemukan informasi utama.
5. Mengabaikan instruksi lowongan. Perhatikan apakah perusahaan meminta application letter, cover letter, CV, portofolio, atau dokumen lainnya. Ikuti format dan cara pengiriman yang ditentukan.
Kesimpulan
Application letter dan cover letter sama-sama berperan penting dalam memperkenalkan diri kepada perekrut dan menunjukkan kesesuaian Anda dengan posisi yang dilamar. Dengan struktur yang jelas, pengalaman yang relevan, dan alasan melamar yang spesifik, surat lamaran dapat membantu kandidat tampil lebih profesional di mata perusahaan.
Di sisi lain, perusahaan juga perlu memastikan proses rekrutmen diikuti pengelolaan karyawan yang efektif. Mulai dari pencatatan data karyawan hingga pengelolaan presensi dan penggajian, setiap proses membutuhkan administrasi yang terorganisasi agar operasional HR berjalan lebih efisien.
Optimalkan pengelolaan SDM perusahaan Anda bersama Kerjoo! Melalui solusi HRIS & Absensi Online, Kerjoo membantu perusahaan mengelola administrasi karyawan secara digital sehingga tim HR dapat bekerja lebih praktis dan terstruktur. Kunjungi Kerjoo dan temukan fitur yang tepat untuk mendukung kebutuhan HR perusahaan Anda.
