Contoh SOP dan Cara Membuatnya Untuk Pemula

Pernahkah Anda merasa kinerja tim semakin berantakan? Anda bisa saja belum menerapkan SOP yang efektif di tiap tim Anda.

SOP atau Standar Operasional Prosedur adalah dokumen yang berisi langkah-langkah detail tentang bagaimana suatu tugas harus dilakukan, baik tugas harian atau pun tugas yang menyangkut proker tertentu.

SOP dapat dikatakan hampir serupa dengan buku panduan. Keberadaan SOP akan membantu anggota tim memiliki pemahaman yang sama terkait alur kerja, sehingga mencegah alur kinerja tim menjadi berantakan.

Jika Anda masih bingung tentang bagaimana cara membuat SOP, Kerjoo akan memberikan tips dan cara membuat SOP yang mudah dipahami.

Kerjoo juga akan menyajikan berbagai Contoh SOP yang dapat Anda gunakan sebagai referensi. Mulai dari SOP Administrasi, SOP SDM, SOP Produksi, hingga SOP Layanan Pelanggan, semua akan dibahas secara lengkap.

Simak artikel berikut ya!

Contoh SOP Administrasi

SOP Pengarsipan Dokumen

Tujuan: SOP ini mengatur tata cara penyimpanan dokumen, baik secara fisik maupun digital.

Prosedur Kerja:

1. Penerimaan dokumen, setiap dokumen masuk harus diberi tanggal penerimaan dan kelengkapannya.
2. Bagi dokumen berdasarkan jenis (surat masuk, surat keluar, laporan, dll.) Buat folder atau label yang jelas untuk setiap jenis dokumen.
3. Setiap dokumen diberi nomor unik untuk memudahkan pencarian. Gunakan format penomoran yang sederhana (misal: SM-001 untuk Surat Masuk nomor 1).
4. Simpan dokumen dalam folder atau rak sesuai dengan jenisnya.
5. Gunakan daftar isi atau indeks untuk mencari dokumen yang dibutuhkan. Jika menggunakan sistem digital, gunakan software pencarian yang mudah digunakan.
6. Dokumen yang sudah tidak diperlukan lagi akan dihancurkan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

Disetujui oleh

[Nama terang Penanggung jawab]

SOP Penerimaan Surat Masuk

Tujuan: SOP ini mengatur prosedur penerimaan, pencatatan, dan pendistribusian surat masuk.

Contoh langkah-langkah dalam SOP penerimaan surat masuk:

• Surat masuk diterima oleh petugas yang ditunjuk.
• Surat masuk dicatat dalam buku register dengan mencantumkan tanggal terima, pengirim, nomor surat, dan perihal.
• Surat dibuka dan diperiksa isinya.
• Surat didistribusikan kepada pihak yang berwenang untuk ditindaklanjuti.

SOP Pengajuan Cuti

Tujuan: SOP ini mengatur prosedur pengajuan, persetujuan, dan pencatatan cuti karyawan.

• Karyawan mengajukan permohonan cuti secara tertulis kepada atasan langsung.
• Atasan langsung memeriksa dan memberikan persetujuan atau penolakan.
• Cuti yang telah disetujui dicatat dalam sistem absensi.

SOP Pengadaan Barang dan Jasa

SOP ini mengatur prosedur pengadaan barang atau jasa mulai dari perencanaan hingga pembayaran.

• Identifikasi kebutuhan barang atau jasa.
• Menyusun anggaran yang sesuai.
• Melakukan pemilihan supplier melalui proses tender atau penunjukan langsung.
• Melakukan pembayaran sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Contoh SOP Sumber Daya Manusia (SDM)

SOP Rekrutmen Karyawan Baru

Tujuan: SOP Rekrutmen Karyawan Baru adalah prosedur yang menetapkan proses perekrutan dari awal hingga akhir.

Proses ini mencakup penentuan kebutuhan, penyusunan deskripsi pekerjaan, penyaringan kandidat, hingga proses wawancara dan pemilihan karyawan.

Prosedur:

1. Evaluasi kebutuhan tenaga kerja berdasarkan analisis kinerja dan rencana strategis perusahaan. Persetujuan kebutuhan tenaga kerja oleh manajer SDM.
2. Buat deskripsi pekerjaan yang jelas, termasuk tanggung jawab, kualifikasi, dan keterampilan yang dibutuhkan.
3. Publikasikan lowongan melalui berbagai saluran seperti situs web perusahaan, portal pekerjaan, dan media sosial.
4. Tinjau CV dan surat lamaran yang masuk.
5. Lakukan tes keterampilan atau psikotes jika diperlukan.
6. Jadwalkan dan lakukan wawancara.
7. Buat dan kirimkan surat penawaran kepada kandidat yang terpilih.
8. Atur proses orientasi dan pelatihan awal untuk karyawan baru.

SOP Pelatihan dan Pengembangan Karyawan

Tujuan: menetapkan cara melaksanakan program pelatihan dan pengembangan untuk meningkatkan keterampilan dan kompetensi karyawan.

Prosedur:

1. Analisis kebutuhan pelatihan berdasarkan hasil assessment dan tujuan perusahaan.
2. Rancang program pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan, termasuk materi, metode pelatihan, dan durasi.
3. Implementasikan pelatihan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
4. Gunakan berbagai metode seperti pelatihan langsung, e-learning, dan workshop.
5. Kumpulkan umpan balik dari peserta pelatihan.
6. Evaluasi hasil pelatihan dan tingkatkan program berdasarkan umpan balik yang diterima.

SOP Penilaian Kinerja Karyawan

Tujuan : SOP ini mengatur bagaimana kinerja karyawan dinilai secara periodik dan memastikan bahwa mereka memenuhi tujuan yang ditetapkan.

Prosedur:

1. Tentukan kriteria penilaian yang jelas berdasarkan job description dan tujuan perusahaan.
2. Gunakan metode penilaian seperti self-assessment, penilaian oleh atasan, dan penilaian oleh rekan kerja.
3. Kumpulkan data kinerja selama periode penilaian.
4. Berikan umpan balik kepada karyawan mengenai hasil penilaian.
5. Diskusikan area yang perlu diperbaiki dan rencanakan pengembangan karir.
6. Implementasikan rencana pengembangan berdasarkan hasil penilaian.
7. Jadwalkan penilaian berkala untuk memantau kemajuan.

SOP Pemutusan Hubungan Kerja

Tujuan: menetapkan proses pemutusan hubungan kerja, baik secara sukarela maupun tidak sukarela.

Prosedur:

1. Tinjau alasan pemutusan hubungan kerja dan pastikan bahwa semua dokumentasi dan persetujuan yang diperlukan telah lengkap.
2. Informasikan karyawan mengenai keputusan pemutusan hubungan kerja dan lakukan diskusi formal.
3. Berikan penjelasan tentang hak-hak karyawan dan proses selanjutnya.
4. Proses administrasi terkait pemutusan hubungan kerja, termasuk pengembalian barang perusahaan, penyelesaian gaji, dan tunjangan.
5. Dokumentasikan proses pemutusan hubungan kerja secara lengkap.
6. Evaluasi proses untuk memperbaiki prosedur di masa depan.

SOP Produksi

SOP Pengendalian Kualitas Produk

Tujuan: menjamin produk akhir memenuhi standar kualitas yang ditetapkan.

Ruang Lingkup: berlaku untuk semua produk yang diproduksi.

Prosedur:

1. Bahan baku diterima kemudian dilakukan pemeriksaan kualitas sebelum diproses oleh tim produksi.
2. Bahan baku diuji dengan langkah inspeksi dan pengujian berkala selama proses produksi.
3. Penilaian kualitas produk sebelum pengemasan.
4. Catat hasil pemeriksaan dan tindakan perbaikan jika diperlukan.
5. Jika ditemukan cacat, lakukan tindakan perbaikan atau penarikan produk sesuai prosedur.

Dokumen Terkait:

- Formulir Pengujian Kualitas

- Laporan Pemeriksaan Kualitas

SOP Perawatan Mesin Produksi

Tujuan: menjaga mesin produksi dalam kondisi optimal untuk menghindari kerusakan dan downtime.

Ruang Lingkup: semua mesin produksi di fasilitas.

Prosedur:

1. Mengatur penjadwalan perawatan mesin
2. Lakukan perawatan rutin sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
3. Periksa kondisi mesin setiap hari sebelum memulai produksi.
4. Bersihkan mesin secara berkala untuk menghindari penumpukan kotoran.
5. Laporkan segera jika ada kerusakan atau masalah pada mesin.
6. Catat semua kegiatan perawatan dan pemeliharaan yang dilakukan.

Dokumen Terkait:

- Formulir Perawatan Mesin

- Buku Catatan Kerusakan

SOP Penanganan Bahan Baku

Tujuan: menjamin bahan baku dikelola dengan benar untuk memastikan kualitas produk akhir.

Ruang Lingkup: semua bahan baku yang digunakan dalam produksi.

Prosedur:

1. Periksa dan verifikasi bahan baku yang diterima.
2. Simpan bahan baku di tempat yang sesuai dengan kondisi penyimpanan yang dibutuhkan.
3. Gunakan bahan baku sesuai dengan urutan dan kebutuhan produksi.
4. Pantau kualitas bahan baku secara berkala.
5. Catat semua transaksi terkait bahan baku.

Dokumen Terkait

- Formulir Penerimaan Bahan Baku

- Laporan Penggunaan Bahan Baku

SOP Pengemasan dan Pengiriman Produk

Tujuan: mengemas dan mengirim produk dengan cara yang aman dan efisien.

Ruang Lingkup: semua produk yang siap untuk dikirim ke pelanggan.

Prosedur:

1. Gunakan material kemasan yang sesuai untuk melindungi produk selama pengiriman.
2. Periksa produk untuk memastikan tidak ada cacat sebelum dikemas
3. Pastikan label pengiriman dan informasi produk lengkap dan akurat.
4. Koordinasikan dengan jasa pengiriman untuk penjadwalan dan pengiriman produk.
5. Catat semua informasi terkait pengiriman.

Dokumen Terkait:

- Formulir Pengemasan

- Laporan Pengiriman

SOP Layanan Pelanggan

SOP Penanganan Keluhan Pelanggan

Tujuan: menangani keluhan pelanggan dengan cepat dan efektif.

Ruang Lingkup: semua keluhan pelanggan yang diterima.

Prosedur:

1. Terima dan catat keluhan pelanggan dengan lengkap.
2. Teliti keluhan dan identifikasi penyebab masalah.
3. Ambil tindakan perbaikan atau solusi sesuai dengan kebijakan perusahaan.
4. Informasikan pelanggan tentang penyelesaian keluhan.
5. Catat semua proses penanganan keluhan dan hasilnya.

Dokumen Terkait:

- Formulir Keluhan Pelanggan

- Laporan Penanganan Keluhan

SOP Pemrosesan Pesanan

Tujuan: memproses pesanan pelanggan dengan efisien dan akurat.

Ruang Lingkup: semua pesanan pelanggan yang diterima.

Prosedur:

1. Terima dan verifikasi pesanan pelanggan.
2. Proses pesanan sesuai dengan kebijakan dan prosedur.
3. Kemas produk dengan benar untuk pengiriman.
4. Koordinasikan dengan tim pengiriman untuk pengiriman tepat waktu.
5. Catat semua detail pesanan dan status pemrosesan.

Dokumen Terkait:

- Formulir Pemrosesan Pesanan

- Laporan Status Pesanan

SOP Layanan Purna Jual

Tujuan: memberikan dukungan dan layanan kepada pelanggan setelah penjualan.

Ruang Lingkup: layanan yang diberikan setelah produk dijual.

Prosedur:

1. Terima permintaan layanan purna jual dari pelanggan.
2. Tindak lanjuti dengan solusi atau dukungan yang sesuai.
3. Pantau status permintaan dan tindak lanjut.
4. Catat semua interaksi dan solusi yang diberikan kepada pelanggan.

Dokumen Terkait:

- Formulir Layanan Purna Jual

- Laporan Tindak Lanjut

SOP Penanganan Retur Produk

Tujuan: Menangani pengembalian produk dari pelanggan dengan cara yang efisien.

Ruang Lingkup: Semua produk yang dikembalikan oleh pelanggan.

Prosedur:

1. Terima dan verifikasi produk yang dikembalikan.
2. Periksa kondisi produk dan alasan retur.
3. Proses pengembalian atau penukaran sesuai dengan kebijakan.
4. Catat semua detail terkait pengembalian produk.

Dokumen Terkait:

- Formulir Retur Produk

- Laporan Pengembalian

SOP Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3)

SOP Penggunaan Alat Pelindung Diri (APD)

Tujuan: menjamin penggunaan APD yang benar untuk melindungi kesehatan dan keselamatan karyawan.

Ruang Lingkup: semua karyawan yang bekerja di area yang memerlukan APD.

Prosedur:

1. Pastikan APD tersedia dan sesuai dengan jenis pekerjaan.
2. Karyawan harus memakai APD sesuai dengan instruksi yang diberikan.
3. Periksa kondisi APD secara berkala untuk memastikan keamanannya.
4. Laporkan jika ada APD yang rusak atau hilang.

Dokumen Terkait:

- Formulir Distribusi APD

- Laporan Pemeriksaan APD

SOP Penanganan Kecelakaan Kerja

Tujuan: menangani kecelakaan kerja dengan cepat dan efektif untuk meminimalkan dampak.

Ruang Lingkup: semua kecelakaan yang terjadi di tempat kerja.

Prosedur:

1. Laporkan kecelakaan segera ke pihak yang berwenang.

2. Berikan pertolongan pertama kepada korban kecelakaan.

3. Evakuasi korban ke tempat yang aman jika diperlukan.

4. Lakukan investigasi untuk mengetahui penyebab kecelakaan.

5. Catat semua detail kecelakaan dan tindakan yang diambil.

Dokumen Terkait:

- Formulir Laporan Kecelakaan Kerja

- Laporan Investigasi Kecelakaan

SOP Evakuasi Darurat

Tujuan: menjamin evakuasi yang aman dan terorganisir selama keadaan darurat.

Ruang Lingkup: seluruh area kerja yang memerlukan evakuasi darurat.

Prosedur:

1. Gunakan sistem alarm untuk memberitahu adanya keadaan darurat.
2. Ikuti rute evakuasi yang telah ditetapkan menuju titik kumpul.
3. Pastikan semua karyawan berkumpul di titik yang aman.
4. Verifikasi bahwa semua karyawan telah dievakuasi dengan aman.
5. Catat semua tindakan evakuasi dan hasilnya.

Dokumen Terkait:

- Rencana Evakuasi Darurat

- Formulir Cek Karyawan Setelah Evakuasi

SOP Pemeriksaan Kesehatan Berkala

Tujuan: menjaga kesehatan karyawan melalui pemeriksaan kesehatan yang rutin.

Ruang Lingkup: semua karyawan yang diwajibkan untuk mengikuti pemeriksaan kesehatan.

Prosedur:

1. Tetapkan jadwal pemeriksaan kesehatan berkala
2. Lakukan pemeriksaan kesehatan sesuai dengan jadwal.
3. Tindak lanjuti hasil pemeriksaan dengan memberikan saran atau tindakan yang diperlukan.
4. Catat hasil pemeriksaan dan tindakan yang diambil.

Dokumen Terkait:

- Formulir Pemeriksaan Kesehatan

- Laporan Hasil Pemeriksaan

Cara Membuat SOP yang Efektif

Setelah memahami contoh SOP yang disajikan oleh Kerjoo, Anda juga perlu mengetahui bagaimana cara membuat SOP yang efektif.

Berikut adalah cara membuat SOP yang efektif.

Identifikasi Proses Yang Perlu Distandarisasi

Untuk membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) yang efektif, langkah pertama adalah mengidentifikasi proses yang perlu distandarisasi.

Caranya adalah Anda dapat memilih proses paling krusial dan sering dilakukan dalam organisasi atau perusahaan Anda.

Melibatkan pihak terkait dalam penyusunan SOP

Selanjutnya, Anda perlu melibatkan pihak terkait dalam penyusunan SOP. Misal, jika Anda membuat SOP tentang SDM, maka Anda perlu melibatkan manajer SDM dalam proses penyusunan SOP.

Menulis SOP dengan bahasa yang jelas dan mudah dipahami

Dalam menulis SOP, gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami agar setiap anggota tim dapat mengikuti instruksinya tanpa kebingungan.

Pastikan format yang digunakan terstruktur dan konsisten untuk memudahkan pembacaan dan penerapan.

Menyertakan diagram alir atau ilustrasi jika diperlukan

Anda juga bisa menyertakan diagram alir atau ilustrasi untuk memperjelas langkah-langkah yang kompleks.

Melakukan sosialisasi dan pelatihan terkait SOP

Setelah SOP disusun, lakukan sosialisasi dan pelatihan kepada seluruh pihak yang akan mengimplementasikannya.

Melakukan evaluasi dan revisi SOP secara berkala

Terakhir, evaluasi dan revisi SOP secara berkala untuk memastikan SOP tetap relevan dan efektif seiring dengan perubahan proses atau kebutuhan organisasi.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat membuat SOP yang tidak hanya memandu operasional dengan baik tetapi juga meningkatkan efisiensi dan konsistensi dalam organisasi.

Tips SOP Implementasi SOP yang Sukses

Agar Standar Operasional Prosedur (SOP) dapat berjalan sukses, Anda dapat memanfaatkan teknologi dan beberapa software lain.

Berikut beberapa tips yang bisa Anda coba:

Pastikan SOP mudah diakses oleh semua pihak terkait

Anda dapat menggunakan platform digital untuk membuat SOP mudah diakses oleh seluruh tim, kapanpun dan dimanapun.

Lakukan pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan SOP

Banyak software yang dapat membantu Anda melacak kinerja tim dan mengidentifikasi area yang perlu perbaikan dalam Standar Operasional Prosedur.

Berikan penghargaan kepada individu atau tim yang berhasil menerapkan SOP dengan baik

Berikan penghargaan kepada tim yang menerapkan SOP dengan baik.

Apresiasi yang tulus dapat memotivasi karyawan untuk terus mengikuti Standar Operasional Prosedur.

Misalnya, Anda bisa memberikan bonus, sertifikat, atau penghargaan lainnya

Gunakan teknologi untuk mempermudah pengelolaan dan pembaharuan SOP

Anda dapat memanfaatkan software management. Dengan begitu, Anda dapat dengan mudah melakukan pembaharuan dan distribusi Standar Operasional Prosedur terbaru sekalipun ke seluruh tim.

Kesimpulan:

Dalam lingkungan yang dinamis, Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah pedoman penting untuk mencapai efisiensi dan konsistensi pengerjaan job desk karyawan.

Dengan menerapkan contoh SOP yang jelas dan mudah dipahami, Anda tidak hanya meningkatkan produktivitas tim, tetapi juga menjaga kualitas hasil kerja.

Oleh karena itu, jangan ragu untuk mulai membuat dan mengimplementasikan SOP kepada tim Anda.