Contoh Timesheet Kerja Harian Karyawan Paling Efektif

Banyak hal penting dan urgen saat mencatat waktu kerja karyawan, mulai dari presensi masuk, istirahat, lembur, dan waktu pulang. Secara khusus, perusahaan perlu menyediakan timesheet kerja atau formulir pencatatan waktu.

Timesheet akan mendukung sistem presensi karyawan sampai dengan kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan karyawan.

Kali ini akan kita bahas tentang timesheet kerja, yaitu sebuah dokumen yang digunakan untuk mencatat jam kerja pada setiap hari kerja.

Ada beberapa contoh timesheet, misalnya timesheet harian, timesheet mingguan, timesheet berbasis proyek, dan timesheet fleksibel. Khususnya timesheet harian, ada beberapa detail yang perlu diperhatikan.

Berikut ini bisa Anda temukan contoh timesheet kerja harian karyawan yang efektif. Sebelumnya, pahami juga tentang apa perbedaan timesheet dan jadwal kerja, serta bagaimana timesheet yang efektif.

Penjelasan tentang Timesheet Kerja Harian dan Jadwal Kerja

Ada beberapa perbedaan antara timesheet dan jadwal seperti berikut ini.

Timesheet Kerja

Timesheet kerja adalah dokumen atau file yang mencatat waktu yang sebenarnya dihabiskan untuk melakukan pekerjaan tertentu.

Isinya mencakup informasi tentang waktu mulai kerja, waktu selesai kerja, waktu istirahat, lembur, atau waktu tambahan lain yang dihabiskan untuk tugas atau proyek tertentu.

Tujuan pembuatan timesheet adalah untuk melacak waktu yang dihabiskan karyawan dalam melakukan pekerjaan, menghitung waktu kerja yang efektif, dan melakukan penilaian kinerja karyawan.

Pada periode tertentu, timesheet kerja harian yang diakumulasikan memungkinkan perusahaan bisa  mengelola budget pelatihan karyawan dan mengatasi masalah soal gaji dan kompensasi.

Jadwal Kerja

Jadwal kerja adalah rencana yang menentukan jam kerja yang ditetapkan untuk karyawan pada suatu periode waktu tertentu. Poin dan formatnya mungkin bisa sama seperti timesheet kerja.

Tujuan pembuatan jadwal kerja adalah untuk memberi panduan untuk karyawan tentang kapan mereka harus bekerja dan agar karyawan lebih disiplin dan melakukan manajemen waktu dengan sebaik mungkin.

Jadi, timesheet akan merekam waktu yang sebenarnya digunakan karyawan dalam melakukan pekerjaan sesuai jadwal yang sudah diatur.

Sementara itu, jadwal kerja akan memberi kerangka waktu kerja karyawan sesuai perencanaan dan sesuai posisi masing-masing.

Seperti Apa Timesheet Kerja Harian Karyawan yang Efektif?

Timesheet kerja harian yang efektif seharusnya dirancang untuk memudahkan pencatatan waktu kerja yang akurat dan efisien.

1. Format Timesheet Kerja Mudah Dipahami

Dokumen timesheet kerja biasanya disusun dengan format tabel. Ada kolom untuk mencatat waktu masuk, waktu pulang, waktu istirahat, dan total jam kerja setiap hari.

Sebisa mungkin, format timesheet kerja harus mudah dipahami, mudah digunakan, dan mudah diatur sesuai kebutuhan. Jadi, karyawan dapat dengan mudah mengisi informasi yang diperlukan tanpa kebingungan.

2. Memiliki Keterangan yang Jelas dan Lengkap

Timesheet kerja harian harus mencakup keterangan yang jelas dan lengkap, termasuk kolom untuk mencatat waktu masuk, waktu pulang, waktu istirahat, dan lembur.

Jika diperlukan, tambahkan juga kolom tambahan berupa keterangan untuk setiap divisi yang mungkin memiliki pembagian jam kerja berbeda.

3. Fleksibel dan Mudah Diakses

Timesheet kerja dapat menyesuaikan berbagai jenis jadwal kerja dan pola kerja karyawan, termasuk jadwal kerja fleksibel dari jarak jauh.

Apapun platform yang digunakan, timesheet harus mudah diakses oleh karyawan, baik itu dalam bentuk cetak maupun dalam bentuk digital (misalnya, aplikasi atau situs web).

4. Telah Melalui Proses Validasi dan Verifikasi

Adanya validasi dan verifikasi memastikan catatan waktu kerja yang akurat, transaparan, dan sesuai beban kerja. Sistem ini bisa berupa persetujuan atasan langsung atau fitur otomatis yang memeriksa data karyawan secara real time.

5. Ada Pengingat Waktu

Manajemen perusahaan dapat melengkapinya dengan pengingat atau notifikasi untuk mengingatkan karyawan agar mereka menyelesaikan setiap project tepat waktu.

Bentuknya bisa berupa memo yang ditulis oleh atasan untuk memberi feedback yang dibutuhkan tim.

6. Dukungan Teknologi

Jika memungkinkan, timesheet kerja karyawan harian bisa dibuat dengan memanfaatkan teknologi terbaru. Jadi, tidak harus terpaku pada sistem manual yang membutuhkan waktu kerja lebih lama.

Akan lebih hemat waktu jika perusahaan menggunakan timesheet berbasis teknologi seperti software atau aplikasi manajemen yang dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi pencatatan waktu kerja.

7. Mendukung Evaluasi Produktivitas

Timesheet harus memungkinkan penggunaan data yang tercatat untuk membuat laporan kinerja, analisis produktivitas, atau kebutuhan manajerial lainnya.

Contoh Timesheet Kerja Harian

Berikut adalah contoh timesheet kerja karyawan yang bisa menjadi acuan Anda.

Contoh 1

Format di atas adalah bentuk timesheet kerja harian sesuai project yang berjalan selama dua pekan. Kelebihan dari format seperti di atas adalah Anda bisa menganalisis pola kerja tim Anda.

Contoh 2

Contoh berikutnya dibagi per karyawan per hari dalam satu pekan. Format timesheet ini bisa meningkatkan semangat kerja dan kompetisi yang sehat antar karyawan.

Contoh 3

Format yang ini sama seperti daily planner atau rencana harian dan dapat diisi dengan realisasi kerja yang dilakukan.

Contoh 4

Untuk membuat timesheet kerja harian yang efektif bisa ditambah dengan daily reminder atau pengingat harian, sehingga setiap individu bisa melakukan tugasnya dengan tepat waktu.

Kesimpulan

Adanya timesheet kerja harian karyawan yang detail dan efektif dapat membantu manajer atau departemen HR untuk melacak jam kerja karyawan dan mengevaluasi produktivitas individu atau tim secara menyeluruh.

Untuk melacak waktu kerja yang dilakukan karyawan, perusahaan memiliki banyak pilihan.

Gunakan fitur pengaturan jadwal kerja dalam aplikasi HR untuk membuat jadwal kerja yang jelas dan terstruktur bagi setiap karyawan. Manfaatkan fitur analisis dan laporan dalam aplikasi absensi online Kerjoo untuk menganalisis data waktu kerja karyawan secara menyeluruh.