Fitur Auto Reload Cuti untuk Atur Pembaruan Cuti Otomatis

Cuti karyawan adalah salah satu hak bagi setiap karyawan yang bekerja. Berbagai ketentuan cuti, seperti jumlah cuti tahunan dan cara mengajukan cuti semestinya diatur oleh kebijakan perusahaan.

Dalam hal ini, pengelolaan cuti karyawan seharusnya dilakukan dengan efisien. Seperti salah satu fitur baru Kerjoo ini, yaitu Fitur Auto Reload Cuti. Dengan fitur ini, Anda bisa mengatur waktu cuti karyawan agar bisa reload otomatis.

Apa Itu Fitur Auto Reload Cuti?

Auto Reload Cuti adalah fitur dalam sistem manajemen SDM yang secara otomatis memperbarui jatah cuti karyawan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan perusahaan.

Dengan adanya fitur ini, karyawan tidak perlu lagi mengajukan pembaruan cuti secara manual, dan departemen HR tidak perlu memantau jatah cuti secara terus-menerus.

Keuntungan Utama Fitur Auto Reload Cuti

Fitur Auto Reload Cuti dirancang untuk mempermudah pengelolaan cuti karyawan dengan melakukan pembaruan kuota cuti secara otomatis, sesuai interval yang ditentukan, seperti bulanan, setiap 2 bulan, atau 3 bulan. Penambahan kuota ini dilakukan berdasarkan tanggal pertama kali karyawan mulai mendapatkan cuti, yang diatur sesuai dengan tanggal mulai kerja mereka.

Manfaat utama dari fitur ini adalah memastikan karyawan memiliki jumlah cuti berbayar yang cukup tanpa harus meminta atau mengelola saldo cuti secara manual. Dengan demikian, HR dapat lebih fokus pada tugas strategis lainnya, sementara karyawan dapat dengan mudah memanfaatkan hak cuti mereka.

Keuntungan tambahan dari Auto Reload Cuti meliputi:

1. Kepastian dalam Pemberian Cuti: Karyawan menerima cuti secara berkala, sehingga mereka dapat merencanakan waktu libur mereka dengan lebih baik dan tidak khawatir tentang ketersediaan cuti.
2. Efisiensi Proses Manajemen: Fitur ini merampingkan proses administrasi, mengurangi beban bagi HR dan aktivitas karyawan yang sebelumnya harus meminta atau memantau sisa cuti yang tersedia.
3. Kepatuhan terhadap Kebijakan Perusahaan: Auto Reload Cuti sangat berguna bagi perusahaan dengan kebijakan cuti yang terstruktur, memungkinkan pemberian hari libur tertentu setiap bulan atau tahun, sehingga pengelolaan cuti menjadi lebih transparan dan terorganisir.

Dengan mengimplementasikan fitur Auto Reload Cuti, perusahaan tidak hanya meningkatkan efisiensi dalam manajemen cuti, tetapi juga menciptakan pengalaman positif bagi karyawan dalam mengelola hak cuti mereka.

Cara Penggunaan Fitur Auto Reload Cuti

Berikut adalah cara penggunaan Fitur Auto Reload Cuti.

1) Login ke Akun Perusahaan

• Pertama-tama, login ke panel admin perusahaan https://app.kerjoo.com/#/login
• Masuk ke menu [Kelola Karyawan] dan sub menu [Data Karyawan]
• Atau pada tampilan terbaru, Anda dapat beralih ke panel admin [Kelola Karyawan] dan sub menu [Data Karyawan]
• Anda dapat memilih tampilan admin panel sesuai kenyamanan Anda.
• Berikut adalah tampilannya.

2) Aktifkan Pengaturan Pembaruan Cuti Otomatis

• Klik ikon pengaturan (⚙️) yang ada di kolom [Sisa Cuti] untuk mengatur fitur pembaruan cuti otomatis.

• Setelah menu pengaturan terbuka, klik opsi [Mulai Pengaturan]
• Berikut adalah tampilannya

Catatan:

Sebelum Anda memulai pengaturan pembaruan cuti otomatis, pastikan bahwa tanggal mulai bekerja karyawan telah diatur:

• Jika sudah tercatat: Proses pengaturan akan dilanjutkan.
• Jika belum tercatat: Anda akan diminta untuk memasukkan tanggal mulai bekerja karyawan terlebih dahulu. Tanggal ini sangat penting karena akan menjadi dasar perhitungan kuota cuti yang akan diperbarui secara otomatis.

3) Mulai Pengaturan Pembaruan Cuti Otomatis

Setelah klik [Mulai Pengaturan], Anda akan diberikan beberapa opsi untuk menyesuaikan fitur Auto Reload Cuti.

Berikut adalah langkah-langkah yang perlu diperhatikan:

• Pilih Frekuensi Pembaruan: Tentukan seberapa sering Anda ingin kuota cuti karyawan diperbarui secara otomatis. Anda bisa memilih pembaruan bulanan, setiap 2 bulan, atau setiap 3 bulan.
• Atur Saldo Cuti Sebelumnya: Pilih apakah Anda ingin menambahkan saldo cuti yang sudah ada sebelumnya ke dalam perhitungan otomatis, atau ingin menghapusnya. Keputusan ini penting untuk mengelola saldo cuti karyawan secara efektif.
• Aktifkan atau Nonaktifkan Aturan: Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan fitur ini kapan saja. Jika diaktifkan, sistem akan secara otomatis memperbarui kuota cuti karyawan sesuai dengan pengaturan yang telah Anda tentukan.

4) Penjelasan Frekuensi Periode Pembaruan Cuti Otomatis

Pada Pengaturan Pembaruan Cuti Otomatis, Anda dapat memilih seberapa sering cuti karyawan akan diperbarui secara otomatis, mulai dari setiap bulan hingga setiap 12 bulan.

Pembaruan Bulanan

Jika Anda memilih pembaruan bulanan, setiap awal bulan karyawan akan mendapatkan tambahan jatah cuti sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

Pembaruan Beberapa Bulan Sekali

Jika Anda memilih pembaruan setiap 2, 3, atau lebih bulan, maka penambahan jatah cuti akan diberikan sesuai dengan interval yang Anda pilih.

• Contoh: Jika seorang karyawan pertama kali mendapat cuti pada tanggal 01 Januari dan pembaruan diatur setiap 3 bulan, maka ia akan mendapat tambahan jatah cuti pada tanggal 10 April, 10 Juli, 10 Oktober, dan seterusnya.

Catatan:

Jika Anda mengaktifkan fitur reload cuti otomatis pada tanggal yang sama dengan tanggal penerimaan cuti pertama kali, maka penambahan jatah cuti pertama kali akan dilakukan pada periode/bulan berikutnya.

Pastikan semua data yang Anda masukkan sudah benar dan lengkap sebelum menyimpan pengaturan.

Riwayat Transaksi Cuti

• Untuk melihat riwayat penambahan atau pengurangan jatah cuti karyawan, Anda dapat beralih ke ikon riwayat [🕐] pada kolom [Sisa Cuti]

• Setelah menu [Riwayat Pengajuan Cuti] terbuka, sistem akan menampilkan seluruh riwayat transaksi cuti yang telah dilakukan.
• Riwayat ini mencakup penambahan cuti otomatis maupun manual, pengurangan dan pengajuan cuti karyawan.

Beberapa Hal Penting Seputar Sisa Cuti Karyawan

Dari UU Ketenagakerjaan sampai Perpu Cipta Kerja, semua memuat aturan cuti karyawan dari berbagai aspek. Dengan demikian, hak dan kewajiban karyawan tentang cuti bisa terlaksana dengan baik.

Tentang Jumlah Cuti Tahunan

Sesuai ketentuan UU Ketenagakerjaan dan UU Cipta Kerja, pekerja memiliki hak atas cuti tahunan setidaknya 12 hari kerja ketika pekerja yang bersangkutan sudah bekerja 12 bulan terus menerus.

Jika perusahaan ingin memberi cuti lebih dari 12 hari, hal itu diperbolehkan. Tentu dengan kesepakatan sesuai Perjanjian Kerja, Perjanjian Kerja Bersama, dan/atau Peraturan Perusahaan. Tapi, cuti tidak boleh kurang dari 12 hari.

Bisakah Pekerja dengan Masa Kerja Kurang dari 1 Tahun Mengajukan Cuti?

Seperti yang tercantum pada poin di atas, hak cuti tahunan adalah 12 hari untuk karyawan dengan minimal masa kerja 12 bulan. Jadi, untuk yang masa kerjanya kurang dari 12 bulan atau kurang dari 1 tahun belum dapat mengajukan cuti.

Jika terpaksa tidak masuk kerja, misalnya karena sakit, maka karyawan dapat mengajukan izin. Akan tetapi, perusahaan akan memotong gaji karyawan yang tidak masuk. Baca lebih lanjut tentang cara penggunaan fitur izin agar tidak memotong gaji.

Cuti Bersama dan Cuti Tahunan

Apakah cuti bersama termasuk cuti tahunan? Cuti bersama adalah bagian dari pelaksanaan cuti tahunan yang dilaksanakan secara bersama-sama. Dengan kata lain, saat seseorang yang mengambil cuti bersama berarti mengurangi jatah cuti tahunan.

Karyawan yang mengambil cuti tahunan, maka berhak mendapat upah dan tunjangan penuh. Kecuali untuk pekerja yang mengambil cuti panjang, perusahaan bisa menerapkan aturan cuti tidak dibayar (unpaid leave).

Jika Karyawan Tidak Mengambil Jatah Cuti

Jika karyawan tidak mengambil hak cuti tahunan, apakah bisa diuangkan atau ditambah ke tahun berikutnya? Pada dasarnya, cuti tahunan tidak bisa diuangkan atau ditambah ke tahun selanjutnya. Apabila pekerja tidak mengambil hak cutinya pada tahun tersebut, maka hak cuti dianggap hangus.

Sejauh ini, belum ada ketentuan di dalam peraturan perundang-undangan untuk mengatur insentif atau kompensasi untuk mengganti sisa cuti yang tidak diambil karyawan.

Kecuali jika terjadi PHK, menurut UU Cipta Kerja dan PP No. 35 Tahun 2021, masing-masing pekerja yang terkena Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) akan mendapatk Uang Pesangon, Uang Penghargaan Masa Kerja, dan Uang Penggantian Hak. Yang disebut penggantian hak dalam hal ini adalah termasuk cuti tahunan yang belum diambil.

Pada intinya, tentang pengelolaan cuti karyawan dapat diatur seefisien mungkin oleh perusahaan. Bukan cuma memenuhi hak cuti karyawan, tapi juga mendorong pengelolaan kehadiran.

Kesimpulan

Dengan Fitur Auto Reload Cuti, pengguna Kerjoo dapat mengatur pembaruan cuti otomatis. Begitu juga untuk mengecek riwayat transaksi cuti. Admin atau supervisor dapat mengatur sendiri periode pembaruan otomatis untuk masing-masing karyawan.

Berbagai macam fitur baru Kerjoo hadir untuk meningkatkan efisiensi di perusahaan Anda. Lalu, fitur apa yang sebenarnya paling Anda butuhkan dari aplikasi Kerjoo? Anda dapat melakukan demo dengan tim Kerjoo untuk mendapat penjelasan lebih lanjut.