Begini Cara Penggunaan Fitur Izin Agar Tidak Memotong Gaji

Perizinan karyawan adalah salah satu hal urgent yang perlu dipastikan sejak awal, yaitu ketika karyawan mulai bekerja.

Lalu, saat ada karyawan yang izin tidak masuk kerja satu hari atau lebih, apakah akan dipotong gaji? Masalah ini penting sekali untuk dipahami karyawan.

Hal tersebut berkaitan dengan UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan Pasal 93 ayat (1). Pada dasarnya, jika karyawan tidak melakukan pekerjaan, maka upah tidak dibayar.

Pihak perusahaan boleh melakukan pemotongan gaji jika karyawan tidak masuk bekerja atau tidak melakukan pekerjaannya.

Aturan ini juga populer dengan istilah no work no pay yang dinilai adil untuk karyawan maupun pemberi kerja. Tapi, bagaimana dengan kondisi darurat di mana karyawan tidak masuk kerja karena sakit?

Untuk kasus demikian, ketentuan mengacu pada aturan cuti karyawan yang juga terdapat pada UU No. 13 Tahun 2003, yaitu Pasal 93 ayat (2).

Perusahaan memberi kesempatan karyawan yang sakit untuk mengambil jatah cuti sakit saat pekerja sakit dan tidak bisa bekerja.

Pertanyaan selanjutnya, bagaimana dengan karyawan baru yang belum memiliki jatah cuti? Padahal kondisi kesehatan karyawan tidak sama, sedangkan jatah cuti karyawan baru diberikan setelah karyawan bekerja selama 12 bulan.

Apa yang harus dilakukan? Memahami hal itu, Kerjoo akan memberikan solusinya melalui pengembangan fitur izin tanpa memotong gaji.

Penggunaan Fitur Izin Hari yang Tidak Memotong Gaji

Saat ini kami akan menjelaskan fitur tambahan yang mengembangkan fungsi fitur izin di aplikasi Kerjoo. Seperti yang mungkin telah Anda ketahui bahwa di Kerjoo ada dua jenis izin yaitu; izin jam dan izin hari.

Sistem izin hari secara khusus dibuat untuk karyawan belum memiliki jatah cuti, tapi pada hari tertentu tidak masuk karena sakit. Jika sebelumnya izin hari akan berdampak pada pengurangan gaji, tapi sekarang memungkinkan untuk tidak memotong gaji karyawan.

Bagaimana caranya agar izin tidak memotong gaji? Berikut adalah panduan yang perlu diketahui oleh admin atau supervisor.

1. Buka Bagian Menu Izin

• Masuk (login) ke akun perusahaan dengan cara klik https://app.kerjoo.com dan pilih menu Izin.
• Setelah membuka bagian menu Izin, tepatnya pada pengajuan akan terlihat daftar nama karyawan yang telah mengajukan izin.

2. Tentukan Aksi untuk Pengajuan Izin

• Di bagian kanan atas ada pilihan aksi (tolak, terima, hapus, dan cetak permohonan).
• Secara default, pengajuan izin akan diterima.

3. Konfirmasi Pengajuan Izin

• Setelah klik terima, Anda akan melihat adanya checkbox yang secara otomatis akan mengurangi gaji. Efeknya nanti akan terlihat pada slip gaji, yaitu pada nominal rincian gaji yang terpotong.
• Anda bisa hilangkan centangnya untuk bisa atur izin tanpa memotong gaji karyawan.

4. Ubah Data

• Setelah disetujui, Anda sebenarnya masih bisa menyesuaikan lagi bagian keterangan potong gaji.
• Di bagian kanan Anda bisa lihat tombol ubah data. Pada bagian inilah perusahaan bisa menentukan aturan agar tidak terjadi dampak pemotongan gaji pada karyawan yang sakit.

Admin atau supervisor bisa mengubah ketentuan ini sesuai kesepakatan antara perusahaan dan karyawan. Begitu juga tentang aturan besarnya potongan gaji yang tidak masuk kerja.

Menambahkan Dokumen Kelengkapan Izin (Oleh Karyawan)

Selain pada dashboard admin perusahaan, ada juga pengembangan fitur pada aplikasi mobile. Pada menu izin hari, karyawan masih bisa menambahkan file dokumen setelah izin diajukan.

Hal ini tentunya berbeda jika dibanding sebelumnya yang tidak dapat mengubah dokumen yang telah diajukan.

Dengan catatan, pengajuan izin yang telah di-submit statusnya masih menunggu persetujuan. File dokumen kelengkapan yang bisa diunggah maksimal ada lima jenis.

Contoh dokumen yang diunggah untuk kebutuhan pengajuan izin antara lain; surat dokter, foto rumah sakit, atau foto lain yang menunjukkan bukti valid.

Langkah-langkah di atas adalah untuk karyawan yang belum bisa ambil cuti. Tapi, untuk karyawan yang sudah punya jatah cuti, maka bisa menggunakan jatah cuti dari perusahaan.

Saat cuti sakit, karyawan masih tetap mendapat gaji seperti ketentuan Pasal 93 ayat (2) huruf a UU No. 13 tahun 2003.

Beberapa Hal Penting tentang Surat Izin Sakit

Pengajuan izin sakit memang sudah seharusnya dilakukan seefisien mungkin dan tetap bertanggung jawab. Karyawan yang izin wajib menyertakan surat keterangan dokter, kemudian perusahaan pun mempermudah prosesnya agar semua dokumen perizinan tersimpan dengan aman.

Khususnya tentang surat izin sakit yang sah, berikut adalah rangkuman penjelasan untuk Anda.

1. Surat Keterangan dari Dokter

Karyawan/pekerja bisa mengajukan permohonan cuti sakit ke perusahaan dengan bukti berupa surat dokter atau hasil pemeriksaan dari rumah sakit.

Akan tetapi, mengingat kondisi sakit adalah kondisi yang di luar rencana atau tidak terprediksi, maka surat keterangan dari dokter bisa diberikan di kemudian hari.

Pada hari H ketika karyawan sakit, permohonan izin bisa disampaikan dengan bukti dokumen yang tersedia.

Surat keterangan sakit ditulis sesuai kondisi kesehatan seseorang yang sebenarnya. Akan tetapi, kenyataannya tidak sedikit yang menyalahgunakan surat izin sakit.

Seperti apa surat izin sakit yang sah? Jika harus meminta keterangan dari dokter, bagaimana prosedurnya yang nantinya berlaku di perusahaan?

Ikatan Dokter Indonesia (IDI) pun telah menekankan hal ini bahwa surat dokter perlu dipastikan keasliannya.

Cara memastikan surat keterangan dokter yang asli;

• Cek nama dokter yang bersangkutan melalui idionline.org apakah sudah terdaftar sebagai anggota Ikatan Dokter Indonesia
• Jika belum terdaftar atau namanya tidak ditemukan, maka bisa cek lagi melalui situs www.kki.go.id
• Jika ternyata seseorang bukan dokter tapi membuat surat keterangan sakit, maka surat tidak sah

Sebelum surat sakit dikeluarkan, maka dibutuhkan beberapa prosedur seperti pemeriksaan fisik, pemeriksaan, wawancara, diagnosis, dan baru dibuat surat keterangan.

Pengajuan Izin sesuai Prosedur Perusahaan

Beberapa tahun yang lalu, izin sakit masih bisa disampaikan secara lisan melalui rekan kerja, melalui pesan singkat, atau telepon.

Tapi, hal itu akan tidak efektif jika perusahaan memiliki karyawan dengan jumlah yang banyak. Sudah saatnya perusahaan menerapkan sistem yang lebih teratur.

Selain mensyaratkan surat izin yang sah, tapi juga memberlakukan manajemen perizinan yang baik.

Dengan penggunaan teknologi seperti pengembangan fitur izin dari aplikasi Kerjoo, maka karyawan yang izin sakit tetap mendapat haknya untuk istirahat dan juga mendapat upah pekerjaannya.

Hak dan kewajiban perusahaan pun diberlakukan dengan semaksimal mungkin.

Dengan catatan, pihak perusahaan pada dasarnya tidak boleh melakukan PHK karyawan sakit, dalam kondisi cacat, kecelakaan kerja, atau karyawan sakit dalam perawatan dokter untuk jangka waktu tidak pasti.

Akan tetapi, aturan perundang-undangan memberi batasan PHK jika cuti sakit karyawan berjalan selama 12 bulan terus-menerus.

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan pengajuan izin karyawan baru agar tidak memotong gaji. Dengan pengembangan fitur izin dari Kerjoo, karyawan yang sakit bisa beristirahat pada waktu yang sesuai kebutuhan.

Tentunya karyawan yang sakit harus menyertakan surat dokter agar bisa menjadi bukti dokumen yang valid atau surat izin yang sah.

Anda memiliki pertanyaan yang ingin disampaikan seputar izin karyawan yang lebih efisien dengan aplikasi? Langsung saja konsultasikan bersama tim Kerjoo.