Simpan Data Lebih Aman dengan Fitur Dokumen Karyawan

Pernahkah Anda mengalami masalah dengan dokumen di kantor? Misalnya data karyawan yang dibutuhkan segera, tapi Anda harus mencari-cari di tumpukan file lain. Meskipun sudah disimpan secara digital di komputer atau laptop, seringkali tetap ada kendala teknis.

Dari masalah teknis tersebut kemudian memicu masalah lain yang lebih krusial. Sebagian orang mungkin belum menyadari urgensinya, sampai akhirnya mengalami sendiri dan harus mencari solusinya.

Ada banyak metode yang mungkin digunakan perusahaan untuk meningkatkan efisiensi organisasi.

Salah satu metode tersebut adalah manajemen file atau dokumen, yang memungkinkan perusahaan untuk menyimpan file secara terorganisir dan memastikan hal itu mendukung produktivitas.

Memahami pentingnya dokumen karyawan, maka Kerjoo menyediakan layanan tambahan yang disebut Fitur Dokumen Karyawan.

Apa Saja Fungsi Fitur Dokumen Karyawan?

Pada artikel kali ini kami akan bagikan penjelasan lengkap tentang Fitur Dokumen Karyawan yang akan sangat membantu proses manajemen file.

Manajemen file adalah proses penyimpanan dan pengorganisasian file dalam sistem atau program yang memudahkan pencarian dokumen.

Sebagian besar perusahaan kini sudah menggunakan bentuk manajemen file digital. Mengelola file secara digital memang jauh lebih efektif karena banyak sistem menawarkan opsi untuk mengatur file untuk Anda.

Tentunya juga lebih mudah dan lebih cepat untuk menemukan dokumen saat mencarinya. Fitur Dokumen Karyawan di aplikasi Kerjoo juga membantu HR, manajer, atau atasan di perusahaan tanpa terbatas waktu atau tempat.

Secara umum, fungsi dari Fitur Dokumen Karyawan adalah untuk menyimpan data karyawan agar lebih aman dan bisa digunakan sesuai kebutuhan. Bahkan ketika kebutuhan tersebut mendadak, tidak perlu ada kesulitan untuk mencari file yang foldernya sulit ditemukan.

Agar lebih yakin, Anda bisa menganalisis kondisi riil yang Anda alami sendiri di keseharian. Apakah Anda pernah mengalami masalah berkaitan dengan data?

Setelah itu, Anda bisa memperjelas tentang kebutuhan Anda sebenarnya berkaitan dengan tools untuk manajemen data. Berikut ini adalah beberapa fungsi Fitur Dokumen Karyawan;

1. Sebagai Cadangan Data

Jika terjadi sesuatu yang tidak terduga, sistem dokumen karyawan masih memungkinkan untuk menyediakan cadangan data.

Untuk tujuan ini, komputer secara default sudah menawarkan fungsionalitas. Namun, jika diperlukan juga dapat digunakan program aplikasi pihak ketiga.

2. Penyimpanan Dokumen Secara Terpusat

Sebagian besar pekerjaan HR berkaitan dengan SDM dan dokumen-dokumen seperti kontrak kerja, data diri karyawan, kebijakan perusahaan, SOP, penawaran, dan masih banyak lagi.

Daftarnya bisa terus bertambah seiring dengan bertumbuhnya skala perusahaan. Fitur Kerjoo ini memungkinkan Anda agar bisa mengunggah, menyimpan, dan mengubah dokumen karyawan sesuai kondisi terkini.

Penyimpanan dokumen secara terpusat akan melindungi kerahasiaannya, karena hanya admin dan supervisor yang memiliki akses. Dokumen penting tidak akan tersebar ke pihak yang tidak bertanggung jawab.

3. Mendukung Go Green

Mengingat sistem dokumen karyawan mengandalkan sistem digital tanpa memakai banyak kertas, maka bisa dikatakan bahwa metode ini jauh lebih ramah lingkungan. Dengan cara mendukung praktik go green, untuk jangka panjang reputasi perusahaan pun meningkat.

Seperti yang Anda ketahui, sebagian dokumen cetak tidak dapat diedit. Karena setiap kali pengeditan dilakukan, diperlukan cetak ulang untuk merekam versi final dokumen. Selain tidak ramah bagi lingkungan, ini adalah pemborosan waktu dan sumber daya bisnis.

4. Mengurangi Stres di Tempat Kerja

Sistem pengarsipan yang efektif memiliki dampak positif pada tim Anda di semua tingkatan, khususnya tim HR dan bagian administrasi. Anda tidak akan mengalami frustrasi karena masalah data tidak rapi.

Masalah terkait file atau dokumen dapat dihindari dengan struktur pengarsipan yang sederhana dan dipahami secara umum.

5. Akses Data Dalam Waktu Singkat

Sistem manajemen file mengikuti pendekatan digital yang menyediakan akses ke data yang diperlukan dalam waktu yang singkat. Pengguna tidak perlu mencari salinan dokumen secara manual.

Menggunakan sistem manajemen file dalam fitur dokumen karyawan nantinya akan membuat Anda lebih mudah untuk mencari dan menemukan dokumen tertentu.

6. Kolaborasi yang Lebih Baik

Kemampuan untuk mengakses dokumen dari satu sumber dan dengan waktu yang cepat, pada level tertentu, akan mendukung kolaborasi yang lebih baik. Dokumen yang tersimpan bisa diunduh dan dikirim ke pihak yang berkepentingan.

Contohnya adalah untuk keperluan perpanjangan atau perubahan kontrak kerja karyawan tertentu. Bahkan, ke depannya, beberapa dokumen karyawan bisa memberi pertimbangan dasar untuk merencanakan masa depan oleh manajemen perusahaan.

Cara Penggunaan Fitur Dokumen Karyawan

Simak selengkapnya di bawah ini panduan lengkap tentang cara penggunaan Fitur Dokumen Karyawan.

1. Buka Menu Kelola Karyawan

• Klik https://app.kerjoo.com untuk login dengan username dan password yang telah dikirimka ke email
• Pada menu Kelola Karyawan, pilih sub menu Data Karyawan, lalu Anda bisa temukan kolom Dokumen
• Pada kolom Dokumen, Anda dapat menyertakan atau menambahkan dokumen terkait milik karyawan

2. Tambahkan Dokumen Karyawan

• Misalnya Anda akan mengunggah file kontrak karyawan, langsung saja isikan Nama Dokumen, Pilih Berkas, dan Tanggal Berakhir.
• Khusus untuk keterangan Tanggal Berakhir, admin atau supervisor akan mendapatkan notifikasi sesuai waktu yang ditentukan, misalnya 7 hari sebelumnya.
• Berkasnya boleh apa saja, misalnya; gambar, file pdf, atau .docx. Jika file terlalu besar, Anda bisa compress terlebih dahulu sehingga ukuran maksimal menjadi 500 kb.
• Jika sudah, klik Simpan

Dalam Fitur Dokumen Karyawan ini, Anda bisa menambah maksimal sebanyak 3 dokumen, yaitu dokumen yang paling penting terkait tim Anda. Mengapa hal ini menjadi sangat penting? Karena penyimpanan dengan folder di laptop saja tidak cukup aman.

Apalagi untuk perusahaan yang sudah memiliki banyak karyawan, tentu tidak efektif lagi untuk mengatur penyimpanan file manual. Begitu juga untuk keperluan kontrak kerja, misalnya ada beberapa yang akan habis kontrak.

Melakukan reminder satu-satu cenderung lebih banyak membuang waktu yang seharusnya bisa lebih efisien dengan bantuan teknologi.

Secara umum, fungsi dan penggunaan Fitur Dokumen Karyawan memang cukup mudah. Semoga ini bisa membantu pekerjaan Anda secara teknis, sehingga tidak perlu mengalami kendala untuk mencari file di kotak masuk email, di folder komputer, atau  bahkan tumpukan dokumen cetak.

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan tentang Fitur Dokumen Karyawan dengan aplikasi Kerjoo. Sudah saatnya Anda memperhatikan pentingnya pengelolaan dokumen karyawan Anda.

Bagaimanapun, data karyawan adalah aset yang sangat berharga dan berdampak jangka panjang.

Untuk melakukan penyimpanan data karyawan perusahaan, caranya memang sangat mudah dan praktis. Tergantung pada kebutuhan Anda, tapi yang pesti terjadi adalah kebutuhan untuk efisiensi.

Di masa depan akan terlihat jelas seperti apa bedanya ketika mengunakan cara manual dan cara modern yang lebih inovatif dalam mengelola data karyawan.

Ingin tahu fitur lengkap aplikasi Kerjoo? Coba daftar Kerjoo sekarang, gratis!