Pernah melihat dua orang dalam satu tim mengerjakan pekerjaan yang hampir sama, sementara pekerjaan lain justru tidak tersentuh?
Atau mungkin Anda pernah mendengar kalimat seperti, “Bukannya itu tugas tim sebelah?” ketika sebuah pekerjaan mulai bermasalah?
Situasi seperti ini sering dianggap sebagai persoalan komunikasi. Padahal, akar masalahnya bisa lebih sederhana: karyawan tidak benar-benar memahami batas tanggung jawabnya.
Di sinilah job description menjadi penting.
Dokumen ini bukan sekadar formalitas HR atau tulisan yang dibuat ketika perusahaan sedang membuka lowongan. Jika disusun dengan tepat, dokumen tersebut dapat membantu karyawan memahami tujuan posisinya, pekerjaan yang harus dilakukan, batas tanggung jawab, hingga ekspektasi perusahaan.
Sebelum masuk ke pembahasan, baca artikel ini sampai selesai. Anda akan menemukan alasan mengapa kejelasan peran penting, apa risikonya jika tanggung jawab terlalu kabur, serta bagaimana HR dapat membuat pembagian pekerjaan menjadi lebih terstruktur.
Mengapa Kejelasan Peran Penting di Tempat Kerja?
Coba bayangkan Anda masuk ke sebuah tim baru.
Atasan mengatakan, “Nanti Anda bantu bagian pemasaran.”
Pertanyaannya: bantu yang mana?
Apakah membuat konten? Menyusun strategi? Mengelola media sosial? Membuat laporan? Berkoordinasi dengan agensi?
Tanpa penjelasan lebih lanjut, satu kalimat tersebut bisa ditafsirkan secara berbeda oleh setiap orang.
Masalah seperti ini disebut role ambiguity, yaitu kondisi ketika seseorang tidak memiliki informasi yang cukup mengenai peran, tanggung jawab, atau ekspektasi pekerjaannya.
Dampaknya bukan hanya membuat karyawan bingung.
Penelitian yang diterbitkan pada 2025 dalam Discover Psychology terhadap 306 karyawan menemukan bahwa role clarity dan motivasi karyawan, bersama dengan kepuasan kerja, berhubungan positif dengan kinerja karyawan. Penelitian tersebut juga menemukan bahwa kinerja karyawan berkontribusi terhadap efektivitas organisasi.
Dengan kata lain, kejelasan peran bukan sekadar persoalan administratif. Ada kaitannya dengan bagaimana seseorang menjalankan pekerjaannya.
Data Gallup juga menunjukkan alasan mengapa persoalan ini perlu diperhatikan.
Dalam laporan Employee Engagement Strategies for 2026, Gallup mencatat bahwa pada 2025 hanya 47% karyawan di Amerika Serikat yang sangat setuju bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka di tempat kerja.
Artinya, bahkan ketika seseorang sudah diterima bekerja, masih ada kemungkinan mereka tidak sepenuhnya memahami standar dan ekspektasi yang melekat pada perannya.
Dan ini menjadi pekerjaan rumah bagi perusahaan.
Apa Fungsi Job Description untuk Karyawan dan Perusahaan?
Secara sederhana, fungsi job description untuk karyawan dan perusahaan adalah menciptakan gambaran yang lebih jelas mengenai sebuah posisi.
Bagi karyawan, dokumen ini dapat membantu menjawab beberapa pertanyaan penting:
- Apa tujuan utama posisi saya?
- Apa saja pekerjaan yang menjadi tanggung jawab saya?
- Kepada siapa saya harus melapor?
- Target apa yang perlu dicapai?
- Dengan siapa saya perlu berkoordinasi?
- Apa batas pekerjaan saya?
- Kompetensi apa yang dibutuhkan untuk menjalankan posisi tersebut?
Sementara bagi perusahaan, informasi tersebut dapat digunakan sebagai dasar untuk berbagai proses HR, seperti rekrutmen, onboarding, pembagian pekerjaan, evaluasi kinerja, hingga pengembangan karyawan.
O*NET, basis data pekerjaan yang dikembangkan di bawah U.S. Department of Labor, juga menyusun informasi pekerjaan melalui berbagai elemen, termasuk tugas, aktivitas kerja, konteks pekerjaan, pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman yang dibutuhkan.
Hal ini menunjukkan bahwa memahami sebuah posisi memang tidak cukup hanya dengan mengetahui nama jabatannya.
Perusahaan perlu memahami apa yang dikerjakan, kompetensi yang dibutuhkan, serta bagaimana posisi tersebut berhubungan dengan pekerjaan lainnya.
Risiko Tanggung Jawab yang Tidak Jelas
Ketika pembagian pekerjaan tidak jelas, masalah dapat muncul secara perlahan.
Awalnya mungkin hanya miskomunikasi kecil. Namun, jika dibiarkan, masalah tersebut bisa berkembang menjadi konflik dan menurunkan efektivitas kerja.
1. Pekerjaan Saling Tumpang Tindih
Dua karyawan dapat mengerjakan tugas yang sama karena keduanya menganggap pekerjaan tersebut merupakan tanggung jawab mereka.
Di sisi lain, pekerjaan tertentu justru tidak dikerjakan karena setiap orang mengira orang lain yang akan mengambil alih.
Akibatnya, perusahaan kehilangan waktu dan energi.
2. Muncul Konflik Antaranggota Tim
Pernah mendengar kalimat, “Kenapa saya yang mengerjakan ini?”
Jika terlalu sering terjadi, jangan langsung menyimpulkan bahwa karyawan tidak mau bekerja.
Bisa jadi batas tanggung jawabnya memang belum jelas.
Ketika karyawan merasa terus menerima pekerjaan di luar perannya, rasa tidak adil dapat muncul. Sebaliknya, karyawan yang merasa tugasnya terus diambil oleh orang lain juga dapat merasa terganggu.
3. Pengambilan Keputusan Menjadi Lambat
Ketidakjelasan peran juga dapat membuat karyawan ragu mengambil keputusan.
Mereka takut mengambil langkah yang ternyata bukan kewenangannya.
Akhirnya, hal sederhana seperti memberikan persetujuan, menghubungi klien, atau mengubah suatu proses harus menunggu arahan dari banyak pihak.
Pekerjaan pun menjadi lebih lambat.
4. Kinerja Sulit Dinilai Secara Adil
Bagaimana Anda dapat menilai karyawan jika ekspektasinya tidak pernah dijelaskan?
Karyawan dapat dianggap gagal mencapai target, padahal target tersebut tidak disampaikan dengan jelas.
Sebaliknya, perusahaan juga dapat memberikan penilaian berdasarkan hal-hal yang sebenarnya bukan tanggung jawab utama karyawan.
Penelitian mengenai role ambiguity juga menunjukkan adanya hubungan negatif dengan kinerja. Sebuah penelitian 2025 yang melibatkan 322 karyawan menemukan bahwa role ambiguity berkaitan negatif dengan work engagement.
Sementara penelitian lain di Indonesia menemukan bahwa role ambiguity dan konflik peran dapat berdampak negatif terhadap kinerja karyawan serta berkaitan dengan meningkatnya stres kerja.
Jadi, ketika karyawan terlihat kesulitan bekerja secara konsisten, perusahaan sebaiknya tidak hanya bertanya, “Apakah orangnya mampu?”
Tanyakan juga, “Apakah perannya sudah cukup jelas?”
Komponen Job Description yang Efektif
Dokumen yang efektif tidak harus panjang.
Yang lebih penting adalah informasinya spesifik, relevan, dan benar-benar menggambarkan pekerjaan yang dilakukan.
1. Nama Posisi
Tuliskan nama jabatan yang mudah dipahami dan sesuai dengan struktur organisasi.
Hindari nama yang terlalu kreatif jika justru membuat fungsi posisi sulit dimengerti.
2. Tujuan Posisi
Jelaskan alasan mengapa posisi tersebut dibutuhkan.
Contohnya:
“Bertanggung jawab mengembangkan strategi konten untuk meningkatkan visibilitas merek dan mendukung target pemasaran perusahaan.”
Satu kalimat tersebut sudah memberikan gambaran mengenai kontribusi posisi terhadap perusahaan.
3. Tanggung Jawab Utama
Gunakan poin-poin yang spesifik.
Misalnya tanggung jawab seorang SEO Specialist:
- Menyusun kalender konten bulanan.
- Melakukan riset kata kunci.
- Membuat artikel sesuai strategi SEO.
- Memantau performa konten.
- Menyusun laporan performa secara berkala.
Hindari kalimat yang terlalu luas seperti “bertanggung jawab terhadap aktivitas pemasaran”.
Semakin spesifik kata yang digunakan, semakin kecil kemungkinan muncul interpretasi yang berbeda.
4. Target dan Indikator Keberhasilan
Tugas sebaiknya dihubungkan dengan hasil yang ingin dicapai.
Contohnya bukan hanya “mengelola media sosial”, tetapi juga menjelaskan indikator yang relevan, seperti jumlah konten, jangkauan, tingkat interaksi, atau target lain sesuai posisi.
5. Struktur Pelaporan
Jelaskan siapa atasan langsung dan kepada siapa karyawan perlu memberikan laporan.
Hal ini penting terutama untuk posisi yang melibatkan banyak pihak.
6. Kualifikasi dan Kompetensi
Tuliskan keterampilan, pengetahuan, pendidikan, pengalaman, atau kompetensi yang memang dibutuhkan.
CIPD merekomendasikan agar persyaratan peran ditulis secara spesifik dan berbasis perilaku atau kompetensi yang dapat dibuktikan, bukan menggunakan karakteristik yang terlalu umum.
Contohnya, daripada menulis “memiliki kemampuan komunikasi yang baik”, lebih jelas jika ditulis “mampu mempresentasikan hasil analisis kepada klien”.
7. Hubungan dengan Posisi Lain
Jelaskan bagaimana posisi tersebut berkolaborasi dengan tim lain.
Bagian ini sangat penting untuk mencegah pekerjaan saling bertabrakan.
Misalnya, HR bertanggung jawab mengelola data kehadiran, sedangkan Finance menggunakan data tersebut sebagai salah satu dasar proses penggajian.
Keduanya saling berhubungan, tetapi bukan berarti memiliki tanggung jawab yang sama.
Cara Membuat Job Description agar Tugas Tidak Tumpang Tindih
Jika HR sedang memperbarui dokumen pekerjaan, jangan hanya menyalin dokumen lama.
Gunakan pendekatan berikut.
Mulai dari Tujuan Posisi
Sebelum membuat daftar tugas, tanyakan:
“Mengapa posisi ini dibutuhkan?”
Jawaban tersebut akan membantu HR menentukan pekerjaan mana yang benar-benar relevan.
Gunakan Kata Kerja yang Spesifik
Gunakan kata seperti:
- menyusun
- mengelola
- menganalisis
- memantau
- mengevaluasi
- mengembangkan
- mengoordinasikan
Hindari terlalu banyak menggunakan kata “membantu” tanpa menjelaskan kontribusi yang dimaksud.
“Membantu tim pemasaran” masih terlalu luas.
“Menyusun laporan performa kampanye pemasaran setiap bulan” jauh lebih mudah dipahami.
Pisahkan Tanggung Jawab dan Kolaborasi
Tidak semua pekerjaan yang dikerjakan bersama berarti menjadi tanggung jawab penuh semua orang.
Misalnya, HR dan Finance sama-sama terlibat dalam proses penggajian.
Namun, HR dapat bertanggung jawab atas data kehadiran dan perubahan status karyawan, sedangkan Finance menangani proses pembayaran.
Batas seperti ini perlu ditulis secara jelas.
Hubungkan dengan Indikator Kinerja
Setelah tanggung jawab ditulis, tentukan bagaimana keberhasilannya diukur.
Dengan begitu, karyawan memahami bukan hanya apa yang harus dilakukan, tetapi juga hasil seperti apa yang diharapkan.
Validasi dengan Atasan Langsung
HR sebaiknya tidak menyusun dokumen seorang diri.
Atasan langsung memahami kondisi pekerjaan sehari-hari. Karena itu, mereka perlu dilibatkan untuk memastikan isi dokumen sesuai dengan realitas pekerjaan.
Tinjau Secara Berkala
Struktur perusahaan bisa berubah.
Teknologi berubah. Tim bertambah. Proses kerja berkembang.
Karena itu, dokumen yang dibuat beberapa tahun lalu belum tentu masih menggambarkan kondisi pekerjaan saat ini.
CIPD juga menekankan pentingnya memberikan kejelasan mengenai persyaratan peran, ekspektasi, serta hubungan antara peran manajer dan karyawan.
Mengapa Dokumen Saja Tidak Cukup?
Ini bagian yang sering dilupakan.
Perusahaan bisa saja memiliki dokumen yang sangat lengkap, tetapi karyawan tetap merasa bingung.
Mengapa?
Karena kejelasan peran bukan hanya soal dokumen.
Gallup menjelaskan bahwa membantu karyawan memahami ekspektasi membutuhkan lebih dari sekadar memberi tahu apa yang harus dilakukan. Manajer perlu mendefinisikan dan membicarakan ekspektasi tersebut secara jelas, termasuk bagaimana pekerjaan individu berkontribusi terhadap keberhasilan tim dan organisasi.
Jadi, setelah dokumen dibuat, HR dan atasan perlu membicarakannya dengan karyawan.
Jelaskan tujuan posisi.
Bahas tanggung jawab.
Tanyakan apakah ada pekerjaan yang masih membingungkan.
Lalu, pastikan karyawan memahami kepada siapa mereka harus berkoordinasi.
Pendekatan ini membuat dokumen menjadi bagian dari proses kerja, bukan sekadar file yang tersimpan di folder HR.
Peran HR dalam Membangun Role Clarity
HR memiliki posisi penting untuk memastikan kejelasan peran tidak berhenti pada dokumen.
Beberapa langkah yang dapat dilakukan antara lain:
- Membuat format deskripsi pekerjaan yang konsisten.
- Memastikan setiap posisi memiliki tanggung jawab yang terdokumentasi.
- Melibatkan atasan dalam proses validasi.
- Menghubungkan tanggung jawab dengan KPI.
- Meninjau peran ketika terjadi perubahan struktur organisasi.
- Menjelaskan perubahan kepada karyawan.
- Membuka ruang untuk pertanyaan dan umpan balik.
- Memastikan pembagian pekerjaan antarposisi tidak saling bertabrakan.
Pada perusahaan yang sedang berkembang, kebutuhan ini menjadi semakin penting.
Semakin banyak karyawan dan semakin kompleks struktur tim, semakin sulit mengandalkan komunikasi informal saja.
HR membutuhkan data dan sistem yang membantu proses administrasi berjalan konsisten.
Di titik ini, HRIS dapat membantu perusahaan mengelola berbagai aktivitas karyawan secara lebih terstruktur, seperti presensi dan administrasi HR. Dengan sistem yang lebih rapi, HR dapat mengurangi ketergantungan pada pencatatan manual dan memiliki informasi yang lebih mudah dipantau.
Kapan Perusahaan Perlu Mengevaluasi Pembagian Peran?
Tidak perlu menunggu sampai terjadi konflik besar.
Beberapa tanda berikut bisa menjadi sinyal bahwa pembagian peran perlu ditinjau:
Jika beberapa kondisi tersebut sering terjadi, jangan hanya meminta karyawan “lebih komunikatif”.
Periksa kembali sistem pembagian pekerjaannya.
Membangun Sistem Kerja yang Lebih Terstruktur
Kejelasan peran bukan berarti membuat pekerjaan menjadi kaku.
Justru, ketika karyawan mengetahui batas tanggung jawabnya, mereka dapat bekerja dengan lebih percaya diri.
Mereka tahu kapan harus mengambil keputusan sendiri.
Mereka tahu kapan harus meminta persetujuan.
Mereka tahu kepada siapa harus berkoordinasi.
Dan yang tidak kalah penting, mereka tahu bagaimana pekerjaannya berkontribusi terhadap tujuan perusahaan.
Di sinilah peran HR menjadi semakin strategis.
HR bukan hanya mengurus administrasi karyawan, tetapi juga membantu perusahaan membangun sistem kerja yang membuat orang dapat bekerja dengan lebih efektif.
Dukungan teknologi dapat menjadi salah satu bagian dari proses tersebut. Sistem HR modern dapat membantu perusahaan mengelola data karyawan, presensi, hingga aktivitas administratif secara lebih terstruktur sehingga HR dapat memiliki lebih banyak ruang untuk fokus pada pekerjaan yang bersifat strategis.
Kesimpulan
Masalah di tempat kerja tidak selalu muncul karena karyawan tidak mau bekerja atau tidak memiliki kemampuan.
Kadang, mereka hanya tidak mendapatkan kejelasan mengenai apa yang sebenarnya harus dilakukan.
Tugas yang tumpang tindih, pekerjaan yang terlewat, konflik antaranggota tim, hingga evaluasi kinerja yang terasa tidak adil dapat bermula dari batas tanggung jawab yang terlalu kabur.
Karena itu, jangan melihat job description hanya sebagai dokumen untuk kebutuhan rekrutmen.
Jadikan dokumen tersebut sebagai acuan yang membantu karyawan memahami posisi, tanggung jawab, target, serta hubungan kerjanya dengan anggota tim lain.
Mulai dari hal sederhana: jelaskan tujuan posisi, tuliskan tanggung jawab secara spesifik, tentukan indikator keberhasilan, jelaskan jalur pelaporan, dan pastikan pembagian pekerjaan antarposisi sudah jelas.
Namun, jangan berhenti pada dokumen.
Komunikasikan ekspektasi secara langsung dan lakukan evaluasi ketika struktur, target, atau proses kerja perusahaan berubah.
Di sisi lain, perusahaan juga dapat mendukung proses tersebut dengan sistem kerja yang lebih modern dan terstruktur. Kerjoo dapat menjadi salah satu solusi untuk membantu perusahaan mengelola aktivitas dan administrasi karyawan secara lebih praktis.
Kalau Anda ingin membangun tim yang lebih terarah, mengurangi miskomunikasi, dan membuat setiap karyawan memahami kontribusinya, sekarang saatnya mulai mengevaluasi kembali pembagian peran di perusahaan Anda.
Baca juga artikel lainnya di blog kami untuk mendapatkan insight seputar dunia kerja, HR, pengelolaan karyawan, dan strategi membangun sistem kerja yang lebih modern.
Referensi
Gallup. Employee Engagement Strategies for 2026.
Gallup. How to Improve Employee Engagement in the Workplace.
CIPD. People Manager Guide: Inclusive Recruitment.
CIPD. Providing Knowledge, Clarity and Guidance.
O*NET Resource Center. The ONET Content Model.
Asamani, L., dkk. (2025). Interactive roles of resource availability, role clarity and employee motivation in enhancing organisational effectiveness through employee performance and job satisfaction. Discover Psychology.
Career Development International (2025). Navigating uncertainty: managing up as a solution to role ambiguity with positive effects on work engagement.
Wahjoedi, T. Mediation Effect of Work Stress on the Relationship between Role Conflict, Role Ambiguity, and Employees Performance. Jurnal Organisasi dan Manajemen
