Hari pertama kerja seharusnya menjadi momen yang menyenangkan. Karyawan baru datang dengan semangat, rasa penasaran, dan mungkin sedikit gugup karena harus beradaptasi dengan lingkungan yang benar-benar baru.
Namun, bayangkan jika pada hari pertama mereka justru tidak tahu harus menemui siapa. Laptop belum siap. Akun kerja belum dibuat. Atasan sibuk rapat. Rekan satu tim juga tidak tahu ada anggota baru.
Awkward? Jelas.
Lebih parah lagi, pengalaman tersebut bisa membuat karyawan mulai bertanya dalam hati, “Apakah saya salah memilih perusahaan?”
Data BambooHR menunjukkan bahwa 44% karyawan baru pernah merasa menyesal atau mempertanyakan keputusan mereka menerima pekerjaan hanya dalam minggu pertama. Sebanyak 70% bahkan sudah menentukan apakah pekerjaan tersebut cocok bagi mereka dalam bulan pertama.
Angka tersebut menunjukkan bahwa onboarding bukan sekadar agenda perkenalan atau mengisi dokumen administrasi. Fase awal bekerja dapat memengaruhi bagaimana karyawan melihat perusahaan, tim, dan masa depan karier mereka.
Sayangnya, masih ada perusahaan yang menjalankan proses onboarding yang kurang efektif tanpa menyadari dampaknya terhadap pengalaman karyawan.
Kalau perusahaan Anda sedang menghadapi masalah karyawan baru yang cepat kehilangan semangat atau bahkan mengundurkan diri, jangan langsung menyimpulkan bahwa mereka “tidak loyal”.
Baca artikel ini sampai selesai untuk mengetahui kesalahan onboarding yang sering terjadi, dampaknya terhadap karyawan baru, dan langkah yang bisa HR lakukan untuk menciptakan pengalaman kerja yang lebih positif sejak hari pertama.
Mengapa Onboarding Sangat Penting bagi Karyawan Baru?
Onboarding adalah proses membantu karyawan baru mengenal perusahaan, memahami perannya, beradaptasi dengan budaya kerja, serta membangun hubungan dengan tim.
Jadi, onboarding bukan hanya orientasi satu hari.
Proses ini idealnya membantu karyawan menjawab beberapa pertanyaan penting: Apa yang harus saya kerjakan? Siapa yang bisa saya hubungi ketika mengalami kendala? Bagaimana perusahaan menilai kinerja saya? Seperti apa budaya komunikasi di tim?
Ketika pertanyaan tersebut tidak terjawab, karyawan akan bekerja dalam kondisi penuh ketidakpastian.
Menurut data BambooHR, perusahaan rata-rata hanya memiliki sekitar 44 hari untuk memengaruhi keputusan karyawan baru agar bertahan dalam jangka panjang. Selain itu, 65% responden menyebut tidak adanya kontak yang jelas untuk menjawab pertanyaan sebagai salah satu frustrasi terbesar saat onboarding.
Artinya, pengalaman awal bukan perkara sepele.
HR mungkin melihat minggu pertama sebagai masa adaptasi biasa. Namun, dari sudut pandang karyawan, setiap pengalaman sedang membentuk persepsi mereka terhadap perusahaan.
Apakah perusahaan terorganisasi?
Apakah atasan peduli?
Apakah saya benar-benar dibutuhkan?
Apakah saya bisa berkembang di sini?
Jawaban atas pertanyaan tersebut perlahan membentuk employee experience. Jika kesan awalnya buruk, perusahaan membutuhkan usaha lebih besar untuk memperbaikinya.
9 Kesalahan Onboarding yang Bikin Karyawan Resign
1. Tidak Ada Persiapan Sebelum Hari Pertama
Kesalahan pertama terjadi bahkan sebelum karyawan datang ke kantor.
HR baru menyiapkan kebutuhan kerja ketika karyawan sudah mulai bekerja. Laptop masih dicari. Meja belum tersedia. Email perusahaan belum aktif. Akses sistem harus menunggu persetujuan beberapa hari.
Karyawan akhirnya hanya duduk sambil menunggu.
Memang terlihat seperti masalah operasional kecil. Namun, bagi karyawan baru, situasi tersebut bisa memberikan kesan bahwa perusahaan tidak siap menerima mereka.
Padahal, proses preboarding dapat dilakukan beberapa hari sebelum tanggal mulai kerja.
HR bisa menyiapkan dokumen, perangkat kerja, akun sistem, jadwal hari pertama, hingga informasi mengenai siapa yang akan menyambut karyawan.
BambooHR mencatat 58% karyawan menganggap kurangnya akses terhadap alat kerja penting sebagai salah satu frustrasi onboarding. Sementara itu, 51% menyoroti masalah teknologi sebagai pengalaman yang mengganggu.
Solusinya, buat preboarding checklist yang digunakan setiap kali ada karyawan baru.
Dengan begitu, proses persiapan tidak bergantung pada ingatan HR atau komunikasi mendadak melalui grup percakapan.
2. Hari Pertama Hanya Diisi Administrasi
Datang. Isi formulir. Tanda tangan dokumen. Baca peraturan. Selesai.
Kalau hari pertama hanya berisi administrasi, jangan heran jika karyawan merasa pengalaman kerjanya terasa dingin sejak awal.
Administrasi memang penting. Namun, onboarding seharusnya juga memberikan pengalaman emosional yang positif.
Karyawan perlu merasa disambut sebagai manusia, bukan sekadar nomor induk baru di database perusahaan.
HR dapat membuat agenda sederhana seperti perkenalan dengan tim, tur kantor, makan siang bersama, atau sesi santai dengan atasan.
Tidak harus mahal atau terlalu meriah.
Hal sederhana seperti rekan kerja yang mengetahui nama karyawan baru sudah bisa membuat suasana terasa lebih nyaman.
BambooHR menemukan bahwa 87% karyawan baru berharap dapat memiliki teman di tempat kerja dan 93% ingin mendapatkan kesempatan untuk mengikuti atau mengamati pekerjaan rekan mereka.
Jadi, jangan biarkan hari pertama hanya habis untuk urusan formulir.
3. Memberikan Terlalu Banyak Informasi Sekaligus
Hari pertama baru dimulai pukul 08.00.
Pukul 08.30 membahas profil perusahaan.
Pukul 09.00 menjelaskan SOP.
Pukul 10.00 masuk ke sistem kerja.
Setelah makan siang, lanjut produk, budaya perusahaan, KPI, struktur organisasi, dan berbagai kebijakan.
Sore hari, kepala karyawan baru sudah terasa penuh.
Kesalahan ini sering disebut sebagai information overload. Karyawan menerima terlalu banyak informasi dalam waktu singkat sehingga sulit memahami mana yang harus diprioritaskan.
Akhirnya, seminggu kemudian mereka bertanya kembali mengenai hal yang sebenarnya sudah pernah dijelaskan.
HR kemudian merasa, “Kok lupa?”
Padahal, masalahnya bisa jadi bukan pada kemampuan karyawan mengingat informasi, melainkan cara perusahaan menyampaikan materi.
Solusinya adalah membagi materi onboarding secara bertahap.
Hari pertama dapat difokuskan pada perusahaan dan tim. Minggu pertama membahas peran serta alat kerja. Minggu berikutnya mulai masuk ke target, evaluasi, dan pengembangan.
Gunakan prinsip need to know first.
Berikan informasi yang benar-benar dibutuhkan karyawan pada tahap tersebut.
4. Job Description Tidak Sesuai dengan Realitas Pekerjaan
Saat rekrutmen dijelaskan A.
Ketika mulai bekerja, ternyata mengerjakan B, C, D, bahkan sampai Z.
Kondisi ini menjadi salah satu pengalaman yang membuat karyawan merasa tertipu.
Perubahan tanggung jawab memang bisa terjadi karena kebutuhan bisnis. Namun, jika realitas pekerjaan sangat berbeda dari informasi saat rekrutmen, kepercayaan karyawan terhadap perusahaan dapat menurun.
Inilah salah satu kesalahan onboarding yang meningkatkan turnover karena karyawan merasa ekspektasi awal tidak sesuai dengan pengalaman nyata.
HR dan hiring manager perlu memastikan informasi mengenai tanggung jawab, target, struktur pelaporan, serta tantangan pekerjaan sudah dijelaskan secara transparan.
Pada minggu pertama, atasan juga sebaiknya melakukan sesi khusus untuk membahas ekspektasi kerja.
Jelaskan apa yang harus dicapai dalam 30, 60, hingga 90 hari.
Dengan target yang jelas, karyawan tidak perlu terus menebak apakah pekerjaan mereka sudah berada di jalur yang benar.
5. Tidak Menentukan PIC atau Onboarding Buddy
“Kalau bingung, tanya saja, ya.”
Masalahnya, tanya ke siapa?
Atasan terlihat sibuk. HR sedang menangani payroll. Rekan kerja lain juga fokus dengan pekerjaan masing-masing.
Akhirnya, karyawan memilih diam.
Data BambooHR menunjukkan 50% karyawan merasa frustrasi ketika tidak ada satu orang yang bertindak sebagai panduan onboarding. Bahkan, 44% menyoroti ketidakjelasan mengenai siapa manajer mereka.
Karena itu, perusahaan dapat menunjuk onboarding buddy.
Orang ini tidak harus menjadi atasan langsung. Bisa rekan satu tim yang memahami alur kerja dan budaya perusahaan.
Tugasnya sederhana: menjadi tempat bertanya selama masa adaptasi.
Keberadaan buddy dapat membantu karyawan merasa lebih aman untuk mengajukan pertanyaan kecil yang mungkin terasa canggung jika harus langsung ditanyakan kepada manajer.
Untuk HR, sistem ini juga membantu mengurangi ketergantungan karyawan baru terhadap satu pihak.
6. Langsung Memberikan Target Besar Tanpa Masa Adaptasi
Baru tiga hari kerja, tetapi sudah ditanya, “Kok hasilnya belum kelihatan?”
Kalimat seperti ini dapat membuat karyawan baru merasa gagal bahkan sebelum benar-benar memahami pekerjaannya.
Setiap karyawan memiliki waktu adaptasi yang berbeda.
Mereka perlu memahami sistem, karakter tim, produk, pelanggan, dan kebiasaan kerja perusahaan.
Memberikan tantangan memang penting. Namun, target harus disesuaikan dengan fase adaptasi.
Perusahaan dapat menggunakan rencana 30-60-90 hari.
Dalam 30 hari pertama, fokus pada pembelajaran dan pemahaman.
Pada 60 hari, karyawan mulai mengambil tanggung jawab lebih besar.
Memasuki 90 hari, evaluasi kemampuan mereka bekerja secara lebih mandiri.
Pendekatan bertahap membantu karyawan membangun rasa percaya diri.
Studi mengenai proses masuknya anggota baru ke dalam tim perangkat lunak juga menyoroti tiga tema penting dalam pengalaman onboarding, yaitu pembelajaran, pembangunan kepercayaan diri, dan sosialisasi.
Artinya, produktivitas bukan satu-satunya tujuan pada fase awal.
7. HR Terlalu Fokus pada Administrasi dan Lupa Pengalaman Karyawan
HR sering berada dalam situasi serba cepat.
Harus memeriksa presensi, mengelola cuti, menghitung lembur, menyiapkan payroll, menjawab pertanyaan karyawan, dan tetap menjalankan proses rekrutmen.
Akibatnya, onboarding kadang hanya menjadi daftar tugas administratif.
Dokumen lengkap? Sudah.
Data masuk? Sudah.
Akun dibuat? Sudah.
Namun, apakah karyawan merasa nyaman?
Belum tentu.
Inilah mengapa digitalisasi administrasi HR menjadi penting. Ketika pekerjaan rutin masih dilakukan secara manual, waktu HR untuk membangun pengalaman karyawan bisa ikut tersita.
Kerjoo dapat membantu perusahaan mengelola berbagai kebutuhan HR dalam satu sistem, mulai dari presensi, cuti, lembur, payroll, hingga pengelolaan pekerjaan.
Penggunaan aplikasi absensi online seperti Kerjoo juga dapat membantu mengurangi proses pencatatan kehadiran secara manual. Dengan administrasi yang lebih tertata, HR memiliki ruang untuk fokus pada komunikasi, evaluasi, dan pengalaman karyawan.
Sebab, teknologi seharusnya bukan membuat hubungan HR dengan karyawan terasa semakin jauh.
Justru sebaliknya.
Sistem yang efisien dapat membantu HR memiliki lebih banyak waktu untuk mengelola manusia secara lebih manusiawi.
8. Tidak Melakukan Check-In Secara Berkala
Banyak perusahaan sangat perhatian pada hari pertama.
“Selamat datang!”
Semua tersenyum.
Foto bersama.
Unggah ke media sosial perusahaan.
Setelah itu?
Karyawan seperti dilepas begitu saja.
Tidak ada check-in. Tidak ada pertanyaan mengenai kendala. Tidak ada evaluasi pengalaman onboarding.
Padahal, masalah sering muncul setelah karyawan mulai mengerjakan tugas nyata.
Mereka mungkin kesulitan menggunakan sistem. Bingung dengan prioritas. Merasa kurang cocok dengan pola komunikasi tim. Namun, mereka belum cukup nyaman untuk menyampaikan masalah.
HR dan atasan perlu melakukan check-in secara berkala.
Misalnya pada hari ketujuh, hari ke-30, hari ke-60, dan hari ke-90.
Pertanyaannya tidak perlu terlalu formal.
“Apa yang masih membingungkan?”
“Apakah Anda sudah mendapatkan dukungan yang dibutuhkan?”
“Ada proses kerja yang terasa sulit?”
“Apa yang bisa kami perbaiki?”
Perusahaan juga dapat menggunakan survei pengalaman karyawan baru. BambooHR merekomendasikan survei onboarding untuk mengidentifikasi kesenjangan pengetahuan, mengukur kepuasan, dan menemukan bagian proses yang perlu diperbaiki.
Jangan menunggu exit interview untuk mengetahui bahwa onboarding perusahaan bermasalah.
Saat karyawan sudah mengajukan resign, perusahaan mungkin sudah terlambat.
9. Menganggap Semua Karyawan Membutuhkan Onboarding yang Sama
Satu presentasi.
Satu SOP.
Satu jadwal.
Digunakan untuk semua posisi.
Praktis memang. Namun, belum tentu efektif.
Karyawan sales memiliki kebutuhan berbeda dengan tim keuangan. Karyawan operasional membutuhkan pengenalan sistem yang berbeda dari tim kreatif.
Begitu juga dengan karyawan remote, hybrid, dan WFO.
Penelitian terhadap lebih dari 10.000 karyawan baru Microsoft menunjukkan bahwa karyawan baru secara bertahap membangun jaringan kerja, tetapi masih terdapat kesenjangan jaringan dibandingkan karyawan dengan masa kerja lebih lama bahkan setelah enam bulan.
Temuan tersebut menunjukkan bahwa adaptasi sosial membutuhkan waktu.
Karena itu, perusahaan perlu membuat kerangka onboarding yang standar, tetapi tetap fleksibel sesuai kebutuhan posisi dan pola kerja.
HR dapat menyiapkan materi umum mengenai budaya perusahaan dan kebijakan.
Setelah itu, setiap divisi memiliki modul khusus berdasarkan pekerjaan.
Dengan pendekatan ini, onboarding terasa lebih relevan.
Karyawan tidak harus duduk berjam-jam mendengarkan informasi yang tidak berkaitan langsung dengan pekerjaannya.
Dampak Onboarding yang Buruk bagi Perusahaan
Masalah onboarding tidak berhenti pada karyawan yang merasa canggung.
Dampaknya dapat menyebar ke berbagai aspek bisnis.
Pertama, produktivitas karyawan melambat karena mereka tidak memahami prioritas dan alur kerja.
Kedua, manajer harus mengulang penjelasan berkali-kali karena informasi tidak terdokumentasi dengan baik.
Ketiga, keterlibatan karyawan dapat menurun.
Keempat, risiko turnover meningkat.
BambooHR memperkirakan biaya keras untuk merekrut, mempekerjakan, dan melakukan onboarding terhadap satu karyawan baru dapat berada pada kisaran US$7.500 hingga US$28.000 dalam konteks survei mereka di Amerika Serikat.
Angka tersebut tentu tidak dapat disamakan secara langsung dengan biaya perusahaan di Indonesia. Namun, pesannya tetap relevan: kehilangan karyawan baru berarti perusahaan berpotensi mengulang biaya dan waktu rekrutmen dari awal.
Belum lagi beban kerja tim yang kembali meningkat karena posisi kosong.
Karena itu, proses onboarding yang kurang efektif bukan hanya masalah HR.
Ini adalah masalah bisnis.
Cara HR Memperbaiki Proses Onboarding
Perbaikan onboarding tidak selalu membutuhkan program yang mahal.
Mulai dari melihat kembali perjalanan karyawan sejak menerima penawaran kerja sampai tiga bulan pertama.
Petakan setiap titik interaksi.
Kapan HR menghubungi karyawan? Informasi apa yang diterima sebelum hari pertama? Siapa yang menyambut? Kapan atasan melakukan evaluasi?
Setelah itu, buat alur yang konsisten.
Siapkan checklist preboarding, agenda minggu pertama, PIC, materi kerja, target 30-60-90 hari, serta jadwal check-in.
Libatkan manajer.
Onboarding bukan pekerjaan HR sendirian.
HR dapat merancang sistem, tetapi atasan langsung memiliki peran besar dalam membantu karyawan memahami pekerjaan dan ekspektasi.
Perusahaan juga perlu merapikan administrasi HR.
Sistem absensi online, pengajuan cuti digital, pengelolaan lembur, dan pencatatan pekerjaan dapat membantu mengurangi proses manual yang berulang.
Semakin tertata proses administratif, semakin mudah HR melihat perjalanan karyawan secara lebih menyeluruh.
Terakhir, dengarkan karyawan baru.
Mereka adalah sumber evaluasi terbaik untuk program onboarding.
Tanyakan apa yang membantu, apa yang membingungkan, dan informasi apa yang seharusnya diberikan lebih awal.
Jangan defensif ketika menerima kritik.
Onboarding yang baik bukan program yang langsung sempurna.
Onboarding adalah proses yang terus diperbaiki berdasarkan pengalaman nyata karyawan.
Kesimpulan
Karyawan baru cepat tidak betah bukan selalu karena mereka kurang loyal atau tidak mampu beradaptasi.
Ada banyak faktor lain, mulai dari hari pertama yang tidak terorganisasi, ekspektasi kerja yang tidak jelas, minimnya dukungan dari tim, hingga target yang diberikan terlalu cepat.
Yang penting, HR mulai menyadari bahwa pengalaman karyawan dibentuk sejak mereka pertama kali berinteraksi dengan perusahaan.
Dari situ, perusahaan bisa perlahan memperbaiki proses.
Mulai dari hal sederhana: siapkan kebutuhan kerja sebelum hari pertama, tunjuk onboarding buddy, buat target 30-60-90 hari, dan lakukan check-in secara berkala.
Di sisi lain, perusahaan juga dapat mendukung pengalaman kerja yang lebih tertata melalui sistem HRIS seperti Kerjoo untuk membantu mengelola presensi, cuti, lembur, payroll, hingga pekerjaan karyawan dalam satu sistem yang lebih terintegrasi.
Kalau Anda ingin menciptakan pengalaman kerja yang lebih terarah, efisien, dan membuat karyawan merasa didukung sejak hari pertama, sekarang saatnya mulai mengevaluasi sistem HR di perusahaan.
Baca juga artikel lainnya di blog Kerjoo untuk mendapatkan insight seputar HR, dunia kerja, dan pengelolaan karyawan yang relevan dengan tantangan perusahaan saat ini!
