Kekurangan Mesin Absensi Dibanding Aplikasi Absensi Karyawan

Mesin absensi adalah alat yang digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan.

Contoh yang populer adalah absensi fingerprint, di mana proses identifikasi data karyawan didapat dari sidik jari setiap karyawan. Tapi, sebenarnya mesin absensi bukan hanya sidik jari.

Pada pembahasan kali ini Anda dapat melihat beberapa contoh dan cara kerjanya secara singkat. Data pada sistem absensi direkam dan dapat diakses oleh manajemen perusahaan untuk kebutuhan pengelolaan kehadiran karyawan.

Kenali Jenis Mesin Absensi

Dari tahun ke tahun, perkembangan teknologi absensi telah mengalami kemajuan. Sudah tahu belum apa saja jenis-jenis mesin absensi karyawan?

1. Absensi Manual

Mesin absensi manual umumnya menggunakan kartu ceklok (check lock). Cara penggunaannya adalah dengan memasukkan kartu check lock ke mesin ketika karyawan masuk dan keluar.

Waktu yang tercatat ketika kartu dimasukkan itulah yang tercetak dan direkap oleh HR pada akhir bulan. Tapi, sistem absensi pakai kartu seperti ini sudah banyak ditinggalkan karena bisa disalahgunakan karyawan untuk titip absen.

Sebelum berkembang ke teknologi yang lebih modern, sistem absensi kartu mengalami modifikasi, yaitu kartu barcode yang terbaca oleh mesin dan datanya diunduh dengan software khusus.

2. Absensi RFID

Mesin absensi RFID (Radio-Frequency Identification) bekerja dengan teknologi RFID untuk mencatat dan mengidentifikasi data kehadiran karyawan.

Setiap karyawan diberikan kartu atau tag RFID yang mengandung chip atau antena yang dapat membaca dan mentransmisikan informasi melalui gelombang radio.

Data seperti nama dan nomor identifikasi khusus diterapkan pada kartu atau tag RFID tersebut. Informasi ini kemudian disimpan dalam sistem mesin absensi.

Pada saat masuk atau keluar, karyawan meletakkan kartu RFID di dekat pemindai yang terhubung dengan mesin absensi.

3. Absensi Sidik Jari

Ketika para karyawan akan masuk atau keluar kantor, mereka menempelkan sidik jari pada bagian sensor sidik jari yang ada pada mesin. Informasi sidik jari yang sudah didaftarkan sebelumnya disimpan ke dalam database.

Apabila sidik jari karyawan sesuai dengan data yang tersimpan, maka mesin bisa mengidentifikasi data karyawan dan merekam kehadirannya.

Data kehadiran karyawan, direkam dalam satu sistem dan digunakan untuk menyusun laporan kehadiran.

4. Absensi Pengenalan Wajah

Mesin absensi pengenalan wajah bekerja dengan teknologi yang bisa mengidentifikasi data karyawan berdasarkan fitur wajah.

Informasi fitur wajah seperti mata, hidung, alis, dan bagian lain yang terekam diubah menjadi template unik. Template tersebut disimpan ke dalam database mesin absensi.

Mesin absensi dengan pengenalan wajah menawarkan keuntungan kemudahan penggunaan dan tanpa kontak fisik.

5. Absensi dengan PIN

Dengan sistem ini, karyawan mendapat nomor PIN pribadi. Saat karyawan akan masuk atau keluar, mereka harus mengetikkan nomor PIN ke dalam mesin absensi.

Cara memasukkan nomor PIN bisa melalui keypad fisik atau melalui antarmuka (interface) digital, tergantung desain mesinnya. Mesin pun membandingkan nomor PIN dengan data yang terdaftar.  

Tapi, tingkat keamanan absensi PIN cenderung lebih rendah dibanding metode identifikasi sidik jari atau pengenalan wajah.

Saat ini sudah memasuki era absensi digital yang lebih simple dan praktis. Itulah mengapa, berbagai perusahaan beralih ke sistem aplikasi absensi online.

Ada beberapa kekurangan mesin absensi jika dibandingkan dengan aplikasi absensi. Untuk mengetahui selengkapnya, simak poin-poin berikut!

Kekurangan Mesin Absensi

- Biaya Instalasi

Kekurangan mesin absensi dibandingkan dengan aplikasi absensi online adalah terkait biaya. Mesin absensi umumnya menggunakan biaya instalasi yang relatif besar, misalnya untuk membeli mesin dan software khusus.

Bahkan, ketika mesinnya perlu integrasi dengan sistem manajemen perusahaan, maka biaya instalasinya dapat meningkat. Ini belum termasuk biaya maintenance untuk memastikan kompatibilitas dan keterhubungan antar sistem.

- Keterbatasan Identifikasi

Sistem absensi dengan mesin mungkin masih memiliki keterbatasan dalam hal metode identifikasi, misalnya menggunakan sidik jari atau kartu, sedangkan aplikasi online sudah bisa mendukung teknologi yang lebih canggih.

Mesin absensi sidik jari mungkin juga mengalami kendala, misalnya sensor sidik jari tidak dapat membaca dengan jelas karena karyawan memiliki kondisi kulit tertentu. Selain itu, faktor kondisi lingkungan juga dapat mempengaruhi akurasi identifikasi.

- Keterbatasan Akses

Beberapa mesin absensi kadang hanya dapat diakses dari lokasi tertentu, sedangkan aplikasi absensi online bisa diakses dengan mudah dari mana saja asalkan ada koneksi internet.

Mesin yang ditempatkan terlalu jauh dari pintu masuk atau tempat karyawan dapat memicu ketidaknyamanan dan mengurangi efisiensi

Keamanan tempat di mana mesin absensi dipasang juga merupakan pertimbangan penting. Jika lokasinya kurang aman, maka mesin tersebut dapat menjadi rentan terhadap kerusakan.

- Kesulitan Pemeliharaan

Mesin absensi yang sudah digunakan dalam jangka waktu lama mungkin dapat mengalami penurunan fungsi, misalnya komponen yang aus.

Mesin membutuhkan pemeliharaan secara rutin, dan jika terjadi kerusakan perangkat keras, perbaikannya bisa memakan biaya dan waktu.

Kabel atau konektor yang rusak atau aus dapat menyebabkan kontak yang buruk dan potensi untuk korsleting.

- Masalah dengan Sistem Antrian

Kekurangan mesin absensi berikutnya adalah pada aspek antrian yang harus dilakukan oleh karyawan. Ini berlaku untuk semua jenis mesin absensi.

Apakah perusahaan menggunakan mesin absensi manual, absensi RFID, absensi sidik jari, ataupun pengenalan wajah, karyawan harus mengantri satu persatu.

Pada momen-momen tertentu, hal ini menjadi kurang efektif, apalagi kalau sudah mendekati jam masuk kerja. Akibatnya, perusahaan menghadapi masalah baru yaitu keterlambatan karyawan.

- Keterbatasan Fitur

Mesin absensi mungkin memiliki fitur terbatas dibandingkan dengan aplikasi absensi online yang sering kali menyediakan berbagai fungsi tambahan seperti laporan kehadiran, analisis data, dan integrasi dengan sistem manajemen SDM.

Beberapa mesin absensi mungkin sulit diintegrasikan dengan sistem lain di perusahaan, seperti sistem penggajian atau human resource management (HRM).

Sistem absensi tradisional juga mungkin memiliki keterbatasan dalam fitur-fitur canggih seperti pelacakan lokasi GPS atau pelaporan yang komprehensif.

- Tidak Mudah untuk Memperbarui

Apakah penggunaan mesin absensi masih tetap relevan? Ini perlu dilihat sejauh mana mesin absensi tersebut dapat mendukung aturan baru.

Untuk mencatat jam kerja, apakah masih bisa akurat sesuai kebijakan baru? Kemudian, bagaimana dengan data yang diperlukan untuk penggajian sesuai aturan baru?

Absensi dengan mesin mungkinsaja sulit diperbarui jika ada perubahan kebijakan perusahaan atau perubahan dalam kebutuhan absensi.

- Ketergantungan pada Perangkat Fisik

Absensi dengan mesin bergantung pada perangkat fisik, sehingga risiko kegagalan perangkat keras dapat berdampak pada proses absensi. Aplikasi online, di sisi lain, memiliki fleksibilitas yang lebih besar.

Tanpa harus menggunakan perangkat tambahan, tapi karyawan cukup menggunakan smartphone sendiri untuk mencatat kehadiran harian.

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan tentang mesin absensi, khususnya terkait kekurangan yang dimilikinya. Karena teknologi terus berkembang, maka adopsi perangkat lunak absensi berbasis cloud atau aplikasi mobile pun meningkat.

Transisi ke solusi yang lebih baru dan fleksibel dapat membantu perusahaan mengikuti perkembangan teknologi dan memastikan keberlanjutan operasional yang efisien.

Saatnya gunakan aplikasi absensi online untuk karyawan yang terintegrasi dengan fitur HRIS yang memudahkan HR mengelola dan meningkatkan produktivitas karyawan di kantor, WFH, maupun tim lapangan.