Begini Cara Membuat Laporan Perjalanan Dinas yang Lengkap

Karena suatu kepentingan pekerjaan, pegawai atau karyawan melakukan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis ke luar kota atau bahkan luar negeri.

Kegiatan dinas dilakukan dalam waktu tertentu dengan biaya dari perusahaan. Satu hal wajib yang harus dilakukan setelah kegiatan selesai adalah membuat laporan perjalanan dinas.

Yang dimaksud laporan perjalanan dinas adalah sebuah dokumen yang disusun oleh individu atau kelompok yang telah melakukan perjalanan atau suatu kunjungan dengan tujuan profesional.

Secara umum, laporan perjalanan dibuat secara formal dan melengkapi kebutuhan administrasi di kantor.

Macam-Macam Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas pada umumnya dilakukan ketika ada suatu kepentingan, misalnya kegiatan workshop, pelatihan, seremonial, pengawasan, dan masih banyak lagi.

Setiap peserta perjalanan dinas membuat laporan perjalanan yang isinya adalah hal terperinci terkait kegiatan yang sudah dilaksanakan pada kegiatan perjalanan dinas.

Berikut adalah macam-macam perjalanan dinas.

1. Menurut Persiapannya

Salah satu jenis perjalanan dinas adalah dilihat dari persiapannya. Menurut aspek persiapan yang dilakukan, ada beberapa jenis perjalanan dinas, yaitu;

• Untuk mengikuti rapat kerja, jadi persiapan yang dilakukan adalah mempelajari materi secara cermat
• Menghadiri seminar, jadi harus ada persiapan materi seminar yang akan disampaikan
• Acara kunjungan ke luar kota atau daerah tertentu, jadi harus tujuan dan hasil kunjungan harus dirumuskan sejak awal
• Mengadakan acara pelatihan atau training dan mempersiapkan referensi berupa modul atau file slideshow yang dibutuhkan
• Untuk mengikuti kegiatan pelantikan setelah kenaikan jabatan atau mendapat promosi
• Melakukan kunjungan ke lembaga atau perusahaan lain demi kepentingan kerjasama yang saling menguntungkan
• Menghadiri acara seremonial hari jadi perusahaan, dies natalis instansi, pembukaan kantor, dan sebagainya
• Menyelenggarakan kegiatan sosial, misalnya menyalurkan bantuan untuk korban yang terkena bencana alam

2. Menurut Wilayah Tujuan

Berdasarkan wilayah tujuan, ada perjalanan dinas ke dalam negeri dan ke luar negeri.

• Dalam negeri dapat dilakukan ke luar kota pada satu provinsi atau antar provinsi
• Dinas luar negeri atau lintas negara dilakukan ke negara lain dengan persyaratan dokumen seperti paspor dan visa

3. Menurut Transportasi yang Dipakai

Poin berikutnya, jenis perjalanan dinas dilihat dari alat transportasi yang digunakan;

• Perjalanan dinas menggunakan transportasi darat seperti bus, mobil, travel, atau kereta. Umumnya perjalanan darat ini adalah untuk tujuan yang relatif dekat
• Perjalanan dinas menggunakan transportasi laut dengan jarak tempuh yang cukup jauh dan waktu yang relatif lama
• Jenis perjalanan dinas dengan transportasi udara atau pesawat terbang. Mode transportasi udara menjadi pilihan karena cenderung mendesak, jarak jauh, dan waktunya singkat. Pejalanan udara dari segi waktu memang lebih efektif dan efisien, tapi lebih besar biayanya.

Faktor Penting untuk Membuat Laporan Perjalanan Dinas

Ada beberapa faktor yang menjadi dasar dalam membuat laporan perjalanan.

1. Instansi atau Perusahaan

Organisasi yang berupa instansi atau perusahaan adalah pihak yang memberikan tugas atau perintah untuk melaksanakan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis dengan tempat tujuan tertentu

2. Biaya Perjalanan

Biaya perjalanan adalah sejumlah uang yang dikeluarkan oleh pihak penyelenggara untuk perjalanan dari awal sampai akhir. Saat perjalanan sudah selesai, maka pegawai atau karyawan membuat laporan yang hasilnya disampaikan untuk pertanggungjawaban.

Jika ada biaya perjalanan yang dikeluarkan karyawan atau pegawai dari kantong pribadi, maka perusahaan wajib mengembalikan dalam bentuk reimbursement.

Contohnya adalah pengeluaran untuk akomodasi, tiket pesawat, konsumsi, dan sebagainya. Di samping itu, ada juga perusahaan yang menggantinya dengan tunjangan harian sebagai pengganti biaya perjalanan dinas.

3. Menyusun Laporan secara Akurat

F penting berikutnya adalah membuat laporan perjalanan dinas yang akurat dan bisa dipertanggungjawabkan. Di dalamnya ada penjelasan atau keterangan yang lengkap tentang perjalanan yang sudah dilakukan.

Umumnya, laporan hasil perjalanan disampaikan pada manajer, supervisor, atau pimpinan.

Hasil laporan perjalanan bukan hanya untuk formalitas, tapi untuk tujuan lebih besar, menjadi data penting, atau bahkan aset perusahaan. Dengan demikian, penyusunan laporan perjalanan juga harus sesuai prosedur.

Format Laporan Perjalanan Dinas

Hampir sama seperti surat resmi lainnya, laporan perjalan diawali dengan kop surat. Berikut adalah poin-poin yang terdapat di dalamnya.

Kop Surat

Kop surat atau kepala surat dibuat dalam bentuk header pada Ms. Word. Pada bagian ini diisi nama instansi, logo instansi, dan alamat instansi terkait.

Nomor, Tanggal, dan Perihal

Di bagian ini ada nomor surat, tanggal surat, dan perihal pembuatan surat. Dalam SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas), juga dilengkapi alamat penerima surat.

Isi Laporan

Bagian isi surat berisi tentang inti kegiatan perjalanan dinas yang dilakukan. Poin-poin yang disebutkan dalam isi surat adalah;

• Dasar kegiatan
• Maksud/tujuan perjalanan
• Durasi perjalanan
• Tanggal berangkat dan pulang
• Hasil yang dicapai
• Kepada siapa laporan disampaikan

Selain itu, sampaikan juga tindak lanjut (follow up) dari kegiatan perjalanan, misalnya terkait tugas yang harus dilakukan dan jangka waktu pelaksanaan tugas.

Penutup

Di bagian penutup berisi kesimpulan yang menyebutkan tentang inti dari capaian dari kegiatan dan rekomendasi lanjutan. Pada bagian ini juga disampaikan kalimat salam penutup, tanda tangan yang membuat laporan dan pihak yang mengetahui beserta jabatannya.

Jika dibutuhkan, di bagian penutup ini juga bisa dilengkapi tembusan, yaitu pihak yang perlu dan berhak untuk mengetahui isi laporan yang dibuat.

Lampiran

Bagian lampiran saat membuat laporan perjalanan dinas adalah keterangan yang melengkapi laporan untuk kebutuhan pertanggungjawaban. Misalnya lampiran biaya transportasi, penginapan, konsumsi, biaya administrasi, dan lain-lain untuk mendukung kelancaran kegiatan.

Jika Anda akan membuat laporan perjalana dinas dan mencari referensi tentang format laporan, kemungkinan akan ditemukan beberapa istilah yang berbeda. Yang terpenting Anda menggunakan format yang disepakati oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan.

Berikut Adalah Contoh Laporan Perjalanan Dinas

Terlepas dari apa maksud dan tujuan kegiatan tersebut, Anda bisa membuat format laporan perjalanan seperti berikut;

Contoh 1

KOP Surat (Sesuai Instansi/Lembaga/Perusahaan)

LAMPIRAN V : PERATURAN BUPATI HULU SUNGAI TENGAH
NOMOR : (Isi nomor surat dan kode sesuai aturan yang disepakati instansi)
TANGGAL : (tanggal, bulan, dan tahun pembuatan laporan)

LAPORAN PERJALANAN DINAS

1. Dasar Kegiatan :
2. Maksud Perjalanan Dinas :
3. a. Lama Perjalanan :
   b. Tanggal Berangkat :
   c. Tanggal Berangkat :
4. Tujuan :
5. Hasil yang Dicapai : (Bisa dituliskan semua poin hasil yang telah dicapai dari kegiatan perjalanan dinas)
6. Laporan ini Disampaikan Kepada :

Demikian laporan perjalanan dinas ini telah dibuat untuk diketahui dan sebagai bahan seperlunya.

Yang membuat laporan,

ttd

(Nama)

Mengetahui,
Kepala PD/SKPD/ Pejabat yang ditunjuk menandatangani

ttd

(Nama Lengkap)
NIP....................

Keterangan: Penulisan bagian yang membuat laporan dan pihak yang mengetahui bisa dibuat sejajar kanan dan kiri.

Contoh 2

LAPORAN PERJALANAN DINAS
(Tujuan kota/nama kegiatan)
(Nama pembuat laporan)

I. PENDAHULUAN
- (Dasar kegiatan)
- (Tujuan kegiatan)

II. HASIL
- (Jelaskan semua hasil kegiatan yang diperoleh)

III. KESIMPULAN
- (Sebutkan poin inti dari pencapaian kegiatan dan rekomendasi yang dibutuhkan)

IV. PENUTUP

Tempat, tanggal membuat laporan
Yang membuat laporan

ttd

(Nama lengkap)

Kesimpulan

Demikianlah contoh laporan perjalanan dinas yang dilakukan instansi atau perusahaan. Semoga bermanfaat untuk Anda yang akan membuat laporan perjalanan dinas.

Laporan seperti ini sangat penting untuk kebutuhan pertanggungjawaban kegiatan yang sudah dilakukan. Jadi, hasil laporannya bisa menjadi pertimbangan untuk kemajuan instansi atau perusahaan ke depannya.

Saat Anda melakukan perjalanan dinas, perjalanan bisnis, atapun meeting dengan klien di luar kota, tentunya karyawan yang menjadi peserta pada hari itu tidak bisa melakukan presensi ke kantor.

Agar tidak ada data kehadiran yang terlewat, maka Anda bisa menggunakan aplikasi Kerjoo yang sangat praktis digunakan di manapun dan kapan pun.