Agar Sukses Meeting dengan Klien, Apa Saja Kuncinya?

Terlepas dari apa peran Anda di kantor, meeting dengan klien mungkin termasuk salah satu tugas penting yang harus Anda selesaikan. Apalagi jika Anda termasuk tim sales dan marketing dengan mobilitas tinggi.

Selain berusaha tampil profesional, ada beberapa hal yang tidak boleh diabaikan saat bersama klien atau calon klien. Salah satu upaya yang realistis untuk dilakukan adalah mencari informasi tentang klien yang akan ditemui agar komunikasi bisa lebih cair nantinya.

Dengan demikian, klien lebih mudah terkesan dan bersedia menjalin hubungan kerja yang solid. Bukan hanya suatu skill atau keterampilan bawaan individu, tapi urusan bertemu klien membutuhkan jam terbang yang tinggi.

Contohnya ketika tim sales akan meeting dengan klien untuk menawarkan produk baru, skill yang dibutuhkan antara lain; negosiasi, persuasi, kemampuan mendengar, sampai dengan bahasa tubuh.

Untuk beberapa posisi tertentu, keterampilan ini sering dicari oleh pemberi kerja dan kepemimpinan senior.

Untuk itu, merencanakan, mempersiapkan, dan melakukan secara efektif selama meeting dengan klien adalah hal-hal prioritas.

Pada artikel ini, Anda akan menemukan tips pratis yang dapat Anda terapkan untuk menjalankan meeting, negosiasi atau kerjasama yang sukses dengan klien Anda selanjutnya.

Sebelum Mulai Meeting dengan Klien, Kenali Apa Tujuannya

Segala aktivitas bisnis tentu memiliki tujuan yang menguntungkan, baik itu saat ini maupun jangka panjang.

Sayangnya, banyak tujuan tidak tercapai hanya karena satu hal, misalnya kesan pertama (first impression) yang kurang menyenangkan akibat kesalahan memilih outfit.

Menyusun Agenda Rapat

Karena itu, sebelum mengarah ke hal-hal detail, sebaiknya pahami tujuan meeting tersebut. Secara sederhana, penentuan tujuan bisa diterapkan seperti meeting kantor yang efektif, yaitu menyusun agenda rapat dengan catatan to-do-list yang rapi.

Cara menentukan tujuan meeting dengan klien bisa Anda lakukan dengan mengetik dokumen di komputer atau di buku agenda.

Menggunakan Fitur Kunjungan Klien

Atau mungkin jika Anda mau yang lebih praktis dan mudah, Anda bisa menggunakan fitur kunjungan klien di aplikasi Kerjoo yang terinstall di smartphone.

Tidak perlu kerja dua kali, rencana dan tujuan meeting tercatat rapi, begitu juga poin-poin hasil meeting yang langsung bisa dicek oleh atasan.

Jenis-Jenis Pertemuan dengan Klien

Bergantung pada kebutuhan Anda dan klien, jenis meeting dengan klien yang Anda selenggarakan dapat bervariasi.

1. Meeting Perkenalan

Ini adalah langkah pertama atau fase awal untuk menjalin hubungan dengan klien. Kesan pertama sangat penting di sini. Meeting perkenalan adalah kesempatan Anda untuk menarik perhatian klien.

Gunakan momen ini untuk menampilkan yang terbaik dan tunjukkan kepada klien siapa Anda sebenarnya dan keunggulan produk atau jasa yang Anda tawarkan.

2. Konsultasi

Setelah Anda mengadakan pertemuan pengenalan, maka langkah selanjutnya adalah mengadakan konsultasi di mana Anda sebagai penyedia layanan akan diberi kesempatan untuk memulai.

Baik Anda menjual layanan, atau memulai proyek, inilah saatnya Anda mendapatkan pemahaman yang jelas tentang kebutuhan klien sambil memposisikan diri Anda sebagai solusi.

3. Presentasi

Setelah klien tertarik dan sudah menyelesaikan detailnya, saatnya untuk mulai bekerja dan benar-benar menunjukkan kepada mereka apa yang dapat Anda lakukan. Rapat presentasi pada umumnya lebih formal.

Selama pertemuan ini, Anda akan mempresentasikan program yang Anda bawa kepada klien, dilengkapi dokumen yang dapat mereka tinjau untuk menentukan apakah akan deal atau tidak.

4. Meeting Mingguan atau Bulanan

Saat Anda bekerja dengan klien atau tim internal, tentu butuh memastikan semuanya berjalan sesuai rencana dan berjalan lancar.

Menyelenggarakan rapat mingguan atau bulanan akan meningkatkan peluang besar untuk mencapai progres yang diinginkan.

Kedua belah pihak boleh mengajukan pertanyaan, berbagi pemikiran, atau memberikan umpan balik.

Jika Anda bekerja dengan klien yang sibuk, sebaiknya jadwalkan pertemuan ini terlebih dahulu. Hal ini juga akan memberi Anda kesempatan untuk mempersiapkan lebih matang.

Kunci Sukses Meeting dengan Klien

Setelah memahami tujuan secara detail, ini saatnya pelajari cara praktis agar bisa sukses saat meeting bersama klien.

1. Bersiaplah dan Tepat Waktu

Misalnya sebelum bertemu klien, Anda sudah melakukan komunikasi penawaran melalui telepon dan klien bersedia untuk bertemu. Saat Anda datang ke calon klien untuk menawarkan sesuatu, itu berarti masing-masing pihak memiliki kebutuhan.

Jadi, salah satu cara terbaik untuk menghormati Anda kepada klien adalah dengan bersiap. Cari tahu dari panggilan telepon atau email dengan klien tentang layanan yang dicari orang tersebut. Kemudian pastikan Anda siap untuk membahas topik itu pada saat rapat berlangsung.

Anda juga harus datang ke pertemuan tepat waktu. Ketepatan waktu dapat mengungkapkan banyak hal tentang seseorang. Ini menunjukkan bahwa Anda terorganisir dan Anda menganggap serius pekerjaan dan klien Anda.

2. Berpakaian Profesional

Anda juga harus berpakaian profesional. Jika klien mempercayai Anda untuk beberapa urusan pekerjaan kantornya, penampilan Anda harus menunjukkan bahwa uang mereka ada di tangan yang tepat.

Misalnya klien yang mencari konsultan baru, mencari vendor, atau mencari aplikasi absensi karyawan yang lebih hemat. Jadi berpakaianlah seolah-olah Anda menginginkan pekerjaan itu. Hal yang sama berlaku untuk bertemu klien di akhir pekan.

3. Tunjukkan Kesan Pertama yang Baik

Seperti apa cara memberi kesan pertama yang baik? Tersenyumlah saat Anda pertama kali bertemu klien, untuk memberi tahu mereka bahwa Anda senang bertemu dengan mereka dan bersemangat tentang prospek untuk bekerja sama.

Lakukan kontak mata, jabat tangan dengan erat, dan dengarkan baik-baik saat klien berbicara dengan Anda. Anda juga ingin menampilkan kepribadian yang fokus dan atusias.

Beri tahu calon klien bahwa Anda menikmati pekerjaan Anda dan mendapatkan kepuasan karena membantu orang mewujudkan tujuan keuangan mereka.

4. Aktif Mendengar

Saat meeting dengan klien yang potensial, kemungkinan besar akan ada proses negosiasi untuk mencapai kesepakatan.

Selain menjelaskan penawaran yang menarik, satu hal lagi yang tidak boleh dilupakan adalah kemampuan mendengar secara aktif. Jadi, bisa memberi respon yang tepat dan memahami kondisi klien sebagai prioritas.  

5. Jelaskan Tentang Biaya

Bagian percakapan ini terkadang membuat tidak nyaman, tapi tetap harus disampaikan. Calon klien mencari jawaban yang jujur tentang biaya yang dibutuhkan.

Misalnya untuk proses berlangganan aplikasi, berikan penjelasan tentang harga paket masing-masing layanan untuk mereka.

Jika ada kompensasi tertentu, beri tahu mereka juga. Tanyakan apakah mereka memiliki budget tertentu. Di akhir pertemuan, pastikan untuk meninjau pertanyaan atau subjek yang penting bagi klien.

Dengan cara ini, mereka tahu bahwa Anda penuh perhatian dan menanggapi kekhawatiran mereka dengan serius.

Jangan lupa untuk berterima kasih kepada klien atas waktu mereka dan beri tahu mereka bahwa mereka bebas untuk menghubungi Anda jika ada pertanyaan atau masalah lanjutan yang mungkin terjadi.

Setelah itu, Anda sudah menyimpan catatan meeting, tentang poin apa saja harus ditindaklanjuti. Pastikan Anda mencatat atau mendokumentasikan kegiatan meeting secara efisien, sehingga lebih mudah untuk mengerjakan hal-hal yang seharusnya diutamakan.

Kesimpulan

Meeting dengan klien termasuk aktivitas yang menentukan banyak peluang kesuksesan. Misalnya jika perusahaan Anda menjual produk atau jasa dengan solusi yang memudahkan pekerjaan klien.

Meskipun jasa yang ditawarkan sangat bagus, klien tetap harus mendengar yang lebih lengkap agar lebih yakin. Meeting dengan klien dengan agenda tertentu, pastinya harus ada catatan yang terperinci.

Agar lebih efektif, Anda bisa mendokumentasikan dengan salah satu fitur Kerjoo, yaitu Kunjungan Klien yang bisa menyimpan data tim sales, waktu kunjungan, foto bukti kegiatan, nama perusahaan klien, lokasi meeting, lokasi perusahaan klien, dan tanda tangan digital.

Semua data tersebut terkumpul secara sistematis di dalam satu aplikasi saja. Atasan bisa memantau progres kegiatan, sehingga bisa menjadi bahan untuk membuat keputusan bisnis yang tepat.