Lead Time Adalah: Pengertian, Jenis, dan Cara Menguranginya

Apa Itu Lead Time?

Lead time adalah jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses, mulai dari tahap awal hingga tahap akhir.

Istilah ini sering digunakan dalam konteks produksi, yaitu dari saat pesanan diterima hingga produk selesai dibuat dan dikirimkan ke pelanggan.

Menurut Investopedia, lead time digunakan oleh lini industri manufaktur, manajemen rantai pasokan, dan manajemen proyek untuk menilai efisiensi produksi.

Semakin rendah durasi lead time, maka semakin efisien strategi produksi yang dilakukan oleh perusahaan. Baca lebih lanjut untuk mengetahui strategi mengoptimalkan produksi.

Pentingnya Memahami Lead Time dalam Bisnis

Anda pasti ingin meningkatkan efisiensi produksi dan operasional untuk mendapatkan hasil kinerja yang lebih optimal.

Lead time adalah metrik yang tepat untuk mengukur seberapa optimal waktu tunggu yang dihabiskan perusahaan Anda untuk memproses pesanan konsumen.

Indeed juga menyarankan penggunaan lead time untuk menjaga bisnis tetap kompetitif dan produktif. Alasan lain mengapa lead time penting yaitu:

• Efisiensi Operasional lead time yang singkat menunjukkan proses kerja yang efisien, membantu perusahaan menghemat waktu dan biaya.
• Kepuasan Pelanggan pelanggan cenderung lebih puas jika barang atau layanan dapat diterima dengan cepat. Lead time yang panjang dapat menurunkan kepercayaan pelanggan.
• Indikator Kinerja Supply Chain, lead time adalah indikator penting untuk mengukur efektivitas proses mulai dari pemasok hingga pengiriman produk akhir.

Jenis-Jenis Lead Time

Apabila dilihat dari prosesnya, terdapat empat jenis lead time yang dapat dipertimbangkan sebagai matriks evaluasi proses bisnis.

Empat jenis lead time ini juga dilihat dari istilah bisnis, seperti:

Manufacturing Lead Time

Mengacu pada waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi barang sejak barang dipesan dan/atau direncanakan hingga selesai dibuat.

Machine Vision Global menyebut cara mengurangi lead time jenis ini bermanfaat untuk meningkatkan fleksibilitas, melampaui kompetitor, mempercepat perputaran stok, dan mengurangi biaya distribusi.

Proses ini sebenarnya hampir mirip dengan just in time yang bekerja dengan mengurangi stok barang.

Procurement Lead Time

Adalah waktu pemrosesan dokumen pada saat memesan dan menerima pesanan. Procurement lead time dimulai saat dokumen permintaan disetujui dalam aktivitas kontrak.

Procurement lead time juga digunakan untuk memperkirakan pemberian beban kerja, merencanakan pekerjaan, dan menjadi ukuran penilaian kinerja karyawan.

Delivery Lead Time

Jenis lead time ini merupakan waktu yang diukur untuk mengirimkan barang dari gudang ke pelanggan akhir. Termasuk waktu pemesanan transportasi.

Industri yang bergabung dalam manajemen rantai pasok menggunakan ukuran delivery lead time untuk mengatur stok produk.

Project Lead Time

Mengacu pada durasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek atau program kerja.

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Lead Time

Tentunya, lead time tidak dapat dicapai hanya dengan satu kali percobaan. Strategi menurunkan lead time adalah bukti bagaimana ada banyak faktor yang mempengaruhi panjang pendek waktu tunggu ini.

Apabila merangkum dari beberapa sumber, tiga faktor utama yang mempengaruhi lead time yaitu kompleksitas proses, bahan baku, logistik dan infrastruktur.

Namun menurut Kerjoo, di era serba modern ini teknologi juga mempengaruhi lead time di perusahaan. Berikut adalah penjelasannya.

Perusahaan yang menggunakan teknologi canggih, seperti software ERP, cenderung memiliki lead time yang lebih singkat karena proses menjadi lebih terorganisir dan efisien.

Cara Menghitung Lead Time

Lead time adalah waktu yang dihabiskan untuk memproses, sehingga rumus dasarnya pun cukup sederhana, yaitu:

Lead Time = Waktu Mulai hingga Selesai Proses

Contoh:
Jika sebuah pesanan diterima pada tanggal 1 Januari dan produk selesai dikirimkan pada 5 Januari, maka lead time-nya adalah 4 hari.

Tips:

• Gunakan software manajemen seperti ERP atau aplikasi monitoring untuk mencatat dan menghitung lead time secara otomatis.

Dampak Lead Time yang Panjang pada Operasional Bisnis

Ada banyak alasan mengapa banyak perusahaan yang mencari cara mengurangi lead time perusahaan, salah satunya menghindari biaya dan peluang bisnis.

Lead time yang panjan hanya akan memberikan dampak negatif, terutama pada operasional bisnis.

Dampak jangka pendek yang mungkin akan terasa adalah biaya tambahan. Di mana proses yang tidak efisien seringkali menambah beban pada biaya produksi, pengiriman, ataupun penyimpanan.

Kemudian, baru akan terasa penurunan kepuasan pelanggan, yang membuat mereka mencari perusahaan dengan durasi lead time lebih pendek.

Pada akhirnya, lead time yang panjang hanya akan membuat perusahaan kehilangan peluang dalam bisnis.

Strategi Efektif untuk Mengurangi Lead Time

Untuk mengurangi lead time secara efektif, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, di antaranya:

• Otomatisasi Proses, teknologi berperan penting untuk mengotomatisasi proses produksi ataupin administrasi dalam memperpendek lead time.
• Optimalkan Hubungan dengan Pemasok, membangun komunikasi yang baik dengan pemasok untuk memastikan bahan baku tersedia tepat waktu.
• Investasi Teknologi Logistik, misalnya sistem pelacakan pengiriman, dapat mempercepat proses pengiriman barang.

Lead Time dan Just in Time (JIT): Hubungannya

Salah satu konsep yang erat kaitannya dengan lead time adalah Just in Time (JIT).

Kerjoo sendiri mendefinisian JIT sebagai metode manajemen produksi yang bertujuan untuk meminimalkan inventaris dengan memproduksi barang hanya ketika dibutuhkan.

Nah, lead time adalah salah satu kunci keberhasilan JIT.

Apabila lead time terlalu panjang, JIT tidak dapat berjalan dengan baik karena barang atau bahan baku tidak tersedia tepat waktu untuk produksi atau pengiriman.

Cara Menyinkronkan Lead Time dengan Strategi JIT

• Pastikan pemasok dapat memenuhi pesanan sesuai jadwal.
• Memanfaatkan teknologi untuk mempercepat proses produksi sesuai permintaan.
• Gunakan alat digital untuk melacak pergerakan barang dalam rantai pasokan.

Teknologi dan Alat untuk Mengelola Lead Time

Lead time adalah salah satu strategi efisiensi produksi yang ingin dicapai oleh perusahaan.

Untuk itu, banyak teknologi modern yang menawarkan berbagai alat pengelolaan lead time, misalnya:

• Software ERP (Enterprise Resource Planning), teknologi ini memungkinkan manajemen supply chain yang lebih baik dengan integrasi data dari berbagai departemen. Contoh: SAP, Oracle NetSuite.
• Monitoring dan Evaluasi Digital, aplikasi seperti Trello atau Asana dapat membantu tim proyek melacak milestone dan mengidentifikasi hambatan dalam proses.
• Automated Logistics System, teknologi seperti GPS tracking dan warehouse automation mempermudah pengelolaan logistik dan pengiriman barang.

Selain memperpendek durasi lead time, teknologi juga berperan untuk meningkatkan akurasi data dan meminimalkan kesalahan manusia.

Mengelola Lead Time dalam Proyek

Manajemen proyek membutuhkan strategi yang tepat untuk memastikan lead time tidak terlalu panjang.

1. Mengatur Milestone
   Dengan memecah proyek menjadi beberapa milestone, tim dapat fokus pada pencapaian target dalam waktu tertentu.
2. Koordinasi Tim yang Efektif
   Komunikasi yang baik antaranggota tim dapat mencegah kesalahan yang memperpanjang waktu proyek.
3. Penggunaan Alat Kolaborasi Digital
   Alat seperti Microsoft Teams atau Slack membantu tim tetap terhubung dan memantau kemajuan proyek secara real-time.

Lead Time vs Cycle Time: Apa Bedanya?

Lead time dan cycle time sering dianggap sama, tetapi keduanya memiliki perbedaan mendasar.

Lead time adalah total waktu yang dibutuhkan dari awal hingga akhir proses. Sementara cycle time adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu unit pekerjaan dalam sebuah proses.

Contoh Perbedaan:

• Jika lead time sebuah proyek adalah 10 hari, cycle time mungkin hanya mencakup 3 hari kerja aktif, sedangkan sisanya adalah waktu tunggu.

Studi Kasus: Perusahaan yang Berhasil Mengoptimalkan Lead Time

Sebuah perusahaan FMCG (Fast-Moving Consumer Goods) mengalami lead time panjang karena kendala dalam pengadaan bahan baku.

Mereka kemudian mengadopsi teknologi ERP, membangun kemitraan strategis dengan pemasok, dan mengoptimalkan proses logistik.

Hasilnya:

• Lead time berkurang hingga 30%.
• Biaya operasional menurun karena proses yang lebih efisien.
• Kepuasan pelanggan meningkat karena pengiriman lebih cepat.

Pelajaran:
Perbaikan kecil dalam proses dapat memberikan dampak besar pada lead time dan keseluruhan operasional bisnis.

Kesalahan Umum dalam Mengelola Lead Time dan Cara Menghindarinya

Ada beberapa kesalahan umum yang biasanya dilakukan ketika mengelola lead time. Kesalahan-kesalahan ini, dibagi menjadi tiga, yaitu:

• Kesalahan Perencanaan, Banyak perusahaan gagal dalam perencanaan yang menyebabkan bottleneck dalam proses.
• Kurangnya Komunikasi, koordinasi yang buruk antara tim internal atau dengan pemasok sering kali memperpanjang lead time.
• Mengabaikan Evaluasi Proses, tidak melakukan evaluasi rutin dapat menyebabkan masalah kecil berkembang menjadi masalah besar.

Kesimpulan

Lead time adalah elemen penting dalam operasional bisnis yang berpengaruh besar pada efisiensi, kepuasan pelanggan, dan keuntungan.

Dengan memahami jenis, faktor yang memengaruhi, serta strategi untuk menguranginya, perusahaan dapat mencapai produktivitas yang lebih tinggi.

Gunakan teknologi dan terus lakukan evaluasi proses untuk memastikan lead time Anda tetap optimal. Dengan demikian, bisnis Anda dapat bergerak lebih cepat dan tetap unggul dalam persaingan