Manfaat Penerapan HRIS di Perusahaan Konstruksi

Perusahaan konstruksi memiki tantangan berupa pekerjaan yang membutuhkan mobilitas tinggi dan selalu berubah. Walaupun mobilitasnya tinggi, perusahaan konstruksi tetap harus mengelola karyawan dengan baik.

Solusi perangkat lunak berupa Human Resource Information System (HRIS) yang hebat dapat membantu perusahaan menjaga informasi tetap dikelola dengan baik sekaligus mampu memberdayakan karyawan agar proyek terselesaikan tanpa kendala.

Mengenal Human Resource Information System (HRIS)

HRIS atau Human Resource Information System merupakan database terkomputerisasi yang digunakan untuk menyimpan dan mengakses informasi tentang karyawan perusahaan atau pemerintah.

Manfaat HRIS yaitu melacak semua aspek karir karyawan dari awal hingga saat ini dan kemudian menentukan keterampilan, bakat, dan kebutuhan khusus yang mungkin mereka miliki agar keterampilan dan bakat tersebut dimanfaatkan dengan tepat oleh perusahaan.

Terdapat banyak perusahaan konstruksi telah berhasil menggunakan HRIS. Namun, ada juga beberapa kelemahan pada sistem tersebut. Jaminan keamanan merupakan salah satu bentuk kekhawatiran terbesar.

Sistem harus dirancang dengan sangat canggih untuk mencegah akses ilegal ke data yang bersifat rahasia. Pemasangan HRIS untuk menyimpan data yang sangat banyak, tentu membutuhkan biaya perolehan dan biaya perawatan yang sangat besar pula.

Kemudian, terdapat juga beberapa perusahaan yang merasa HRIS tidak diperlukan, terutama di era internet. Namun, nyata bahwa perusahaan perlu menggunakan sistem ini untuk melacak karyawan mereka dengan tepat.

Selain itu, sebagian besar karyawan lebih suka bekerja di perusahaan yang memungkinkan mereka mengakses sumber daya yang diperlukan dengan mudah, seperti HRIS.

Selain beberapa poin di atas, perusahaan juga harus mempertimbangkan apakah penerapan HRIS hemat biaya atau tidak. Dengan semakin meningkatnya biaya tenaga kerja, alat baru apa pun yang memungkinkan pemberi kerja untuk mengelola sumber daya manusia mereka pasti akan menjadi investasi.

Tetapi, manfaat HRIS tentu lebih bsear daripada biaya penerapannya. Sebuah perusahaan yang memperoleh manfaat Human Resource Information System akan bisa menghemat uang dalam jangka panjang.

Manfaat HRIS

Untuk memahami apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan HRIS, kita butuh pemahaman yang baik tentang sumber daya manusia (SDM).

HRIS merupakan sistem entri data dengan mengumpulkan informasi dari perusahaan yang ingin mengetahui apa yang terjadi di dalam perusahaan. Kemudian dengan informasi tersebut mereka memasukkannya ke dalam database.

Jika perusahaan memiliki Departemen Sumber Daya Manusia, maka kemungkinan besar perushaan membutuhkan bantuan sistem untuk membantu mengelola karyawan, mengumpulkan informasi, dan kemudian menyajikannya kepada yang memerlukan.

Perusahaan juga mungkin berada dalam posisi perlu memperbarui informasi mengenai perubahan dalam organisasi atau bahkan ingin melakukan perombakan struktur dalam organisasi.

Di luar dari manfaat yang dimiliki, memiliki sistem HRIS sangat penting bagi bisnis dalam sektor apa pun.

Seperti halnya bisnis apa pun, terdapat sangat banyak proses yang perlu diikuti untuk menjalankan bisnis dengan benar.

Untuk memastikan bahwa proses di dalam perusahaan dilakukan dengan benar, Departemen Sumber Daya Manusia butuh akses ke semua informasi yang mereka perlukan untuk melakukannya.

Dengan bantuan HRIS, sistem dapat memberi mereka data yang mereka butuhkan, hingga pada akhirnya memberi mereka informasi yang akurat sehingga memungkinkan mereka membuat keputusan yang tepat.

Manfaat HRIS di Perusahaan Konstruksi

Setelah Anda mengetahui bahwa ada beberapa tugas yang bisa diotomatisasi melalui penggunaan HRIS, tentu Anda saat ini lebih memahami mengapa perusahaan membutuhkan HRIS untuk memperlancar proses bisnis.

HRIS membuat segalanya lebih mudah bagi departemen sumber daya manusia, membuat pekerjaan mereka jauh lebih mudah. Selain itu, HRIS dapat menangani beberapa perusahaan dan posisi yang berbeda sekaligus, tanpa perlu menangani informasi satu demi satu.

Adanya sistem jenis ini berarti departemen sumber daya manusia perusahaan akan jauh lebih efektif dan efisien. Hal tersebut memungkinkan bisnis perusahaan untuk berjalan pada tingkat optimal.

Di bawah ini beberapa uraian manfaat HRIS di perusahaan konstruksi:

1. Mempercepat dan Memudahkan Pelacakan Waktu dan Kehadiran

Jika perusahaan memiliki karyawan yang bekerja pada beberapa lokasi kerja yang berbeda  dan melakukan berbagai tugas, mengatur waktu dan kehadiran bisa menjadi sulit.

Solusi HRIS akan menawarkan beberapa opsi berbeda untuk pelacakan waktu dan kehadiran yang dapat mempermudah pelacakan setiap karyawan daripada pencatatan waktu manual.

Karyawan juga dapat mencatat waktu menggunakan perangkat seluler atau mengirimkan lembar waktu mereka sendiri untuk ditinjau.

Agar pencatatan lebih komprehensif tanpa kerumitan, perangkat lunak berupa HRIS dapat menyaring informasi waktu dan kehadiran sampai urusan lain yang relevan seperti penggajian, tunjangan, dan modul pelacakan kinerja.

HRIS secara otomatis dapat membantu manajemen untuk melihat hal-hal seperti masalah kehadiran atau kesenjangan kepatuhan secara sekilas. Informasi tersebut juga akan disimpan dalam HRIS sehingga dapat diambil kembali sesuai kebutuhan.

2. Mengelola Urusan Penggajian

Penggajian secara otomatis dapat dipercepat ketika informasi waktu dan kehadiran diperbarui secara berkala, namun dengan penggunaan HRIS juga dapat membantu tantangan penggajian di bidang konstruksi yang memiliki mobilitas tinggi.

HRD juga harus membedakan upah serikat pekerja dari non-serikat, mencari cara untuk membayar kontraktor versus karyawan, dan memotong sesuai dengan tarif pajak yang berbeda-beda.

Penerapan HRIS yang tepat akan memungkinkan perusahaan dan departemen SDM untuk menetapkan aturan yang dapat mengotomatiskan perhitungan masalah gaji dan mencegah terjadinya kesalahan.

3. Memastikan Kepatuhan Hukum dengan Legislasi SDM

Perusahaan konstruksi pada dasarnya merupakan pekerjaan berbentuk proyek yang penuh tantangan dan mobilitas tinggi, tidak heran ada banyak peraturan yang berlaku untuk melindungi karyawan.

Penerapan HRIS yang tepat pada perusahaan konstruksi dapat membuat HRD memperbarui tentang semua kebutuhan mengenai kepatuhan hukum, selain itu juga memungkinkan untuk melacak dan melaporkan dengan hanya beberapa klik.

HRIS dapat membantu mencegah penalti yang mahal, serta dapat membuat karyawan dan klien lebih aman dengan memungkinkan HRD melacak dan mencegah potensi masalah yang mungkin datang.

4. Memudahkan Proses Perekrutan Untuk Mendapat Kandidat Terbaik

Merekrut talenta bagi perusahaan konstruksi tentu tidak mudah. Ada keahlian khusus yang diperlukan untuk setiap posisi tertentu, selain itu banyak posisi berbeda yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan.

Apabila terdapat posisi kosong atau seorang karyawan memiliki masalah kehadiran atau kinerja, hal itu dapat menunda proyek atau mengurangi kualitas pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan konstruksi tersebut.

Menggunakan HRIS untuk rekrutmen memungkinkan perusahaan memanfaatkan kumpulan bakat yang lebih besar dan menggunakan pedoman dan penyaringan yang ketat untuk memilih karyawan baru dengan kualifikasi sesuai.

Dengan sistem yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan standar perekrutan sekaligus mengurangi waktu perekrutan.

5. Manajemen Pelatihan Karyawan

Adanya pelatihan kerja sangat penting bagi masa depan karyawan, HRIS dapat digunakan untuk melacak sertifikasi yang diperlukan dan menghubungkan ke sistem manajemen pembelajaran untuk pelatihan berbasis teori bagi para karyawan perusahaan konstruksi.

Memiliki pelatihan berkelanjutan membuat perencanaan masa depan lebih mudah dan memastikan bahwa karyawan memiliki semua sertifikasi yang diperlukan. HRIS juga dapat diatur untuk mengeluarkan peringatan mengenai sertifikasi yang hampir kedaluwarsa.

Kapan Perusahaan Harus Menerapkan HRIS?

Dengan mempertimbangkan banyaknya manfaat HRIS yang akan perusahaan terima dengan menggunakan HRIS tentu Anda memahami secepat mungkin penerapan perlu dilakukan.

Perusahaan akan menghemat waktu dan tempat dengan mengurangi dokumen berbentuk kertas yang perlu disimpan dan juga diarsipkan, mengurangi waktu proses penggajian dan mempersingkat waktu untuk mengajukan perizinan pada pemerintah.

HRIS juga akan memberikan kemampuan untuk melihat catatan karyawan dan memverifikasi informasi tentang riwayat pekerjaan karyawan perusahaan.

Jika Anda ingin berbagai urusan SDM dilakukan secara lebih optimal dan minimum hambatan, bukankah Anda perlu menerapkan HRIS pada perusahaan?

HRIS menyediakan fungsionalitas untuk menjalankan banyak proses yang terkait dengan pelacakan karyawan, termasuk proses alur kerja, administrasi urusan tunjangan, dan fungsi penggajian.

Selain itu, HRIS sering digunakan sebagai platform penghubung antar berbagai sistem SDM yang berbeda.

Ketika perusahaan berkembang dan mulai memperoleh keuntungan lebih banyak, perusahaan perlu mengintegrasikan HRIS ke tingkat otomatisasi perusahaan dengan segera agar menghemat waktu dan biaya jangka panjang.