Pengertian HRIS Serta Manfaat Bagi Perusahaan

Pengertian HRIS - Tahukah Anda? Salah satu penyebab suatu perusahaan / bisnis mengalami kebangkrutan? Salah satunya karena pengelolaan SDM atau sumber daya manusia yang kurang baik. Pengelolaan SDM tersebut meliputi sistem gaji hingga pada pengelolaan kinerja karyawan itu sendiri.

Agar menjadi SDM yang berkualitas perusahaan perlu memiliki aturan yang sistematis. HRIS adalah solusi yang dapat digunakan oleh setiap perusahaan agar dapat mengelola SDM dengan baik dan tentunya terorganisir.

Seperti yang kita semua ketahui, ada banyak sekali komponen yang harus terkelola oleh tim HRD dalam mengelola SDM perusahaan. Nah, HRIS adalah sarana yang tepat untuk HRD dalam mengelola berbagai komponen tersebut dalam satu tempat.

Apakah perusahaan Anda telah menggunakan HRIS dalam pengelolaan karyawan? Jika belum, maka Anda harus menyimak penjelasan lengkap mengenai HRIS berikut ini hingga tuntas.

Apa Itu HRIS?

HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System. Dapat berarti, HRIS merupakan hasil kolaborasi antara teknologi sistem informasi dengan manajemen SDM. Di dalam sistem informasi ini, Anda dapat melakukan segala urusan pengelolaan SDM dalam satu aplikasi saja.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa pengertian HRIS adalah aplikasi atau software ERP (Enterprise Resource Planning) yang dapat membantu mengelola segala aktivitas manajemen SDM suatu perusahaan.

Menurut para ahli seperti Gulati memberikan pengertian yang hampir sama. Gulati mengatakan HRIS adalah software dengan database yang memungkinkan memasukkan, menyimpan, serta memanipulasi data-data karyawan suatu perusahaan.

Sementara, Mondy memberikan pengertian yang berbeda dari Gulati. Ia mengatakan HRIS adalah pendekatan yang teratur guna memperoleh informasi relevan dengan tepat waktu saat mengambil keputusan SDM.

Nah, dari berbagai pengertian tersebut, dapat kita simpulkan bahwa HRIS adalah sebuah teknologi software ERP guna mengelola semua informasi data relevan SDM yang digunakan dalam pengambilan keputusan terkait SDM.

Dalam HRIS, terdapat tiga komponen utama menurut Veithzal Rivai. Ketiga komponen HRIS tersebut adalah sebagai berikut:

1. Input

Dalam HRIS, terdapat komponen input atau masukan. Komponen yang satu ini berfungsi untuk memasukkan semua data informasi karyawan ke dalam software HRIS.

Informasi atau data yang dimasukkan ke HRIS adalah segala informasi dan data terkait karyawan, seperti identitas karyawan dan absensi, serta dokumen-dokumen penting lainnya.

2. Maintenance

Komponen HRIS selanjutnya adalah maintenance atau pemeliharaan terhadap segala data yang telah tersimpan. Selain terpelihara, data juga terjamin keamanannya.

Semua data yang telah masuk ke software HRIS tersebut nantinya akan dikelola oleh perusahaan (tim HRD) untuk kemudian menghasilkan sebuah output. Dalam pemeliharaan ini juga dilakukan pembaruan data karyawan dan perusahaan.

3. Output

Yang terakhir dalam komponen HRIS adalah output atau hasil yang dikeluarkan dari pengelolaan data tersebut. Nah, semua data yang telah tersimpan kemudian dikelola untuk menghasilkan output menggunakan sistem komputer.

Terdapat enam macam output dalam HRIS yaitu perencanaan tenaga kerja, pengelolaan tenaga kerja, rekrutmen, kompensasi, benefit, dan lingkungan kerja. Keenam output tersebut sangat membantu pekerjaan tim HRD.

Fungsi Utama HRIS

Dalam mengelola SDM menggunakan HRIS, terdapat tiga fungsi utama yang dapat membantu perusahaan dan HRD dalam pengelolaan sumber daya manusia. Mulai dari pengelolaan administrasi penggajian dan absensi hingga pada memantau performa setiap karyawan. Nah, apa saja tiga fungsi utama dari HRIS?

1. Fungsi Operasional HRIS

Salah satu pengelolaan SDM yang paling utama bagi perusahaan adalah administrasi SDM seperti absensi dan penggajian karyawan.

Nah, fungsi tersebut merupakan fungsi dari HRIS dalam lingkup operasional karyawan. Beberapa pengelolaan yang masuk di dalamnya seperti absensi, penggajian, bonus, dan lain-lain.

2. Fungsi Taktikal HRIS

Selain mengelola absensi, gaji, dan bonus, agar perusahaan berjalan dengan baik maka SDM dalam perusahaan tersebut harus dikelola dengan baik. Mulai dari merekrut karyawan yang berkualitas, pelatihan dan pembangunan karyawan, perencanaan, dan lain-lain.

3. Fungsi Strategi HRIS

Fungsi terakhir dari HRIS yakni pengelolaan strategi, baik dari segi perusahaan maupun karyawan. Agar perusahaan memiliki performa yang baik, tentu saja harus memiliki SDM dengan performa yang baik pula.

Untuk itu perusahaan perlu memantau performa setiap karyawan dari target serta pencapaian yang telah karyawan lakukan. Nah, semua fungsi tersebut telah terintegrasi dalam fungsi strategi dari HRIS.

Manfaat HRIS Bagi Perusahaan

Dari penjelasan mengenai apa itu HRIS dan juga fungsi utama dari software HRIS ini, Anda dapat melihat bahwa keberadaan HRIS bagi perusahaan sangat bermanfaat.

Bukan hanya memudahkan para tim HRD dalam mengelola semua keperluan mengenai karyawan saja. Karena HRIS menggunakan teknologi informasi dimana semua data tersimpan dalam satu database, maka sudah pasti keamanannya terjamin.

Ada banyak sekali manfaat yang dapat dirasakan oleh perusahaan dengan menggunakan HRIS dalam pengelolaan SDM. Nah, berikut ini adalah 5 manfaat HRIS bagi perusahaan dalam pengelolaan SDM.

1. Penyimpanan Data yang Terpusat

Saat Anda melakukan input data karyawan ke dalam software HRIS, maka semua data tersebut akan tersimpan dalam satu database. Nah, karena penyimpanan semua data yang terpusat dalam satu database, maka penyimpanan data menjadi lebih terorganisir.

Selain itu data tidak terpecah antara satu cabang dengan cabang lainnya. Apalagi, data ini juga dapat diakses dengan cepat oleh siapapun, baik pihak kantor pusat maupun kantor cabang.

2. Mengurangi dan Mencegah Human Error

Salah satu kelemahan penyimpanan dan pendataan SDM secara manual adalah rawan sekali dengan terjadinya human error atau kesalahan manusia.

Tidak menutup kemungkinan saat melakukan input data dalam berkas dan menyimpannya secara manual akan terjadi kesalahan perhitungan.

Selain itu resiko hilangnya berkas menjadi lebih tinggi karena tidak tersimpan secara digital. Nah, perusahaan dapat melakukan pencegahan resiko tersebut dengan Software HRIS yang telah menggunakan teknologi informasi sehingga semua dapat teratur secara otomatis.

3. Penyimpanan Data yang Aman

HRIS adalah pendekatan pengelolaan SDM yang menggunakan teknologi informasi berupa software. Sehingga, semua penyimpanan data tersimpan di dalam database yang berbasis cloud.

Nah, penyimpanan yang berbasis cloud ataupun dalam komputer ini dapat terhindar dari pencurian ataupun kehilangan data. Berbeda dengan sistem manual yang sangat rentan akan pencurian, kerusakan, dan kehilangan.

4. Membuat Pengelolaan Hak Karyawan Lebih Efektif

HRIS adalah software full package yang dapat mengelola semua urusan SDM, mulai dari absensi, penggajian, perencanaan, pengajuan cuti, hingga pada memantau performa karyawan.

Semua ini dapat dilakukan dan diakses dalam satu software. Hal ini tentunya dapat menghemat waktu dan tenaga tim HRD untuk mengelola semua kepentingan tersebut.

5. Pelatihan dan Pengembangan SDM Lebih Efektif

Salah satu manfaat dari penggunaan HRIS bagi perusahaan adalah perusahaan dapat memantau kinerja atau performa setiap karyawan dalam menjalankan tugasnya.

Dari segala laporan yang karyawan berikan dalam sistem HRIS ini, tim HRD dapat mengetahui karyawan mana yang membutuhkan pelatihan. Selain itu, melalui HRIS ini perusahaan juga dapat meneliti dan menganalisis permasalahan yang terjadi di perusahaan seperti turnover yang tinggi.

Kesimpulan

HRIS adalah solusi bagi para tim HRD dan juga perusahaan agar pengelolaan SDM dapat berjalan lebih efektif dan efisien.

Bukan hanya pengelolaan yang efektif dan efisien, dengan menggunakan HRIS semua data yang tersimpan dapat terjaga keamanannya karena teknologi yang digunakan.

Anda dapat melakukan pengelolaan SDM secara keseluruhan, mulai dari administrasi hingga pada pemantauan kinerja karyawan. Agar pengelolaan karyawan menggunakan HRIS di perusahaan Anda semakin efektif dan efisien, Anda dapat mengintegrasikannya dengan aplikasi absensi online dari Kerjoo.

Ada berbagai fitur canggih yang dapat perusahaan Anda gunakan. Bukan hanya nyaman bagi perusahaan, tetapi juga nyaman bagi karyawan.

Anda tidak perlu pusing memantau karyawan yang sedang kerja WFH dan WFO karena semuanya dapat Anda lakukan menggunakan aplikasi absensi online dari Kerjoo. Gunakan aplikasi Kerjoo dan rasakan manfaatnya bagi perusahaan Anda!