Offering Letter: Pengertian, Isi, dan Cara Menyusunnya

Offering letter adalah surat penawaran kerja yang akan Anda butuhkan setelah menemukan kandidat tepat dalam proses rekrutmen.

Tujuannya tentu untuk mengonfirmasi penawaran kerja secara formal kepada calon karyawan dan memberikan gambaran terkait syarat serta ketentuan kerja.

Meskipun sering disamakan dengan kontrak kerja, keduanya adalah dokumen yang memiliki perbedaan fungsi dari segi hubungan kerja.

Offering letter adalah surat pengantar penawaran kerja, sementara kontrak kerja merupakan dokumen resmi yang mencakup semua aspek hukum hubungan kerja.

Nah, sebelum membahas lebih lanjut terkait cara menyusun offering letter. Mari kita bahas satu per-satu mengenai fungsi offering letter.

Fungsi Offering Letter dalam Perekrutan Karyawan

Sekilas, Kerjoo telah membahas apa itu offering letter dan tujuannya. Fungsi offering letter sendiri berkaitan dengan penawaran resmi, serta syarat dan ketentuan kerja yang berlaku di perusahaan.

Untuk itu, Anda perlu berhati-hati ketika menyusun offering letter supaya kandidat terpilih tertarik untuk bergabung dengan perusahaan.

Nah sebelum membahas cara membuat offering letter. Berikut adalah fungsi surat penawaran kerja dalam proses rekrutmen.

1. Menyampaikan Penawaran Resmi kepada Kandidat: Offering letter adalah kepastian perusahaan untuk menyampaikan penawaran kerja secara formal. Ini membantu menghindari kesalahpahaman antara perusahaan dan kandidat.
2. Memberikan Informasi Awal tentang Syarat dan Ketentuan Kerja: Surat ini menyertakan detail tentang posisi yang ditawarkan, gaji, tunjangan, serta kebijakan lainnya.
3. Meningkatkan Peluang Kandidat Menerima Posisi yang Ditawarkan: Offering letter yang disusun dengan baik bisa membuat kandidat lebih tertarik menerima tawaran. Tidak jarang, perusahaan menggunakan jasa PEO untuk menyusun offering letter yang menarik.
4. Membangun Kesan Positif Perusahaan: Offering letter mencerminkan citra positif perusahaan, yang penting untuk membangun hubungan baik dengan karyawan baru.

Isi Offering Letter

Surat penawaran kerja memberi gambaran yang singkat tentang job description dan profil perusahaan. Di dalamnya ada detail tertentu, misalnya tanggal masuk, berapa gaji dan tunjangannya, jadwal kerjanya, dan keterangan lain yang dibutuhkan.

Mengingat tidak adanya format yang standar dalam offer letter, setidaknya masukkan poin berikut ini:

1. Logo Resmi Perusahaan

Sebagai wujud sikap profesional, cara membuat offer letter harus memakai kop surat yang resmi dari perusahaan dilengkapi dengan logo perusahaan. Logo harus memiliki resolusi tinggi.

Hal ini merupakan langkah mendasar yang bisa mendorong calon karyawan supaya terus membaca dan juga pertimbangkan tawaran yang diberikan dengan sikap yang serius.

2. Tanggal dan Kontak

Pada pojok kiri atas, beri tanggal, nama lengkap kandidat, dan alamat dengan format sebagai berikut:

• Bulan/Tanggal/Tahun
• Nama lengkap kandidat
• Alamat kandidat
• Kota, Provinsi, Kode Pos

3. Salam pembuka

Setelah menyebut nama dan alamat, mulailah penawaran dengan sapaan ‘Yang Terhormat’ kemudian diikuti nama lengkap kandidat.

Berikan mereka ucapan selamat dan ekspresi antusias untuk memberi penawaraan pekerjaan. Kalimat pembukanya harus bernada positif atau optimis seperti ini misalnya.

“Kami sangat senang untuk menawarkan Anda posisi sebagai… [posisi] di… [nama perusahaan]”

Tidak harus sama seperti di atas, tapi Anda bisa menampilkan kalimat pembuka yang formal atau santai sesuai kultur perusahaan. Hal itu bersifat fleksibel yang penting tujuan utama perusahaan tersampaikan.

4. Detail Pekerjaan

Cara membuat offer letter bisa di mulai dengan lebih spesifik terkait posisi dan keterangan pendukung pekerjaan.

Ini juga mencakup jabatan dari posisi pekerjaan yang ditawarkan tersebut, kapan tanggal mulainya, sistem kerjanya (full time atau freelance), lokasi kantornya, siapa yang jadi manajer atau supervisor.

Tentu dideskripsikan juga tentang tanggung jawab karyawan. Detail pekerjaan bisa memberi calon kandidat gambaran dan pemahaman tentang ekspektasi perusahaan.

5. Kontingensi

Apabila tawaran pekerjaannya bergantung kepada kandidat untuk menyelesaikan suatu dokumen atau menjalankan tugas khusus, ini juga disebutkan dalam offer letter.

Kontingensi atau kontinjensi termasuk hasil pemeriksaan tes narkoba, catatan kelakuan baik, formulir, perjanjian rahasia yang kemudian ditandatangani, dan/atau pemeriksaan terkait referensi. Kontingensi sendiri artinya keadaan yang masih diliputi ketidakpastian atau berada di luar jangkauan.

6. Kompensasi

Deskripsikan dengan sejelas mungkin, paket kompensasi yang ditawarkan.

Tambahkan rincian yang spesifik mengenai berapa yang akan dihasilkan kandidat setiap tahunnya atau setiap jamnya, berapa kali karyawan akan dibayar dan seperti apa metode pembayarannya.

Anda pun bisa memberi rincian terkait asuransi, komisi, bonus, dan lain-lain.

7. Benefit

Untuk dapat mendorong atau meyakinkan kandidat supaya menerima tawaran kerja, berikan rangkuman secara singkat apa saja benefit yang akan ditawarkan oleh perusahaan.

Pada surat penawaran, bisa disebut secara singkat beberapa keuntungan menarik, misalnya perlindungan asuransi, waktu libur, fleksibilitas, pendidikan atau pelatihan, dan kebebasan kerja dari rumah

Ketika mengirim penawaran, pastikan untuk memutuskan adakah batas waktu untuk penawarannya. Batas waktu yang singkat bisa membantu Anda agar tidak kehilangan kandidat lainnya yang sesuai kriteria bila calon karyawan yang diberi tawaran ternyata mereka tidak bisa menerima offer letter yang diajukan.

Bila Anda beri batas waktu, maka pertimbangkan juga untuk dapat memberi waktu kandidat minimal seminggu agar bisa mengambil keputusan tepat.

8. Membuat Offer Letter Juga Perlu Penutup yang Menarik

Sebagai penutup, akhiri penawaran dengan ungkapan gembira dan ketertarikan untuk menyambut kandidat bergabung dalam tim.

Beri informasi nomor kontak yang bisa dihubungi bila mereka punya pertanyaan. Berikan baris atau ruang khusus dalam lembaran untuk dapat ditandatangani kandidat beserta tanggal penawarannya.

Jika kandidat menerima tawaran, pastikan agar mereka memiliki file yang mungkin dikirim via email dan disimpan di perangkat mereka.

Perhatikan Hal Ini Saat Membuat Offer Letter

Membuat offer letter merupakan langkah yang terakhir dalam proses untuk merekrut karyawan yang baru. Dalam hal ini antara perusahaan dan kandidat bisa lebih yakin dengan pilihannya.

Masa berlaku offer letter bisa beragam sesuai keputusan perusahaan, misalnya satu minggu. Waktu yang terbilang ideal sejak job opening sampai penawaran (offering) yaitu 2-4 minggu.

Perlu diketahui dalam hal ini bahwa offer letter tidak sama dengan kontrak atau perjanjian kerja, sehingga offer letter bersifat tidak mengikat secara hukum.

Cara Menyusun Offering Letter yang Profesional

Offering letter adalah kesan pertama bagi kandidat terpilih terkait profesionalitas perusahaan.

Apabila melihat isi offering letter, ada beberapa ara menyusun surat penawaran kerja yang sebaiknya Anda lakukan, yaitu:

1. mulailah dengan kop surat resmi perusahaan. Pilih desain kop surat yang simple namun tampak profesional;
2. tuliskan salam pembuka dengan menyebut nama kandidat;
3. sampaikan detail penawaran posisi, sebutkan jobdesk dan benefit seperti gaji, tunjangan kesehatan, transportasi, dan pengembangan karier;
4. tutup dengan ajakan berdiskusi lebih lanjut dan bubuhkan tanda tangan penerimaan/stempel resmi.

Ketika menyusun offering letter, perhatikan format dan gaya bahasa perusahaan. Gunakan bahasa profesional, dan hindari istilah ambigu.

Perbedaan Offering Letter dan Kontrak Kerja

Offering letter adalah dokumen awal yang menyampaikan penawaran pekerjaan, sedangkan kontrak kerja merupakan perjanjian resmi antara karyawan dan perusahaan.

Kontrak kerja juga biasanya mencakup rincian penawaran kerja secara menyeluruh sesuai UU Ketenagakerjaan, seperti klausul pemutusan hubungan kerja, peraturan perusahaan, dan tanggung jawab hukum.

Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Mengirim Offering Letter

Sebelum mengirimkan offering letter, Anda harus memperhatikan isi, detail informasi, dan checklist ulang.

Ini karena offering letter adalah surat penawaran, yang tidak hanya sah secara hukum, tetapi juga efektif untuk menarik kandidat terpilih

Berikut adalah beberapa diantaranya:

• Isi offering letter harus sudah jelas dan rinci, sesuai kesepakatan dari hasil rekrutmen, mulai dari posisi, gaji, hingga benefit.
• Pastikan semua ketentuan yang tercantum dalam offering letter tidak bertentangan dengan UU Ketenagakerjaan yang berlaku.
• Cek detail penting seperti gaji dan tanggal mulai kerja.
• Melakukan pengecekan ulang oleh HR atau manajer terkait sebelum surat dikirim ke kandidat.
• Memastikan semua pihak yang berkepentingan setuju dengan isi surat.

Tips Menarik bagi HR untuk Menyusun Offering Letter yang Efektif

Untuk menyusun offering letter yang efektif, cobalah untuk menyorti tunjangan atau benefit menarik seperti asuransi kesehatan, cuti tahunan tambahan, atau opsi saham.

Tambahkan detail menarik non-finansilan seperti kesempatan pelatihan dan pengembangan karir.

Jangan lupa untuk menyebut nama kandidat dan menghubungkan peran dengan keahlian spesifik mereka.

Respon Kandidat terhadap Offering Letter: Apa yang Harus Dilakukan?

Setelah menerima offering letter, hal pertama yang harus dilakukan adalah meninjau surat dengan seksama.

Periksa detail surat penawaran dan siapkan pertanyaan apabila ada hal yang perlu diklarifikasi kepada HR. Misalnya gaji, bonus, atau jam kerja jika belum jelas.

Kirimkan balasan dalam waktu yang wajar, mengucapkan terima kasih atas tawaran dan menyampaikan keputusan dengan sopan.

Contoh Offer Letter

Kesalahan Umum dalam Penyusunan Offering Letter

Kesalahan menulis posisi, gaji, ataupun benefit adalah kesalahan umum yang sering ditemukan ketika menyusun offering letter.

Tidak jarang, Anda mungkin salah mengeja nama kandidat terpilih dan tanda baca, sehingga menimbulkan kesalahpahaman. Atau mengirim offering letter di luar hari kerja.

Meskipun terlihat sepele, namun kesalahan ini dapat mengurangi citra profesionalitas perusahaan di mata kandidat.

Kemungkinan terburuknya, kandidat mungkin akan curiga dengan budaya kerja perusahaan, sehingga mengurangi ketertarikan dirinya untuk bergabung.

Alih-alih terburu-buru mengirim, cobalah untuk mengecek kembali, atau mendiskusikan offering letter dengan supervisi terkait.

Peran Offering Letter dalam Branding Perusahaan

Offering letter adalah salah satu persuratan yang menunjukkan kualitas perusahaan. Surat penawaran yang ditulis profesional akan berbeda dengan yang dibuat asal-asalan.

Dari offering letter, kandidat menilai perusahaan dari cara komunikasi pertama yang mereka terima. Baik dari cara pengiriman maupun penulisan.

Offering letter yang disusun banyak typo dan dikirimkan diluar hari kerja biasanya akan membuat kandidat menjadi kurang tertarik untuk bergabung dan mempertanyakan budaya kerja di perusahaan Anda.

Kesimpulan

Offering letter yang disusun dengan baik adalah kunci sukses dalam proses rekrutmen.

HR perlu memperhatikan setiap detail dalam surat ini, mulai dari bahasa, format, hingga isinya.

Offering letter yang efektif tidak hanya membantu perusahaan menarik kandidat terbaik, tetapi juga membangun reputasi perusahaan yang solid dan profesional.