Motivation Letter: Definisi, Cara Membuat, dan Strukturnya

Motivation letter adalah surat yang digunakan untuk menunjukkan kelebihan yang dimiliki seseorang sehingga dapat menunjukkan bahwa pembuat surat merupakan kandidat yang sempurna untuk posisi tertentu yang dilamar.

Seseorang biasanya akan diminta untuk melampirkan dokumen ini bersama dengan daftar riwayat hidup (CV). Umumnya, motivation letter digunakan ketika:

• Melamar pekerjaan
• Melamar program pendidikan di universitas
• Melamar ke organisasi nirlaba
• Mendaftar sebagai sukarelawan di suatu organisasi
• Mendaftar magang di sebuah perusahaan
• Mendaftar beasiswa

Tujuan motivation letter adalah untuk memaparkan tentang informasi spesifik dalam resume yang cocok dengan lowongan pekerjaan. Motivation letter dibutuhkan meskipun sudah ada resume atau CV yang memberi informasi diri dengan baik.

Hal itu karena perusahaan dan organisasi mencari untuk menyaring melalui lamaran dengan jumlah yang tidak sedikit untuk memilih individu dengan motivasi sejati yang tidak dapat dinilai melalui resume dan lembar penilaian. Perusahaan ingin mendapatkan orang-orang dengan niat dan motivasi yang nyata untuk posisi yang dibuka.

Cara Membuat Motivation Letter

1. Riset dengan Baik

Aturan mendasar saat mencoba menulis motivation letter adalah memiliki pemahaman mendetail tentang apa tujuan yang dimiliki saat menulis surat motivasi dan kepada siapa surat itu ditujukan. Persyaratan, tujuan, dan harapan harus tercermin dalam surat motivasi yang dibuat.

2. Menyampaikan Informasi yang Dibutuhkan Saja

Ini merupakan dokumen dalam proses lamaran di mana Anda perlu menuliskan hasrat Anda untuk posisi itu. Ketika Anda mencoba untuk terhubung dengan pembaca surat dengan membagikan pengalaman dan pencapaian Anda, proses berpikir, dan bagaimana kelebihan yang dimiliki.

Tetapi tetaplah jujur dalam penyampaian informasi dan tidak menyombongkan diri. Ini adalah surat motivasi, dianjurkan untuk menghindari pernyataan yang bersifat ambigu atau tidak jelas.

3. Hindari Berbelit-belit

Tetapkan prioritas saat menulis motivation letter. Surat motivasi harus berhasil mengatasi maksud dan tujuan Anda secara jelas dan ringkas tanpa pernyataan yang berbelit-belit. Langsung ke intinya dan hindari bertele-tele.

Pastikan bahwa panjang dokumen tidak lebih dari halaman ukuran A-4. Tulis keterampilan yang dimiliki dan pencapaian kualitatif yang signifikan untuk lamaran ini dan gunakan kalimat presuasif agar pembaca bisa memberi umpan balik secara positif.

4. Nyatakan Tujuan dengan Jelas

Maksud atau maksud harus dipenuhi saat menulis surat motivasi, ingatlah bahwa Anda sudah memiliki CV / resume yang melengkapi semua informasi pribadi dan profesional. Anda tidak perlu terburu-buru dengan bagian informasi yang membuatnya terlihat kikuk.

Ingatlah bahwa CV dan surat motivasi harus saling melengkapi dan harus selaras satu sama lain dalam hal informasi yang Anda berikan tentang diri Anda.

5. Hindari Menyampaikan Pernyataan yang Kontroversial

Saat menulis motivation letter, seseorang harus menghindari pernyataan yang berhubungan dengan politik atau ideologis dan menulis dengan kalimat netral tanpa memihak.

Menulis tentang politik mungkin bisa terdengar menarik bagi sebagian orang, namun bisa menyinggung sebagian orang. Seseorang harus menghindari topik yang bersifat kontroversial atau dapat diperdebatkan seperti itu saat menulis motivation letter.

6. Menyampaikan Motivasi dengan Kalimat Bersifat Persuasif

Jelaskan apa motivasi Anda dan mengapa Anda sangat cocok bagi posisi tersebut. Paparkan apa yang membuat Anda lebih unggul dari pesaing Anda dan bagaimana Anda akan menambahkan peningkatan positif bagi posisi yang Anda lamar.

Baca tentang kualifikasi yang dicari oleh perekrut dan tulis tentang bagaimana hal tersebut sesuai dengan Anda. Tonjolkan pencapaian Anda yang relevan dengan posisi yang Anda daftar dan skill yang dimiliki tanpa terkesan sombong.

7. Hindari Menggunakan Pernyataan yang Terlalu Umum

Tunjukkan apa yang Anda katakan, dengan memberikan contoh pencapaian Anda, dan coba untuk tidak menggunakan frasa umum seperti 'cepat belajar' atau 'pribadi yang terorganisir'. Menjadi orisinal atu memiliki ciri khas akan membuat Anda lebih dilirik oleh perekrut.

8. Mengetahui kepada Siapa Surat Ditujukan

Saat menulis motivation letter, Anda harus tahu kepada siapa surat itu ditujukan. Informasi dasar penerima seperti nama, jabatan, alamat dll harus disebutkan dengan benar.

Struktur Motivation Letter

Berikut adalah beberapa struktur yang harus diikuti untuk menulis motivation letter:

1. Pengantar

Menjelaskan tentang diri Anda dan menunjukkan apa yang menjadi tujuan Anda menulis surat. Awali motivation letter Anda dengan sapaan seperti “Yang Terhormat Bapak/Ibu” jika tidak ada penyebutan nama, coba cantumkan nama yang tertera untuk menjalin hubungan lebih pribadi dengan penerima surat.

2. Profil Akademik/Profesional

Bagian ini mencakup semua pencapaian dan karier profesional Anda yang dilengkapi dengan tampilan waktu. Anda harus menunjukkan alasan dan mengapa Anda memilih jurusan tertentu dan apa yang membuat Anda mengejar karir tersebut.

Buktikan bahwa profil yang dimiliki cocok dengan kualifikasi yang dicari dan sajikan fakta yang relevan dengan pencapaian Anda.

3. Tambahkan Pelatihan Jika Ada

Anda perlu menyebutkan informasi yang relevan mengenai pelatihan yang pernah Anda ikuti, apa alasannya, dan keunggulan apa yang akan Anda capai dengan mengikuti pelatihan ini. Kalimat persuasif harus diikuti saat menjelaskan maksud Anda mengenai pelatihan tersebut.

4. Tujuan Jangka Panjang dan Pendek

Mengenai tujuan jangka panjang dan pendek, Anda harus mempunyai kejelasan tentang tujuan yang ingin Anda capai pada rentang waktu tertentu tersebut.

Sasaran angka pendek mencakup bagaimana Anda berkomitmen pada posisi yang Anda lamar, kerangka kerja apa yang telah Anda buat untuk dikejar selama program kerja, dan keterampila apa yang telah Anda tetapkan untuk bisa diperoleh selama dan setelah program berjalan.

Sedangkan tujuan jangka panjang harus mencakup prospek Anda ke depannya, apa yang Anda inginkan dalam rentang waktu 5 hingga 10 tahun dan apa yang memotivasi Anda untuk konsisten dengan komitmen Anda terhadapnya. Anda juga bisa menyebutkan keuntungan apa saja yang akan Anda tuai dari tujuan jangka panjang tersebut.

5. Kesimpulan

Bagian penting dari motivation letter adalah kesimpulan, yang memiliki dampak besar pada pembaca.

Saat mengakhiri surat motivasi, pelamar harus meringkas poin-poin utama yang ditulis dalam surat tersebut serta menyebutkan tujuan utama motivation letter untuk diterima di program tersebut. Kesan di akhir sama pentingnya dengan kesan pertama.

6. Koreksi

Setelah menulis motivation letter, pastikan surat itu bebas dari kesalahan. Perhatikan tata bahasa, ejaaan, dan pastikan tidak ada pernyataan yang ambigu. Sebelum mengirimkannya, baca ulang surat Anda beberapa kali dan pastikan terjaga keasliannya.

Perbedaan Motivation Letter, Surat Pengantar, Pernyataan Tujuan, dan Pernyataan Pribadi

Proses aplikasi beberapa hal seperti pekerjaan, beasiswa, magang, sukarelawan, dll memiliki cukup banyak hal yang menjadi persyaratan. Dengan demikian, wajar jika Anda bingung antara berbagai jenis dan format dokumen yang perlu dipersiapkan untuk diserahkan.

Berikut akan dijelaskan secara singkat perbedaan motivation letter, pernyataan tujuan, surat lamaran, dan pernyataan pribadi.

1. Surat Motivasi

Surat yang  ditulis oleh pelamar agar dapat dipertimbangkan untuk posisi tertentu di perusahaan atau organisasi. Motivation letter menguraikan mengapa mereka sangat cocok dan apa maksud sebenarnya di balik lamaran tersebut.

Surat ini dapat digunakan saat melamar program pendidikan di tingkat sarjana, pascasarjana, melamar pekerjaan, melamar menjadi sukarelawan atau magang.

2. Surat Pengantar

Surat pengantar bertujuan agar penerima mempertimbangkan resume yang Anda lampirkan dalam lamaran Anda. Surat ini berisi tentang kompetensi Anda dan bagaimana keahlian yang Anda miliki sesuai untuk posisi yang Anda lamar.

3. Pernyataan Tujuan

Pernyataan tujuan adalah esai yang menyoroti minat di bidang akademik masing-masing, misalnya pengalaman yang dimiliki sebagai sarjana, dan niat atau tujuan apa yang dimiliki untuk berkontribusi di bidang tersebut setelah lulus.

4. Pernyataan Pribadi

Sementara surat motivasi dan pernyataan pribadi mungkin tampak serupa, ada perbedaan mendasar. Surat motivasi berisi tentang hasrat yang dimiliki seseorang untuk program yang dilamar dan bagaimana itu akan membantu dalam mencapai tujuan profesional. Sedangkan pernyataan pribadi langsung membahas tentang bagaimana seseorang cocok untuk posisi yang dilamar.

Setelah memahami perbedaan surat di atas, hindari kekeliruan dalam mengirimkan salah satu menggantikan yang lain karena hal itu dapat menyebabkan penolakan lamaran.

Contoh Motivation Letter

Motivation Letter untuk Magang

Yth,

Bapak/Ibu Panitia Seleksi Magang (Nama Perusahaan)

Saya (Nama Kandidat) adalah mahasiswi dari (Fakultas, Universitas, Semester). Motivation letter ini saya buat untuk menyatakan ketertarikan saya untuk bergabung ke program magang di (Nama Perusahaan). Ketertarikan saya ini juga didasari oleh latar belakang pendidikan formal saya di bidang manajemen bisnis.

Tujuan saya untuk mendaftar program magang di perusahaan ini adalah untuk memenuhi kewajiban kampus dan menambah pengalaman kerja. Selama menempuh Pendidikan di universitas, saya sudah mendapat bekal teori dan praktik dari para dosen. Selain itu, demi mematangkan ilmu pengetahuan dan keterampilan dari bangku perkuliahan, sangat dibutuhkan praktik lapangan di perusahaan. Oleh karena itu, saya ingin mengajukan diri untuk magang di (Nama Perusahaan).

Sebelum saya membuat keputusan untuk mendaftar magang di perusahaan ini, saya pernah menyelesaikan sejumlah project dengan dosen. Saya berkomitmen untuk menerapkan ilmu pengetahuan dan pengalaman yang saya peroleh di kampus untuk dunia kerja profesional dan pengabdian ke masyarakat. Ketekunan, pantang menyerah, dan kejujuran adalah kekuatan personal saya. Mudah-mudahan kelebihan tersebut bisa menunjang dalam proses penyelesaian pekerjaan magang.

Bukan hanya ikut berkontribusi pada kegiatan di internal kampus, tapi saya juga pernah mengikuti kegiatan tingkat nasional, dan beberapa konferensi internasional untuk meningkatkan pengetahuan dan pengalaman, khususnya pada bidang yang relevan dengan bidang ilmu.

Saya juga terbuka untuk kesempatan baru yang berdampak positif untuk kehidupan manusia. Oleh karena itu, saya akan meningkatkan ilmu pengetahuan dan keahlian dari berbagai sumber terpercaya.

Hormat saya,

(Nama Anda)

Motivation Letter Bahasa Inggris

Dear Mr./Mrs. (…………..),

I am interested in an opportunity to volunteer with (…………). Based on my previous experiences working with non-governmental organization, I would like to continue to do so in a volunteer job.

I volunteered as an assistant at the (……....) and enjoyed to help people to grow. In this position, I assisted with social projects, provide literacy tutoring, and accompany them in outbound activities. I’m an outgoing and passionated person who enjoys spending time with people and do something to make them smile.

I was raised by my parents in the strong spirit that it’s more important to give than to receive, and it doesn’t mean if we have everything or not. As long as I'm in college since the first semester, I’ve volunteered during the mid-year holidays.

Once upon a time, I realize how difficult it is to access work for some people. I then realized that there is something I can do for other people to help them to be more productive and live a normal life according to their skills.

I’d like to talk over the phone with you over the next two week about this position and what I could bring to the team of this company.

Sincerely,

(.......)

Beberapa contoh cara menulis motivation letter menggunakan alamat pada awal baris sebelum alamat. Yang terpenting, semua isinya masuk ke dalam penulisan dengan bahasa lugas, santun, dan mudah dimengerti.

Kesimpulan

Itulah cara menulis motivation letter dengan bahasa Indonesia dan bahasa Inggris. Pastikan bahwa isinya sejalan dengan CV dan resume yang sesuai dengan keadaan diri sendiri yang disesuaikan dengan posisi tersebut.

Yang terpenting, usahakan untuk jujur saat menulis motivation letter, seperti halnya ketika Anda menulis lamaran kerja, CV, dan resume.

Begitu juga jika dilihat dari sudut pandang sebagai tim HR, kandidat yang terpilih bisa diseleksi berdasarkan kualitas motivation letter serta kelengkapan dokumen lainnya.

Jangan lupa untuk memanfaatkan teknologi yang optimal untuk memilih kandidat terbaik, bagitu juga nantinya ketika harus mengoptimalkan kinerja karyawan.

Gunakan software yang akan membuat pekerjaan Anda lebih mudah, misalnya seperti aplikasi KERJOO. Daftar gratis sekarang dan nikmati fitur terbaik untuk Anda!