Panduan Mengelola Absensi Karyawan dengan Aplikasi Kerjoo

Panduan Mengelola Absensi Karyawan - Apa saja yang Anda butuhkan terkait sistem HR di perusahaan agar lebih efektif?

Bukan hanya untuk kebutuhan administrasi perusahaan, tapi juga proses yang memudahkan kinerja karyawan. Salah satu kebutuhan HR yang paling urgent adalah tentang cara mengelola absensi karyawan yang praktis.

Menyadari kebutuhan itu, Kerjoo sebagai aplikasi untuk sistem HR berbasis Cloud dan SaaS (Software as a Service) terus mengupayakan layanan terbaik.

Salah satu fitur unggulan Kerjoo yang dapat Anda dapatkan yaitu absensi karyawan yang dapat dilakukan dengan mudah melalui handphone.

Melalui teknologi terkini, informasi lokasi absensi karyawan bisa diakses secara real time oleh perusahaan.

Panduan Mengelola Absensi Karyawan

Anda banyak fitur utama yang bisa Anda gunakan di aplikasi Kerjoo karena memang kebutuhan pengguna yang beragam seperti fitur mengelola absensi karyawan.

Anda dapat menemukan fitur ini pada dasbor [Analisa]

Di sana Anda akan menemukan fitur mengelola kehadiran seperti; kehadiran harian, ringkasan kehadiran, review kehadiran, izin, dan cuti seperti gambar di bawah ini.

Cek Kehadiran Harian

Berikut ini kita akan jelaskan cara cek kehadiran harian karyawan menggunakan aplikasi absensi Kerjoo.

• Buka menu kehadiran harian, maka nantinya akan muncul data kehadiran harian karyawan
• Anda juga bisa mengekspornya ke file Excel dengan cara klik ‘Ekspor Excel’
• Pilih data yang ingin Anda ekspor berdasarkan tanggal, divisi, atau spesifik karyawan dan format yang dibutuhkan
• Jika sudah klik ‘Proses’

Ringkasan Kehadiran

Berikut ini kita akan jelaskan cara cek ringkasan kehadiran karyawan menggunakan aplikasi absensi Kerjoo.

• Buka menu ringkasan kehadiran, maka akan muncul ringkasan data kehadiran karyawan
• Anda juga bisa mengekspornya ke dalam file Excel dengan klik ‘Ekspor Excel’

Review Kehadiran Karyawan

Selanjutnya, ini adalah cara cek review kehadiran karyawan menggunakan aplikasi absensi Kerjoo.

• Buka menu 'Review Kehadiran', kemudian akan muncul data karyawan yang sudah melakukan absen menggunakan aplikasi Kerjoo
• Data yang muncul di 'Review Kehadiran' ini adalah saat karyawan presensi pertama kali atau saat resensi yang dilakukan di luar lokasi kehadiran yang sudah diatur

Cara Mengelola Izin Karyawan

Di sini kita akan jelaskan cara mengelola izin karyawan menggunakan aplikasi absensi Kerjoo.

• Caranya buka ‘Menu Izin’ maka nantinya akan muncul beberapa informasi mengenai izin para karyawan
• Pada menu ini, Anda juga bisa menolak atau menyetujui izin karyawan
• Nantinya bila ada perubahan status pengajuan izin menjadi disetujui atau ditolak, karyawan yang mengajukan akan mendapatkan informasi berupa email yang akan terkirim ke email karyawan
• Karyawan juga mendapatkan notifikasi di aplikasi Kerjoo yang sudah terinstall di handphone
• Selain itu, untuk admin juga akan mendapatkan informasi melalui email apabila ada karyawan yang mengajukan izin
• Anda bisa mengekspor data izin tersebut menjadi file Excel caranya langsung saja klik ‘Ekspor Excel’

Mengelola Cuti Karyawan

Pada video Anda bisa lihat penjelasan tentang cara mengelola cuti karyawan menggunakan aplikasi absensi Kerjoo

• Pada menu cuti akan muncul beberapa informasi mengenai cuti para karyawan
• Pada menu ini Anda juga bisa menolak atau menyetujui cuti karyawan nantinya bila ada perubahan status pengajuan cuti menjadi disetujui atau ditolak
• Karyawan yang mengajukan akan mendapatkan informasi berupa email yang akan terkirim ke email karyawan tersebut dan juga mendapatkan notifikasi di aplikasi Kerjoo milik karyawan
• Selain itu admin juga akan mendapatkan informasi melalui email apabila ada karyawan yang mengajukan cuti
• Anda juga bisa mengekspor data cuci tersebut menjadi file Excel. Caranya langsung saja klik ‘Ekspor Excel’

Kalau Anda masih kesulitan dalam mengelola aplikasi, jangan ragu untuk hubungi kami di email halo@kerjoo.com atau WhatsApp 0831 599 599 09.

Apa Saja Tujuan Mengelola Absensi Karyawan?

Lalu, apa saja tujuan mengelola absensi karyawan? Selain untuk hal-hal yang bersifat administrasi dan prosedur, absensi dapat berdampak untuk aspek yang lebih besar.

Kehadiran karyawan menjadi indikator pencapaian kinerja, keterlibatan karyawan, sampai ke reputasi perusahaan di mata customer atau klien.

1. Manajemen Alur Kerja yang Lebih Singkat

Satu aspek yang menguntungkan setelah menggunakan aplikasi absensi online adalah manajemen alur kerja yang lebih mudah. Dengan pengelolaan data karyawan yang efisien, maka manajemen perusahaan bisa berfungsi lebih optimal.

Untuk peraturan kehadiran harian sudah jelas dimengerti dan diterapkan dengan perangkat handphone karyawan. Begitu juga untuk kebutuhan untuk absensi lembur, kerja shift, pengajuan izin dan cuti. Sistemnya memungkinkan untuk komunikasi yang lancar.

Hal tersebut menjadi pilihan perusahaan untuk menerapkan sistem manual atau otomatis dengan penggunaan teknologi digital. Dengan demikian, pengaturan jadwal harian, melacak kehadiran, perubahan jam kerja harian dan shift tidak butuh waktu terlalu lama.

Cukup diatur dengan login ke portal admin Kerjoo, segala kebutuhan untuk manajemen alur kerja akan lebih cepat diselesaikan.

2. Mengurangi Risiko Kesalahan

Urusan mencatat waktu kehadiran dan jam kerja dengan cara manual memang masih menjadi pilihan sebagian orang. Alasannya adalah karena skala usaha yang belum begitu besar.

Meskipun pada praktiknya tidak bisa sepenuhnya aman dari kesalahan atau error. Padahal, jika hal-hal terkait sistem seperti ini terbiasa dilakukan dengan digitalisasi, maka risiko kesalahan bisa dikurangi.

Terjadinya kesalahan dalam administrasi jelas bisa merugikan operasional bisnis Anda untuk hal-hal yang strategis. Menerapkan sistem pengelolaan absensi karyawan dapat memastikan bahwa catatan karyawan akurat. Tentunya juga menerapkan aturan yang sesuai undang-undang ketenagakerjaan.

3. Mendukung Lingkungan Kerja Tanpa Kertas

Sama pentingnya dengan efisiensi waktu, efisiensi sumber daya dan peralatan juga akan memberi manfaat jangka panjang. Dengan sistem absensi online, Anda akan dapat mengurangi penggunaan kertas di kantor.

Lingkungan kerja tanpa kertas adalah upaya yang sangat penting dari tanggung jawab lingkungan. Oleh karena itu, semua aktivitas SDM disarankan untuk diotomatisasi melalui teknologi berbasis cloud yang lebih aman.

4. Meningkatkan Kemandirian Karyawan

Di luar aspek administrasi HR yang praktis, ada lagi yang penting untuk diupayakan yaitu kemandirian karyawan. Aplikasi absensi online bisa mendukung sistem HR yang bisa dioperasikan oleh karyawan.

Teknologi layanan ini dikenal dengan Employee Self Service (ESS) yang memungkinkan akses informasi secara mandiri untuk hal-hal terkait pekerjaan dan aspek SDM.

Jika Anda sudah menggunakan aplikasi absensi untuk mengelola absensi karyawan, apa saja keuntungan yang sudah Anda dapatkan?

Kesimpulan

Demikian panduan mengelola absensi karyawan, Masing-masing poin penjelasan di atas adalah hal inti dari apa yang Anda butuhkan untuk operasional di perusahaan.

Dari waktu ke waktu, kebutuhan kantor beserta karyawan bisa berubah. Karena itu, alangkah baiknya untuk terus mengikuti update terbaru tentang teknologi yang dibutuhkan oleh departemen human resource.

Cara mengelola absensi karyawan seperti di atas adalah langkah praktis untuk mempermudah hal-hal yang harus Anda lakukan.

Kerjoo memang dirancang untuk mencatat kehadiran karyawan dengan sistem hari kerja maupun shift. Yuk, gunakan aplikasi absensi Kerjoo Sekarang! Bisa coba GRATIS selama 14 hari.