LPJ Adalah: Pengertian, Tujuan, dan Cara Membuatnya

Ketika Anda baru saja menyelesaikan proyek, atau business trip, LPJ adalah laporan pertama yang perlu Anda tulis.

Baik rekan kerja, tim, maupun atasan pasti akan meminta LPJ atau laporan pertangungjawaban dari Anda secara rinci dan transparan.

Anda bahkan akan diminta membuat LPJ, lengkap dengan rincian biaya, output, hingga capaian yang telah disepakati dalam proposal kegiatan sebelumnya.

Cara membuat LPJ akan sangat dibutuhkan apabila Anda berencana membuat LPJ yang rinci dan transparan.

Tidak usah berlama-lama, yuk simak artikel dari Kerjoo.

Pengertian LPJ

Seperti yang telah Kerjoo sampaikan sebelumnya. LPJ adalah singkatan dari Laporan Pertanggungjawaban.

Fungsi dan tujuan LPJ tidak lain adalah untuk menjamin transparansi kegiatan sudah dilaksanakan sesuai dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya.

Anggap saja LPJ adalah laporan nilai kegiatan yang berisi rincian biaya yang digunakan, bagaimana kegiatan tersebut terlaksana, dan apa saja hasil yang sudah dicapai.

LPJ dapat disusun dalam berbagai bentuk, tergantung pada jenis kegiatan atau proyek yang dilaksanakan. Dengan batas waktu penyusunan maksimal 14 hari kerja.

Ada LPJ yang berfokus pada aspek keuangan, kegiatan, proyek, hingga acara tertentu.

Namun LPJ kegiatan adalah format umum yang digunakan oleh pelaksana kegiatan untuk melaporkan proyek organisasi.

Tujuan dan Fungsi LPJ

Untuk mempelajari cara membuat LPJ yang ideal, ada baiknya mencari tahu terlebih dahulu tujuan dan fungsi LPJ.

Fungsi dan tujuan LPJ sendiri sebenarnya sama dengan laporan penilaian. LPJ bertujuan untuk mempertanggung jawabkan kegiatan yang sudah terlaksana.

Apakah kegiatan tersebut berjalan sesuai rencana, atau justru sebaliknya. Format LPJ harus menyertakan keduanya secara terperinci.

Ini karena sebenarnya LPJ akan ditinjau oleh pihak yang berwenang, seperti atasan, senior, ataupun tim audit perusahaan.

Fungsi dan tujuan LPJ akan dijelaskan seperti berikut ini.

1. Menjamin Akuntabilitas dan Transparansi:

Dari pengertian LPJ, sudah jelas bahwa fungsi dan tujuan LPJ yaitu untuk menjamin akuntabilitas dan transparansi pelaksana kegiatan.

LPJ adalah sebaik-baiknya bukti bahwa kegiatan benar telaksana seperti yang sudah direncanakan sebelumnya.

Jadi, ketika membuat LPJ, Anda perlu menulis secara rinci bagaimana kegiatan tersebut terlaksana, termasuk kendala dan output yang berhasil dicapai.

Anda harus memastikan bahwa setiap pihak yang terlibat dapat memantau perkembangan dan penggunaan anggaran.

2. Bukti Pelaksanaan Tugas

LPJ adalah bukti bahwa Anda telah bertanggung jawab penuh terhadap kegiatan maupun proyek yang dilaksanakan.

Laporan pertanggungjawaban ini dapat menjadi bukti resmi, yang menyatakan bahwa kegiatan atau proyek sudah terlaksana sesuai rencana.

Hal ini penting untuk menghindarkan Anda dari masalah audit ataupun evaluasi.

Jadi, Anda benar-benar harus mempelajari cara membuat LPJ dengan baik ya.

3. Evaluasi dan Perencanaan Masa Depan

Selain yang telah Kerjoo sampaikan. Fungi dan tujuan LPJ adalah sebagai alat evaluasi. Bagaimana bisa?

Dari LPJ kegiatan yang telah disusun, institusi Anda dapat melihat apakah tujuan yang ditetapkan di awal kegiatan sudah tercapai atau belum.

LPJ membantu organisasi untuk merencanakan tindakan lebih baik di masa depan, baik dalam hal alokasi anggaran maupun strategi kegiatan.

Format LPJ yang Ideal

Sebenarnya ketika mempelajari cara membuat LPJ, Kerjoo tidak menemukan adanya format LPJ yang baku dan mutlak.

Ini karena format LPJ dapat disesuaikan dengan jenis kegiatan dan kebutuhan masing-masing.

Misalnya, apakah LPJ ditujukan untuk melaporkan kegiatan ataupun keuangan.

Namun, Kerjoo akan menyampaikan format umum LPJ kegiatan ideal setidaknya memuat komponen-komponen berikut:

1) Lembar Pengesahan

Seperti pengertian LPJ yang Kerjoo sampaikan. LPJ adalah bentuk tanggung jawab pelaksana kegiatan.

Jadi, lembar pengesahan adalah hal pertama yang harus ada di dalam LPJ kegiatan.

Isi lembar pengesahan LPJ yaitu: nama dan jabatan penanggung jawab kegiatan, tanggal penyusunan laporan, dan tanda tangan atau cap basah.

2) Pendahuluan

Setelah itu, barulah Anda dapat menyusun pendahuluan laporan pertangunggjawaban kegiatan ataupun proyek.

Bagian pendahuluan LPJ harus mencantumkan beberapa hal berikut.

• Latar belakang kegiatan: Apa yang melatarbelakangi kegiatan ini diselenggarakan?
• Tujuan kegiatan: Apa yang ingin dicapai dari kegiatan ini?
• Ruang lingkup kegiatan: Kegiatan apa saja yang termasuk dalam proyek ini?

3) Perencanaan Kegiatan

Bagian perencanaan kegiatan dalam LPJ terkait dengan rencana anggaran yang sebelumnya telah disusun pada proposal kegiatan.

Pada bagian ini, Anda harus menyusun rincian anggaran yang telah direncanakan sebelumya.

Cantumkan secara detail, dan tulis timeline pelaksanaan kegiatan dari awal hingga akhir.

Jangan lupa untuk mencantumkan susunan panitia dan tugas masing-masing anggota.

Hal ini dapat menjadi evaluasi, apakah penggunaan anggaran kegiatan masih terbilang masuk akal.

4) Pelaksanaan Kegiatan

Setelah itu Anda dapat mendeskripsikan secara rinci tentang bagaimana kegiatan dilaksanakan, termasuk kendala yang dihadapi dan solusi yang dilakukan.

Jangan lupa untuk melampirkan dokumentasi berupa foto, ataupun bukti lain yang menunjukkan bahwa kegiatan benar-benar terlaksana.

Anda juga dapat membandingkan antara rencana dan realisasi.

Apakah kegiatan berjalan sesuai rencana atau sebaliknya. Deskripsikan juga hal-hal yang dapat dipelajari dari pelaksanaan kegiatan.

6) Penutup

Format LPJ yang ideal juga harus dilengkapi dengan bagian penutup.

Pada bagian penutup, Anda hanya perlu menuliskan ringkasan keseluruhan kegiatan dari awal hingga akhir.

Termasuk hal-hal yang dapat dipelajari dan saran perbaikan di masa yang akan datang.

Setelah mencatumkan bagian ini, tulis lampiran berupa dokumen pendukung: Kuitansi, surat-surat, laporan keuangan, dan dokumen-dokumen lain yang relevan.

Langkah-Langkah Menyusun LPJ yang Baik dan Benar

Selain format LPJ ideal, Kerjoo juga akan memberikan langkah-langkah membuat LPJ yang baik dan benar.

Berikut cara menyusun LPJ yang bisa diikuti.

1. Pengumpulan Data dan Informasi

Sebelum menyusun LPJ, pastikan semua data dan informasi yang diperlukan sudah lengkap.

Ini termasuk dokumentasi kegiatan, anggaran, serta hasil yang telah dicapai.

2. Penyusunan Laporan

Setelah data dikumpulkan, langkah selanjutnya adalah menyusun laporan dengan mengikuti struktur yang sudah ditetapkan.

3. Pemeriksaan dan Revisi

Sebelum diserahkan, pastikan laporan diperiksa kembali untuk memastikan tidak ada kesalahan atau informasi yang terlewat.

Tips Penyusunan LPJ Keuangan

Berbeda dengan LPJ kegiatan, ketika menyusun LPJ keuangan Anda perlu menjaga keakuratan dalam setiap pencatatan keuangan.

Pastikan bahwa semua data keuangan pada LPJ dapat dipertanggungjawabkan.

Jangan lupa untuk selalu melampirkan bukti pembayaran atau dokumen pendukung yang menunjukkan bahwa anggaran telah digunakan sesuai dengan rencana.

Terakhir, gunakan format laporan yang mudah dipahami dan mengikuti standar yang ditetapkan oleh organisasi. Contohnya, format tabel untuk pemasukan dan pengeluaran.

Kesalahan Umum dalam Pembuatan LPJ dan Cara Menghindarinya

Dalam beberapa situasi, biasanya ada beberapa kesalahan umum ketika menyusun LPJ kegiatan. Baik salah pengetikan, maupun pencatatan.

Untuk menghindari kesalahan ini, Kerjoo akan memberikan Anda gambaran terkait kesalahan apa saja yang sering dialami ketika membuat LPJ.

1. Kesalahan Pencatatan Anggaran

Salah mencatat anggaran memang jenis human error yang sering terjadi akibat kurang teliti.

Namun, hal ini dapat berakibat fatal apabila LPJ kegiatan digunakan untuk proses audit anggaran.

Untuk mengantisipasi kesalahan ini, Anda perlu melakukan pencatatan yang rapi dan terstruktur sejak awal pelaksanaan kegiatan.

Gunakan software anggaran seperti excel untuk menyusun anggaran secara terperinci.

2. Laporan Kegiatan Tidak Lengkap

Laporan kegiatan yang tidak lengkap juga dapat menjadi masalah di kemudian hari. Misalnya pada saat evaluasi ataupun audit.

Anda mungkin secara tidak sadar melewatkan detail, atau informasi penting terkait pelaksanaan kegiatan.

Jadi, pastikan semua aspek pelaksanaan tercatat dengan baik sebelum benar-benar diserahkan kepada pihak berwenang.

3. Kesalahan Format

LPJ adalah bentuk laporan yang tidak memiliki format khusus, namun setiap organisasi memiliki standar laporan kegiatan tersendiri.

Jangan sampai, Anda mengabaikan format LPJ yang telah ditetapkan dan/atau disepakati karena dapat menyebabkan kesalahpahaman penerima LPJ.

Manfaat LPJ untuk Organisasi dan Perusahaan

Dari pengertiaan LPJ, kita dapat memahami bahwa LPJ dapat membantu organisasi/perusahaan untuk melakukan evaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan.

LPJ adalah laporan penilaian, yang memastikan bagaimana penggunaan anggaran kegiatn telah dilakukan secara efisien dan tepat sasaran.

Dengan adanya LPJ, organisasi telah menunjukkan transparansi terkait kegiatan dan membantu dalam perencanaan strategis yang lebih baik.

Kesimpulan

LPJ adalah dokumen tertulis yang menunjukkan transparansi pelaksanaan kegiatan ataupun proyek.

Laporan pertanggungjawaban tidak hanya berfungsi sebagai laporan formal, tetapi juga alat penting untuk evaluasi, perencanaan, dan pengawasan anggaran.

Dengan memahami cara membuat LPJ yang ideal, organisasi dapat meningkatkan kredibilitas, efisiensi, dan keberhasilan pelaksanaan kegiatan atau proyek di masa depan.