Pentingnya Struktur Organisasi Dalam Sebuah Bisnis

Struktur organisasi adalah sistem yang bermanfaat dalam mendefinisikan hierarki dalam suatu organisasi. Adanya struktur organisasi mengidentifikasi setiap pekerjaan, fungsinya dan kemana arahnya melapor dalam organisasi.

Struktur organisasi dikembangkan supaya menetapkan bagaimana jalannya organisasi beroperasi dan membantu organisasi dalam mencapai tujuannya untuk memungkinkan pertumbuhan di masa depan. Struktur organisasi dalam perusahaan memungkinkan karyawan untuk mengetahui siapa atasan mereka dan apa peran mereka dalam perusahaan.

Keberadaan struktur organisasi juga menguntungkan proses komunikasi internal organisasi. Dengan membentuk struktur organisasi, komunikasi disederhanakan dan proses dibuat lebih efisien, karena semua karyawan menerima perintah langsung dari atasan mereka.

Adanya struktur organisasi membuat berbagai tanggung jawab tidak jatuh ke satu orang saja, tetapi dibagi ke departemen yang berbeda berdasarkan tugas yang bersangkutan.

Jenis Struktur Organisasi Untuk Bisnis

Ada berbagai jenis struktur organisasi. Tergantung pada jenis perusahaan dan bagaimana proses bisnisnya, ada berbagai jenis struktur organisasi yang dapat diterapkan. Berikut beberapa jenis struktur organisasi untuk bisnis :

1. Hierarki

Hierarki merupakan struktur organisasi tertua, serta dikenal sebagai piramida atau linier. Hal ini ditandai dengan adanya satu atasan di atas yang mendelegasikan tugas kepada manajer di bawahnya.

Di antara atasan dan bawahan terdapat wewenang langsung. Salah satu kelemahan struktur organisasi hierarkis yaitu dapat memberi tempat pada kelebihan wewenang. Struktur organisasi perusahaan bukan hanya struktur hierarkis, namun mendefinisikan bagaimana fungsi dari perusahaan.

2. Matriks

Jenis struktur organisasi matriks umumnya ditemukan pada perusahaan di mana tugas didasarkan pada proyek atau tugas khusus. Jika perusahaan mengerjakan proyek, segera setelah tugas selesai, tim tersebut akan bubar.

Salah satu keuntungan dari struktur organisasi ini adalah peningkatan produktivitas berkat sifat khusus pekerjaan yang tinggi.

3. Horizontal

Struktur organisasi horizontal memiliki ciri berupa penghapusan sebagian besar manajer menengah. Hal tersebut dapat menciptakan hubungan yang lebih langsung antara atasan perusahaan dan karyawan lainnya.

Manfaat yang dapat dibawa oleh struktur organisasi ini ke perusahaan terkait dengan waktu respons karena menghilangkan keberadaan manajer menengah berarti waktu komunikasi dan respons akan diperoleh lebih cepat.

Jika struktur organisasi perusahaan horizontal, maka akan mengurangi waktu respons lebih singkat.

4. Garis dan Staf

Struktur organisasi jenis garis dan staf yaitu perusahaan di mana staf atau karyawan terdiri dari orang atau departemen, melakukan fungsi penasehat tetapi tidak memberikan perintah langsung kepada karyawan perusahaan.

Penasihat ini memberikan saran atau memenuhi kebutuhan yang tidak dapat dipenuhi oleh perusahaan sendiri. Setiap perusahaan memiliki sifat, kebutuhan, dan tujuan yang berbeda dan sebagian besar, struktur organisasi perusahaan akan menjadi yang membantu memenuhi kebutuhan ini.

Manfaat Struktur Organisasi di Perusahaan

1. Memfasilitasi Pencapaian Tujuan

Struktur organisasi yang baik harus dapat memfasilitasi pencapaian tujuan melalui koordinasi yang tepat dari semua kegiatan.

Struktur organisasi tersebut memiliki sistem checks and balances yang terintegrasi sehingga kemajuan menuju pencapaian tujuan dievaluasi sepanjang jalan sehingga setiap penyesuaian yang diperlukan dapat dibuat dan setiap keputusan baru yang diperlukan dapat diambil.

2. Meminimalisir Konflik Antar Individu

Dalam struktur organisasi yang baik, konflik antar individu atas yurisdiksi dijaga seminimal mungkin. Hal itu dikarenakan setiap orang ditugaskan untuk melakukan pekerjaan tertentu, tanggung jawab untuk melakukan pekerjaan itu sepenuhnya berada di pundaknya.

Ini menghasilkan ketertelusuran hasil dan saling ketergantungan pekerjaan dari tugas tertentu dikurangi seminimal mungkin.

3. Menghilangkan Tumpang Tindih Pekerjaan

Struktur organisasi dalam perusahaan bermanfaat dalam menghilangkan tumpang tindih dan duplikasi pekerjaan. Duplikasi terjadi ketika distribusi pekerjaan tidak diidentifikasi dengan jelas dan pekerjaan dilakukan dengan cara yang serampangan dan tidak terorganisir.

Karena struktur organisasi yang baik mensyaratkan bahwa tugas-tugas didefinisikan dan ditugaskan dengan jelas, duplikasi pekerjaan seperti itu dihilangkan.

4. Mengurangi Kemungkinan Runarounds

Runarounds dapat terjadi ketika kita tidak tahu siapa yang bertanggung jawab terhadap suatu pekerjaan dan kita tidak dikirim ke orang yang tepat dalam contoh pertama untuk menyelesaikan beberapa pekerjaan.

Namun, dalam perusahaan yang terorganisir dengan baik di mana tanggung jawab ditetapkan dengan jelas, hal ini tidak akan terjadi.

5. Memfasilitasi Promosi Individu

Karena struktur organisasi dengan jelas menunjukkan posisi individu relatif satu sama lain, lebih mudah untuk mengetahui tingkat mana yang telah dicapai seseorang pada waktu tertentu dalam hierarki organisasi.

Selanjutnya karena setiap pekerjaan dijelaskan dengan baik dalam hal kualifikasi dan tugas, tahapan promosi dapat ditetapkan dengan lebih jelas.

6. Membantu Dalam Administrasi Upah dan Gaji

Jadwal pembayaran upah dan gaji yang adil dan merata didasarkan pada premis bahwa pekerjaan dengan persyaratan yang sama harus memiliki manfaat yang sama.

Jika persyaratan ini ditetapkan dengan jelas dan kenaikan tahunan atau kenaikan biaya hidup untuk setiap jenis pekerjaan dipahami dengan baik dan jelas, maka kebijakan administrasi kompensasi lebih mudah diterapkan.

7. Mempermudah Komunikasi di Semua Tingkatan

Komunikasi lebih mudah di semua tingkat hierarki organisasi. Hal itu disebabkan jalur komunikasi dan aliran wewenang diidentifikasi dengan jelas pada struktur organisasi, komunikasi menjadi lebih jelas dan lebih mudah dan menghilangkan ambiguitas.

8. Memberi Perencanaan yang Efektif

Karena tujuan ditetapkan dengan jelas dan sumber daya diidentifikasi dengan jelas, baik perencanaan jangka pendek maupun strategis menjadi lebih terfokus dan realistis.

Perencanaan tersebut berisi ketentuan untuk memungkinkan perubahan dibuat ke arah yang benar termasuk perluasan dan penyusutan fasilitas, operasi dan kegiatan ketika menjadi perlu.

9. Meningkatkan Kerjasama Antara Anggota Organisasi

Seorang karyawan diberikan kebebasan yang cukup dalam wilayah tanggung jawab dan wewenangnya. Sejak otoritas dan tingkat pelaksanaan otoritas tersebut diketahui, mengembangkan rasa kemandirian di antara karyawan yang pada gilirannya sangat meningkatkan moral.

10. Mendorong Kreativitas dan Inovasi

Akibat adanya rasa memiliki dan semangat yang tinggi bahwa organisasi yang terstruktur dengan baik berkembang di antara karyawan dan memiliki akuntabilitas yang jelas, pengakuan keterampilan dan penghargaan atas kontribusi mereka terhadap pertumbuhan organisasi, karyawan mengembangkan inisiatif, inovasi serta kreativitas yang mendukung pekerjaan.

Pentingnya Struktur Organisasi di Perusahaan

Beberapa jenis struktur organisasi dibuat untuk memenuhi kebutuhan organisasi yang beroperasi secara berbeda. Jenis-jenis struktur organisasi meliputi divisi, fungsional, geografis dan juga matriks.

Struktur divisi akan cocok jika digunakan untuk organisasi dengan unit bisnis yang berbeda. Kemudian, struktur geografis menyediakan hierarki untuk organisasi yang beroperasi di beberapa lokasi secara nasional atau internasional.

Struktur organisasi fungsional didasarkan pada tugas masing-masing pekerjaan. Struktur matriks, yang memiliki dua atau beberapa supervisor untuk setiap pekerjaan untuk melapor, dapat dikatakan menjadi yang paling rumit tetapi mungkin diperlukan untuk organisasi besar dengan banyak lokasi dan area fungsional.

Walaupun terdapat berbagai jenis struktur organisasi yang dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan masing-masing organisasi, semuanya menyediakan hierarki yang melapor ke lokasi terpusat dan kelompok eksekutif.

Anggota peringkat tertinggi dari struktur organisasi yaitu satu atau beberapa eksekutif puncak yang disebut sebagai direktur, chief executive officer atau chief operating officer.

Kemudian, saat struktur organisasi dirancang, deskripsi pekerjaan dapat dikembangkan untuk tidak hanya memenuhi tujuan organisasi, tetapi memungkinkan pertumbuhan organisasi dan karyawan.

Ekuitas internal dan retensi karyawan adalah kunci keberhasilan operasi. Rekrutmen juga merupakan salah satu investasi tertinggi bagi organisasi, sehingga memastikan karyawan memiliki peluang promosi dan keamanan kerja dapat membantu mengurangi biaya rekrutmen.

Selain itu, struktur organisasi merupakan inti atau fundamental untuk menciptakan struktur gaji bagi suatu organisasi. Setelah struktur ditetapkan, rentang gaji dapat dibuat untuk setiap pekerjaan dalam organisasi.

Dalam kebanyakan kasus, setiap pekerjaan diselaraskan dengan tingkat gaji, dan setiap tingkat memiliki kisaran gaji tertentu. Hal ini memungkinkan organisasi untuk memenuhi tujuan keuangannya dan memastikan gaji didistribusikan secara adil dalam anggaran keuangan.

Apabila organisasi telah berkembang, struktur organisasi memungkinkan ruang untuk pertumbuhan. Hal tersebut dapat mencakup penambahan lapisan manajemen tambahan, divisi baru, perluasan area fungsional atau penunjukan eksekutif tambahan.

Ketika struktur direorganisasi untuk ekspansi, hal itu dapat memberikan dasar untuk mengatur ulang gaji dan deskripsi pekerjaan dengan cepat dan efisien dengan gangguan minimal dalam operasional suatu organisasi.

Demikian penjelasan mengenai pentingnya sebuah struktur organisasi dan manfaatnya bagi suatu organisasi atau perusahaan.