Plan Do Check Act (PDCA): Panduan Lengkap dan Contoh Kasus

Plan Do Check Act atau PDCA adalah siklus peningkatan berkelanjutan dalam proses pengendalian kualitas produk dan layanan.

Sebagai HRD atau pemimpin perusahaan, pernahkah Anda melihat bahwa proses kerja di perusahaan Anda perlu ditingkatkan? Jika iya, maka Anda perlu mengenal PDCA.

PDCA atau Plan Do Check Act adalah siklus peningkatan berkelanjutan yang dipopulerkan oleh Deming.

Implementasi PDCA mungkin terdengar rumit, namun pemahaman yang baik mengenai PDCA dapat membantu Anda melakukan perbaikan terus menerus demi mencapai peningkatan kualitas mutu layanan.

Berikut adalah panduan lengkap dan contoh kasus implementasi PDCA yang dirangkum Kerjoo!

4 Langkah PDCA

Plan

Tahap pertama PDCA adalah ‘Plan’ atau perencanaan. Tahap ini sama hal-nya dengan pondasi dari keseluruhan siklus PDCA untuk mencapai peningkatan berkelanjutan.

Di tahap ini, pastikan Anda memiliki fokus masalah yang jelas dan spesifik sebelum menentukan langkah implementasi PDCA.

Setelah itu Anda dapat mengumpulkan data dan informasi akurat terkait apa saja yang perlu ditingkatkan oleh perusahaan Anda. Gunakan 5W + 1H untuk mengidentifikasi hal tersebut.

Langkah terakhir di tahap Plan (perencanaan) adalah menetapkan indikator kinerja utama (KPI) yang realistis untuk mengukur manfaat PDCA secara berkelanjutan.

Do

Langkah kedua PDCA adalah Do atau lakukan. Tahap ini berkaitan dengan implementasi PDCA yang telah direncanakan pada tahap plan.

Pada fase ini, pastikan Anda melakukan keseluruhan rencana yang bertujuan untuk peningkatan berkelanjutan.

Selama PDCA berada di tahap do, komunikasi dan koordinasi antar tim adalah kunci keberhasilan siklus PDCA.

Di tahap ini, Anda mungkin akan melihat situasi tidak terduga. Oleh karena itu, ada baiknya Anda memastikan rencana telah disusun serealistis mungkin, mengikuti realita di perusahaan.

Check

Check atau periksa adalah langkah ketiga di dalam siklus PDCA. Tahap check bertujuan untuk memastikan peningkatan berkelanjutan yang telah direncanakan tercapai dengan baik.

Di tahap ini, Anda akan melakukan pemeriksaan hasil aktual dari implementasi PDCA dan membandingkannya KPI yang telah ditetapkan di fase plan.

Artinya data yang terkumpul selama pelaksanaan dianalisis secara mendalam untuk mengidentifikasi sejauh mana hasil yang dicapai sesuai dengan KPI.

Dengan mengetahui adanya perbedaan antara fase plan dan do, Anda dapat mengambil rekomendasi perbaikan yang diperlukan.

Act

Langkah keempat PDCA adalah Act atau tindakan yaitu siklus PDCA dimana Anda akan melakukan evaluasi dari hasil analisis tahap do dan check.

Implementasi PDCA di tahap Act ini berguna untuk memastikan bahwa perusahaan memerlukan perubahan demi peningkatan berkelanjutan.

Setelah itu, langkah selanjutnya adalah memulai siklus PDCA baru dengan tujuan yang lebih tinggi.

Dengan menerapkan perubahan yang diperlukan dan terus meningkatkan kualitas, maka Anda dapat merasakan manfaat PDCA secara optimal.

Contoh Kasus Penerapan PDCA

PDCA adalah siklus peningkatan manajemen secara terus menerus, sehingga Anda mungkin dapat lebih mudah memahami dengan melihat contoh penerapan PDCA.

Untuk itu, Kerjoo akan memberikan contoh penerapan PDCA pada perusahaan manufaktur.

Sebagai sektor kompleks, mereka sedang dihadapkan pada beberapa situasi mulai dari produktivitas tim, penurunan produksi, dan pegembangan produk baru.

Simak contoh PDCA berikut!

Plan

Dalam kurun periode tertentu, perusahaan berupaya meningkatkan produktivitas tim.

Adapun masalah yang ditemukan adalah kesalahan produksi dan perubahan kebutuhan konsumen.

Do

PDCA diterapkan dengan merencanakan strategi kerja yang lebih efisien.

Perusahaan beralih menggunakan sistem absensi online seperti Kerjoo untuk memonitor kehadiran karyawan.

Perusahaan juga dapat memperketat SOP produksi dan memperbaiki layanan berdasarkan feedback yang diterima.

Check

Implementasi PDCA dimonitor secara berkala, termasuk kehadiran karyawan dan pengaruhnya terhadap produktivitas perusahaan.

Act

Setelah melewati tahapan tersebut, perusahaan mengambil tindakan lebih lanjut dengan merencanakan pengembangan produk baru.

PDCA tidak berhenti di sini, perusahaan terus menetapkan standar lebih tinggi untuk peningkatan berkelanjutan.

Tips Implementasi PDCA yang Sukses:

Beberapa tips implementasi PDCA yang sukses:

Melibatkan semua pihak terkait dalam proses PDCA

PDCA yang sukses harus lah melibatkan keseluruhan anggota organisasi/perusahaan.

Jika Anda adalah HRD, berikan kesempatan kepada setiap karyawan untuk terlibat dalam brainstorming maupun pengambilan keputusan selama PDCA berlangsung.

Menetapkan tujuan yang jelas dan terukur

PDCA yang sukses juga memerlukan tujuan yang jelas dan terukur.

Terapkan rumus SMART: Specific (Spesifik), Measurable (Terukur), Achievable (Dapat Dicapai), Relevant (Relevan), dan Time-bound (Terbatas Waktu) untuk menetapkan tujuan yang jelas dan terukur.

Mengumpulkan data yang akurat dan relevan

PDCA yang sukses harus berdasar pada data akurat dan relevan.

Implementasi PDCA memerlukan data untuk mengidentifikasi masalah, mengukur kinerja, dan mengevaluasi hasil perbaikan.

Melakukan analisis yang mendalam

Analisis yang mendalam adalah kunci PDCA yang sukses.

Anda perlu berfokus pada akar penyebab, bukan hanya gejala. Artinya, jangan hanya mengatasi gejala masalah, tetapi carilah akar penyebabnya.

Mengambil tindakan korektif yang tepat

Tindakan korektif dalam PDCA akan membantu mengatasi masalah dan mencegahnya terulang kembali.

Fokus lah pada tindakan yang akan memberikan dampak terbesar.

Melakukan evaluasi secara berkala

Evaluasi secara berkala akan membantu kita mengetahui apakah PDCA yang telah dilakukan efektif atau tidak.

Dengan melibatkan semua pihak dan mengikuti langkah-langkah di atas, PDCA dapat menjadi alat yang sangat efektif untuk meningkatkan kinerja organisasi.

Kesimpulan

PDCA adalah metode peningkatan berkelanjutan yang melibatkan proses plan, do, check, dan action.

Siklus PDCA disebut berkelanjutan karena akan dilakukan terus-menerus sampai menemukan strategi peningkatan kualitas produk atau layanan yang efektif.

PDCA tidak hanya membantu dalam identifikasi dan solusi masalah, tetapi juga dalam perencanaan strategis dan pengambilan keputusan yang lebih baik.

Aplikasi absensi online seperti Kerjoo dapat menjadi salah satu alat yang mendukung implementasi PDCA, terutama dalam hal pengumpulan data dan pemantauan kinerja.