Quotation artinya dokumen penawaran harga resmi yang biasa digunakan dalam proses negosiasi antara penjual dan calon pembeli.
Jika Anda pernah terlibat dalam aktivitas penawaran harga, baik sebagai penyedia barang maupun jasa, istilah ini tentu sudah tidak asing lagi.
Dalam transaksi bisnis, quotation memiliki peran penting sebagai dasar komunikasi sebelum terjadi kesepakatan.
Namun, masih banyak yang belum memahami perbedaan antara quotation dan invoice.
Padahal, keduanya memiliki fungsi yang sangat berbeda dalam alur kerja bisnis.
Selain pengertian, aplikasi absensi online Kerjoo juga akan membahas mengenai fungsi dan cara membedakan quotation dengan invoice.
Dengan demikian, proses bisnis Anda dapat berjalan lebih efisien dan profesional.
Apa itu Quotation? Definisi dan Penjelasannya
Dalam dunia bisnis, proses transaksi akan selalu terjadi, quotation adalah salah satu dokumen penawaran yang wajib dipahami.
Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai penawaran harga, tetapi juga media komunikasi resmi tertulis yang menggambarkan rincian barang atau jasa yang ditawarkan, lengkap dengan harga dan syarat-syaratnya.
Namun masih banyak pemilik bisnis yang menyamakan quotation dengan invoice, padahal secara fungsi keduanya berbeda.
Sebelum membahas perbedaan tersebut lebih jauh, mari kita pahami terlebih dahulu definisi quotation secara menyeluruh.
Definisi Quotation
Sebelum mempelajari dan mempraktikkan kegunaan quotation, terlebih dahulu kita pahami dulu apa artinya. Kerjoo telah merangkum arti dalam beberapa versi.
Secara umum, quotation artinya dokumen resmi yang diberikan penjual kepada pembeli untuk menawarkan barang atau jasa dengan harga tertentu.
Quotation juga dikenal dengan istilah sales quotes, yang fungsinya memberi tahu calon pembeli potensial tentang harga barang atau jasa sebelum mereka akhirnya memutuskan untuk membeli.
Pada umumnya, penjual dan pembeli belum terikat karena quotation, kecuali jika sudah ada kontrak resmi antara keduanya.
Menurut Cambridge Dictionary, quotation artinya "the price that a person or company says they will charge to do a piece of work"
(terjemahan: Harga yang ditetapkan oleh seseorang atau perusahaan untuk melakukan suatu pekerjaan).
Bagaimana Penggunaan Quotation?
Dalam kegiatan bisnis dan transaksi, ada beberapa ketentuan penggunaan quotation yang perlu dimengerti oleh penjual dan pembeli.
Quotation biasanya dikirimkan atas permintaan calon pembeli/pelanggan yang ingin mengetahui lebih lanjut tentang produk atau layanan tertentu sebelum akhirnya mereka melakukan pembelian.
Sebaiknya tidak menunda-nunda mengirimkan quotation karena calon pembeli sering membandingkan dan meminta penawaran dari beberapa bisnis lainnya, mungkin kompetitor Anda.
Walaupun penawaran harganya tidak bersifat mengikat, sebaiknya hindari untuk mengirimkan penawaran harga yang sebenarnya tidak dapat Anda penuhi.
Mengapa Harus Ada Quotation?
Quotation artinya bukan sekadar dokumen penawaran harga, tetapi juga bentuk komunikasi profesional antara dua pihak yang memiliki kepentingan bisnis.
Dokumen ini berfungsi untuk memberikan gambaran jelas kepada calon klien mengenai estimasi biaya yang harus mereka siapkan sebelum memutuskan untuk membeli produk atau menggunakan layanan.
Dalam praktiknya, ketika Anda menjalankan bisnis dan telah memiliki target pasar yang jelas, penting untuk mengomunikasikan harga produk atau jasa secara transparan dengan mengirimkan quotation kepada calon pelanggan.
Setelah menerima dan mempelajari isi quotation tersebut, calon klien akan mempertimbangkan apakah penawaran tersebut sesuai dengan kebutuhan dan anggaran mereka—sehingga dapat menjadi langkah awal menuju kesepakatan kerja sama yang profesional.
Jenis-Jenis Quotation
Ada dua jenis quotation yang digunakan dalam konteks bisnis, misalnya:
Quotation Penjualan (Sales Quotation)
Sales quotation artinya dokumen penawaran yang berisi rincian biaya atau harga beli produk/layanan bisnis tertentu.
Sales quotation umumnya digunakan untuk menawarkan produk atau jasa kepada klien potensial. Dokumen ini membantu proses transaksi bisnis menjadi lebih transparan.
Contoh penggunaan sales quotation :
- Misalnya di industri manufaktur, sales quotation digunakan untuk memberi info lebih lanjut kepada calon buyer tentang spesifikasi mesin, peralatan, atau komponen lain beserta harganya.
- Calon buyer atau customer bisa membandingkan kualitas produk, harga, dan layanan yang diberikan sebelum akhirnya memutuskan untuk membeli atau tidak.
- Menjadi dokumen pendukung untuk memenangkan sebuah tender proyek konstruksi, karena di dalamnya tercantum biaya material, tenaga kerja, dan peralatan.
Quotation Pembelian (Purchase Quotation)
Apabila mengacu pada istilah umum, quotation artinya penawaran harga atau proposal tertulis dalam transaksi bisnis.
Ketika pelanggan menunjukkan minat, mereka akan mengirimkan permintaan proposal penawaran ini kepada penyedia layanan (vendor). Dokumen inilah yang kita sebut sebagai purchase quotation.
Sederhananya, purchase quotation adalah proposal keuangan tertulis yang diterima pelanggan dari vendor sehubungan dengan permintaan yang diajukan.
Contoh penggunaan purchase quotation :
- Perusahaan yang butuh suatu produk/layanan dan jumlahnya besar, mereka mengirimkan purchase quotation terlebih dahulu ke beberapa vendor untuk menentukan yang paling sesuai.
- Purchase quotation digunakan untuk memastikan apakah produk/layanan tersedia dengan jumlah dan spesifikasi yang diinginkan.
- Digunakan untuk memulai negosiasi tentang harga, jumlah pembelian, dan persyaratan.
Komponen Penting dalam Quotation
Agar bisa digunakan sebagaimana mestinya, di dalam quotation setidaknya memuat komponen-komponen berikut ini;
1. Informasi Kontak Penjual dan Pembeli
Seperti yang Kerjoo sampaikan sebelumnya, quotation artinya proposal penawaran harga.
Dengan adanya info kontak penjual dan pembeli, maka quotation lebih terjamin untuk tidak salah kirim. Pihak mana saja yang terlibat transaksi juga terlihat jelas.
2. Nomor dan Tanggal Quotation
Sebagai pihak yang mengirim maupun yang menerima penawaran, tentu harus tahu kapan penawaran dibuat. Bahkan terkadang untuk kebutuhan tertentu juga perlu melacak dokumen yang ada. Itulah kenapa, dalam quotation wajib ada nomor dan tanggal.
3. Deskripsi Produk atau Jasa yang Ditawarkan
Bagian ini berisi gambaran umum tentang produk atau layanan yang ditawarkan ke calon customer. Cara penulisannya singkat saja, tapi memuat hal terpenting yang calon customer wajib tahu.
4. Harga Satuan dan Total
Dalam konteks transaksi bisnis, quotation artinya penawaran harga resmi, sehingga perlu mencantumkan detail produk atau layanan, termasuk harga satuan dan total yang harus dibayar.
Dengan mencantumkan harga satuan dan harga total, calon pembeli bisa lebih yakin untuk membayar, karena sudah ada list apa saja yang masuk dalam penawaran.
5. Syarat Pembayaran dan Pengiriman
Selain menjadi bentuk kredibilitas, info tentang syarat pembayaran dan pengiriman ini bisa menghindari risiko salah paham antar kedua pihak.
6. Masa Berlaku Quotation
Adanya keterangan masa berlaku atau expired date di quotation akan membantu calon customer mempertimbangkan untuk menerima penawaran. Keterangan harga yang dicantumkan juga sesuai dengan periode tersebut.
7. Tanda Tangan dan Stempel
Poin ini sebenarnya tidak wajib, tapi Anda bisa menambahkannya jika dibutuhkan. Tujuannya adalah sebagai bentuk legalitas dokumen dan memperlihatkan bahwa penawaran dilakukan secara profesional.
Perbedaan Quotation dengan Invoice
Untuk lebih memahami perbedaan keduanya, Anda bisa cek pada tabel berikut ini.
Tabel 1. Perbedaan Quotation dan Invoice
Tips Membuat Quotation yang Efektif
Setelah memahami perbedaan quotation dengan invoice, ketahui tips membuat proposal penawaran yang efektif, seperti:
- Gunakan Format yang Jelas dan Profesional
Kita semua pernah mendengar tentang betapa pentingnya kesan pertama saat melihat sesuatu. Begitu juga dengan quotation yang dikirim ke calon pelanggan. Seperti apa formatnya? Apakah formatnya jelas dan profesional?
- Cantumkan Informasi yang Lengkap dan Akurat
Quotation artinya penawaran harga resmi, sehingga informasi harus lengkap, tapi bukan berarti terlalu panjang dan malah jadi bertele-tele.
Selain lebih jelas, informasi yang jelas dan akurat juga akan meningkatkan kesan profesional perusahaan di mata calon pembeli.
- Sesuaikan dengan Kebutuhan Pelanggan
Kenyataannya, calon pelanggan tidak begitu peduli dengan 'apa yang kita tawarkan', tapi mereka mencari 'apa yang bisa memenuhi kebutuhan mereka'.
Jika isi quotation belum sesuai dengan apa yang mereka butuhkan, dengan mudah mereka akan mencari yang lain.
- Berikan Penawaran yang Kompetitif
Menyambung poin sebelumnya, calon customer hanya rela melakukan transaksi jika itu ada kecocokan dengan kebutuhan atau keinginannya.
Maka dari itu, buatlah quotation yang menarik dan kompetitif. Apa kriterianya?
Yang pasti harus jelas di bagian deskiripsi produk/layanan yang ditawarkan, apa keunggulannya, apakah bergaransi, berapa harganya, adakah diskon untuk pembelian sejumlah besar, berapa lama prosesnya, dan adakah testimoni dari customer lainnya?
- Tindak Lanjuti Quotation dengan Cepat
Ketika quotation yang dikirim sudah mendapat respons yang baik dari calon pelanggan, segera follow up dan jangan menunda-nunda. Ini adalah kesempatan yang tepat untuk membangun hubungan baik dengan pelanggan.
Contoh Quotation yang Baik
Sertakan contoh quotation penjualan yang simple tapi efektif.
Software atau Aplikasi untuk Membuat Quotation
Misalnya Anda sudah tahu berbagai contoh tampilan dan format quotation, tapi Anda masih ingin tahu cara membuatnya dengan mudah dan cepat.
Sebelum itu, penting untuk dipahami bahwa quotation artinya penawaran harga tertulis yang biasanya diberikan oleh vendor kepada calon pembeli.
Namun jangan khawatir, karena ada banyak software/aplikasi yang bisa Anda gunakan. Berikut rekomendasinya!
