Reimburse Adalah: Definisi, Proses, dan Cara Pengajuannya

Reimbursement atau reimburse adalah istilah yang berkaitan dengan kebijakan finansial di perusahaan. 

Biasanya reimburse berkaitan dengan penggantian biaya yang dikeluarkan secara pribadi untuk kepentingan perusahaan.

Jadi, baik pengertian reimburse, ataupun cara mengajukan reimburse wajib diketahui apabila Anda baru saja memasuki dunia kerja. 

Karena dalam beberapa periode tertentu, perusahaan akan meminta karyawannya untuk mengisi formulir reimburse agar karyawan tidak merasa menanggung beban operasional mereka.

Pengertian Reimburse

Reimburse adalah penggantian biaya atau pemberian kompensasi atas biaya operasional yang telah mereka keluarkan untuk kepentingan perusahaan. 

Sementara menurut Merriam Webster, pengertian reimburse adalah repay, atau to pay back someone yang setara dengan biaya perjalanannya. 

Artinya, reimburse adalah klaim biaya yang sudah dikeluarkan oleh karyawan berdasarkan syarat dan ketentuan yang ditetapkan oleh perusahaan. 

Untuk itu, ada banyak manfaat reimburse bagi karyawan seperti membantu mereka mendapatkan kembali biaya yang sudah mereka keluarkan. 

Sementara manfaat reimburse bagi perusahaan dapat memungkinkan perusahaan memiliki kontrol yang lebih baik bahwa pengeluaran yang dikeluarkan adalah sah secara administratif.

Jenis-Jenis Reimburse yang Sering Digunakan di Perusahaan

Sebagaimana yang kita tahu, reimburse adalah biaya klaim yang dapat dilakukan oleh karyawan untuk mendapatkan kembali biaya yang telah mereka keluarkan untuk perusahaan. 

Proses reimburse di perusahaan pun beragam, tergantung pada jenis biaya yang telah dikeluarkan untuk perusahaan. 

Untuk mempelajari pengertian reimburse, mari kita bahas jenis-jenis reimburse yang sering digunakan di perusahaan: 

Reimburse Biaya Perjalanan Dinas

Reimburse biaya perjalanan dinas adalah jenis klaim biaya paling umum dan pasti ada disetiap perusahaan. 

Merriam Webster Dictionary juga mengartikan reimburse sebagai kegiatan membayar kembali biaya perjalanan yang telah dikeluarkan oleh seseorang. 

Pada beberapa kebijakan reimburse perusahaan, klaim biaya perjalanan biasanya mencakup tiket transportasi (pesawat, kereta, atau bus), penginapan, makan, hingga biaya transportasi lokal selama menjalankan tugas dinas. 

Nah, tapi sebagai karyawan, Anda juga harus hati-hati dalam mengeluarkan biaya perjalanan dinas.

Perusahaan biasanya memiliki kebijakan reimburse berupa pembatasan jumlah biaya yang dapat direimburse.

Reimburse Biaya Kesehatan

Meskipun beberapa kebijakan reimburse perusahaan tidak menyediakan hal ini, namun jenis reimburse juga meliputi biaya kesehatan.

Reimburse biaya kesehatan dapat diklaim apabila perusahaan memiliki kebijakan reimburse untuk biaya kesehatan yang tidak ditanggung oleh asuransi. 

Hal Ini bisa mencakup biaya konsultasi dokter, obat-obatan, atau biaya perawatan kesehatan lainnya.

Proses reimburse kesehatan biasanya memerlukan dokumen seperti resep dokter dan kwitansi dari apotek.

Reimburse Pengeluaran Kantor Lainnya

Selain reimburse biaya perjalanan dinas dan kesehatan, ada juga reimburse pengeluaran kantor lainnya. 

Jenis reimburse pengeluaran kantor ini mencakup penggantian biaya untuk kebutuhan operasional sehari-hari seperti pembelian alat tulis, makan saat rapat, atau biaya representasi. 

Untuk pengajuan klaim reimburse ini, biasanya diperlukan bukti kuitansi dan justifikasi atas pengeluaran tersebut.

Proses Pengajuan Reimburse di Perusahaan

Meskipun cara mengajukan reimburse di perusahaan berbeda-beda, namun secara umum proses pengajuan reimburse di perusahaan hampir sama. 

Jadi apabila Anda ingin mengajukan klaim, Anda dapat memperhatikan proses reimburse di perusahaan dari Kerjoo sebagai gambaran untuk mengajukan penggantian biaya. 

Perhatikan Kebijakan Reimburse Perusahaan

Sebelum mengajukan reimbursement, Anda perlu memperhatikan prosedur reimburse perusahaan.

Anda dapat mencari tahu seperti batas biaya reimburse yang dikeluarkan, dokumen pengajuan reimburse yang diperlukan, dan lama proses reimbursement oleh perusahaan. 

Siapkan Dokumen Pengajuan Reimburse

Setelah mencari tahu prosedur reimburse di perusahaan Anda, persiapkan dokumen yang diperlukan untuk mengajukan klaim.

Dokumen reimburse dapat berupa pembayaran asli, kwitansi atau invoice, formulir pengajuan reimburse yang sudah diisi lengkap, serta deskripsi singkat mengenai alasan pengeluaran tersebut.

Isi Formulir Pengajuan Reimbursement

Setelah dokumen dipersiapkan, Anda biasanya akan diberi formulir pengajuan reimburse dengan detail pengeluaran yang dilakukan.

Jangan lupa untuk menyerahkan form ke bagian keuangan atau atasan yang berwenang.

Verifikasi 

Setelah menyerahkan semua persyaratan reimburse karyawan, Anda dapat menunggu proses verifikasi reimburse yang Anda ajukan.

Mereka biasanya akan mencocokan antara dokumen bukti dan form pengajuan reimburse, apakah keduanya cocok dengan kebijakan reimburse perusahaan. 

Pembayaran

Jika pengajuan diterima, Anda akan mendapatkan penggantian biaya sesuai ketentuan. Waktu pemrosesan bisa berbeda-beda, tergantung kebijakan dan prosedur perusahaan. 

Umumnya, proses reimburse memakan waktu antara 7-14 hari kerja. Namun, untuk pengajuan dengan nominal besar atau membutuhkan konfirmasi tambahan, waktu pemrosesan bisa lebih lama.

Tips Agar Pengajuan Reimburse Diterima dengan Cepat

Setelah mengetahui cara mengajukan reimburse dan prosesnya, Kerjoo akan memberikan tips agar pengajuan reimburse diterima dengan cepat oleh perusahaan.

Pastikan Kelengkapan Dokumen dan Bukti Pengeluaran

Tips pertama agar pengajuan reimburse cepat diterima adalah dengan memastikan kelengkapan dokumen dan bukti pengeluaran.

Dokumen reimburse yang tidak lengkap hanya akan menghambat proses pengajuan. Pastikan setiap bukti pengeluaran, seperti kuitansi dan invoice, disimpan dengan baik dan mudah dibaca.

Ajukan Sesuai Kebijakan dan Batas Waktu Perusahaan

Tips kedua agar reimburse cepat diproses adalah dengan mengajukan klaim sesuai kebijakan dan batas waktu perusahaan.

Perusahaan biasanya memiliki batas waktu untuk pengajuan reimburse, misalnya 30 hari setelah pengeluaran terjadi.

Pastikan Anda mengajukan sebelum batas waktu tersebut untuk menghindari penolakan.

Lakukan Pencatatan Pengeluaran Secara Rinci dan Terstruktur

Tips terakhir adalah mencatat pengeluaran secara rinci dan terstruktur.

Pencatatan yang rapi akan memudahkan proses pengajuan reimburse.

Anda bisa menggunakan Spreadsheet atau aplikasi keuangan untuk mencatat setiap pengeluaran beserta detail seperti tanggal, jumlah, dan keperluan.

Kebijakan Reimburse di Perusahaan

Batas Maksimal Pengeluaran yang Dapat Direimburse

Setiap perusahaan menetapkan batas maksimal yang dapat direimburse untuk setiap jenis pengeluaran. Misalnya, biaya makan mungkin dibatasi hingga Rp 100.000 per hari. Jika pengeluaran melebihi batas tersebut, sisa biaya akan menjadi tanggungan karyawan.

Kebijakan yang Berbeda untuk Karyawan dan Manajemen

Perusahaan juga bisa menerapkan kebijakan reimburse yang berbeda antara karyawan biasa dan manajemen. Biasanya, batasan dan cakupan biaya yang dapat direimburse untuk manajemen lebih luas dibandingkan dengan karyawan biasa.

Perbedaan Reimburse dengan Advance Payment 

Reimburse sering disamakan dengan advance payment, namun keduanya berbeda. Advance payment adalah dana yang diberikan di awal untuk keperluan tertentu, sedangkan reimburse adalah penggantian atas biaya yang sudah dikeluarkan.

Kesalahan yang Harus Dihindari dalam Pengajuan Reimburse

Ada beberapa dari Anda yang mungkin pernah mendapat penolakan reimburse. Nah, Anda mungkin melakukan beberapa kesalahan seperti: 

Tidak Menyimpan Bukti Pembayaran atau Kuitansi

Kesalahan Ini adalah kesalahan paling umum yang bisa membuat pengajuan ditolak. 

Untuk menghindari kesalahan ini, selalu simpan bukti pembayaran setiap kali Anda melakukan pengeluaran. Anda dapat memanfaatkan transaksi online agar bukti transaksi dapat tersimpan da terekam dega jelas. 

Mengajukan Pengeluaran di Luar Kebijakan Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki kebijakan khusus tentang apa yang bisa di reimburse. Pengajuan untuk biaya di luar kebijakan, seperti hiburan pribadi, pasti akan ditolak.

Melewati Tenggat Waktu Pengajuan Reimburse

Jika Anda melewatkan tenggat waktu yang telah ditetapkan, pengajuan Anda mungkin tidak akan diproses, berapapun besarnya.

Manfaat Reimburse Bagi Karyawan dan Perusahaan

Dengan adanya reimburse, karyawan tidak perlu menggunakan dana pribadi untuk keperluan pekerjaan, sehingga kondisi finansial pribadi mereka tetap terjaga.

Karyawan juga akan merasa lebih dihargai jika pengeluaran mereka diganti dengan cepat dan sesuai. Hal ini dapat meningkatkan loyalitas dan motivasi kerja.

Dengan kebijakan reimburse yang baik, perusahaan bisa mengawasi pengeluaran dan mencegah penyalahgunaan dana operasional.

Kesimpulan

Reimburse adalah biaya ganti atau klaim yang dapat diajukan oleh karyawan atas pengeluaran mereka untuk kepentingan perusahaan. Pengertian reimburse juga familiar dengan biaya perjalanan atau dinas karyawan. 

Cara mengajukan reimburse berbeda di setiap perusahaan, sebab setiap perusahaan memiliki kebijakan klaim berbeda sesuai kesepakatan bersama.

Namun reimburse bukan hanya soal penggantian biaya, tetapi juga alat penting dalam pengelolaan keuangan perusahaan dan karyawan.

Reimburse dapat membantu karyawan dan perusahaan mengelola keuangan dengan lebih baik serta memastikan bahwa setiap pengeluaran yang dilakukan memang sesuai dengan keperluan bisnis.