Contoh Form Reimbursement, Lengkap dengan Tips Pengajuan!

Apakah Anda pernah menggunakan uang pribadi untuk kepentingan perusahaan? Sebagian besar perusahaan pasti pernah melakukan hal ini. Biasanya, perusahaan meminta karyawan untuk menggunakan uang pribadinya karena rumitnya prosedur pencairan uang.

Nah, untuk hal ini biasanya perusahaan akan memberikan reimbursement. Untuk itu, sebagai karyawan Anda harus memahami berbagai contoh form reimbursementuntuk diajukan kepada perusahaan.

Istilah reimbursement di kalangan karyawan mungkin lebih dikenal dengan “rembes” yang artinya penggantian uang dari perusahaan. Sebetulnya, penggantian uang ini bukan hanya untuk kepentingan perusahaan saja.

Ada beberapa kepentingan karyawan lain yang juga dapat diganti oleh perusahaan sesuai dengan kebijakan yang ada. Lalu, apa saja kepentingan yang dapat diklaim reimbursement dan contoh form pengajuannya?

Apa Itu Reimbursement?

Sebagai karyawan Anda pasti sangat familiar dengan reimbursement atau yang sering disebut dengan 'rembes'. Mungkin Anda juga sering melihat contoh form reimbursement yang diajukan oleh karyawan lain atau oleh Anda sendiri. Reimbursement sendiri adalah kompensasi dari perusahaan berupa penggantian uang karyawan untuk suatu kepentingan.

Seperti yang telah dijelaskan di atas, reimbursement atau reimburse sendiri terjadi apabila karyawan menggunakan uang pribadinya untuk kepentingan perusahaan. Nah, tetapi sebetulnya bukan hanya untuk kepentingan perusahaan saja penggantian uang ini dilakukan.

Umumnya, ada tiga jenis reimbursement yang dapat diklaim oleh karyawan kepada perusahaan. Tetapi, jenis ini tentu tidak berlaku di semua perusahaan karena setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda mengenai reimbursement.

Ketiga jenis reimbursement yang umumnya dapat diklaim oleh karyawan adalah sebagai berikut:

1. Reimbursement biaya operasional

Jenis ini adalah yang paling umum terjadi. Tidak jarang karyawan harus menggunakan uang pribadi dahulu untuk kepentingan operasional bisnis.

Biasanya, kepentingan-kepentingan tersebut seperti pulsa pribadi untuk menelpon customer, pembelian alat kantor, pembayaran sewa tempat, dan lain-lain.

2. Reimbursement biaya kesehatan

Untuk jenis yang satu ini sebetulnya tidak semua perusahaan memberlakukan. Hal ini karena perusahaan telah menjamin melalui BPJS Kesehatan yang telah didaftarkan.

Akan tetapi, biasanya reimburse jenis ini berlaku untuk hal-hal yang tidak ditanggung oleh BPJS tetapi ditanggung oleh perusahaan. Misalnya, tunjangan sakit Covid-19, beberapa jenis vaksin, dan lain-lain.

3. Reimbursement biaya perjalanan

Jenis yang satu ini diberlakukan apabila karyawan akan melakukan perjalanan bisnis sendirian atas perintah perusahaan. Terkadang beberapa perusahaan akan meminta karyawan tersebut untuk menggunakan dana pribadi dahulu. Hal ini biasanya terjadi karena waktu yang mendadak atau proses pencairan dana yang rumit.

Beberapa perusahaan mungkin ada yang memberikan tunjangan lain yang diberlakukan dengan sistem reimbursement. Jenis reimburse yang telah dijelaskan di atas juga belum tentu berlaku di setiap perusahaan. Hal ini karena setiap perusahaan memiliki kebijakannya masing-masing mengenai reimbursement ini.

Nah, untuk mengklaim reimburse atas pengeluaran karyawan untuk kepentingan perusahaan sendiri biasanya membutuhkan dokumen seperti contoh form reimbursement, invoice, struk pembelian, dan lain-lain.

Cara Mengajukan Form Reimbursement Perusahaan

Sebagaimana yang telah dijelaskan di atas, setiap perusahaan memiliki aturan dan kebijakan yang berbeda mengenai pemberlakuan sistem reimburse. Bukan hanya pada jenis reimbursement yang dapat diklaim oleh karyawan saja yang diatur.

Tapi, persyaratan serta cara pengajuan dokumen seperti contoh form reimbursementjuga diatur secara berbeda oleh setiap perusahaan. Meski berbeda, tetapi umumnya terdapat delapan cara untuk mengajukan reimburse kepada perusahaan, yaitu:

1. Atas Izin dan Sepengetahuan Atasan

Yang pertama, pastikan lebih dahulu bahwa pengeluaran tersebut telah diketahui oleh atasan. Jangan mengeluarkan uang pribadi tanpa memberitahu atasan lebih dahulu.

Pengeluaran uang pribadi untuk perusahaan tanpa sepengetahuan atasan hanya akan membuat proses reimburse menjadi sulit. Jika pembayaran tersebut atas perintah atasan, maka Anda dapat langsung melaksanakan kepentingan tersebut.

2. Serahkan Bukti Pembayaran

Kedua, jika Anda telah melakukan pembayaran atau penggunaan uang pribadi untuk kepentingan perusahaan maka simpan semua bukti pembayaran yang menggunakan uang pribadi.

Pengajuan reimburse tanpa ada bukti pembayaran sudah pasti tidak akan dikabulkan oleh perusahaan. Serahkan bukti-bukti pembayaran seperti struk pembelian atau invoice kepada atasan agar atasan juga mengetahui pengeluaran untuk apa saja dan berapa besar.

3. Isi Contoh Form Reimbursement Perusahaan

Selanjutnya, isilah form reimbursement perusahaan ke atasan Anda. Untuk mengisinya, Anda dapat melihat contoh form reimbursement yang sudah pernah diajukan oleh karyawan lain.

Formulir ini menjadi wajib sebagai dokumen untuk mengajukan reimburse kepada perusahaan. Pastikan formulir telah terisi dengan tepat dan telah memenuhi persyaratan dokumen yang tertera di contoh form reimbursementperusahaan.

4. Serahkan Form Reimbursement ke Atasan

Keempat, setelah form reimbursement telah terisi seperti contoh yang ada di perusahaan, selanjutnya serahkan formulir tersebut kepada atasan Anda. Nantinya, formulir tersebut akan ditandatangani oleh atasan sebagai tanda penggunaan uang pribadi tersebut atas izin dan perintah atasan.

5. Serahkan Contoh Form Reimbursement dan Dokumen ke HRD

Setelah formulir ditandatangani oleh atasan, selanjutnya Anda harus menyerahkan form reimbursetersebut kepada HRD.

Sertakan juga persyaratan dokumen penting lainnya berupa bukti pembayaran dan dokumen lain yang dibutuhkan. Anda dapat menyertakan semua dokumen ini dalam satu map yang rapi sesuai urutan agar memudahkan tim HRD untuk merekapnya.

6. Validasi Bukti Pembayaran oleh HRD

Keenam, setelah semua dokumen Anda serahkan ke tim HRD, selanjutnya HRD akan melakukan validasi. HRD akan melakukan validasi terhadap dokumen-dokumen yang Anda serahkan.

Bukti-bukti pembayaran tersebut akan diverifikasi penggunaannya apakah betul atau tidak. Setelah itu, setiap pengeluaran tersebut akan dihitung dan ditotalkan jumlah yang akan perusahaan reimburse kepada karyawan.

7. Proses Pembayaran

Jika semua dokumen telah divalidasi oleh HRD, dihitung, dan disetujui jumlah yang perusahaan harus bayarkan kembali kepada karyawan, selanjutnya pembayaran akan segera diproses.

HRD akan meneruskan dokumen kepada tim keuangan terkait jumlah pengeluaran yang akan diganti. Nah, lama proses pembayaran ini berbeda-beda setiap perusahaan. Jadi, pastikan Anda menanyakan kepada tim HRD atau keuangan atas proses pembayaran tersebut.

8. Dana Reimburse Diterima

Tahap terakhir adalah dana reimburse atas pengeluaran pribadi untuk kepentingan perusahaan telah diterima oleh karyawan. Nah, untuk hal ini ada beberapa perusahaan yang akan memberikan pemberitahuan.

Tapi, ada juga perusahaan yang tidak memberikan pemberitahuan kepada karyawan jika dana telah ditransfer. Untuk itu, penting sekali bagi Anda untuk melakukan pengecekan dan memastikan kepada tim keuangan atau HRD atas pembayaran reimburse tersebut.

Contoh Form Reimbursement Perusahaan

Biasanya, setiap perusahaan pasti memiliki contoh form reimbursement mereka masing-masing. Akan tetapi, tidak sedikit juga perusahaan yang tidak memiliki contoh form reimbursement perusahaan yang pasti.

Jadi, seringkali karyawan harus membuat formatnya sendiri dengan melihat dari contoh form reimbursement yang ada. Nah, berikut ini beberapa contoh form reimbursement yang dapat Anda gunakan untuk berbagai kepentingan:

1. Contoh Form Reimbursement Bisnis Perusahaan

Untuk keperluan bisnis perusahaan seperti operasional dan perjalanan, biasanya perusahaan memiliki contoh form reimbursement sendiri. Biasanya, dalam beberapa contoh form reimbursement berisi tabel untuk memuat keperluan apa saja dan berapa pengeluarannya. Berikut ini contoh form reimbursement untuk kepentingan operasional perusahaan.

2. Contoh Form Reimbursement Kesehatan

Form reimbursement untuk kepentingan kesehatan sebetulnya tidak terlalu sering terjadi dalam beberapa contoh perusahaan. Hal ini seperti yang telah disampaikan dalam penjelasan apa itu reimbursement bahwa perusahaan telah menjamin kesehatan dalam bentuk BPJS Kesehatan.

Akan tetapi, beberapa perusahaan tetap memberikan tunjangan kesehatan tambahan. Nah, berikut ini contoh form reimbursement untuk kepentingan kesehatan.

              PENGAJUAN REIMBURSEMENT

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama                           :

Jabatan                       :

Divisi                           :

Melalui surat ini ingin mengajukan penggantian uang atas penggunaan uang pribadi untuk keperluan kesehatan sebagai berikut:

Keterangan                  :

Total Pengeluaran      :

Terbilang                      :

Bersama dengan surat ini telah saya lampirkan bukti pembayaran serta dokumen-dokumen pendukung.

Demikian pengajuan reimbursement ini saya ajukan sebenar-benarnya. Atas perhatiannya, saya sampaikan terima kasih.

Mengetahui,

Tips Pengajuan Contoh Form Reimbursement Perusahaan

Dalam mengajukan reimburse ke perusahaan, ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan agar proses pengembalian uang bisa berjalan cepat.

Terkadang juga perusahaan ternyata tidak memberlakukan reimburse untuk beberapa keperluan. Nah, berikut ini beberapa tips yang dapat Anda lakukan saat mengajukan reimburse ke perusahaan melalui contoh form reimbursement:

1. Pahami Aturan Perusahaan mengenai Reimburse

Tips pertama yang dapat Anda lakukan adalah pahami dulu aturan mengenai reimburse di perusahaan Anda. Seperti yang telah disampaikan di atas, tidak semua kepentingan akan ditanggung oleh perusahaan, apalagi kepentingan pribadi.

Oleh karena itu, sebelum mengajukan reimburse dan mengeluarkan uang, lebih baik Anda cari tahu dulu aturan mengenai hal tersebut.

2. Satukan Semua Dokumen dalam Map

Kedua, sebaiknya setiap dokumen untuk keperluan pengajuan reimburse ini sudah Anda satukan dalam satu map. Akan lebih baik lagi jika Anda telah menyatukan setiap struk pembayaran dalam satu amplop kecil atau mungkin Anda tempel dalam satu kertas HVS dengan rapi.

Hal ini akan menghindari dari hilangnya struk akibat tercecer. Selain itu, hal ini juga memudahkan HRD dalam melakukan validasi.

3. Jangan Tunda Pengajuan Reimbursement

Ketiga, jangan menunda untuk mengajukan form reimbursement kepada atasan dan juga perusahaan. Hal ini untuk menghindari kemungkinan pengajuan Anda ditolak akibat sudah tidak berlaku lagi atau diduga berbohong.

Beberapa contoh perusahaan mungkin ada yang memberlakukan kadaluarsa terhadap form reimbursement. Nah, oleh karena itu jangan menunda pengajuan reimburse kepada perusahaan.

4. Periksa Kembali Pengembalian Uang

Terakhir, jika pengembalian uang sudah Anda terima jangan dibiarkan begitu saja. Cek kembali apakah jumlah pengembalian telah sesuai dengan total pengeluaran Anda.

Untuk mendukung hal ini, Anda dapat menyimpan duplikat dari bukti pembayaran yang telah Anda ajukan. Jadi, Anda dapat dengan mudah melakukan pengecekan atas jumlah pengembalian uang reimburse.

Kesimpulan

Jika Anda harus mengeluarkan uang pribadi untuk kepentingan perusahaan, jangan lupa untuk mengajukan reimburse ke perusahaan. Untuk mengajukan reimburse, Anda harus mengajukan form reimbursement perusahaan disertai dengan bukti-bukti pembayaran seperti contoh.

Jika perusahaan Anda tidak memiliki contoh form reimbursementyang pasti, maka Anda dapat menggunakan contoh sederhana seperti di atas.

Untuk Anda para pengusaha, agar pengelolaan karyawan semakin efektif dan efisien gunakan aplikasi absensi online dari Kerjoo. Banyak sekali fitur-fitur canggih yang semakin memudahkan Anda mengawasi setiap karyawan Anda.

Tidak masalah dengan sistem kerja WFH, karena Anda tetap dapat memantau karyawan Anda secara online melalui aplikasi absensi Kerjoo.