Apa itu Tanda Tangan Digital? Simak Manfaat dan Cara Kerjanya

Tanda tangan digital yaitu sebuah tanda tangan yang memiliki kegunaan hampir sama dengan sidik jari digital. Fungsinya secara aman menghubungkan penandatangan dengan dokumen tertentu dalam transaksi yang direkam.

Jenis tanda tangan digital ini mengandalkan format yang diterima secara universal berupa Public Key Infrastructure untuk memastikan keamanan yang ditingkatkan. Hal itu merupakan bagian dari teknologi tanda tangan elektronik (eSignature).

Tanda tangan dengan format digital menjadi cara untuk menunjukkan keaslian pesan atau dokumen digital. Fungsi tanda tangan digital bisa digunakan seseorang untuk mengidentifikasi penandatangan dan mengamankan data dalam dokumen digital.

Anda pun dapat memastikan kepatuhan terhadap peraturan hukum dengan memberikan validitas dan keaslian dokumen digital dan identitas penandatangan. Secara signifikan fungsi tanda tangan digital lebih praktis dan aman jika dibandingkan bentuk tanda tangan di kertas.

Fungsi Tanda Tangan Digital

Tanda tangan digital telah banyak dipakai berbagai perusahaan dan eksekutif. Dengan teknologi ini, Anda dapat menandatangani dokumen secara elektronik dan memvalidasi penandatangan.

Secara teknis, cara kerja tanda tangan digital memakai kode matematika yang mengotentikasi dokumen dari pengirim dan memastikan dokumen itu tetap sama atau tidak berubah saat mencapai penerima.

Berbicara mengenai keamanan tanda tangan digital, ini menggunakan format yang diterima yang disebut Public Key Infrastructure, yang menyediakan tingkat keamanan sangat tinggi sehingga sulit baginya untuk diduplikasi.

Tanda tangan dengan format digital akan membuat dokumen perusahaan maupun pribadi jauh lebih efisien. Manfaat tanda tangan digital membuat lebih banyak pribadi dan perusahaan mendukung tanda tangan elektronik.

Hal ini membuat tempat kerja yang jauh lebih efisien dan aman secara digital. Jadi

Manfaat dan fungsi dari tanda tangan digital meliputi:

1. Memiliki keabsahan hukum

Tanda tangan digital dapat memberikan keaslian dan memastikan bahwa tanda tangan tersebut telah diverifikasi. Tanda tangan digital dapat berlaku di mata hukum mana pun seperti dokumen kertas bertanda tangan lainnya.

Adanya stempel waktu dan kemampuan untuk melacak dan mengarsipkan dokumen dengan mudah meningkatkan sekaligus menyederhanakan audit dan kepatuhan terhadap hukum.

2. Dapat menghemat waktu

Berkat adanya tanda tangan digital, seorang karyawan tidak lagi harus menunggu atasan atau manajer kembali dari liburan atau cuti untuk mendapatkan tanda tangan tersebut.

Tanda tangan digital dapat memastikan bahwa perusahaan menghemat biaya dan waktu dengan dokumen dan kontrak yang ditandatangani dengan cara digital yaitu mengklik tombol.

Diketahui adanya penghematan besar dalam biaya serta waktu terutama ketika orang yang diminta untuk menandatangani berada pada wilayah secara geografis jauh dan butuh waktu lama untuk ditempuh.

Dokumen dapat ditandatangani secara cepat, dari mana saja. Tanda tangan digital itu dapat dilakukan melalui tablet, ponsel, atau komputer, tanda tangan digital dapat dengan efektif memastikan pekerjaan seputar tanda tangan dapat diselesaikan dalam hitungan menit.

3. Adanya penghematan biaya

Berbagai perusahaan mengakui adanya penghematan biaya secara signifikan, dengan sedikit atau tanpa biaya untuk peralatan seperti tinta, kertas, pencetakan, pemindaian, pengiriman/pengiriman.

Begitu juga dengan biaya perjalanan yang membutuhkan dana tidak sedikit. Ada juga penghematan biaya tidak langsung lainnya seperti pengarsipan, pengecekan data, dan pelacakan.

4. Menambah efisiensi alur kerja

Tanda tangan digital memastikan bertambahnya efisiensi alur kerja yang lebih baik. Mengelola dan melacak dokumen dirasa menjadi lebih mudah, dengan upaya dan waktu yang lebih sedikit. Banyak fitur tanda tangan digital membantu mempercepat proses kerja.

Contoh penerapannya yaitu pemberitahuan email membantu mengingatkan orang tersebut untuk menandatangani, sementara pelacakan status, membantu mengetahui pada tahap mana dokumen tersebut berada.

5. Pengalaman pelanggan yang lebih baik

Tanda tangan digital dapat memberikan kemudahan dalam hal menandatangani dokumen penting di mana pun serta kapan pun pelanggan atau orang yang akan ditandatangani berada.

Seorang penjual tidak perlu menunggu pelanggan datang ke bank atau kantor. Dokumen dapat ditandatangani di mana saja.

Hal tersebut tentu akan sangat membantu, terutama di daerah terpencil dan kota-kota kecil yang mungkin belum menyediakan layanan yang lengkap atau di tempat yang memiliki SDM dalam jumlah terbatas.

Pelanggan memiliki kebebasan untuk berada di mana saja, ketika terlibat dengan perusahaan. Hal ini menjadikan layanan dan bisnis jauh lebih mudah, cepat, dan ramah bagi pelanggan.

6. Meningkatnya keamanan dokumen

Tanda tangan mementingkan keaslian, dan keamanan menjadi suatu prioritas. Tanda tangan digital berfungsi mengurangi risiko duplikasi atau perubahan dokumen itu sendiri.

Tanda tangan digital dapat memastikan bahwa tanda tangan itu diverifikasi, autentik, dan sah. Penanda tangan akan diberikan PIN, kata sandi, dan kode yang bisa dipakai untuk mengotentikasi dan memverifikasi identitas mereka, kemudian menyetujui tanda tangan mereka.

Stempel waktu pada tanda tangan digital juga memberikan tanggal dan waktu tanda tangan dan dengan demikian memberikan jejak dokumen, meminimalkan risiko gangguan atau penipuan.

Fitur keamanan yang disematkan pada tanda tangan digital berguna dalam memastikan bahwa dokumen tidak diubah tanpa izin pemiliknya.

Cara Kerja Tanda Tangan Digital

Melalui proses enkripsi

Algoritma matematika yang ada dalam tanda tangan digital akan menghasilkan kunci publik dan kunci pribadi yang berhubungan satu sama lain.

Ketika penanda tangan menandatangani dokumen tertentu secara elektronik, algoritma matematika akan menghasilkan data yang berkaitan dengan dokumen yang ditandatangani oleh penandatangan. Kemudian data tersebut kemudian dienkripsi.

Data yang telah dienkripsi disebut dengan cryptographic hash. Fungsi cryptographic hash yaitu string angka dan huruf dengan panjang tetap yang dihasilkan dari algoritma matematika.

String yang dihasilkan memiliki keunikan untuk file yang di-hash dan merupakan fungsi satu arah, hash yang dihitung tidak dapat dibalik untuk menemukan file lain yang dapat menghasilkan nilai hash yang sama.

Penanda tangan memiliki akses secara tunggal ke kunci pribadi dan kunci pribadi ini digunakan untuk mengenkripsi data dokumen. Informasi yang sudah dienkripsi kemudian ditransmisikan dan hanya dapat didekripsi oleh kunci publik penandatangan.

Penerima yang menerima dokumen juga menerima salinan kunci publik penandatangan yang digunakan untuk mendekripsi tanda tangan. Cryptographic hash diperiksa untuk memvalidasi keasliannya. Dokumen dianggap asli apabila cocok.

Cara kerja tanda tangan digital yang dikirim:

• Di platform atau aplikasi pengolah dokumen, pengirim memilih file yang akan ditandatangani secara digital.
• Komputer pengirim berfungsi menghitung nilai hash unik konten file.
• Tanda tangan digital dibuat dengan mengenkripsi nilai hash tersebut dengan kunci pribadi pengirim.
• Penerima akan menerima file asli dan juga tanda tangan digitalnya.
• Penerima membuka aplikasi dokumen yang bersangkutan, yang mengenali file yang ditandatangani secara digital.
• Tanda tangan digital lalu akan didekripsi oleh komputer penerima menggunakan kunci publik pengirim.
• Komputer penerima menghitung hash file asli lalu membandingkannya dengan hash file pengirim yang sekarang telah didekripsi.
• Dokumen dianggap asli apabila cocok.

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan tentang fungsi tanda tangan digital dan cara kerjanya. Anda dapat menggunakan di pekerjaan sesuai kebutuhan. Misalnya terkait dokumen data karyawan, seperti kontrak kerja atau dokumen penting lainnya.

Ada banyak tools pekerjaan yang membantu produktivitas. Semua tools pekerjaan saat ini sudah mengandalkan teknologi digital yang praktis dan tidak menggunakan banyak kertas. Termasuk sistem aplikasi absensi online juga mendukung kepraktisan urusan administrasi sehari-hari.