TOR : Pengertian, Komponen, Manfaat dan Cara Penyusunan

Terms of Reference (TOR) adalah deskripsi pekerjaan teknis yang terlibat dalam suatu proyek, atau bagian dari suatu proyek. TOR umumnya digunakan untuk menentukan pekerjaan yang dibutuhkan oleh konsultan eksternal, kontraktor, atau pemasok.

Terms of Reference atau akrab dengan singkatan TOR berbentuk sebuah dokumen yang isinya berupa gambaran perencanaan proyek. Jadi, TOR adalah dokumen yang memuat kerangka kerja proyek.

Dokumen ini akan menjelaskan latar belakang, tujuan, visi, jadwal dan hal-hal penting yang berkaitan dengan proyek.

Komponen TOR

Sebagai dokumen pengusulan suatu proyek, kerangka acuan terdiri dari beberapa komponen. Berikut adalah komponen-komponen TOR:

• Latar belakang proyek
• Tujuan
• Metode
• Jadwal
• Produk
• Tim evaluasi
• Anggaran dan logistik

Manfaat TOR

Perusahaan mendapatkan berbagai keuntungan dari penyusunan terms of reference. Dengan TOR, seluruh jajaran direksi pada perusahaan bisa mengetahui aktivitas yang dilakukan karyawan.

Bukan hanya itu, direksi perusahaan juga dapat mengontrol aktivitas tersebut. Penyusunan kerangka acuan juga akan menjadi media untuk menyusun anggaran proyek. TOR merupakan media informasi tentang kegiatan proyek, termasuk proses persiapan hingga hasil akhir pekerjaan.

Langkah-langkah Penyusunan TOR

Setelah mengetahui manfaat menyusun dokumen TOR, bagaimanakah cara membuat TOR yang benar? Penyusunan TOR yang tepat tentunya akan mempermudah kemajuan suatu proyek atau pekerjaan. Berikut adalah langkah-langkah menyusun terms of reference:

1. Menyusun latar belakang proyek

Latar belakang proyek dapat menjelaskan sejarah proyek yang diusulkan. Beberapa komponen penting harus dicantumkan dalam dokumen ini, seperti peran pemangku kepentingan perusahaan dalam proyek hingga ringkasan proyek yang diusulkan.

2. Menentukan tujuan proyek

Setiap proyek memiliki tujuan yang ingin dicapai. Tujuan ini harus dicantumkan dalam kerangka acuan. Dalam hal ini, tujuan ini merupakan pencapaian yang diharapkan setelah proyek selesai.

3. Menentukan metode proyek

Saat proyek berlangsung, perusahaan menggunakan berbagai cara untuk mencapai target yang diharapkan. Oleh karena itu, sebagai acuan, perlu dijelaskan metode yang digunakan pada proyek tersebut.

Penjelasan tentang metode yang digunakan harus mencakup tahap utama pelaksanaan proyek, durasi proyek, hingga alat dalam mengumpulkan informasi yang diperlukan.

4. Menyoroti masalah yang mungkin atau akan dihadapi dalam proyek

Sebuah proyek tentu dapat menghadapi berbagai hambatan, risiko, atau masalah. Hal ini akan memperlambat kemajuan proyek yang berujung pada kegagalan. Untuk itu, dalam hal referensi, perlu dipaparkan semua risiko atau masalah yang dapat terjadi selama proyek berlangsung.

5. Identifikasi keahlian

Para ahli dan tim yang andal dapat mendukung keberhasilan suatu proyek. Dalam hal referensi, penting untuk menjelaskan keahlian yang dibutuhkan untuk terlibat dalam proyek.

Keahlian yang harus diidentifikasi meliputi kemampuan yang dibutuhkan dalam proyek hingga deskripsi tugas dan tanggung jawab staf. Berbicara tentang keterampilan dan kemampuan staf, saat ini Anda dapat menilai kinerja staf dengan mudah dan terkomputerisasi dengan perangkat lunak manajemen kompetensi.

6. Kompilasi pelaporan

Dengan adanya laporan maka perusahaan akan dapat mengetahui informasi tentang kemajuan proyek. Adanya pelaporan dapat menjadi media pertimbangan bagi perusahaan untuk mengambil keputusan.

Pelaporan dalam hal ini meliputi kemajuan proyek dari awal hingga hasil akhir proyek.

TOR : Strategi Penting Dalam Kelangsungan Proyek

Terms of reference (TOR) merupakan strategi yang akan digunakan selama proyek berlangsung. Dengan membuat perencanaan kerja, perusahaan dan staf yang terlibat dapat memutuskan untuk memulai kemajuan proyek.

Perencanaan kerja dapat menjadi pedoman saat proyek berlangsung. Rencana kerja harus memuat hal-hal penting seperti analisis masalah dalam hal kriteria evaluasi, metode pelaksanaan yang diusulkan, dan anggaran proyek. Anda juga dapat menggunakan sistem akuntansi untuk mengelola anggaran proyek secara efisien.

Terms of reference (ToR) adalah dokumen yang mengartikulasikan ruang lingkup kerja untuk gugus tugas dan bagaimana orang-orang yang diidentifikasi dalam terms of reference akan bekerja sama dalam mengejar tujuan bersama.

Terms of reference harus menjelaskan harapan sponsor proyek yaitu eksekutif senior dengan akuntabilitas keseluruhan untuk proyek, para pemangku kepentingan utama dan anggota gugus tugas tentang apa yang hendak disampaikan, kapan, dan bagaimana pekerjaan akan dilanjutkan.

Selain itu, TOR juga harus membatasi ruang lingkup tugas sehingga pekerjaan dengan nilai tertinggi lebih baik memiliki cakupan yang terdefinisi dengan baik yang mengarah pada hasil kebijakan berdampak tinggi daripada cakupan luas yang menghasilkan sedikit nilai dalam penyampaiannya.

Informasi yang Perlu Ada dalam Term of Reference (TOR)

Kerangka acuan yang kuat berisi informasi berikut:

1. Lingkup Pekerjaan

Ini berasal dari pernyataan lingkup proyek, dan berisi dua komponen utama:

Produk

Produk yang dimaksud di sini yaitu barang-barang yang ditugaskan proyek untuk diproduksi. Ini bisa menjadi produk nyata, seperti bangunan, atau barang elektronik seperti database.

Ini juga dapat berupa layanan, misalnya kursus pelatihan. Tetapi setiap proyek telah dibuat untuk menghasilkan sesuatu, dan produk tersebut harus didefinisikan dengan baik. Hasil kerja didefinisikan dalam suatu grade dan kualitas.

Grade adalah klasifikasi produk berdasarkan karakteristik teknis, sedangkan kualitas yang merupakan sejauh mana produk memenuhi persyaratan.

Penerapannya pada industri konstruksi, terms of reference diterapkan pada teknik, arsitektur, dan perdagangan desain daripada pembangun (kontraktor). Ini berisi daftar persyaratan proyek, seperti laporan awal, laporan desain, dan persyaratan tinjauan gambar.

Setelah penyedia layanan dipilih, kemudian pembangun (kontraktor) akan dipilih melalui undangan tender, ini mencakup gambar desain produk dan spesifikasi lengkap.

Tugas

Terms of reference berisi daftar tugas yang diperlukan. Ini dapat secara signifikan menguraikan kiriman dengan memastikan vendor memahami tugas-tugas yang diperlukan untuk menghasilkan kiriman.

Meskipun vendor yang kompeten harus dapat menguraikan kiriman menjadi tugas konstituen, daftar tugas yang telah ditentukan memastikan bahwa vendor yang kurang kompeten tidak melewatkan sesuatu dan dengan demikian menurunkan tawaran vendor yang lebih kompeten.

2. Jadwal

Jadwal sangat krusial bagi sebuah proyek. Sangat penting bagi Anda untuk membuat jadwal yang sesuai bagi setiap kegiatan yang dilakukan.

3. Persyaratan koordinasi

Pekerjaan seringkali perlu dikoordinasikan dengan pihak ketiga. Ini dapat mencakup perusahaan utilitas, lembaga pemantauan lingkungan, perusahaan manajemen basis data, atau pemangku kepentingan pihak ketiga lainnya yang tumpang tindih dengan proyek.

Saat ini jarang ada proyek yang tidak tumpang tindih dengan pemangku kepentingan pihak ketiga. Pemilik tanah yang berdekatan, pengguna akhir, atau bahkan masyarakat umum harus dikelola secara aktif untuk memastikan mereka tidak tersandung proyek.

Sangat mudah untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan utama yang memiliki kekuasaan besar atas, atau minat, proyek. Tapi biasanya yang kecil, yang tidak begitu jelas yang melakukan proyek ketika mereka merasa belum diajak berkonsultasi.

4. Hukum, peraturan, dan standar

Hukum, peraturan pemerintah, dan standar suatu proyek digunakan untuk menyeimbangkan kebutuhan para pemangku kepentingan, Tentu saja, hukum dan peraturan yang berlaku memiliki kekuatan untuk memerintah sepenuhnya.

Umumnya pemerintah akan mengizinkan proyek untuk berjalan di bawah serangkaian persyaratan yang ditentukan dari konsultasi dengan pihak lain. Persyaratan tersebut sering kali memiliki implikasi biaya dan jadwal pada proyek.

5. Sumber daya yang disediakan

Umumnya vendor suatu proyek membutuhkan sumber daya dari perusahaan untuk menyelesaikan pekerjaan yang ditentukan dalam terms of reference (TOR). Ini dapat mencakup database, fasilitas, atau akses ke lokasi kerja.

Lalu, ini juga dapat mencakup data evaluasi dari proyek di masa lalu untuk pekerjaan serupa di kemudian hari.