Workforce Planning: Cara Menentukan Kebutuhan Karyawan agar Bisnis Siap Tumbuh

Punya target bisnis yang makin besar, tetapi bingung apakah harus menambah karyawan?

Situasi seperti ini cukup sering terjadi. Ketika pekerjaan mulai menumpuk, respons yang paling mudah terpikir biasanya adalah membuka lowongan baru. Padahal, menambah orang tidak selalu menjadi solusi terbaik.

Bisa saja masalahnya bukan karena jumlah karyawan kurang, melainkan pembagian pekerjaan yang belum optimal. Sebaliknya, perusahaan juga bisa mengalami kondisi ketika jumlah karyawan terlihat cukup, tetapi tetap kewalahan karena skill yang dibutuhkan belum tersedia.

Di sinilah workforce planning menjadi penting.

Konsep ini membantu perusahaan melihat kebutuhan tenaga kerja bukan sekadar dari pertanyaan, “Berapa orang yang harus direkrut?”, tetapi juga “Orang seperti apa yang dibutuhkan?”, “Kapan mereka dibutuhkan?”, dan “Untuk mendukung target bisnis yang mana?”

Menurut Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD), perencanaan tenaga kerja merupakan proses menyeimbangkan kebutuhan tenaga kerja dengan ketersediaan keterampilan agar organisasi memiliki orang yang tepat, dengan keterampilan yang tepat, pada tempat, waktu, biaya, dan kontrak yang sesuai.

Sebelum lanjut, baca artikel ini sampai selesai. Anda akan menemukan faktor yang perlu dianalisis, manfaatnya bagi bisnis, hingga langkah praktis menentukan kebutuhan karyawan tanpa sekadar mengandalkan insting.

Apa Itu Workforce Planning?

Secara sederhana, workforce planning adalah proses memastikan perusahaan mempunyai jumlah orang dan keterampilan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, baik sekarang maupun di masa depan.

Jadi, pembahasannya tidak berhenti pada jumlah karyawan.

Perusahaan juga perlu melihat struktur organisasi, kompetensi, produktivitas, beban kerja, posisi yang akan kosong, kebutuhan skill baru, hingga perubahan strategi bisnis.

Misalnya, sebuah perusahaan berencana membuka 10 cabang baru dalam satu tahun.

Pertanyaannya bukan sekadar apakah perusahaan membutuhkan tambahan 50 karyawan. Perusahaan perlu memetakan lebih jauh:

• Posisi apa saja yang dibutuhkan?
• Berapa orang untuk setiap posisi?
• Kapan setiap posisi harus mulai terisi?
• Apakah kebutuhan tersebut bisa dipenuhi oleh karyawan yang sudah ada?
• Apakah diperlukan pelatihan atau perekrutan baru?
• Berapa biaya tenaga kerja yang harus disiapkan?
• Apa dampaknya jika perekrutan terlambat?

Menurut SHRM, proses ini digunakan organisasi untuk menganalisis tenaga kerja sekaligus menentukan langkah yang diperlukan untuk mempersiapkan kebutuhan staf di masa depan.

Artinya, perencanaan tenaga kerja bukan hanya urusan HR.

Business owner, manajer, kepala divisi, finance, dan pemimpin organisasi juga perlu terlibat karena keputusan jumlah dan kompetensi karyawan akan berdampak langsung pada operasional serta target bisnis.

Mengapa Perencanaan Tenaga Kerja Penting bagi Bisnis?

Bayangkan Anda sedang menjalankan bisnis dengan target pertumbuhan 30% tahun depan.

Penjualan diproyeksikan meningkat. Pelanggan bertambah. Area operasional semakin luas. Produk baru juga akan diluncurkan.

Namun, jumlah karyawan masih sama seperti tahun sebelumnya.

Apa yang mungkin terjadi?

Tim mulai lembur. Beban kerja meningkat. Kualitas pekerjaan menurun. Respons kepada pelanggan melambat. Karyawan mulai kelelahan. Pada akhirnya, perusahaan buru-buru merekrut karena masalah sudah terlanjur muncul.

Padahal, kondisi tersebut sebenarnya bisa diperkirakan lebih awal.

Perencanaan tenaga kerja membuat perusahaan memiliki kesempatan untuk melihat kebutuhan sebelum masalah benar-benar terjadi.

Hal ini semakin relevan karena dunia kerja berubah dengan sangat cepat. Dalam Future of Jobs Report 2025, World Economic Forum menyebutkan bahwa sekitar 39% keterampilan utama yang dibutuhkan dalam pekerjaan diperkirakan berubah hingga 2030. Laporan tersebut juga menemukan bahwa kesenjangan keterampilan menjadi hambatan utama transformasi bisnis, dengan 63% perusahaan yang disurvei menganggapnya sebagai salah satu hambatan terbesar.

Jadi, tantangannya bukan cuma mencari “lebih banyak orang”.

Perusahaan juga perlu memastikan orang-orang tersebut mempunyai kemampuan yang relevan dengan arah bisnis.

Faktor yang Perlu Dianalisis!

Sebelum menentukan apakah perusahaan perlu merekrut, ada beberapa hal yang sebaiknya dianalisis terlebih dahulu.

Data menjadi bagian penting dalam proses ini.

CIPD menekankan bahwa data berkualitas diperlukan untuk memahami kondisi tenaga kerja saat ini, memproyeksikan kebutuhan masa depan, serta melihat kesenjangan antara kondisi sekarang dan kondisi yang ingin dicapai.

Karena itu, keputusan seperti “kayaknya kita butuh tiga orang tambahan” sebaiknya tidak menjadi satu-satunya dasar.

Perasaan boleh menjadi sinyal awal. Namun, keputusan akhirnya perlu didukung data.

Manfaat Perencanaan Tenaga Kerja untuk Bisnis

1. Menghindari Kekurangan Karyawan

Kekurangan tenaga kerja dapat membuat pekerjaan menumpuk pada orang yang sama.

Dalam jangka pendek, mungkin masih terlihat seperti masalah produktivitas biasa. Namun, jika terus terjadi, dampaknya dapat merembet ke kualitas pekerjaan, pengalaman pelanggan, bahkan kondisi karyawan.

Dengan pemetaan kebutuhan lebih awal, perusahaan dapat mengetahui posisi mana yang berpotensi mengalami kekurangan tenaga kerja.

2. Mengurangi Risiko Kelebihan Karyawan

Menambah karyawan ketika bisnis sedang berkembang memang terasa masuk akal.

Namun, jika perekrutan tidak didasarkan pada kebutuhan nyata, perusahaan bisa mengalami overstaffing.

Artinya, jumlah karyawan lebih banyak daripada kebutuhan pekerjaan yang tersedia.

Dampaknya bukan hanya biaya gaji. Ada pula biaya rekrutmen, onboarding, fasilitas kerja, pelatihan, dan berbagai biaya operasional lainnya.

3. Membantu Mengontrol Biaya

Tenaga kerja merupakan salah satu komponen penting dalam pengeluaran perusahaan.

Dengan perencanaan yang lebih matang, perusahaan dapat memperkirakan kebutuhan tenaga kerja sekaligus menyesuaikannya dengan kemampuan finansial.

Misalnya, kebutuhan tambahan tenaga kerja sebenarnya hanya bersifat sementara.

Daripada langsung merekrut karyawan tetap, perusahaan dapat mempertimbangkan alternatif seperti tenaga kontrak, freelancer, outsourcing, redistribusi pekerjaan, atau otomatisasi proses tertentu.

4. Menemukan Kesenjangan Skill

Jumlah karyawan yang cukup belum tentu berarti perusahaan mempunyai kemampuan yang cukup.

Misalnya, perusahaan memiliki 20 orang di divisi marketing. Namun, hanya satu orang yang menguasai analisis data dan tidak ada yang memiliki kemampuan marketing automation.

Secara jumlah, tim terlihat aman.

Secara kompetensi, belum tentu.

World Economic Forum mencatat bahwa kemampuan seperti AI dan big data, literasi teknologi, kreativitas, ketahanan, fleksibilitas, kepemimpinan, serta kemampuan analitis akan semakin penting dalam beberapa tahun ke depan.

Temuan tersebut menunjukkan bahwa perusahaan perlu melihat kebutuhan tenaga kerja dari dua sisi: jumlah orang dan kemampuan yang mereka miliki.

5. Membantu Menyiapkan Bisnis Menghadapi Perubahan

Bisnis tidak selalu berjalan sesuai rencana.

Ada kemungkinan perusahaan melakukan ekspansi, mengubah model bisnis, menggunakan teknologi baru, melakukan restrukturisasi, atau menghadapi perubahan permintaan pelanggan.

Perencanaan tenaga kerja membuat perusahaan lebih siap menghadapi skenario tersebut.

Bukan berarti semua perubahan dapat diprediksi dengan sempurna.

Namun, perusahaan setidaknya memiliki peta untuk menentukan apa yang harus dilakukan ketika kondisi berubah.

Cara Membuat Perencanaan untuk Menentukan Kebutuhan Karyawan

Jika Anda sedang mencari cara membuat workforce planning untuk menentukan kebutuhan karyawan perusahaan, prosesnya bisa dimulai dari beberapa langkah sederhana berikut.

1. Mulai dari Target Bisnis

Jangan mulai dari jumlah karyawan.

Mulailah dari target bisnis.

Tanyakan:

“Bisnis ingin mencapai apa dalam 6–12 bulan ke depan?”

Misalnya:

• meningkatkan penjualan;
• membuka cabang baru;
• memperluas area layanan;
• meluncurkan produk baru;
• meningkatkan kapasitas produksi;
• mempercepat pelayanan pelanggan.

Target tersebut kemudian diterjemahkan menjadi kebutuhan operasional.

Jika target bisnis bertambah, kebutuhan tenaga kerja mungkin ikut berubah.

2. Petakan Kondisi Karyawan Saat Ini

Setelah memahami target, lihat kondisi tenaga kerja saat ini.

Data yang dapat diperiksa antara lain:

• jumlah karyawan;
• posisi;
• departemen;
• masa kerja;
• kompetensi;
• beban kerja;
• tingkat produktivitas;
• tingkat turnover;
• absensi;
• kebutuhan pelatihan.

Semakin rapi data yang dimiliki, semakin mudah perusahaan melihat kondisi sebenarnya.

Pada tahap ini, sistem pengelolaan karyawan juga dapat membantu perusahaan mengumpulkan data yang sebelumnya tersebar di berbagai file atau spreadsheet.

Misalnya, HRIS dapat digunakan sebagai bagian dari ekosistem pengelolaan data SDM agar informasi karyawan lebih mudah dipantau dan digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan.

3. Hitung Kebutuhan Tenaga Kerja di Masa Depan

Selanjutnya, buat proyeksi.

Misalnya:

Saat ini satu sales mampu menangani rata-rata 30 pelanggan aktif. Tahun depan perusahaan menargetkan 300 pelanggan aktif.

Jika kapasitas ideal satu sales tetap 30 pelanggan, perusahaan dapat memperkirakan kebutuhan sekitar 10 sales.

Namun, jangan berhenti pada angka tersebut.

Periksa juga apakah produktivitas dapat meningkat karena teknologi, apakah proses kerja bisa disederhanakan, atau apakah sebagian tugas dapat dialihkan ke tim lain.

Dengan begitu, hasil proyeksi tidak sekadar “target dibagi jumlah karyawan”.

4. Cari Gap antara Kondisi Saat Ini dan Kebutuhan Masa Depan

Setelah mengetahui kondisi sekarang dan kebutuhan masa depan, bandingkan keduanya.

Misalnya:

Dari tabel tersebut, perusahaan dapat melihat bahwa tidak semua kebutuhan harus diselesaikan dengan cara yang sama.

Sales mungkin membutuhkan perekrutan.

Customer Support bisa membutuhkan kombinasi perekrutan dan otomatisasi.

Finance belum tentu membutuhkan tambahan orang.

Sementara itu, Data Analyst bisa dipenuhi melalui perekrutan, pelatihan internal, atau upskilling karyawan yang sudah ada.

5. Tentukan Solusi untuk Setiap Gap

Setelah mengetahui kesenjangan, tentukan tindakan yang paling masuk akal.

Tidak semua gap berarti “rekrut orang baru”.

Beberapa alternatif yang dapat dipertimbangkan adalah:

• recruitment;
• upskilling;
• reskilling;
• promosi internal;
• rotasi karyawan;
• redistribusi pekerjaan;
• penggunaan teknologi;
• tenaga kontrak;
• outsourcing.

Pendekatan ini membuat perusahaan lebih fleksibel dalam mengelola tenaga kerja.

CIPD juga menekankan bahwa proses tersebut perlu mempertimbangkan pengembangan tenaga kerja yang sudah ada, perekrutan, pengelolaan talenta, hingga pengembangan karier.

Jangan Lupakan Data Operasional Harian

Perencanaan jangka panjang memang penting, tetapi data operasional sehari-hari juga tidak kalah berguna.

Data kehadiran, jam kerja, lembur, izin, cuti, serta distribusi pekerjaan dapat membantu perusahaan melihat pola yang mungkin tidak terlihat dari laporan bulanan.

Misalnya, sebuah tim terlihat kekurangan orang karena sering lembur.

Setelah diperiksa, ternyata masalahnya bukan jumlah karyawan, melainkan jadwal kerja yang tidak seimbang.

Dengan data yang lebih rapi, perusahaan dapat membedakan mana masalah kapasitas tenaga kerja dan mana masalah pengelolaan pekerjaan.

Sistem seperti absensi online dapat membantu menyediakan data kehadiran yang lebih terstruktur sehingga perusahaan memiliki dasar yang lebih kuat ketika mengevaluasi kapasitas tim.

Di titik ini, digitalisasi bukan sekadar soal membuat pekerjaan HR lebih praktis. Data yang terkumpul juga dapat membantu business owner memahami kondisi operasional secara lebih objektif.

Hindari Kesalahan Ini Saat Menentukan Kebutuhan Karyawan

Perencanaan tenaga kerja bisa kehilangan manfaatnya jika perusahaan masih melakukan beberapa kesalahan berikut.

Salah satu prinsip pentingnya adalah fleksibilitas.

CIPD menjelaskan bahwa perencanaan tenaga kerja merupakan proses yang dinamis, perlu mendapatkan umpan balik, dan harus mampu menyesuaikan diri dengan perubahan organisasi.

Jadi, jangan menganggap dokumen perencanaan yang dibuat awal tahun sebagai sesuatu yang tidak boleh berubah.

Justru sebaliknya.

Ketika kondisi bisnis berubah, rencana juga perlu diperbarui.

Kapan Perusahaan Perlu Melakukan Perencanaan Tenaga Kerja?

Tidak perlu menunggu perusahaan menjadi besar untuk mulai melakukan perencanaan.

Perusahaan sebaiknya mulai memikirkan kebutuhan tenaga kerja ketika:

• bisnis akan melakukan ekspansi;
• omzet atau pelanggan meningkat signifikan;
• perusahaan membuka cabang baru;
• banyak karyawan mengundurkan diri;
• beban kerja meningkat terus-menerus;
• perusahaan mulai menggunakan teknologi baru;
• ada posisi yang sulit ditemukan kandidatnya;
• terjadi perubahan struktur organisasi;
• perusahaan ingin melakukan efisiensi;
• bisnis sedang menyiapkan strategi pertumbuhan.

Bahkan untuk bisnis yang masih berkembang, prosesnya tidak harus rumit.

Mulailah dari data sederhana.

Berapa jumlah karyawan saat ini? Apa target bisnis tahun depan? Tim mana yang paling sibuk? Posisi mana yang paling sulit digantikan? Skill apa yang belum tersedia?

Dari pertanyaan-pertanyaan tersebut, perusahaan sudah bisa mulai membangun gambaran kebutuhan tenaga kerja.

Yang terpenting, jangan sampai perusahaan baru sadar membutuhkan orang ketika pekerjaan sudah terlanjur berantakan.

Kesimpulan

Menentukan jumlah karyawan bukan sekadar menghitung berapa orang yang sedang dibutuhkan hari ini.

Bisnis perlu melihat ke depan: target apa yang ingin dicapai, pekerjaan seperti apa yang akan muncul, keterampilan apa yang dibutuhkan, dan apakah tim saat ini sudah cukup siap untuk menghadapinya.

Perencanaan tenaga kerja membantu business owner melihat kebutuhan tersebut dengan lebih terarah. Bukan hanya supaya perusahaan tidak kekurangan orang, tetapi juga agar tidak mengeluarkan biaya untuk posisi yang sebenarnya belum diperlukan.

Mulai dari hal sederhana: petakan target bisnis, cek kondisi tim saat ini, lihat beban kerja, identifikasi skill gap, lalu tentukan apakah solusinya benar-benar membutuhkan perekrutan atau bisa diselesaikan melalui pengembangan karyawan dan teknologi.

Di sisi lain, perusahaan juga bisa mulai membangun sistem kerja yang lebih rapi dengan memanfaatkan aplikasi absensi online seperti Kerjoo untuk membantu pengelolaan data karyawan dan operasional secara lebih terstruktur.

Kalau Anda ingin membuat keputusan SDM yang lebih terarah, jangan hanya mengandalkan feeling. Mulai gunakan data yang tersedia di perusahaan untuk memahami kebutuhan tim hari ini dan mempersiapkan kebutuhan bisnis berikutnya.

Baca juga artikel lainnya di blog Kerjoo untuk mendapatkan insight seputar HR, strategi bisnis, dunia kerja, dan pengelolaan karyawan yang relevan dengan perkembangan perusahaan saat ini.

Referensi

Chartered Institute of Personnel and Development. (2025). Workforce planning. https://www.cipd.org/en/knowledge/factsheets/workforce-planning-factsheet/

Chartered Institute of Personnel and Development. (2025). Strategic workforce planning: Guide for people professionals. https://www.cipd.org/en/knowledge/guides/strategic-workforce-planning/

Society for Human Resource Management. (n.d.). HR Glossary: Workforce Planning. https://www.shrm.org/topics-tools/tools/hr-glossary

World Economic Forum. (2025). The Future of Jobs Report 2025. https://www.weforum.org/publications/the-future-of-jobs-report-2025/

World Economic Forum. (2025). Future of Jobs Report 2025: What’s shaping the future of the global workforce? https://www.weforum.org/stories/2025/01/future-of-jobs-report-2025-whats-shaping-the-future-of-the-global-workforce/