Setiap hari, tim sales lapangan mengunjungi puluhan toko untuk menawarkan produk, mencatat pesanan, hingga membangun hubungan dengan pelanggan. Setiap aktivitas tersebut menghasilkan data penting, mulai dari waktu kunjungan, durasi, transaksi penjualan, hingga catatan mengenai kondisi toko.
Namun, banyaknya data kunjungan tidak selalu diikuti dengan proses evaluasi yang optimal. Dalam tiga bulan, perusahaan distributor bisa mengumpulkan ribuan riwayat kunjungan dan ratusan catatan dari tim sales. Tanpa sistem pengelolaan yang tepat, informasi tersebut berisiko hanya tersimpan sebagai dokumentasi tanpa menghasilkan tindak lanjut.
Akibatnya, perusahaan bisa melewatkan berbagai peluang penjualan. Pelanggan yang mulai berhenti melakukan pembelian tidak segera dihubungi, toko yang sudah waktunya melakukan pemesanan ulang tidak dikunjungi tepat waktu, hingga alasan pelanggan menolak pembelian tidak teridentifikasi dengan baik. Padahal, laporan kunjungan sales dapat membantu perusahaan memahami aktivitas tim di lapangan sekaligus mengidentifikasi peluang dan kendala penjualan.
Untuk membantu perusahaan mengoptimalkan pengelolaan data tersebut, Kerjoo menghadirkan AI Insight Kunjungan Klien. Fitur ini menghasilkan laporan mingguan otomatis yang merangkum data kunjungan klien dan transaksi penjualan menjadi informasi serta rekomendasi tindakan yang perlu ditindaklanjuti.
Ingin mengetahui bagaimana teknologi AI membantu perusahaan memantau aktivitas sales dan mengelola pelanggan? Simak pembahasan berikut untuk mengenal AI Insight Kunjungan Klien dan berbagai informasi yang bisa diperoleh melalui laporan otomatis Kerjoo.
Mengapa Laporan Kunjungan Sales Penting bagi Perusahaan?
Aktivitas sales lapangan tidak hanya berkaitan dengan jumlah toko yang dikunjungi. Perusahaan juga perlu mengetahui hasil dari setiap kunjungan, kondisi pelanggan, serta peluang transaksi yang dapat ditindaklanjuti.
Tanpa laporan yang terstruktur, manajemen akan kesulitan mendapatkan gambaran menyeluruh mengenai aktivitas tim sales. Informasi yang tersebar dalam berbagai catatan juga membuat proses evaluasi membutuhkan lebih banyak waktu.
Memantau Aktivitas dan Produktivitas Sales
Laporan kunjungan membantu perusahaan mengetahui aktivitas yang dilakukan setiap anggota tim sales. Informasi seperti jumlah kunjungan, jadwal yang terlaksana, durasi kunjungan, dan hasil transaksi dapat digunakan untuk memahami produktivitas tim.
Mengidentifikasi Pelanggan yang Berhenti Membeli
Pelanggan yang sebelumnya rutin melakukan pembelian bisa saja mengalami perubahan kebutuhan atau beralih ke pemasok lain. Melalui riwayat kunjungan dan transaksi, perusahaan dapat mengidentifikasi pelanggan yang mulai tidak aktif dan menentukan tindak lanjut yang sesuai.
Mengetahui Kendala Penjualan di Lapangan
Catatan kunjungan dapat memberikan gambaran mengenai alasan pelanggan melakukan atau menolak pembelian, seperti stok masih tersedia, harga dianggap terlalu tinggi, pelanggan belum membutuhkan produk, atau terdapat kendala pembayaran.
Apa Itu AI Insight Kunjungan Klien?
AI Insight Kunjungan Klien adalah fitur laporan otomatis yang tersedia pada menu AI Insight di Kunjungan Klien pada Web Panel Admin Kerjoo.
Fitur ini menghasilkan laporan mingguan setiap Senin pagi berdasarkan data aktivitas selama 90 hari terakhir. Data yang digunakan mencakup riwayat kunjungan, catatan kunjungan, transaksi penjualan, dan jadwal kunjungan.
Proses pengolahan data dibagi menjadi dua bagian. Angka-angka seperti jumlah kunjungan, omzet, dan daftar pelanggan yang berhenti membeli dihitung langsung oleh sistem Kerjoo.
Sementara itu, teknologi AI digunakan untuk mengelompokkan catatan kunjungan dan menyusun laporan berdasarkan data tersebut. Dengan demikian, AI tidak menghitung atau mengarang angka sendiri, melainkan membantu menyajikan informasi agar lebih mudah dipahami dan ditindaklanjuti.
Bagi perusahaan yang sudah menggunakan fitur kunjungan klien Kerjoo, AI Insight Kunjungan Klien membantu mengubah data aktivitas lapangan yang sebelumnya hanya tersimpan menjadi informasi yang lebih terstruktur.
Isi Laporan AI Insight Kunjungan Klien
Ringkasan Minggu Ini
Bagian teratas menampilkan ringkasan data utama selama 90 hari terakhir, meliputi jumlah kunjungan, jumlah pelanggan yang dikunjungi, total omzet yang tercatat, dan jumlah pelanggan yang berhenti membeli. Laporan juga memberikan poin ringkasan, misalnya produk yang mengalami penurunan omzet atau jam kunjungan yang paling sering menghasilkan transaksi.
Tindakan yang Disarankan
Ini bagian yang paling penting. Laporan menyusun sampai lima tindakan konkret untuk minggu ini, lengkap dengan sales dan pelanggan yang terkait, alasannya, dan perkiraan nilai rupiahnya. Contohnya: datangi lagi pelanggan besar yang berhenti beli, putuskan respons harga untuk toko yang pindah ke grosir lain, atau dampingi sales yang banyak jadwalnya tidak terlaksana.
Pelanggan Prioritas
Laporan menandai dua kelompok pelanggan yang perlu segera dihubungi:
- Berhenti beli: pelanggan yang pernah beli dalam 180 hari terakhir, tetapi tidak beli lagi dalam 45 hari terakhir. Omzet mereka sebelumnya ikut ditampilkan, sehingga Anda tahu mana yang paling berharga untuk didatangi lagi.
- Waktunya order: pelanggan yang sudah melewati siklus belinya. Misalnya, toko yang biasanya order setiap 14 hari, tetapi sudah 25 hari belum order.
Alasan dari Catatan Kunjungan
Catatan yang ditulis sales di setiap kunjungan dikelompokkan otomatis, misalnya order, stok masih ada, belum mau atau menolak, toko tutup, tagihan belum dibayar, dan pembayaran diterima. Persentase tiap kelompok ditampilkan dalam grafik, lalu dijelaskan di bagian "Apa kata catatan kunjungan".
Dari sini terlihat alasan pelanggan belum mau beli. Apakah karena stok di toko masih menumpuk, harga naik, atau pelanggan pindah ke grosir dan pemasok lain.
Kinerja Sales
Kinerja setiap sales tampil dalam satu tabel: jumlah kunjungan, kunjungan per hari, pelanggan yang dikunjungi, persentase kunjungan yang bertransaksi, omzet, durasi kunjungan, dan jadwal yang terlaksana. Di bawahnya ada kotak Menonjol untuk sales dengan hasil terbaik dan Perlu dibantu untuk sales yang tertinggal.
Kunjungan yang sangat singkat disebut "perlu dicek", bukan dianggap pelanggaran. Tujuannya membantu atasan tahu sales mana yang perlu didampingi.
Kualitas Data
Laporan juga memberi tahu jika ada pencatatan yang membuat analisis kurang akurat, misalnya kunjungan yang tidak terhubung ke pelanggan terdaftar atau catatan akhir kunjungan yang sering kosong. Setiap temuan disertai saran perbaikannya.
Contoh Informasi dalam Laporan Kunjungan Sales
Agar lebih mudah memahami manfaat laporan kunjungan sales, perusahaan dapat memperhatikan beberapa indikator yang tersedia dalam AI Insight Kunjungan Klien.
| Indikator | Informasi yang Diperoleh | Kegunaan |
|---|---|---|
| Jumlah kunjungan | Total kunjungan yang tercatat | Memantau aktivitas sales |
| Jumlah pelanggan | Total pelanggan yang dikunjungi | Mengetahui cakupan kunjungan |
| Omzet | Nilai transaksi yang tercatat | Mengevaluasi hasil penjualan |
| Pelanggan berhenti beli | Pelanggan yang tidak melakukan pembelian kembali | Menentukan prioritas tindak lanjut |
| Kunjungan bertransaksi | Persentase kunjungan yang menghasilkan transaksi | Mengevaluasi efektivitas kunjungan |
| Jadwal terlaksana | Jumlah jadwal yang berhasil dilakukan | Memantau pelaksanaan aktivitas |
| Catatan kunjungan | Alasan dan hasil kunjungan | Mengidentifikasi kendala penjualan |
Melalui berbagai indikator tersebut, perusahaan dapat memperoleh gambaran yang lebih lengkap mengenai aktivitas penjualan. Informasi ini juga dapat digunakan sebagai bahan diskusi ketika melakukan evaluasi mingguan bersama tim sales.
Bagaimana AI Membantu Menganalisis Data Kunjungan Sales?
Penggunaan AI dalam pengelolaan aktivitas sales membantu perusahaan mengolah catatan lapangan yang sebelumnya tersebar menjadi informasi yang lebih mudah dibaca.
- Pengumpulan data kunjungan: sistem menggunakan data kunjungan, catatan aktivitas, transaksi penjualan, dan jadwal kunjungan selama 90 hari terakhir.
- Penghitungan indikator oleh sistem: data numerik seperti jumlah kunjungan, omzet, dan pelanggan yang berhenti membeli dihitung langsung oleh sistem Kerjoo.
- Pengelompokan catatan dengan AI: AI membantu mengelompokkan catatan kunjungan berdasarkan informasi yang ditulis sales.
- Penyusunan laporan dan rekomendasi: hasil pengolahan data disusun menjadi ringkasan, identifikasi pelanggan prioritas, evaluasi aktivitas sales, dan rekomendasi tindakan.
Melalui proses tersebut, perusahaan dapat membaca hasil aktivitas lapangan dengan lebih praktis tanpa harus memeriksa ribuan catatan satu per satu.
Laporan Mingguan Juga Dikirim ke Email Admin
Selain tersedia melalui Web Panel Admin, laporan AI Insight Kunjungan Klien juga dikirim secara otomatis ke email Admin perusahaan setiap Senin pagi.
Laporan tersebut memuat ringkasan aktivitas, rekomendasi tindakan, dan daftar pelanggan prioritas yang perlu diperhatikan. Dengan adanya pengiriman melalui email, Admin dapat membaca perkembangan aktivitas sales langsung dari perangkat seluler sebelum memulai rapat mingguan bersama tim.
Fitur ini membantu perusahaan mengakses informasi penting tanpa harus selalu membuka dashboard secara manual.
Bagaimana Keamanan Data Pelanggan dalam AI Insight Kunjungan Klien?
Penggunaan teknologi AI dalam pengolahan data perusahaan perlu disertai perhatian terhadap keamanan informasi pelanggan. Dalam AI Insight Kunjungan Klien, Kerjoo menerapkan beberapa mekanisme untuk membatasi informasi yang diproses oleh AI:
- Angka dalam laporan dihitung langsung oleh sistem Kerjoo, bukan oleh AI.
- Nama sales dan pelanggan diganti dengan kode, seperti S01 dan P00001, sebelum data dibaca AI.
- Catatan kunjungan dibersihkan dari nama, nomor HP, email, dan deretan angka panjang.
- Alamat, koordinat lokasi, dan foto kunjungan tidak ikut dikirim.
- Kode diubah kembali menjadi nama asli hanya ketika laporan ditampilkan kepada pengguna.
Jika perusahaan tidak ingin menerima laporan otomatis, laporan mingguan dapat dinonaktifkan melalui halaman AI Insight.
Siapa yang Bisa Menggunakan AI Insight Kunjungan Klien?
AI Insight Kunjungan Klien tersedia untuk perusahaan dengan status pelanggan berbayar aktif yang menggunakan paket Pro, Master, atau Advance. Paket tersebut memiliki akses ke fitur Kunjungan Klien.
Selain itu, perusahaan perlu memiliki minimal 10 kunjungan dalam 30 hari terakhir agar dapat menggunakan fitur laporan ini. Akun trial belum termasuk dalam ketentuan akses.
Di dalam perusahaan, halaman AI Insight dapat diakses oleh:
- Admin: dapat membuka laporan melalui Web Panel Admin dan menerima laporan mingguan melalui email.
- Sub-Admin: dapat mengakses laporan apabila memiliki hak akses Ringkasan Kunjungan. Pengaturannya tersedia melalui menu User Sub-admin pada bagian Manajemen Peran.
Perusahaan yang belum mencatat transaksi penjualan melalui Kerjoo tetap dapat menerima laporan. Informasi yang ditampilkan akan berfokus pada pola kunjungan, catatan, jadwal, dan tagihan.
Cara Mengakses Laporan AI Insight Kunjungan Klien di Kerjoo
Untuk melihat laporan kunjungan sales, Admin dapat mengakses fitur AI Insight Kunjungan Klien melalui Web Panel Admin Kerjoo.
- Masuk ke Web Panel Admin Kerjoo.
- Buka menu Kunjungan Klien, kemudian pilih AI Insight.
- Laporan minggu terbaru akan ditampilkan secara otomatis.
- Untuk melihat laporan periode sebelumnya, pilih tanggal melalui kolom Minggu laporan.
- Jika terdapat pembaruan data, tekan tombol Buat ulang untuk menyusun laporan menggunakan data terbaru. Pembuatan ulang laporan dapat dilakukan satu kali sehari.
- Gunakan tombol Laporan mingguan untuk mengaktifkan atau menonaktifkan laporan mingguan. Jika dinonaktifkan, laporan baru tidak dibuat dan email tidak dikirim.
- Berikan penilaian pada bagian bawah laporan agar Kerjoo dapat terus menyempurnakan kualitas informasi yang disajikan.
Untuk mempelajari penggunaan fitur lainnya, kunjungi halaman panduan penggunaan aplikasi Kerjoo.
Tips agar Insight Semakin Tajam
Kualitas laporan sangat dipengaruhi oleh kelengkapan dan konsistensi data yang dicatat oleh tim sales di lapangan.
- Pastikan sales mengisi catatan akhir kunjungan secara spesifik. Hindari catatan terlalu umum seperti "kunjungan". Tuliskan hasil aktivitas secara jelas, misalnya "order 5 dus", "stok masih ada", atau "tagihan belum dibayar".
- Gunakan daftar pelanggan yang sudah terdaftar. Cara ini membantu menjaga konsistensi data pelanggan dan mengurangi kemungkinan pencatatan ganda.
- Catat transaksi penjualan secara konsisten melalui sistem Kerjoo agar omzet dan siklus pembelian pelanggan dapat dihitung.
- Evaluasi laporan secara berkala untuk memeriksa pelanggan prioritas, hasil kunjungan, dan aktivitas sales yang membutuhkan tindak lanjut.
Untuk memahami lebih lanjut cara menyusun dokumentasi aktivitas lapangan, baca juga artikel cara membuat laporan kunjungan klien.
Kelola Kunjungan Klien dan Evaluasi Sales dengan Kerjoo
Data kunjungan klien akan lebih bermanfaat ketika dapat digunakan sebagai dasar untuk menentukan tindakan penjualan berikutnya.
Namun, mengelola ribuan catatan kunjungan dan transaksi secara manual tentu membutuhkan waktu dan tenaga. Perusahaan juga berisiko melewatkan informasi penting yang sebenarnya dapat membantu meningkatkan efektivitas aktivitas sales.
Melalui AI Insight Kunjungan Klien, Kerjoo membantu perusahaan mengolah data aktivitas lapangan menjadi laporan mingguan yang lebih terstruktur. Pemilik usaha dan Admin dapat mengetahui pelanggan yang perlu dihubungi kembali, sales yang membutuhkan pendampingan, hingga rekomendasi tindakan yang perlu diprioritaskan.
AI Insight Kunjungan Klien melengkapi fitur kunjungan klien di aplikasi HRIS dan absensi online Kerjoo, bersama fitur presensi online, penjadwalan shift, dan payroll. Lihat pilihan paket Pro, Master, dan Advance di halaman harga Kerjoo.
